Приложение. Инструкция по делопроизводству в министерстве экологии и природных ресурсов Республики Крым

Приложение
к приказу
Министерства экологии и
природных ресурсов Республики Крым
от 8 мая 2019 г. N 700

Инструкция
по делопроизводству в министерстве экологии и природных ресурсов Республики Крым

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Крым (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утверждённой приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 44, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

Инструкция определяет порядок работы со служебными документами (далее - документы) в Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Крым (далее - Министерство), требования к организации работы с документами независимо от способа фиксации и воссоздания информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль за выполнением.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путём регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив Министерства.

1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве Министерства.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовке документов к передаче на архивное хранение.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в Министерстве и осуществление делопроизводства по документам, которые содержат информацию с ограниченным доступом, осуществление делопроизводства по обращениям граждан определяется отдельными нормативными правовыми актами.

Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее - СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями настоящей Инструкции.

Технологии автоматизированной обработки за документированной информации в Министерстве должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководством Министерства.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях Министерства возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства).

Ответственность за организацию делопроизводства в Министерстве возложена на одного из заместителей министра экологии и природных ресурсов Республики Крым в соответствии с распределением функциональных обязанностей между руководством Министерства.

За содержание, качество подготовки, оформление на должном уровне документов, которые разрабатываются во исполнение заданий, определённых в нормативных правовых актах Российской Федерации, актах и поручениях Президента Российской Федерации, актах Правительства Российской Федерации, актах и поручениях Главы Республики Крым, Государственного Совета Республики Крым и Совета министров Республики Крым, федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти Республики Крым, а также - ответов на обращения, за соблюдением процедуры согласования проектов актов, отвечают заместители министра экологии и природных ресурсов Республики Крым согласно распределению функциональных обязанностей.

За содержание, качество подготовки, оформление на должном уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях Министерства отвечают руководители данных подразделений.

1.7. Организация делопроизводства в структурных подразделениях Министерства возлагается на уполномоченное лицо структурного подразделения (далее - делопроизводитель).

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными регламентами.

Служба делопроизводства Министерства действует на основании положения, которым определяются задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

Служба делопроизводства Министерства в соответствии с возложенными на неё заданиями:

- разрабатывает Инструкцию и номенклатуру дел Министерства;

- осуществляет регистрацию и ведёт учёт документов;

- организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архив Министерства;

- обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями Министерства требований настоящей Инструкции и национальных стандартов;

- принимает меры к уменьшению объёма служебной переписки в Министерстве;

- проводит проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства;

- участвует во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в Министерстве;

- инициирует и участвует в организации повышения квалификации работников Министерства по вопросам делопроизводства;

- обеспечивает соблюдение единых требований относительно подготовки документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

- проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

- организует сохранение документационного фонда Министерства и пользование им.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни, при увольнении работники структурных подразделений Министерства обязаны передавать все документы, находящиеся на исполнении, делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приёма-передачи документов и дел.

1.10. Сотрудники Министерства несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов, а также персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение служебной информации, содержащейся в них.

Поступившие на рассмотрение в Министерство документы, а также принятые по ним решения до их опубликования, в установленном законодательством Российской Федерации порядке, относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих с этой информацией.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им каких-либо сведений или документов и их копий допускается только с разрешения руководства Министерства или иного уполномоченного им должностного лица.

С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства Министерства.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации (передача им какой-либо служебной информации или документов) осуществляется структурным подразделением Министерства по вопросам взаимодействия со средствами массовой информации, а в отдельных случаях - другими структурными подразделениями по разрешению (поручению) руководства Министерства в установленном порядке.

1.11. Сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, при утрате документов информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства Министерства, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не даёт результата, составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. Требования к оформлению документов, изготовленных с помощью печатных средств, представлены в приложении 1 к настоящей Инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Общие требования к созданию документов

2.1.1. Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется (с соблюдением установленных правил) информация об управленческих действиях.

В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в Министерстве издаются организационно-распорядительные документы.

2.1.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности Министерства, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству Министерства (например, Инструкцией по подготовке и изданию приказов в Министерстве).

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утверждённые) документы не допускается.

Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Крым, Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях Министерства и должностными регламентами.

2.1.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях Министерства, отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами Министерства.

В Министерстве определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации о его деятельности.

По вопросам, которые представляют взаимный интерес и принадлежат к компетенции разных органов, могут создаваться общие документы.

Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (приказ, протокол и тому подобное), предопределяется правовым статусом Министерства, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

2.1.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.1.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений Министерства, управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.1.6. Документы Министерства оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

2.2. Бланки документов

2.2.1. В Министерстве используют следующие бланки документов:

- бланк для писем (приложение 2 к настоящей Инструкции);

- бланк конкретного вида документа (приложение 3 к настоящей Инструкции).

По решению руководства (при необходимости) в Министерстве могут использоваться другие бланки: бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в Министерстве могут использоваться бланки резолюций.

Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, которые изготавливаются в соответствии с требованиями постановления Совета министров Республики Крым от 31 июля 2014 года N 235 "Об утверждении требований к оформлению бланков исполнительных органов государственной власти Республики Крым, фасадных вывесок информационных табличек на административных зданиях".

2.2.2. Пронумерованные бланки писем подлежат обязательному учёту. Порядковые номера проставляются нумератором на обратной стороне бланка.

2.2.3. Бланки выдаются структурным подразделениям Министерства. Ответственность за обеспечение, учёт, хранение и правильное использование бланков несут руководители структурных подразделений Министерства.

Бланки выдаются ответственным лицам структурных подразделений Министерства под подпись в журнале.

Бланк приказа (распоряжения) Министерства должен включать реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

отметку для размещения реквизитов: "дата документа", "регистрационный номер документа".

Бланк письма Министерства должен включать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- отметку для проставления реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа", "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа".

2.2.4. Испорченные бланки предъявляются исполнителем ответственному лицу и уничтожаются, о чём в журнале делается соответствующая отметка.

2.2.5. Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные (служебные) записки, справки и тому подобное) и документы, которые создаются от имени нескольких органов, оформляются не на бланках.

Внутренние документы Министерства, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по (наименование классификатора)" и цифрового кода.

2.2.6. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица (согласно Положению о Министерстве). На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы.

Наименование должности лица используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием Министерства.

2.2.7. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" ("Раздел 6 "Бланки документов" ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" с изменением N 1. - М.: Стандартинформ, 2018).

2.2.8. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

Изготовление бланков типографским способом допускается, если их количество превышает 200 единиц на год.

2.2.9. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительного хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм (например: приказы по личному составу и основной деятельности).

2.3. Подготовка и издание документов

2.3.1. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.3.2. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.3.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.3.4. При создании документа на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.3.5. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого Министерством. Размер шрифта - N 12 - 14 пт "4". Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: "pt").

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров - N 10, 11 пт.

2.3.6. Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.3.7. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа, приказов - через 1 межстрочный интервал.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах обычный. Интервал между словами - один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.3.8. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельные фрагменты текста.

2.3.9. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

При подготовке документов Министерства используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016

2.4. Оформление реквизитов документов

2.4.1. Документ должен содержать обязательные для определённого его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заглавие к тексту, текст, подпись.

При подготовке и оформлении документов могут применяться не только обязательные, но и другие реквизиты, если это отвечает назначению документа или способу его отработки.

2.4.2. Одним из классов управленческой документации, которая обеспечивает организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их расположения определяются ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

2.4.3. При подготовке документов Министерства используются реквизиты, установленные ГОСТом Р 7.0.97-2016:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- наименование должности лица;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

- место составления (издания) документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о приложении;

- гриф согласования документа;

- виза;

- подпись;

- отметка об электронной подписи;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка о заверении копии;

- отметка о поступлении документа;

- резолюция;

- отметка о контроле;

- отметка о направлении документа в дело.

2.4.4. Справочные данные о Министерстве указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес Министерства (дополнительно, при необходимости, может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учёт (ИНН/КПП).

2.5. Дата документа

2.5.1. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

- арабскими цифрами, разделёнными точкой: 05.06.2018;

- словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г. В случае оформления даты цифровым способом, число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделёнными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится, например: 02.03.2018 и тому подобное.

2.5.2. В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, которые содержат сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат без проставления нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 2 апреля 2018 года. Позволяется употреблять слово "год" в сокращённом варианте "г.", например: 3 июня 2018 г.

Дата документа проставляется под реквизитами: "наименование вида документа" (в бланках конкретных видов документов) и "справочные данные об организации" (в бланках писем).

2.5.3. Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

2.5.4. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением к выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и направлении его в дело).

2.5.5. На документе, выданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая отвечает дате последней подписи.

2.6. Регистрационный индекс документов

2.6.1. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению Министерства, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.

2.6.2. Индексация документов заключается в присвоении им условных обозначений - индексов, которые присваиваются документам во время их регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания и утверждения.

2.6.3. Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах группы документов, которые регистрируются и дополняются индексами, применяемыми в Министерстве, в частности индексами по номенклатуре дел, например: 845/01-10, где 845 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.

2.6.4. С целью различия групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая состоит из букв, например: 120/02-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом "Для служебного пользования".

2.6.5. Если документ подготовлен двумя или более органами, регистрационный индекс включает индексы каждого из этих органов, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 - для общих распорядительных документов или 450/02-11/208/03-14 - для общих писем.

2.6.6. Место расположения регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка и вида документа.

2.6.7. В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для отправляемых документов штрих-код включает регистрационный индекс и дату документа.

2.7. Ссылка на регистрационный индекс и дату

2.7.1. Для отправляемых документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который даётся ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведённом месте на бланке или в содержании документа.

2.7.2. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который даётся ответ, проставляется в виде отметки "На N ... от ..." в бланке письма.

2.7.3. В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.8. Место составления или издания

2.8.1. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в её наименование, например: Московский городской университет управления.

2.8.2. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например:

с. Благовещенское Вельского р-на Архангельской обл.

2.9. Гриф ограничения доступа

2.9.1. Гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Секретно", "Совершенно секретно") оформляется в соответствии с соответствующими нормативными правовыми актами и располагается в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, выше реквизита "Адреса" или "Грифа утверждения".

2.9.2. Виды, используемых в Министерстве грифов ограничения доступа, должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка "Для служебного пользования", гриф "Коммерческая тайна") может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.9.3. Организация работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" определяется Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Крым.

2.9.4. В документах Министерства, содержащих сведения, составляющих коммерческую тайну (в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"), наряду с грифом ограничения доступа указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения. Например:

Коммерческая тайна ГБУ "Наименование организации" Место нахождения

2.10. Адресат

2.10.1. Адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов - в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов - справа под реквизитами бланка. Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

2.10.2. Документы адресуются органу, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Если документ адресуется органу или его структурным подразделениям без указания должностного лица, их наименования приводятся в именительном падеже, например:

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации Комитет по труду и социальной политике

Если документ направляется должностному лицу, наименование органа и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, при этом инициалы указывают после фамилии, например:

Государственная архивная служба Начальнику финансово-экономического управления Фамилия И.О.

2.10.3. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина:

г-ну Фамилия И.О. г-же Фамилия И.О.

Если документ адресуется руководителю органа или его заместителю, наименование органа входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например:

Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Фамилия И.О.

Если документ адресуется руководителям нескольких однородных органов, то их следует указывать обобщённо, например:

Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Крым

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Руководителям управлений и отделов ГБУ РК "Наименование организации" (по списку)

2.10.4. Список рассылки составляется исполнителем.

Документ не должен иметь более четырёх адресатов. Слово "копия" перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не проставляется. В случае направления документа более четырём адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата или адресат оформляется обобщённо.

2.10.5. Если служебное письмо адресуется организации, не входящей в утверждённый указатель рассылки, или физическому лицу, то сначала следует указывать полное или краткое наименование организации и реквизиты должности - для юридических лиц (фамилия, имя, отчество или инициалы частного лица), а затем - почтовый адрес.

2.10.6. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи), утверждённых приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234:

- для юридического лица - полное или сокращённое наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

- банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

- название улицы, номера дома, номера квартиры;

- название населённого пункта;

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- указание почтового индекса.

2.10.7. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем, указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

2.10.8. При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П. ул. Яблочкова, д. 8, кв.15, г. Санкт-Петербург, А-49, 197049

2.10.9. При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), почтовый адрес не указывается. При необходимости, может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса):

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, mail@vniidad.ru

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю и выделяются полужирным шрифтом.

2.11. Гриф утверждения документа

2.11.1. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

2.11.2. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), к полномочиям которого (которых) относится решение вопросов, приведённых в таком документе, а также - распорядительным документом Министерства, например: нормативные правовые акты (положения; инструкции, правила, порядки и тому подобное) утверждаются распорядительным документом учреждения, которое выдало соответствующий акт.

Примерный перечень документов, утверждаемых с проставлением грифа утверждения, представлен в приложении 4 к настоящей Инструкции.

2.11.3. При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

Утверждаю Директор ГАУ "Наименование организации" Подпись И.О. Фамилия Дата

2.11.4. При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

(Регламент)

Утвержден приказом ГБУ РК "Наименование организации" от 5 октября 2017 г. N 82

(Правила)

Утверждены приказом ГБУ РК "Наименование организации" от 5 октября 2017 г. N 83

2.11.5. При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение)

Утверждено приказом ГБУ РК "Наименование организации" (протокол от 12.09.2017 N 12)

2.11.6. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова "Утверждаю", наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утвердило документ, даты утверждения. Например:

Утверждаю Председатель Совета министров Республики Крым подпись, инициалы, фамилия Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами, грифы утверждения располагаются на одном уровне.

2.12. Заголовок к тексту документа

2.12.1. Заголовок к тексту - краткое содержание документа.

Заголовок к тексту документа должен быть максимально сжатым.

Заголовок формулируется работником, который создаёт документ. Заголовок, объём которого превышает 150 знаков (5 строк), можно продолжать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

2.12.2. Заголовок к тексту документа начинается с предлога "О" ("Об"). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", он составляет одно целое с названием вида документа.

Например:

- приказ (о чём?) о создании аттестационной комиссии;

- письмо (о чём?) о предоставлении информации;

- акт (чего?) приёма-передачи дел;

- протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

2.12.3. Без заголовка можно составлять короткие документы на бланках формата А5 (210 х 148 миллиметров), например: сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.

2.12.4. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В некоторых видах документов (например, протокол) заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

2.12.5. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

2.13. Текст документа

2.13.1. Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается сжато, грамотно, понятно и объективно. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

2.13.2. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством Республики Крым.

Министерство осуществляет делопроизводство на русском языке. Документы, которые направляются иностранным адресатам, оформляются на русском языке или языке государства - адресата, или одном из языков международного общения.

2.13.3. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

2.13.4. Документ не должен содержать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. Во время составления документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишённый образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться того вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде сплошного связного текста или анкеты, или таблицы, или путём сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логично согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется во время составления положений, порядков, правил, распорядительных документов и писем.

Сплошной связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вступительной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа, во второй (заключительной) части - выводы, предложения, решения, просьбы. В отдельных случаях документ может после вступительной части содержать мотивировочную часть, в которой обосновывается позиция учреждения.

2.13.5. Тексты сложных и больших по объёму документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчёты и тому подобное) разделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой, а подпункты - арабскими цифрами со скобкой.

Уровней рубрикации текста не должно быть более четырёх.

В отдельных случаях разделы могут разделяться на главы, а также нумероваться римскими цифрами.

2.13.6. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определённому объёму признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщённые наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.

Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Заголовки граф таблицы пишутся с большой буквы, подзаголовки - с маленькой буквы, если они представляют одно целое с заголовком, а также с большой - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются лишь общепринятые условные обозначения и сокращения.

Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и следующих страницах таблицы указываются номера граф.

2.13.7. В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

2.13.8. Текст документа излагается:

- в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... приказываю");

- в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, - от первого лица множественного числа ("... приказываем");

- в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("Слушали", "Выступили", "Постановили" или "Решили");

- в деловых письмах, оформленных на бланках организации, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("предприятие не возражает...", "институт считает возможным...");

- в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "предлагаю ...");

- в докладных и служебных записках, заявлениях, - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "считаю необходимым ...");

- в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение ...");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

2.13.9. Если употребляются в тексте фамилии лиц, инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ....

2.14. Отметки о наличии приложений

2.14.1. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.

Приложения к документам могут быть следующих видов:

- приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное);

- приложения, которые дополняют и/или поясняют содержание основного документа;

- приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.

2.14.2. На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.11 настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка "согласно приложению" или "(прилагается)".

На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

Приложение 5 к распоряжению Совета министров Республики Крым от 07 августа 2018 г. N 123

2.14.3. Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и тому подобное) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:

Приложение к приказу Аппарата Совета министров Республики Крым от 20 июля 2018 г. N 295

В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: "согласно приложению", "(приложение)"; "в соответствии с приложением" или "прилагаются", "(см. приложение)".

2.14.4. Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги.

В случае наличия нескольких приложений, на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и тому подобное.

Все приложения к документам визируются работником, который создал документ, а также руководителем структурного подразделения, в котором он создан.

Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное), утверждаемые приказами Министерства, подписываются заместителем министра, который курирует данное направление деятельности в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

В случае, когда приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.

2.14.5. В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

- если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по такой форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.;

- если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не приводится, их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о ходе выполнения поручения Правительства Российской Федерации на 5 л. в 1 экз.;

2. График погашения задолженности по заработной плате на 3 л. в 1 экз.;

- если к документу прилагается другой документ, который имеет приложения, отметка о наличии приложения оформляется по такой форме:

Приложение: письмо Росархива от 20.05.2014 N 595/04-12 и приложение к нему, всего на 20 л. в 1 экз.;

- в случае, когда документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:

Приложение: согласно описи, на 3 л.;

- если приложение направляется не по всем адресам, указанным в документе, отметка о наличии документа оформляется по такой форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.;

- если приложение (приложения) сброшюровано (ы): Приложение: отчёт о НИР в 2 экз.;

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: 1. Договор возмездного оказания услуг от 05.09.2017 N 1 и приложения к нему, всего на 7 л.;

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объём в байтах.

2.14.6. В распорядительных документах (приказах), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1);

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение 2 к распоряжению Совета министров Республики Крым от 15 июля 2018 года N 112-р

2.14.7. Строки реквизита выравниваются по левому краю.

2.14.8. Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утверждён документ-приложение, например:

Приложение 1 Утверждено приказом АО "Профиль" от 18.08.2018 N 967

2.15. Визы и гриф согласования

2.15.1. В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования:

Согласовано Генеральный директор ГАУ "Наименование организации" Подпись И.О. Фамилия Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование организации, согласовавшей документ, дата и номер письма. Например:

Согласовано Научно-техническим советом ГБУ "Наименование организации" (протокол от _________ N ____________) Согласовано письмом ГБУ "Наименование организации" от __________ N ______________

Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела
Подпись Дата		И.О Фамилия

В документах, подлинники которых хранятся в Министерстве, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), который прилагается к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются. Руководитель кадровой службы
Подпись Дата		И.О. Фамилия

2.15.2. Согласование может осуществляться как в Министерстве должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется путём проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием, при необходимости, наименования должности этого лица.

2.15.3. Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в учреждении.

В случаях, предусмотренных локальными актами и приказами Министерства, виза проставляется в определённом ими порядке, например: на оборотной стороне последнего листа приказа, в верхнем левом углу ставится отметка "Согласовано", а затем проставляются визы:

Согласовано
Наименование должности Дата		подпись		И.О. Фамилия
Наименование должности Дата		подпись		И.О. Фамилия
Наименование должности Дата		подпись		И.О. Фамилия

2.15.4. Внешнее согласование проектов документов оформляется путём проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица и органа, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер (индекс), например:

Согласовано Министр культуры Республики Крым
Подпись Дата		И.О. Фамилия

Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

Внешнее согласование в случае необходимости, определённой законодательством, осуществляется в такой последовательности:

- с органами одинакового уровня и другими органами;

- с общественными организациями;

- с органами, которые осуществляют государственный контроль в определённой сфере;

- с органами высшего уровня.

Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.

В случае, когда содержание документа касается более трёх органов, составляется "Лист согласования", о чём в документе делается отметка на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.
Лист согласования оформляется по форме:
Лист согласования Название проекта документа
Наименование должности Дата		подпись		инициалы (инициал имени), фамилия

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование организации, согласовавшей документ, дата и номер письма. Например:

Согласовано Научно-техническим советом ГБУ "Наименование организации" (протокол от __________ N __________)

2.15.5. Согласование проектов документов может осуществляться в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, а также - оформления результатов согласования в СЭД.

Если организации, согласующие проект документа, являются участниками СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

Возражения по проекту документа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту или вносится в СЭД.

2.16. Подпись

2.16.1. Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определённых Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами, приказом о распределении функциональных обязанностей между руководителем и его заместителями и тому подобное. В указанных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя и должностных лиц, которые уполномочены их подписывать.

Отправляемая корреспонденция от имени министра готовится на бланке Министерства (приложение 2 к настоящей Инструкции).

Отправляемая корреспонденция от имени Министерства в адрес предприятий, учреждений, организаций может направляться за подписью заместителей министра (согласно распределению функциональных обязанностей) в соответствии с резолюцией министра.

2.16.2. Подпись включает: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное наименование - если документ напечатан не на бланке: например, "Министр экологии и природных ресурсов Республики Крым"; сокращённое наименование - на документе, напечатанном на бланке: например, "Министр"), его собственноручную подпись, инициалы и фамилию, например:

Глава Республики Крым

подпись

И.О. Фамилия

2.16.3. Если документ направляется одновременно нескольким органам одного или высшего уровня, руководством Министерства подписываются все его экземпляры.

В случае направления документа одновременно нескольким подчинённым органам, подписывается только оригинал, который остаётся в деле Министерства, а на места рассылаются его копии, заверенные структурным подразделением Министерства по вопросам делопроизводства.

2.16.4. Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и тому подобное), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчинённостью лиц. Например:

Заместитель Председателя Совета министров Республики Крым - руководитель Аппарата Совета
министров Республики Крым		подпись		И. О. Фамилия

Начальник Главного управления финансов и бухгалтерского учета Аппарата Совета министров
Республики Крым		подпись		И. О. Фамилия

2.16.5. В случае подписания общего документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:

Председатель Совета министров Республики Крым подпись, И. О. Фамилия оттиск гербовой печати

Председатель Государственного Совета Республики Крым подпись, И. О. Фамилия оттиск гербовой печати

2.16.6. Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе, например:

Председатель комиссии		подпись		И. О. Фамилия
Секретарь комиссии		подпись		И. О. Фамилия
Члены комиссии		подпись		И. О. Фамилия
		подпись		И. О. Фамилия

2.16.7. Если документ подписывает лицо, имеющее право подписи в период временного отсутствия руководителя, то исправления в наименование должности и расшифровку фамилии (в уже подготовленный и согласованный проект документа) вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов.

Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Добавление к наименованию должности руководителя слов "Исполняющий обязанности" или "И.о" осуществляется в случае замещения руководителя по приказу. Подпись в данном случае оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:

И.о. директора		Подпись		И.О. Фамилия
или
Исполняющий обязанности директора		Подпись		И.О. Фамилия

2.16.8. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

		Документ подписан электронной подписью Сертификат 1a111aaa000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.12.2012 по
Директор		01.12.2017		И.О. Фамилия

2.16.9. Факсимильное воссоздание подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или другого копирования не допускается.

2.17. Печать

2.17.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Крым.

2.17.2. Документы заверяют печатью Министерства. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, а также в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Гербовая печать ставится также на положении Министерства, договорах, удостоверениях, доверенностях.

Перечень документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью, указан в приложении 5 к настоящей Инструкции.

2.17.3. Оттиск печати, на которой указано наименование Министерства и структурного подразделения Министерства (без изображения герба), ставится на копиях документов, которые рассылаются в другие органы, на копиях нормативных правовых и распорядительных документов Министерства (в случае рассылки). Подпись в данном случае не воспроизводится.

2.17.4. Приказом Министерства определяются порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за её хранение, также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.

2.18. Отметка об исполнителе

2.18.1. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне листа внизу слева. Например:

Ильин Илья Ильич (или Ильин И.И.), отдел управления персоналом, ведущий специалист, + 7 (495) 924-45-67, Ilyin_Iv@techno.ru (или "Исп.: Иванов И.И., 56-55-57").

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.18.2. В приказах отметка об исполнителе ставится на оборотной стороне листа, где проставляются визы, после всех согласующих документ:

Исполнитель: Директор ГАУ "Наименование организации" "____" _____________________ 2018 г.
Телефон: ___________________		И.О. Фамилия

2.19. Отметка о заверении копий документов

2.19.1. Министерство может удостоверять копии тех документов, которые создаются в Министерстве, а также копии документов, выданных другими органами, в случаях, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.

Копия документа изготовляется и выдаётся только с разрешения руководства Министерства Республики Крым.

В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, при решении вопросов относительно принятия граждан на работу, учёбу, заверение их трудовых и других прав во взаимоотношениях с органом, а также при формировании личных дел работников Министерство может изготавливать копии документов, выданных другими органами (копии дипломов, свидетельств о получении образования и тому подобное).

2.19.2. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места, на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и его место хранения, код оператора и другие поисковые данные. Отметка ставится на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: c:/otdel/proekt/2014/instr_l.doc.

2.19.3. Если копия выдаётся для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, а потом заверяется печатью Министерства. Например:

Подлинник документа находится в ГБУ "Наименование организации" в деле N 08-05 за 2015 г."
Верно Зав. отделом управления персоналом Дата Печать		Подпись		И.О. Фамилия

2.19.4. На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

2.19.5. Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

На копиях отправляемых документов, которые остаются в делах, текст бланков не воссоздается, а указываются лишь дата подписания документа и его регистрационный индекс.

На копиях отправляемых документов, которые остаются в делах, должны быть визы должностных лиц, с которыми они согласованы, а также визы исполнителей.

Копия документа должна отвечать оригиналу.

2.19.6. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью министра или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

2.19.7. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указываются:

- наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

- наименования документов, копии которых направляются получателю;

- названия файлов документов с указанием форматов файлов и объёма каждого файла в байтах;

- дата изготовления и заверения копии.

2.19.8. При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N...".

2.19.9. Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.20. Отметка о поступлении документа

2.20.1. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости, отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.20.2. Отметка о поступлении документа в Министерство проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевом поле в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами указанного реквизита являются сокращённое наименование учреждения - получателя документа, регистрационный индекс, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации, указанная информация наносится с помощью штрих-кода.

2.20.3. Если корреспонденция не вскрывается, отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках).

2.20.4. В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительным листом, отметка ставится на сопроводительном листе.

2.20.5. В случае, если орган - автор документа подаёт структурному подразделению Министерства по вопросам делопроизводства документ вместе с его копией, на копии документа, которая возвращается учреждению - автору, проставляется регистрационный штамп.

2.21. Резолюция

2.21.1. Резолюция - это проставленная должностным лицом надпись на документе, которая содержит сжатое содержание принятого им решения относительно выполнения документа.

2.21.2. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободных от текста полях (кроме поля документа, предназначенного для подшивки) либо на отдельных листах или специальных бланках, прилагаемых к документу, с указанием регистрационного индекса и даты документа, которого она касается или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

2.21.3. Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

Фамилия И.О.,	Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения
к 10.11.2018	Подпись
Дата

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчёркивается или обозначается словом "отв." ("ответственный").

2.21.4. Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является первое лицо, которому предоставляется право созвать других исполнителей и координировать их работу. Первым, как правило, указывается лицо, которое занимает высшую или равную должность.

2.21.5. На документах со сроками выполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.21.6. Резолюции пишутся непосредственно на документе, на свободных от текста полях (кроме поля документа, предназначенного для подшивки), либо на отдельных листах или специальных бланках, прилагаемых к документу, с указанием регистрационного индекса и даты документа, которого она касается.

2.22. Отметка о контроле

2.22.1. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль для обеспечения его выполнения в установленный срок.

2.22.2. Отметка о контроле проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа на резолюции к документу.

2.23. Отметка о выполнении и снятии документа с контроля

2.23.1. После завершения работы с документом проставляется отметка о его выполнении. Отметка о выполнении документа свидетельствует, что работа над документом завершена и его можно приобщить к делу. Отметка может содержать слова: "В дело", номер дела, ссылки на дату и регистрационный индекс документа, который заверяет его выполнение, наименование должности, подпись и дату.

2.23.2. Если документ не требует письменного ответа, указываются короткие сведения о выполнении. Подпись и дату отметки проставляет работник, который создал документ, или руководитель структурного подразделения. Указанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:

В дело N 17.1.1 - 06 от 20.05.2018		В дело N 17.1.1-06 Вопрос решён положительно во время телефонного разговора 04.03.2018
должность, подпись, инициал имени, фамилия 05.03.2018		должность, подпись, инициал имени, фамилия 21.05.2018

2.23.3. Если используется система электронного документооборота, отметка об исполнении документа проставляется при исполнении резолюции.

2.23.4. Решение о снятии приказа с контроля принимается на основании служебной записки исполнителя, к которой прикладывается резолюция заместителя министра, курирующего данное направление деятельности, а также в соответствии с другими документами, подтверждающими исполнение поручений, заданий, отмеченных в приказах, согласно установленным срокам.

III. Подготовка и оформление некоторых видов документов

3.1. Локальные нормативные акты Министерства

3.1.1. Локальный нормативный акт Министерства - это документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Локальными актами (далее - ЛНА) являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п.

К локальным нормативным актам относятся также штатное расписание и график отпусков.

Локальные нормативные акты министерства издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов.

3.1.2. ЛНА могут быть:

- постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

- временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определённого события).

3.1.3. Основанием для издания ЛНА являются:

- законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);

- законодательные акты Республики Крым, нормативные правовые акты органов государственной власти Республики Крым;

- ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.1.4. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

3.1.5. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.

Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утверждённые непосредственно собственноручной подписью министра или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся приказом, издаваемым министром или иным уполномоченным им должностным лицом.

3.1.6. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:

- при утверждении нового ЛНА: "Утвердить (название ЛНА)" или "Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (даты)". Например:

"1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации,

или:

1. Утвердить Штатное расписание Министерства... на 2018 год и ввести его в действие с 1 января 2018 г. (приложение)";

- при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: "Внести изменения в (название ЛНА). Например:

"1. Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2018 год, утверждённое приказом ГБУ "Наименование организации" от 25 декабря 2017 г. N 345: ...";

- при отмене ранее утвержденного ЛНА: "Признать утратившим силу (название ЛНА), утверждённое ...". Например:

"4. Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утвержденное приказом ГБУ "Наименование организации" от 15 февраля 2015 г. N 22".

3.1.7. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.

Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.

3.1.8. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит "отметка о приложении" в соответствии с пунктом 2.14 Настоящей Инструкции.

3.1.9. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утверждён ЛНА или с даты утверждения ЛНА.

3.2. Приказы Министерства

3.2.1. Приказы издаются как решение организационно распорядительного или нормативного правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основной деятельности (в том числе и приказы по административно-хозяйственной деятельности) Министерства и кадровым вопросам.

Проекты приказов по основной деятельности (в том числе и по административно-хозяйственной деятельности) и кадровым вопросам, приказы о командировках оформляются и представляются руководству структурными подразделениями Министерства, к направлению деятельности которых относится вопрос, указанный в проекте приказа.

Проекты приказов по кадровым вопросам (о принятии на работу, освобождении, предоставлении отпуска и тому подобное) разрабатывает структурное подразделение Министерства по кадровым вопросам на основании докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников (и других документов).

Приказы издаются в целях оформления решений:

- нормативного характера (если приказом утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, приказ об утверждении структуры и штатной численности организации);

- организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.

Проекты приказов по основной деятельности готовят структурные подразделения Министерства на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта приказа, согласование и правильное его оформление несёт руководитель подразделения, который готовит проект приказа и представляет его на подпись.

3.2.2. Проекты приказов по основным вопросам и приложения к ним визируются работником (исполнителем), который создал документ (с указанием номера телефона), руководителем структурного подразделения Министерства, в котором он создан, должностными лицами, которые определены в проекте документа как исполнители заданий, содержащихся в нём, руководителем и/или должностным лицом структурного подразделения Министерства по правовым вопросам, другими должностными лицами, которых касается документ.

Проекты приказов по кадровым вопросам визируются руководителем структурного подразделения по кадровым вопросам, а также в зависимости от видов приказов - руководителями структурных подразделений Министерства по правовым вопросам, вопросам финансов и бухгалтерского учёта, другими должностными лицами, которых касается данный документ.

3.2.3. Структурным подразделением Министерства по правовым вопросам обязательно визируются (при наличии всех необходимых виз) проекты приказов нормативного правового характера, а также приказы по кадровым и по другим вопросам.

3.2.4. Проекты приказов, которые предоставляются для подписания министру, визируются его заместителями в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

3.2.5. В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа осуществляется внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными органами.

Если в процессе согласования к проекту приказа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию.

3.2.6. Приказы подписываются министром, а в случае его отсутствия - должностным лицом, которое исполняет его обязанности.

В отдельных случаях право подписи приказов имеют заместители министра, в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

После подписания приказа изменения к нему вносятся путём издания нового приказа о внесении изменений.

3.2.7. Приказ оформляется на бланке приказа (приложение 3 к настоящей Инструкции).

3.2.8. Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом "о" ("об"), кратко и точно отражая содержание текста приказа ("Об утверждении...", "О введении...", "О создании...") или существительного ("Об итогах...", "О мероприятиях...").

3.2.9. Текст приказа по вопросам основной деятельности Министерства состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

3.2.10. В констатирующей части указывается основание, обоснование или цель издания приказа. Указанная часть может начинаться словами "Во исполнение", "С целью" и тому подобное. Если документ издаётся на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указываются название вида этого документа, его автор, дата, номер и заглавие. Точка в конце констатирующей части не ставится.

Распорядительная часть приказа начинается со слова "Приказываю", которое печатается с новой строки большими буквами без отступления от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.

Распорядительная часть разделяется на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть отмечены исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные лица), конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения. Если поручение даётся конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Например:

"Приказываю:

1. Отделу материально-технического обеспечения (Попов И.О.) к 01.12.2018 подготовить и представить на утверждение план учебно-методической работы на 2019 год."

Если поручение даётся конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже. Например:

"2. Главному бухгалтеру Иванову M.Л. подготовить и представить на рассмотрение и утверждение смету командировочных расходов на 2019 год в срок до 30.11.2018".

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

3.2.11. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объёму предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Исполнители могут быть названы также обобщённо, например: "Начальникам структурных подразделений".

3.2.12. При этом, как правило, не применяется написание неконкретных поручений, которые содержат слова: "ускорить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и тому подобное.

3.2.13. Если приказом отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: "Признать утратившим силу...".

3.2.14. Изменения, которые вносятся в приказ, оформляются отдельным приказом, которые должны иметь такое заглавие: "О внесении изменений в приказ ...", с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения. Распорядительная часть приказа начинается с такого пункта:

"1. Внести изменения в приказ ...".

Далее отдельными подпунктами формулируются изменения к распорядительному документу, например:

"1) пункт 2 изложить в следующей редакции:..";

"2) пункт 3 исключить";

"3) абзац второй пункта 4 дополнить словами: ...".

Если изменения к распорядительному документу оформляются на отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части приказа указывается:

"1) Внести изменения в ... (прилагаются)".

3.2.15. Последний пункт распорядительной части, в случае необходимости, может содержать решение о возложении на структурное подразделение Министерства или должностное лицо функций по контролю за выполнением приказа.

В отдельных случаях министр может оставить контроль за собой.

3.2.16. Структурные подразделения, должностные (служебные) лица, органы, до сведения которых доводится приказ, отмечаются в указателе (списке) рассылки (приложение 12 к настоящей Инструкции), который составитель готовит вместе с проектом распорядительного документа и передаёт структурному подразделению Министерства по вопросам делопроизводства после подписания данного документа.

В приказах не допускается:

- изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;

- применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций-исполнителей;

- применение произвольных технических и других терминов, сокращённых слов и наименований.

В тексте приказа должна быть ссылка на утверждаемые приложения, так как издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

3.2.17. Если документ, утверждённый приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, с указанием номера приложения), например:

Инструкция

Утверждена приказом ГБУ "Наименование организации" от 22.01.2017 N 5

3.2.18. Приказы по кадровым вопросам оформляются в виде индивидуальных и сводных. В индивидуальных приказах содержится информация об одном работнике (сотруднике), в сводных - о нескольких, независимо от того, какие управленческие решения в отношении их принимаются (принятие на работу, назначение на должность, перевод на другую должность (работу), освобождение и тому подобное).

Подготовка приказов по личному составу к подписанию руководителем и их регистрация осуществляются подразделением по управлению персоналом.

Приказам по основной деятельности присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер документа может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.

Сведения о регистрируемых приказах, распоряжениях вносятся в СЭД или в иные регистрационно-учётные формы на бумажном носителе или в электронной форме.

3.2.19. Содержание индивидуального приказа по кадровым вопросам сжато излагается в заглавии, которое начинается с предлога "О", и составляется с помощью отглагольного существительного, например: "О назначении...",

"О принятии...". В сводных приказах может применяться обобщённое заглавие, например: "О кадровых вопросах", "О личном составе".

3.2.20. В тексте приказов по кадровым вопросам, как правило, констатирующая часть не указывается, кроме случаев назначения на должность или освобождения от должности руководящих работников органом высшего уровня или по другой процедуре. В таком случае в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование.

3.2.21. Распорядительная часть приказа начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: "Принять", "Назначить", "Перевести", "Освободить", "Отправить", "Предоставить", "Объявить" и тому подобное. Далее указываются большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие приказа и маленькими - имя, отчество работника и текст приказа. В сводных приказах фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.

3.2.22. В приказе о назначении или освобождении работника отмечаются полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений).

3.2.23. В сводные приказы Министерства не может включаться информация, которая согласно законодательству, имеет разные сроки хранения.

3.2.24. Каждое решение (поручение) оформляется в приказе отдельным пунктом. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами.

3.2.25. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки".

3.2.26. Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объёму предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

3.2.27. Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Например:

"4. Признать утратившим силу приказ организации от 5 августа 2010 г. N 175 "Об утверждении Экспертной комиссии организации".

Последний пункт приказа - пункт о контроле, в нём указываются должность лица, ответственного за исполнение документа.

В каждом пункте приказа по кадровым вопросам указывается основание его издания (заявление работника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и тому подобное).

3.2.28. Ознакомление с приказом осуществляется путём проставления должностным лицом, отмеченным в нём, подписи с указанием даты ознакомления на оборотной стороне оригинала приказа или на специальном бланке.

3.2.29. Общий приказ органов одного уровня оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров). Наименования органов размещаются на одном уровне, а название вида документа - посредине. Дата общего приказа должна быть единственной, отвечать дате последней подписи, а регистрационный индекс документа - состоять из регистрационных индексов, которые проставляются через правостороннюю наклонную черточку в последовательности подписания приказа руководителями учреждений.

3.2.30. Распорядительная часть начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЕМ". Подписи руководителей органов располагаются ниже текста на одном уровне и скрепляются гербовыми печатями этих органов.

Количество экземпляров общих приказов должно отвечать количеству органов, которые их издают.

3.2.31. Приказы нумеруются в порядке их издания в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по кадровым вопросам имеют отдельную порядковую нумерацию.

3.2.32. Копии приказов по основной деятельности (в том числе и по административно-хозяйственной деятельности) заверяются управлением по делопроизводству, а копии приказов по кадровым вопросам - управлением кадрового обеспечения Министерства и направляются исполнителями заинтересованным учреждениям, должностным лицам, работникам. Список рассылки составляется и подписывается работником, который его составил согласно указателю рассылки, представленному в Инструкции по подготовке и изданию приказов, утверждённой приказом Министерства от 1 марта 2019 года N 283.

3.2.33. Контроль за исполнением сроков приказов возлагается на исполнителей (составителей) проекта приказа. Приказ считается исполненным по результатам служебной записки исполнителя (с резолюцией курирующего заместителя министра), которая предоставляется в сектор по работе с локальными актами управления по делопроизводству Министерства.

3.2.34. Проекты нормативных правовых актов в соответствии с приказом Министерства от 07.02.2018 г. N 258 "О мерах по обеспечению независимой антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов)" направляются в структурное подразделение Министерства по информационно-аналитической деятельности, экологического просвещения и мониторинга окружающей среды для размещения указанных проектов нормативных правовых актов в государственной информационной системе "Портал Правительства Республики Крым" в разделе "Независимая антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов" согласно заявке на размещение указанных проектов нормативных правовых актов на Портале независимой антикоррупционной экспертизы.

3.2.35. Исполнитель проекта приказа передаёт приказ на регистрацию в сектор по работе с локальными актами с визами согласования и ознакомления, проставленными датами, приложениями и ссылками на них в тексте.

3.2.36. Порядок оформления приказов Министерства определён инструкцией по подготовке и изданию приказов в Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Крым, утверждённой приказом Министерства N 283 от 1 марта 2019 года.

3.3. Протоколы

3.3.1. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.

В протоколах фиксируется информация о ходе ведения заседаний, принятии решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и тому подобное.

Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).

Протокол оформляется в течение одного - трёх дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

3.3.2. Реквизитами протокола являются:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- заголовок к тексту;

- дата и место заседания;

- регистрационный номер протокола;

- текст;

- подписи.

3.3.3. Заголовок к тексту протокола должен отображать вид заседания (совещание, собрание, конференция и тому подобное) или коллегиальной деятельности (комиссия, совет, коллегия, рабочая группа и тому подобное) и включать название вида документа.

Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется. Например:

- протокол заседания аттестационной комиссии;

- протокол заседания научно-методической комиссии.

3.3.4. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание длилось несколько дней, то через тире отмечаются первый и последний день заседания: 12-13 мая 2018 г.

3.3.5. Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарём заседания, если иное не установлено ЛНА. Примерные образцы оформления протоколов представлены в приложениях 15 и 16 к настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложениях 14 и 15"

При необходимости, копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому составляется выписка и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.3.6. Протоколы могут составляться в полной или сжатой форме.

В протоколах, составленных в сжатой форме, фиксируются лишь принятые решения, а не ход обсуждения вопроса.

3.3.7. Протокол оформляется на бланке протокола (при наличии такого бланка) или на общем бланке учреждения, а в случае, когда бланки не предусмотрены, - на чистом листе бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров), как с угловым (преимущественно), так и с продольным расположением реквизитов.

3.3.8. Номер (индекс) протокола должен отвечать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведётся в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующего коллегиального органа: коллегии, научных, экспертных комиссий, советов и тому подобное. В реквизите "место заседания" указывается название населённого пункта, в котором состоялось заседание.

3.3.9. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы (инициал имени) председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

3.3.10. Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

3.3.11. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

3.3.12. В основной части протокола фиксируется ход заседания.

3.3.13. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения. Примерный образец оформления полного протокола представлен в приложении 15 к настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложении 14 к настоящей Инструкции"

3.3.14. Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Примерный образец оформления краткого протокола представлен в приложении 16 к настоящей Инструкции. В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложении 15 к настоящей Инструкции"

3.3.15. При необходимости, копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому составляется выписка и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.3.16. В списке собравшихся указываются в алфавитном порядке сначала фамилии и инициалы присутствующих постоянных членов коллегиального органа без указания должностей, потом - приглашённых лиц с указанием должностей и в случае необходимости - наименований учреждений.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

3.3.17. Вступительная часть включает повестку дня - перечень рассмотренных на заседании вопросов, которые размещены в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому вопросу. Повестка дня прилагается в конце вступительной части.

Слова "Повестка дня" печатаются от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается с абзаца. Формирование вопросов в повестке дня начинается с предлога "О".

3.3.18. Основная часть протокола состоит из разделов, которые должны отвечать пунктам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по такой же схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ОДОБРИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ)".

Указанные слова печатаются большими буквами без отступления от границы левого поля. После слов ставится двоеточие.

3.3.19. После слова "СЛУШАЛИ" указывается текст выступления основного докладчика. Фамилия и инициалы (инициал имени) каждого докладчика печатаются с новой строки. Текст выступления излагается в третьем лице единственного числа.

3.3.20. Тексты или тезисы доклада и выступлений, оформленные как отдельные документы, в протокол не включаются. После сведений о докладчике ставится тире и отмечается: "Текст доклада (выступления) прилагается к протоколу".

3.3.21. После слова "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются выступления тех лиц, которые участвовали в обсуждении доклада. Выступления оформляются в протоколе с указанием должностей, фамилий и инициалов (инициала имени), выступающих в именительном падеже, а также с изложением содержания вопроса и ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

3.3.22. После слова "РЕШИЛИ" ("ОДОБРИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фиксируется принятое решение по обсуждаемому вопросу повестки дня.

Решение должно быть конкретным и включать составляющие, которые отвечают на такие вопросы: "кому?", "что сделать?" и "в какой срок?".

Решения, содержащие несколько вопросов, разделяют на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты нумеруются цифрами со скобкой.

3.3.23. В случае, если на заседании принимается решение об утверждении (одобрении, согласовании) документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагается к протоколу в виде проекта без подписей составителей (авторов) и руководителей, утверждающих представленный документ, в нём делается ссылка на номер и дату протокола. На первом листе в правом верхнем углу документа указывается слово "Проект". При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами: "Приложение 1 к протоколу N 5 от 25.05.2015", "Приложение 2 к протоколу N 5 от 25.05.2015". В соответствующих пунктах протокола делается ссылка на данные приложения.

3.3.24. Реквизит "Отметка о наличии приложений" в конце текста протокола не указывается.

3.3.25. Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарём, если иное не установлено ЛНА. Оригинал протокола хранится у секретаря коллегиального органа.

3.3.26. Некоторые протоколы заседаний (методических, экспертных, научных советов, комиссий и тому подобное) подлежат утверждению. В таком случае протокол должен иметь гриф утверждения.

3.3.27. Копии протоколов или выписки из них, в случае необходимости, заверяются печатью структурного подразделения по вопросам делопроизводства и направляются заинтересованным органам, должностным лицам, работникам. Список рассылки составляет и подписывает секретарь.

3.4. Деловое служебное письмо

3.4.1. Служебные письма составляются с целью обмена информацией между органами, как:

- ответы о выполнении заданий, определённых в актах федеральных органов власти, органов власти Республики Крым, поручениях высших должностных лиц;

- ответы на выполнение поручений учреждений высшего уровня;

- ответы на запросы других учреждений;

- ответы на обращения граждан;

- инициативные письма;

- сопроводительные письма.

3.4.2. Служебные письма оформляются на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров). При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях - отметка о приложении. Примерный образец оформления делового письма представлен в приложении 17 к настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложении 16"

3.4.3. Письмо имеет такие реквизиты: дату, регистрационный индекс, ссылку на регистрационный индекс и дату документа, на который даётся ответ, адресат, заглавие к тексту, текст, отметку о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметку об исполнителе.

3.4.4. Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров), должно иметь заголовок к тексту, который отвечает на вопрос "о чём?".

3.4.5. Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и тому подобное, которые размещаются с абзаца.

3.4.6. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

3.4.7. Текст письма излагается:

- от 1-го лица множественного числа ("просим ...", "предлагаем ...", "напоминаем ...", "просим сообщить...", "разъясняем, что...");

- от 1-го лица единственного числа ("прошу ...", "предлагаю ..."), если письмо оформляется на должностном бланке.

- от 3-го лица единственного числа ("предприятие считает возможным ...", "институт не располагает возможностью ...", "министерство информирует...", "управление считает целесообразным").

3.4.8. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах на стандартных листах бумаги: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр предназначен для визирования.

3.4.9. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит: "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма".

3.4.10. Наименование вида документа ("письмо") и разновидность письма (например, "просьба", "информационное", "сопроводительное", "запрос", "напоминание") в деловых (служебных) письмах не указываются.

3.4.11. Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

3.4.12. При составлении деловых писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза в соответствии с пунктом 2.13.9 настоящей Инструкции.

3.4.13. Деловое (служебное) письмо подписывается министром или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

3.4.14. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

Служебные письма подписываются в соответствии с пунктом 2.16 настоящей Инструкции. Гербовой печатью удостоверяются лишь гарантийные письма.

3.4.15. Служебное письмо визируется в соответствии с пунктами 2.15.1 - 2.15.9 настоящей Инструкции.

3.4.16. Документы служебной переписки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде, в СЭД.

3.4.17. Текст служебной переписки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трёх частей:

- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

- во второй части даётся анализ сложившейся ситуации, возможные варианты её решения;

- в третьей части излагаются выводы.

3.4.18. При регистрации документов служебной переписки в СЭД, документу присваивается регистрационный номер.

3.4.19. Деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств, бывших республик в составе СССР), оформляются на бланке письма Министерства с реквизитами на русском и одном из иностранных языков.

3.4.20. Письмо, направляемое зарубежному адресату, составляется на русском языке, проходит согласование со всеми заинтересованными лицами Министерства, после чего письмо переводится на один из иностранных языков (язык адресата или английский язык) и оформляется на бланке письма, предназначенном для переписки с зарубежными корреспондентами.

Подлинник письма, оформленный на одном из иностранных языков, должен быть идентичен по содержанию экземпляру на русском языке с визами заинтересованных лиц.

3.4.21. На подпись руководителю представляются: экземпляр письма зарубежному корреспонденту, оформленный на бланке, копия данного письма на стандартном листе бумаги с визой исполнителя, экземпляр письма на русском языке с визами заинтересованных лиц.

После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом:

- экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату;

- копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке (с визами заинтересованных лиц), помещаются в дело.

3.4.22. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дату, регистрационный номер, текст, подпись.

При необходимости могут оформляться реквизиты "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма" и "заголовок к тексту". На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

3.4.23. Реквизит "адресат" оформляется справа под реквизитами бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.

Если письмо адресовано организации, сначала даётся её наименование, затем - почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страны.

Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами. Например:

Brook & Son Toymakers

61-71 Steel Street

BRIDGETOWN

BR61 7 RE

U.S.A.

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.

При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США - название штата).

Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs - господа).

Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность. Например: Mr. Andrew Roach Sale Manager Super Toys Ttd Chatfield Road NEWTOWN NE12 OLD U.S.A.

3.4.24. В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: 24 января 2017 г.

При составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2017, January 24.

3.4.25. В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения по должности или по фамилии адресата. Например:

Уважаемый господин Торговый советник!

Уважаемый господин Ангелов!

Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой "С уважением, ...".

3.5. Акты Министерства

3.5.1. Акты составляются согласно утверждённым унифицированным формам или в свободной форме для подтверждения фактов, связанных с деятельностью Министерства. Примерный образец оформления акта представлен в приложении 18 к настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложении 17"

В управлении по делопроизводству Министерства составляется акт первичной обработки документов по форме, представленной в приложении 19 к настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложении 18"

3.5.2. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.

3.5.3. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение министром или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

3.5.4. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

- основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ Министерства (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

- составители акта (перечисляются после слова "Составлен" с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.5.5. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки, проделанной работы, её результаты.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество, подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, а также нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

3.5.6. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей может не указываться.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

3.5.7. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза "С актом ознакомлен (ы)", при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с документом.

3.6. Докладная (служебная) записка

3.6.1. Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями и руководством. Примерные образцы оформления докладной и служебной записки, подготовленных на основе электронного шаблона, представлены в приложениях 20, 21.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "в приложениях 19, 20"

3.6.2. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

3.6.3. При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например:

		Заместителю генерального директора ГБУ РК "Наименование организации" Фамилия И.О.
		или:
		Руководителю Департамента информационных технологий Фамилия И.О.

3.6.4. Докладные (служебные) записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде в СЭД.

3.6.5. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трёх частей:

- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

- во второй части даётся анализ сложившейся ситуации, возможные варианты её решения;

- в третьей части излагаются выводы.

3.6.6. Регистрация докладных и служебных записок осуществляется в СЭД, при отсутствии СЭД - в структурном подразделении, подготовившем документ.

3.7. Документы к заседаниям коллегиальных органов

3.7.1. Подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов проводится с целью осуществления полномочий, предусмотренных положениями об этих коллегиальных органах.

3.7.2. Заседания коллегиальных органов проводятся в соответствии с утверждёнными планами их работы и при необходимости. В плане работы коллегиального органа указываются вопросы, которые должны рассматриваться, дата рассмотрения, фамилия, инициалы (инициал имени) докладчика и наименование структурного подразделения аппарата коллегиального органа, который готовит документы для рассмотрения вопроса коллегиальным органом, срок представления документов.

3.7.3. Проект плана работы коллегиального органа составляется секретарём этого органа или другим должностным лицом, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы этого органа с учётом предложений структурных подразделений.

3.7.4. Руководители структурных подразделений аппарата коллегиального органа заблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню прилагается справка с обоснованием внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.

3.7.5. План работы, утверждённый коллегиальным органом, доводится до сведения членов коллегиального органа и руководителей структурных подразделений. Дополнительные вопросы к плану работы, утверждённому коллегиальным органом, могут быть включены по решению его председателя. Секретарь коллегиального органа или другое должностное лицо, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы такого органа, информирует всех членов коллегиального органа и ответственных исполнителей о внесённых в план изменениях.

3.7.6. Документы по вопросам, которые вносятся на рассмотрение коллегиального органа, должны предоставляться не позднее, чем за пять дней до заседания, а в случае проведения внеочередного заседания - не позднее, чем за один день. Указанные документы содержат:

- докладную записку, адресованную коллегиальному органу (при необходимости), в которой обоснованно изложены вопросы с выводами и предложениями;

- проект решения коллегиального органа, завизированный руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также документы к нему (аналитические справки, таблицы, диаграммы и тому подобное), завизированные их руководителями, в случае необходимости - проект приказа;

- справку о согласовании проекта решения (распоряжения, постановления) с заинтересованными структурными подразделениями учреждения и другими учреждениями;

- список лиц, которые приглашаются на заседание коллегиального органа;

- другие документы, необходимые для рассмотрения вопросов.

3.7.7. Документы, подготовленные для рассмотрения коллегиальным органом, а также один экземпляр их копий хранятся у секретаря коллегиального органа или другого должностного лица, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы такого органа, или в протокольной части коллегиального органа отдельно по каждому заседанию.

3.7.8. В случае проведения закрытого заседания коллегиального органа (закрытого обсуждения отдельных вопросов), подготовка документов осуществляется с соблюдением порядка работы с документами, которые содержат информацию с ограниченным доступом.

3.7.9. За своевременную и надлежащую подготовку документов для проведения заседаний коллегиального органа отвечают руководители заинтересованных структурных подразделений коллегиального органа.

3.7.10. Секретарь коллегиального органа или другое должностное лицо, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы такого органа, осуществляет контроль за своевременным представлением документов на рассмотрение и проверяет их наличие в полном объёме и правильность оформления. Документы, поданные с нарушением установленного порядка и сроков, к рассмотрению не принимаются.

3.8. Документы о служебных командировках

3.8.1. Решение о направлении в служебную командировку работников Министерства принимает министр.

3.8.2. В случае возникновения необходимости в направлении работника в командировку руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, направляемый в служебную командировку, готовит докладную записку на имя министра, в которой указывается, куда, на какой срок, с какой целью направляется работник и прилагает проект приказа о командировке.

3.8.3. Докладная записка вместе с проектом приказа о командировке передаётся министру, как правило, не позднее, чем за трое суток до начала командировки.

Регистрация приказов о командировках осуществляется структурным подразделением Министерства по вопросам делопроизводства.

3.8.4. После возвращения из командировки работник в трёхдневный срок подаёт авансовый отчёт по установленной форме в структурное подразделение Министерства по вопросам финансов и бухгалтерского учёта.

IV. Согласование проектов документов.
Подписание (утверждение) проектов документов

4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководством Министерства в целях оценки качества и эффективности предлагаемого решения, соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам Министерства.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения - исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

4.2. Согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, для дальнейшего оформления результатов согласования в СЭД.

Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.

4.3. Согласование проектов документов с работниками Министерства и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с настоящей инструкцией, инструкцией по подготовке и изданию приказов или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.

4.4. Проекты документов согласуются:

- непосредственным исполнителем и руководителем подразделения - исполнителя;

- соисполнителями (при их наличии);

- руководителями структурных подразделений, сотрудниками Министерства, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа, и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения, проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);

- заместителями министра, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) министром);

- юридической службой (проекты ЛНА, проекты приказов);

- службой делопроизводства (в том числе, сектором по работе с локальными актами).

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.

Согласование проекта документа проводится в пределах установленного срока исполнения.

Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.

4.5. Сроки согласования документов устанавливаются настоящей Инструкцией и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объёма документа, включая приложения к нему.

Сроки согласования проектов документов:

- проектов деловых (служебных) писем - 1 - 3 рабочих дня;

- проектов приказов без приложений - 1 - 3 рабочих дня;

- проектов приказов с приложениями справочного характера - 3 - 5 рабочих дней;

- проектов приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объёма (не более 50 страниц) - 5 - 10 рабочих дней;

- проектов локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) - 5 - 10 рабочих дней;

- проектов протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа - 1 - 3 рабочих дня.

Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.

Сроки согласования проектов документов могут устанавливаться индивидуально в соответствии с нормативно-правовыми актами, регулирующими деятельность Министерства, а также согласно административным регламентам, локальным актам, организационно-распорядительным документам Министерства.

В конкретных случаях, в зависимости от содержания и назначения документа, срок согласования может быть сокращён или увеличен по решению руководителя.

Отправляемая корреспонденция, до представления её на подпись руководителю, визируется руководителем структурного подразделения, являющегося главным исполнителем документа, а также руководителями структурных подразделений Министерства, к компетенции которых относится решение вопросов, затронутых в проекте документа.

За содержание документа, который визируется несколькими лицами, данные лица несут ответственность согласно своей компетенции.

4.6. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.

Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

4.7. Согласование проектов приказов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными (согласующими) лицами на последнем листе проекта документа или на отдельном листе (продолжение согласования), являющемся неотъемлемой частью документа, например:

		Продолжение согласования к приказу Министерства... от 11.02.2019 г. N 12
СОГЛАСОВАНО

Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.15.1 - 2.15.3 настоящей Инструкции.

При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, а также - на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.

Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании), путём проставления визы на левом поле документа, напротив записи выступления соответствующего работника (при необходимости).

4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания, исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.15.4 настоящей Инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.

4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

- согласовать проект документа без замечаний;

- согласовать проект документа с замечаниями;

- отклонить проект документа;

- указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.

Если проект документа согласован с замечаниями, следовательно, замечания носят редакционный характер, поэтому после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:

- наличия существенных замечаний по проекту документа;

- несогласия с проектом документа.

4.11. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чём на проекте делается соответствующая отметка.

4.12. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавшего (их) в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтённых замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтённых замечаний подписывается руководителем структурного подразделения - исполнителя.

Решение о том, учитывать или нет неучтённые замечания, принимает руководитель.

В случае, если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклонённые исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

4.13. Документы, издаваемые от имени Министерства, подписываются министром или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями министра, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определённых действий от имени Министерства, внутренними нормативными документами Министерства).

4.14. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

4.15. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются министром или лицом, исполняющим его обязанности.

4.16. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями министра, иными должностными лицами Министерства в соответствии с предоставленными им полномочиями.

4.17. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).

4.18. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырёх) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

4.19. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктом 2.16 настоящей Инструкции.

4.20. Утверждение документа производится:

- непосредственно руководителем (проставление собственноручной подписи в грифе утверждения);

- приказом организации.

4.21. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение 4).

Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.11 настоящей Инструкции.

4.22. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение 5).

Печать на документе проставляется в соответствии с пунктами 2.17.1 - 2.17.4 настоящей Инструкции.

V. Организация документооборота

5.1. Требования относительно рационализации документооборота

5.1.1. Документооборот - это прохождение документов с момента их создания или получения до завершения выполнения или отправления.

Документы независимо от способа фиксации и воссоздания информации проходят и прорабатываются в Министерстве на единых организационных и правовых принципах организации документооборота.

Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).

5.1.2. Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота - организовать движение документов по короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота для обеспечения доступа к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

5.1.3. Эффективная организация документооборота предусматривает:

- прохождение документов в Министерстве кратчайшим путём;

- сокращение количества инстанций, к которым должны поступать документы (например, во время согласования);

- одноразовость операций по отработке документов, избежание дублирования во время работы с ними;

- централизацию, осуществление однотипных операций с документами в одном месте;

- рациональное расположение структурных подразделений и рабочих мест;

- устранение необоснованных согласований проектов документов;

- временную регламентацию операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.1.4. Порядок документооборота регламентируется настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами.

5.1.5. В документообороте Министерства выделяются документопотоки:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

- документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

- документы филиалов и территориально обособленных подразделений;

- документы из государственных и негосударственных организаций;

- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

- обращения граждан;

- документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

5.1.6. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

- проверку правильности доставки документов;

- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

- вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и графами ограничения доступа к документу);

- проверку целостности входящих документов, включая приложения;

- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки; проставление отметки о поступлении документа в организацию.

5.1.7. Документы, поступившие в повреждённой упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

5.1.8. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично" ("Private"), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

- с отметкой "Лично" ("Private") - непосредственно адресату;

- с грифами ограничения доступа - в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

5.1.9. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

5.1.10. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.1.11. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

5.1.12. Проекты распорядительных документов (приказов) (подготовленных для подписания), после подготовки и согласования с заинтересованными лицами, передаются в Службу делопроизводства для проверки правильности их оформления.

Правильно оформленные приказы передаются на подпись руководству Министерства.

5.2. Особенности организации электронного документооборота

5.2.1. Организация электронного документооборота определяется Инструкцией по делопроизводству в системе электронного документооборота "Диалог" в Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Крым, с учётом требований нормативных правовых актов в этой сфере, а также характеристик технических и программных средств, функционирующих в Министерстве.

В случае внедрения системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства, совместно со структурным подразделением Министерства по вопросам обеспечения работы автоматизированных систем и программного обеспечения, разрабатывает регламенты работы с документами в электронной форме.

5.2.2. Организация документооборота, при применении средств автоматизации делопроизводства, должна обеспечить совместимость традиционного и автоматизированного способа отработки документов с возможностями средств автоматизации делопроизводства.

Внутренние документы на имя руководителя другого структурного подразделения регистрируются в СЭД. Зарегистрированный документ передаётся непосредственно в подразделение - адресат, в котором повторно не регистрируется.

5.2.3. При включении в СЭД входящих документов вносятся следующие сведения о документе:

- наименование организации (корреспондента);

- адресат;

- наименование вида документа;

- дата поступившего документа;

- регистрационный номер поступившего документа;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- дата поступления документа;

- входящий регистрационный номер;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);

- срок исполнения документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации документа;

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа к документу;

- сведения об электронной подписи;

- результат проверки электронной подписи.

5.2.4. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

- адресат;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- количество листов основного документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- гриф ограничения доступа к документу;

- подразделение - ответственный исполнитель документа;

- сведения об электронной подписи.

5.2.5. При включении в СЭД внутренних документов вносятся следующие сведения о документе:

- состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

- наименование подразделения, подготовившего проект документа;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа к документу;

- подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа.

Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах в СЭД могут вноситься иные сведения.

5.3. Учёт объёма документооборота

5.3.1. Объём документооборота - это суммарное количество, полученных (поступающих) и созданных в Министерстве (внутренних, отправляемых) документов за определённый период (квартал, год).

5.3.2. Подсчёт количества документов осуществляется по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу учёта берётся документ. Учёт документов может осуществляться как в Министерстве в целом, так и в каждом структурном подразделении Министерства. Учёт количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по группам документов, корреспондентам, действиям, произведённым с документами, другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях её совершенствования. Отдельно подсчитываются обращения граждан. Результаты учёта документов обобщаются управлением по делопроизводству Министерства и подаются заместителю министра, который курирует данное направление деятельности в Министерстве, для принятия мер по усовершенствованию работы с документами.

5.3.3. При учёте объёма документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учёт количества документов проводится по данным СЭД, регистрационно-учётным журналам и картотекам.

5.3.4. За единицу учёта количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учёта копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

5.3.5. Результаты учёта объёма документооборота в Министерстве ежегодно обобщаются Службой делопроизводства и представляются руководству в виде отчёта об объёме документооборота за год.

5.4. Принятие и первичная обработка документов, поступающих в Министерство

5.4.1. Доставка документов в Министерство осуществляется с использованием средств почтовой связи, курьерской и фельдъегерской службой, а также посредством системы электронного документооборота "Диалог".

5.4.2. Почтой и через курьерскую службу доставляется письменная корреспонденция, почтовые карточки, бандероли, мелкие пакеты, а также периодические печатные издания.

Фельдъегерской службой доставляется специальная корреспонденция.

Каналами электросвязи доставляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы с применением электронной цифровой подписи и документы в электронной форме без электронной цифровой подписи (в отсканированной форме).

5.4.3. Все документы, поступающие в Министерство, принимаются централизованно в структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства.

Рекомендованная, специальная и корреспонденция с объявленной ценностью принимается под расписку в журнале, реестре или сообщении о вручении.

В случае поступления корреспонденции с отметкой "Срочно" фиксируется не только дата, но и часы, и минуты доставки.

В случае повреждения конверта делается соответствующая отметка в почтовом реестре.

5.4.4. Все поступившие в Министерство документы подлежат первичной обработке, включающей:

- проверку правильности доставки документов;

- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

- вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично", "На аукцион", "На конкурс" и грифами ограничения доступа к документу);

- проверку целостности входящих документов, включая приложения;

- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

- проставление отметки о поступлении документа в Министерство.

5.4.5. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе, такой документ не регистрируется, а структурным подразделением по вопросам делопроизводства составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый тремя работниками структурного подразделения по вопросам делопроизводства. Один экземпляр акта направляется отправителю, другой хранится в структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства.

5.4.6. Вместе с актом отправителю возвращаются документы, поступившие без подписи, без приложений к нему, а также документы, направленные без сопроводительного письма.

Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

- если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

- если входящий документ поступил позже срока исполнения (или даты мероприятия), указанного в тексте документа;

- при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

5.4.7. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, а также имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу безопасности

5.4.8. Факт и дата поступления документа в Министерство обязательно фиксируются по правилам, указанным в настоящей Инструкции.

5.4.9. Электронные носители информации обязательно передаются с сопроводительным листом. Во время принятия таких документов отрабатывается только сопроводительный лист.

5.4.10. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, посредством СЭД принимаются структурным подразделением Министерства по вопросам делопроизводства.

5.4.11. Электронные документы, поступившие по информационно, телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения её действительности; электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.

Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на те, которые подлежат регистрации и документы, которые не подлежат регистрации службой делопроизводства (приложение 6).

5.5. Регистрация документов

5.5.1. Регистрация документов заключается в ведении записи учётных данных о документе по установленной регистрационной форме, которой фиксируется факт создания, отправления или получения документа путём проставления на нём регистрационного индекса с дальнейшей записью в указанной форме необходимых сведений о документе. Регистрация документов осуществляется с целью обеспечения их учёта, контроля за выполнением и оперативным использованием информации, имеющейся в документах.

5.5.2. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства или в структурном подразделении Министерства в соответствии с установленной формой организации делопроизводства.

5.5.3. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются в структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства для регистрации и/или учёта.

5.5.4. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов после 16:00 дня или в нерабочее время. Документы с пометкой "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно и передаются немедленно. Корреспонденцией с пометкой "Срочно" считаются документы, срок исполнения которых определён от одного часа до трёх календарных дней.

Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трёх дней с момента поступления обращения.

5.5.5. Во время регистрации документу присваивается условное обозначение - регистрационный индекс, который оформляется в соответствии с разделом 2.6. настоящей Инструкции.

На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в Министерство. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости - время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа.

Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

5.5.6. Регистрация актов органов государственной власти, протоколов и решений коллегиальных органов, запросов на информацию проводится централизованно в структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства.

5.5.7. Регистрация обращений граждан проводится в структурном подразделении Министерства по вопросам работы с обращениями граждан.

5.5.8. Регистрация приказов проводится в структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства, в структурном подразделении Министерства по кадровым вопросам.

5.5.9. Регистрация договоров проводится структурным подразделением Министерства по договорной работе и государственному заказу.

Другие документы, которые касаются направлений деятельности структурных подразделений Министерства, могут регистрироваться в этих структурных подразделениях.

В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный индекс на документе не проставляется.

5.5.10. Документы регистрируются по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются:

- приказы по основной деятельности (в том числе и по административно-хозяйственной деятельности);

- приказы по личному составу (в соответствии с их видами и сроками хранения);

- приказы по командировкам;

- решения коллегий;

- служебные письма;

- обращения граждан,

- служебные (докладные) записки.

Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле.

5.5.11. В Министерстве применяется автоматизированная (с использованием системы электронного документооборота "Диалог") форма регистрации документов.

5.5.12. Документы передаются на рассмотрение руководству только после регистрации.

5.6. Предварительное рассмотрение документов

5.6.1. Документы, направленные в адрес Министерства подлежат обязательному предварительному рассмотрению в структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства.

Целью предварительного рассмотрения документов является распределение их на те, которые требуют рассмотрения непосредственно министром и на те, которые рассматриваются заместителями министра в соответствии с их компетенцией.

5.6.2. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов, с учётом установленного в Министерстве распределения функциональных обязанностей между министром и его заместителями, руководителями структурных подразделений.

Министру, сразу после регистрации, передаются акты федеральных органов, высших органов власти Республики Крым и поручения высших должностных лиц, кроме того, корреспонденция, которая поступает от учреждений высшего уровня, а также важнейшие документы, которые содержат информацию по основным вопросам деятельности и требуют единоличного решения.

Поручения учреждений высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

5.6.3. Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день поступления или в первый рабочий день, в случае поступления их в нерабочее время, в выходные и праздничные дни.

5.6.4. Во время предварительного рассмотрения документов учитываются полномочия субъектов рассмотрения корреспонденции, предусмотренные в положениях структурных подразделений Министерства, приказе о распределении функциональных обязанностей между руководством Министерства, должностных регламентах, а также классификаторе вопросов деятельности, номенклатуре дел, схеме прохождения документов.

5.7. Организация передачи документов и их исполнение

5.7.1. Корреспонденция руководству и структурным подразделениям направляется в системе электронного документооборота "Диалог" для обеспечения ритмичности работы и своевременного исполнения документов в Министерстве.

Передача корреспонденции в бумажном виде осуществляется структурным подразделением Министерства по вопросам делопроизводства.

5.7.2. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение министру, а в случае его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка) - должностному лицу, которое исполняет его должностные обязанности согласно приказу Министерства "О распределении функциональных обязанностей между министром экологии и природных ресурсов Республики Крым и его заместителями", а также - заместителям министра, в день поступления документов или на следующий рабочий день, если они поступили в нерабочее время. Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются немедленно.

5.7.3. Документы, рассмотренные руководством Министерства, возвращаются с соответствующей резолюцией в структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства, которое осуществляет передачу документов на исполнение.

Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства Министерства и руководителя подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Если документ, поступивший на исполнение в подразделение, не имеет отношения к компетенции подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на следующий рабочий день обязан решить вопрос об изменении резолюции и вернуть документ в структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства для перенаправления его на исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).

Документ, исполнителями которого являются несколько структурных подразделений, может быть передан исполнителям в порядке определения их в резолюции или одновременно в виде копий с передачей оригинала главному исполнителю, определённому в резолюции первым.

В СЭД соисполнители получают документ в электронной форме, оригинал документа передаётся исполнителю, указанному в резолюции главным.

5.7.4. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, ответственных за отдельные участки работы, созывать и проводить совещания. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны (по требованию ответственного исполнителя) предоставлять все необходимые материалы для исполнения документа.

В случае несвоевременного предоставления предложений соисполнителями, ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, который представил поручение.

5.7.5. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или нового документа, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) министру. Если министр отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) - должностному лицу, которое исполняет его обязанности, а также - руководителю структурного подразделения (при необходимости), возможен вариант пересылки адресату.

Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Перед представлением проекта документа на подпись соответствующему руководителю работник, который подготовил документ, обязан проверить:

- правильность его составления и оформления;

- ссылки на нормативные правовые акты;

- уточнить цифровые данные, наличие необходимых виз и приложений. Документ подаётся на подпись вместе с документами, на основании которых он был составлен.

5.7.6. Если документ направляется нескольким органам, после его регистрации исполнитель организует изготовление необходимого количества экземпляров.

5.7.7. Работник, ответственный за исполнение документа (в случае отпуска, командировки, освобождения), обязан передать другому работнику, по согласованию со своим непосредственным руководителем, все невыполненные документы и проинформировать структурное подразделение Министерства по вопросам контроля о передаче документов, исполнение которых находится на контроле, другому исполнителю.

5.7.8. Подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения Министерства, ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Структурным подразделением Министерства по вопросам делопроизводства, соисполнителям направляются копии документа.

5.7.9. Передача документа из одного структурного подразделения в другое осуществляется через структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства, в котором он был зарегистрирован.

Документы, исполнение которых находятся на контроле, передаются другим структурным подразделениям или другим исполнителям только с информированием об этом структурного подразделения Министерства по вопросам контроля.

5.7.10. Передача документов в пределах структурного подразделения осуществляется через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

5.7.11. Оригиналы документов, имеющих служебную информацию ограниченного распространения, в обязательном порядке возвращаются в структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства.

Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурных подразделениях могут использоваться журналы (реестры) передачи документов.

5.8. Порядок подготовки и отправления отправляемых документов

5.8.1. Отправляемые документы направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, системы электронного документооборота "Диалог", а также доставляются курьерской службой.

5.8.2. Подготовка документов для отправления почтовой связью осуществляется структурным подразделением Министерства по вопросам делопроизводства.

5.8.3. С использованием средств электронной связи структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, документов в отсканированной форме без электронной цифровой подписи.

5.8.4. Срочные телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы в отсканированной форме без электронной цифровой подписи направляются исполнителям.

5.8.5. Информационные, телекоммуникационные и информационно-телекоммуникационные системы должны обеспечивать защиту от несанкционированных действий, которые могут привести к случайным или преднамеренным изменениям, уничтожению информации.

5.8.6. Отправляемые документы отрабатываются и направляются централизованно в день их поступления из структурных подразделений - исполнителей или не позднее следующего рабочего дня.

5.8.7. Не допускается направление или передача документов без их регистрации.

5.8.8. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

5.8.9. Электронные и бумажные копии документов направляются в соответствии с указателем рассылки (приложение 12 к настоящей Инструкции).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложение 11"

5.8.10. Во время принятия от исполнителей отправляемых документов работники структурного подразделения Министерства по вопросам делопроизводства обязаны проверить:

- правильность оформления документа (состав и размещение в нём всех реквизитов);

- наличие и правильность указания адреса;

- наличие на документе отметки о приложениях;

- наличие всех необходимых подписей на документе и в приложениях к нему;

- наличие виз на копии исходящего документа, которая остаётся в деле;

- наличие и полноту приложений;

- соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

5.8.11. Документы, которые направляются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (упаковку). На конверте проставляются регистрационные индексы всех документов, которые содержатся в конверте.

5.8.12. Структурные подразделения передают отправляемые документы и другие почтовые отправления в структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства до 15.00.

VI. Контроль за исполнением документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и надлежащего их выполнения.

6.2. Контроль осуществляется за своевременным исполнением Указов, распоряжений, поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Крым, Государственного Совета Республики Крым, документов, поступающих из других вышестоящих органов власти.

Организацию контроля за выполнением заданий, определённых в актах федеральных органов государственной власти, органов власти Республики Крым и поручениях высших должностных лиц, осуществляют заместители министра согласно распределению функциональных обязанностей.

6.3. Непосредственный контроль за выполнением документов возлагается на структурное подразделение Министерства по вопросам контроля.

В других структурных подразделениях Министерства непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет лицо, назначенное ответственным за делопроизводство.

6.4. Срок выполнения документа может устанавливаться в нормативном правовом акте, распорядительном документе или резолюции руководства Министерства.

Сроки выполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания (регистрации), а входящих - с даты поступления (регистрации).

Если последний день срока выполнения документа приходится на нерабочий день, последним днём срока выполнения документа считается день перед нерабочим днём.

Сроки могут быть типичными или индивидуальными.

Типичные сроки выполнения документов устанавливаются законодательством. Сроки выполнения основных документов приводятся в приложении 7 к настоящей Инструкции.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководством Министерства. Конечный срок выполнения указывается в тексте документа или резолюции.

6.5. Документы, в которых не указан срок исполнения, должны быть исполнены в течение тридцати календарных дней от даты регистрации документа корреспондентом, как входящей документации.

6.6. Если задание требует срочного выполнения, обязательно указывается конкретный конечный срок выполнения.

6.7. Соисполнители обязаны представлять предложения главному исполнителю в течение первой половины срока, отведённого для выполнения поручения, задания.

6.8. Индивидуальный срок выполнения документа может быть изменён по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия - должностного лица, которое его замещает.

При необходимости срок выполнения документа может быть продлён по обоснованной просьбе исполнителя, которая подаётся указанному должностному лицу не позднее, чем за пять дней до окончания установленного срока, а относительно документа, в котором не указан срок, - до окончания тридцатидневного календарного срока от даты его регистрации, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

6.9. В случае изменения сроков выполнения проставляется новый срок, дата и подпись. Соответствующие изменения вносятся в регистрационно-контрольную карточку. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлён, считаются невыполненными.

6.10. Взятие документа на контроль осуществляется на основании резолюции руководства Министерства. Резолюции с формулировками "Представить", "Внести", "Доложить", "Информировать", "Подготовить" считаются контрольными и обязательными к исполнению.

6.11. Контроль за выполнением документов включает взятие документов на контроль, определение форм и методов контроля, проверку хода своевременного доведения документов исполнителям, контроль за:

- состоянием выполнения,

- осуществлением учёта, сбора и проведением анализа промежуточной и итоговой информации по выполнению контрольных документов,

- выявлением причин невыполнения и/или несвоевременного выполнения контрольных документов,

- информированием руководства Министерства о ходе и результатах выполнения контрольных документов,

- снятием документов с контроля,

- направлением выполненного документа в дело.

6.12. Контроль за выполнением документов осуществляется с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных).

6.13. Проверка хода выполнения документов может проводиться на всех этапах и в любое время прохождения документа до окончания срока его выполнения (предварительный контроль с помощью напоминаний). Если в органе функционирует система электронного документооборота, исполнителю направляется электронное сообщение о запланированной дате выполнения документа.

После выполнения документ снимается с контроля. Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после выполнения заданий в полном объёме: запросов, уведомлений, представления информации о результатах, проведённой работы и тому подобное. Решение о снятии документа с контроля принимается органом власти (должностным лицом), которому дано контрольное поручение.

Данные о выполнении документа и снятии его с контроля вносятся в автоматизированную информационную систему (базу данных).

6.14. Датой выполнения заданий, определённых актами и поручениями Президента Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями, поручениями, протоколами совещаний Правительства Российской Федерации, письмами Администрации Президента Российской Федерации, письмами Управления Делами Президента Российской Федерации, письмами Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, парламентскими запросами Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросами членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, актами Государственного Совета Республики Крым, письмами Председателя Государственного Совета Республики Крым, обращениями и запросами депутатов Государственного Совета Республики Крым, обращениями комитетов Государственного Совета Республики Крым, которыми даны конкретные задания Министерству, письмами Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Крымском федеральном округе (касающимися выполнения актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации), актами и поручениями Совета министров, Главы Республики Крым, а, в случае, если Глава Республики Крым не совмещает свою должность с должностью Председателя Совета министров - Председателя Совета министров, считается дата регистрации соответствующих ответов в структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства.

Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлён, считаются неисполненными.

6.15. Информация о результатах выполнения, взятых на контроль документов, обобщается ежеквартально и подаётся заместителю министра, который курирует данное направление деятельности, в виде сведений о выполнении документов. Еженедельно структурное подразделение Министерства по вопросам контроля представляет заместителю министра, который курирует данное направление деятельности, информацию по неисполненным документам за прошедшую неделю.

6.16. Служба делопроизводства Министерства анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

- в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 - 5 дней до окончания срока исполнения документа);

- раз в месяц и по окончании года руководству Министерства и руководителям структурных подразделений направляет отчёты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, - по отдельным исполнителям.

VII. Организация работы исполнителя с документами

7.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства Министерства и руководителя подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.2. Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюциями руководства, передаются руководителю подразделения. Если документ, поступивший на исполнение в подразделение, не имеет отношения к компетенции подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его в Службу делопроизводства для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).

7.3. Исполнение документа предусматривает:

- сбор и анализ необходимой информации;

- подготовку проекта документа и его оформление;

- согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, при необходимости - повторное согласование;

- подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций;

- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

- подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело.

7.4. При направлении документа нескольким исполнителям, ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции ответственным исполнителем.

7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю, в установленные им сроки, необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя подразделения передаётся другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю подразделения для внесения изменений в СЭД или иную регистрационно-учётную форму.

7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или по его указанию - вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, по акту приёма-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы и работником, принявшим документы).

7.8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.

Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке Министерства установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии.

При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись руководителю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), должность, фамилия лица, давшего замечание, принято или отклонено замечание (если замечание отклонено, - причину отклонения).

7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией по делопроизводству, передаёт для регистрации и отправки и/или включения в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.

7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VIII. Формирование документального фонда организации

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях организации.

8.1.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

8.1.3. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе в определённом году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

8.1.4. Номенклатура дел предназначена для установления в учреждении единственного порядка формирования дел, обеспечения их учёта, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения.

8.1.5. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 9 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (приложение 10 к настоящей Инструкции).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "(приложение 8 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (приложение 9 к настоящей Инструкции)"

Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается не позднее 15 ноября текущего года должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Министерства, на основании документов по всем вопросам его деятельности с привлечением специалистов, которые работают в подразделении.

Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить её в структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства.

Сводная номенклатура дел Министерства составляется структурным подразделением по вопросам делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел Министерства подписывается руководителем структурного подразделения Министерства по вопросам делопроизводства.

Методическая помощь в составлении номенклатур дел предоставляется Государственным комитетом по делам архивов Республики Крым.

8.1.6. Сводная номенклатура дел согласовывается экспертной комиссией Министерства (далее - ЭК Министерства), затем согласовывается Экспертно - проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее - ЭПК Госкомархива) один раз в пять лет или безотлагательно в случае изменения структуры, функций и характера работы Министерства, после чего утверждается заместителем министра, который курирует данное направление деятельности.

8.1.7. Сводная номенклатура дел Министерства составляется в четырёх экземплярах, на каждом из которых должен быть заполненный гриф согласования с Государственным комитетом по делам архивов Республики Крым.

Первый (неприкасаемый) экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в управлении по делопроизводству Министерства, второй - используется данным управлением, как рабочий экземпляр; третий - передаётся в архив Министерства для осуществления контроля за формированием дел в структурных подразделениях; четвёртый - направляется в соответствующее архивное учреждение, источником комплектования которого является Министерство.

Структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел, утверждённой руководством Министерства, для использования в работе.

8.1.8. Сводная номенклатура дел Министерства ежегодно (не позднее декабря) уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.9. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Министерства и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учётные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.

8.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

- в графе 1 проставляется индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения Министерства и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например: 06-12, где 06

- индекс самостоятельного отдела, 12 - порядковый номер дела, или 04.1-07, где 04.1 - индекс отдела в составе управления, 07 - порядковый номер дела.

При наличии в деле томов (частей) индекс ставится на каждом томе, например: т. 1, т. 2 и тому подобное.

Дела по вопросам, неразрешённым в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включённых в разные разделы.

Если в течение года в деятельности Министерства образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера для вновь заводимых дел.

В графу 2 включаются заглавия дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко в сжатой обобщённой форме отображать состав и содержание документов дела.

При формулировке заглавий дел учитываются такие признаки формирования дел, как номинальная, авторская, корреспондентская, предметно-вопросительная, хронологическая, географическая. Документы формируются в дела на основе отдельного признака или соединения признаков.

В заголовках личных (персональных) и других дел, которые содержат документы по одному вопросу, связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин "дело", например: "Личное дело", "Персональное дело".

В заголовках дел, которые содержат документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин "документы", а после него в скобках отмечаются основные виды документов дела, например: "Документы (планы, анкеты, справки) о проведении осмотра состояния делопроизводства и архивного дела в высших учебных заведениях".

8.1.11. Термин "документы" употребляется также в заголовках дел, которые содержат документы-приложения к какому-либо нормативно-правовому акту или распорядительному документу органа.

В заголовках дел, предназначенных для группирования документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов, например: "Протоколы заседаний коллегии Министерства".

В заголовках дел, которые содержат переписку, указываются корреспондент и краткое содержание документов, например: "Переписка с Министерством финансов об утверждении и изменении штатного расписания".

В заголовках дел, которые содержат переписку с корреспондентами, однородными по характеру деятельности, такие корреспонденты не перечисляются, а указывается их обобщённое наименование, например: "Переписка с органами местного самоуправления по вопросам обеспечения социальной защиты населения".

В заголовках дел, которые содержат переписку с разными корреспондентами, такие корреспонденты не указываются, например: "Переписка об организации семинара по повышению квалификации работников кадровых служб".

В заголовках дел, которые содержат планово-отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, полугодие, год), в котором планируется создание документов, или период их фактического выполнения, например:

1. "План основных организационных мероприятий на 2014 год";

2. "Отчёт об использовании бюджетных средств за 2014 год".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, формулируется общий заголовок дела, а потом в случае необходимости - заглавие каждого дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При размещении заглавий дел в номенклатуре учитывается важность документов, включённых в дело, их взаимосвязь. В начале размещаются заголовки дел, содержащие документы, которые поступили от органов высшего уровня, далее - содержащие организационно-распорядительную документацию, планово - отчётную документацию, переписку, учётно-справочные виды документов. В каждой из этих групп документы также размещаются с учётом важности и сроков хранения.

Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объёма в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Т. 1. 11.01.2017 -

30.06.2017

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объёма, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

8.1.12. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы: "Электронные документы. СЭД "Канцелярия", БД "Служебные записки".

8.1.13. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведённых дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений Министерства.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Министерства, передаются в архив Министерства, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

8.2. Формирование дел

8.2.1. Формирование дел - это группирование выполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.2. При формировании дел следует придерживаться следующих общих правил:

- вкладывать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

- группировать в дела документы, исполненные в течение одного календарного года, за исключением переходящих дел (ведутся в течение нескольких лет), личных дел;

- вкладывать в дела только оригиналы или в случае их отсутствия - заверенные в установленном порядке копии документов;

- не допускать вложения в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, которые подлежат возврату;

- группировать отдельно в дела документы постоянного и временного хранения;

- по объёму дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объёма заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2";

- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

- приложения помещаются вместе с основными документами;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

8.2.3. Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с приложениями, относящимися к ним. Документы, которые являются основанием к распорядительным документам, включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Протоколы заседаний коллегии Министерства группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям коллегии Министерства систематизируются по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, - по повестке дня заседания.

Поручение учреждений высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируются в дела по направлениям деятельности Министерства. При небольшом количестве таких документов они группируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются по дате поручений.

Локальные нормативные акты, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

8.2.4. Приказы по основной деятельности (в том числе по административно-хозяйственной деятельности) группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по командировкам.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

8.2.5. Личные дела сотрудников Министерства формируются структурным подразделением Министерства по кадровым вопросам в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела". Личные дела уволенных сотрудников Министерства передаются в архив Министерства по истечении двух лет со дня увольнения.

8.2.6. Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.7. Расчётно-платёжные сведения (лицевые счета) работников систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а сведения на выплату денег (сведения о начислении заработной платы) должны быть сформированы помесячно за год.

8.2.8. Методическое руководство и контроль за формированием дел в Министерстве и его структурных подразделениях осуществляются структурным подразделением Министерства по вопросам делопроизводства.

8.2.9. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены.

8.3. Хранение документов

8.3.1. Документы со времени создания (поступления) и до передачи в архив Министерства хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Министерства и работники, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел.

8.3.2. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение 13 к настоящей Инструкции). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле и проставляется пометка "В архив", которая заверяется подписью руководителя структурного подразделения Министерства. Внутренняя опись в дело не подшивается. Если дело уже подшито или переплетено без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Для дел переписки временного (до 10 лет) срока хранения составляется краткий перечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов, включённых в дело.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложение 12 к настоящей Инструкции"

8.3.3. В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются. Для повышения оперативности розыска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел.

На корешках обложек дел отмечаются индексы по номенклатуре.

8.3.4. Временная выдача дел работникам структурных подразделений осуществляется с разрешения структурного подразделения Министерства по вопросам делопроизводства, другим учреждениям - по письменному разрешению руководства Министерства. На выданное дело составляется карточка - заменитель. В карточке указывается наименование структурного подразделения, индекс дела, заглавие дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.

8.3.5. Временное предоставление дел осуществляется не более, чем на один месяц.

8.3.6. Изъятие документов из дела постоянного хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документов допускается с разрешение руководства Министерства с обязательным оставлением в деле, заверенных должным образом копий и составлением акта о выдаче подлинника.

Для обеспечения сохранности, учёта документов и дел структурного подразделения, с целью организации доступа к ним проводится комплекс работ:

- создание оптимальных условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или в специальных помещениях; отведённых для этой цели: в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учёта и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении в случаях:

- перед передачей документов в архив Министерства;

- при перемещении дел;

- при смене руководителя структурного подразделения, руководителя структурного подразделения Министерства по вопросам делопроизводства;

- при реорганизации и ликвидации Министерства или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путём сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путём их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не даёт результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства.

8.3.7. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом структурным подразделением Министерства по вопросам делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в трёх экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства и структурном подразделении; экземпляр акта представляется в архив Министерства при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

8.4. Экспертиза ценности документов

8.4.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает, наряду с формированием и оформлением дел, работу по проведению экспертизы ценности документов, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза ценности документов проводится на основании:

- Закона Республики Крым от 14.08.2014 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым";

- типового перечня документов с указанием сроков их хранения;

- номенклатуры дел в Министерстве;

- нормативно-методических документов Госкомархива.

8.4.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится на стадии делопроизводства:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив Министерства;

- в структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства;

- в процессе подготовки к передаче дел на государственное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Министерстве создаётся ЭК Министерства.

8.4.3. ЭК Министерства создаётся приказом за подписью министра из числа наиболее квалифицированных и опытных работников в количестве не менее трёх человек. В состав ЭК Министерства в обязательном порядке включается специалист по работе с архивными документами, выполняющий функцию секретаря ЭК Министерства. Председателем ЭК Министерства назначается заместитель министра, курирующий данное направление деятельности.

Задачи, функции и права ЭК Министерства, порядок её работы определяются положением, которое утверждается министром. Положение об ЭК Министерства до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Госкомархива.

8.4.4. Основными задачами ЭК Министерства являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Министерства;

- организация, проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в соответствующее архивное учреждение.

8.4.5. Основными функциями ЭК Министерства являются:

- организация ежегодного отбора дел для передачи на государственное хранение и для выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- рассмотрение и вынесение на согласование ЭПК Госкомархива проектов номенклатур дел Министерства, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК Госкомархива предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в Министерстве.

8.4.6. ЭК Министерства проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Заседания ЭК Министерства протоколируются. Решения ЭК Министерства вступают в силу после утверждения министром.

8.4.7. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, совместно с членами ЭК Министерства под методическим руководством Госкомархива.

8.4.8. Проведение экспертизы ценности документов заключается во всестороннем их изучении с целью внесения в Архивный фонд Республики Крым или исключения из него и установления сроков хранения документов, которые не подлежат внесению в Архивный фонд Республики Крым.

8.4.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства, отбор документов с временными (до 10 лет) сроками хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Министерства, правильность определения сроков хранения дел.

8.4.10. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства, путём полистного просмотра дел.

8.4.11. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, незаверенные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными (до 10 лет) сроками хранения. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из состава этих дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел с отметкой "ЭПК", содержащих оставшиеся в них документы временного (до 10 лет) хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Министерства. Подшивка, вновь сформированных дел, производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Должностное лицо Министерства по работе с архивными документами проводит экспертизу ценности документов, поступивших при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством Госкомархива.

8.4.12. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы их ценности, которая проводится ЭК Министерства. На первом этапе экспертизы электронных документов специалист по работе с архивными документами, совместно со структурным подразделением Министерства по вопросам обеспечения работы автоматизированных систем и программного обеспечения, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное (до 10 лет) хранение, перечень утверждается ЭК Министерства.

8.4.13. Подготовка электронных документов к передаче должностному лицу Министерства по работе с архивными документами состоит из следующих этапов:

- проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи должностному лицу Министерства по работе с архивными документами;

- запись электронных документов на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание электронных документов;

- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

- подготовка комплекта сопроводительной документации.

8.4.14. По результатам экспертизы ценности документов в Министерстве составляются опись дел постоянного (приложение 14 к настоящей Инструкции), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 14 к настоящей Инструкции) и по личному составу (приложение 14 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 11 к настоящей Инструкции).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "(приложение 13 к настоящей Инструкции), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 12 к настоящей Инструкции) и по личному составу (приложение 13 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 10 к настоящей Инструкции)"

Должностным лицом Министерства по работе с архивными документами в зависимости от состава и объёма электронных документов, отнесённых к составу Архивного фонда Республики Крым, составляются архивные описи электронных документов постоянного хранения, по личному составу

8.4.15. Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается.

8.4.16. По результатам экспертизы ценности документов в Министерстве составляется опись дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам и акт об изъятии для уничтожения документов, не внесённых в Архивный фонд Республики Крым (приложение 11 к настоящей Инструкции).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложение 11"

Такие акты вместе с описью дел постоянного хранения и по кадровым вопросам представляются в установленном порядке на рассмотрение экспертно-проверяющей комиссии Государственного комитета по делам архивов Республики Крым. Согласованные акты утверждаются руководством Министерства, после чего документы уничтожаются.

8.5. Составление описи дел

8.5.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учёта и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. В случае ликвидации или реорганизации Министерства такие описи составляются обязательно.

8.5.2. ЭПК Госкомархива утверждает описи на дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу. Указанные описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК Министерства одновременно. Согласованные ЭК Министерства описи и акты утверждаются заместителем министра, который курирует данную сферу деятельности, только после утверждения ЭПК Госкомархива описей дел постоянного хранения, после чего Министерство имеет право уничтожать дела, включённые в указанные акты.

8.5.3. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, если предусмотренный для них срок хранения истёк 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2013 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2017 года.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений Министерства, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесённых к данной группе.

8.5.4. Госкомархив проверяет правильность отбора на постоянное хранение и, при необходимости, имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное (до 10 лет) хранение или к уничтожению.

8.5.5. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приёмно-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Дела и документы, включённые в акт о выделении дел к уничтожению, могут быть уничтожены в установленном порядке и другими способами, о чём должна быть составлена соответствующая справка и заполнен соответствующий раздел акта.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за делопроизводство, и дата. Например: "Уничтожено. См. акт от ____________ N ___________________. Инициалы, фамилия".

8.5.6. В конце описи делается итоговая запись с указанием количества (цифрами и словами) дел, которые учитываются по описи, первый и последний номера дел по описи, а также обусловливаются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). В годовой раздел описи дел вносятся также дела, не завершённые структурными подразделениями в течение календарного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого последующего года, в течение которого дела продолжались в делопроизводстве, указывается: "Документы по этому вопросу см. также в разделе за ______________ год, N ________________".

8.5.7. Для обеспечения комплектования архива Министерства на все завершённые в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи документов, поступающих должностному лицу Министерства по работе с архивными документами. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. В каждом структурном подразделении Министерства описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством структурного подразделения Министерства по работе с архивными документами. По этим описям документы передаются должностному лицу Министерства по работе с архивными документами.

8.5.8. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Министерства, которую готовит должностное лицо Министерства по работе с архивными документами. Согласно сводной описи Министерства сдаются дела на постоянное хранение в соответствующее архивное учреждение.

Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации.

При составлении описи электронных дел в опись включаются:

- порядковый номер электронного дела по описи;

- индекс электронного дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- срок хранения дела;

- объём электронного дела в Мб;

- примечания.

8.5.9. В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включённых в каждое электронное дело.

8.5.10. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при её наличии) и структурным подразделением Министерства по вопросам делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

Описи дел структурного подразделения Министерства (приложение 14 к настоящей Инструкции) составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передаётся вместе с делами в архив Министерства, а второй остаётся в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив Министерства также передаётся по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложение 13"

8.5.11. Для учёта документов определённых категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учёт которых вызван спецификой документации, включённой в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов (приложение 13 к настоящей Инструкции).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложение 12"

Внутренняя опись документов дела составляется также на объёмные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учёта и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество, включённых в неё документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

8.5.12. Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.5.13. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твёрдые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учётом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплёту) проверяется правильность их формирования, оформления, а все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплёты из документов удаляются.

8.5.14. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твёрдых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

Подготовка электронных документов к передаче в архив Министерства осуществляется структурным подразделением Министерства - владельцем соответствующей информационной системы совместно с подразделением (специалистом), обеспечивающим функционирование информационной системы.

8.5.15. Передача электронных документов в архив Министерства производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве Министерства информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передаёт их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.5.16. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях Министерства составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, установленной Правилами хранения.

8.5.17. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей, каждый том или часть вносятся в опись под отдельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;

- порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию со структурным подразделением Министерства по работе с архивными документами;

- графы описи оформляются в соответствии со сведениями, указанными на обложке (титульном листе) дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описания "Примечание" используется для отметок о приёме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Министерства со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий документов и т.п.

8.5.18. Опись дел структурного подразделения Министерства подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем структурного подразделения Министерства по вопросам делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения Министерства.

8.5.19. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными (до 10 лет) сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причём только после сверки их со сводной номенклатурой за тот год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию, если обнаружено, что дело сформировано неправильно.

8.5.20. Заголовки дел, включённые в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесённых изменений.

8.5.21. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - оглавление, указатели, список сокращённых слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

8.5.22. В конце описи, вслед за последней описательной статьёй, заполняется итоговая запись с указанием количества (цифрами и прописью дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

8.5.23. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется не менее чем в трёх экземплярах.

8.5.24. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК Министерства, в случае согласования в грифе согласования описи указывается дата и номер протокола ЭК Министерства. Согласованные годовые разделы сводной описи направляются на рассмотрение ЭПК Госкомархива в сроки, установленные графиком предоставления описей дел на рассмотрение ЭПК, но не позднее чем через два года.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК Госкомархива допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

После утверждения годового раздела описи ЭПК Госкомархива, раздел утверждается руководством Министерства, затем первый экземпляр годового раздела в качестве контрольного передаётся в соответствующее архивное учреждение, второй прилагается к протоколу ЭК Министерства, третий остаётся у должностного лица Министерства по работе с архивными документами.

8.5.25. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в деятельности структурных подразделений Министерства. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствуют систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление и список сокращённых слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, одобряется ЭК Министерства и утверждается заместителем министра, который курирует данный вопрос.

8.5.26. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трёх экземплярах, подписывается составителем, заверяется руководителем структурного подразделения Министерства по кадровым вопросам и одобряется ЭК Министерства, согласовывается с ЭПК Госкомархива, после чего утверждается министром.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за этот период.

Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК Министерства одновременно с описями дел.

Акты о выделении дел Министерства к уничтожению хранятся постоянно.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается министром после утверждения ЭПК архивного учреждения, государственного или муниципального архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

8.5.27. Опись дел структурного подразделения Министерства подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с подразделением Министерства по вопросам делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.

8.5.28. Опись дел структурного подразделения Министерства составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с делами в архив Министерства, а другой остаётся как контрольный экземпляр в структурном подразделении.

8.5.29. На основании описей дел структурных подразделений архив Министерства готовит сводные описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

8.5.30. Сводные описи дел постоянного хранения составляются в четырёх экземплярах, которые (после согласования Экспертной комиссией Министерства) в установленном порядке предоставляются для утверждения в Экспертно-проверочную комиссию Госкомархива Республики Крым, после чего утверждаются руководством Министерства. Один экземпляр, утверждённой описи, предоставляется в соответствующее архивное учреждение Республики Крым.

8.5.31. Сводные описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения составляются в двух экземплярах, согласовываются Экспертной комиссией Министерства и утверждаются руководством Министерства.

8.5.32. Сводные описи дел по личному составу составляются в трёх экземплярах, подписываются составителем, согласовываются Экспертной комиссией Министерства, рассматриваются Экспертно-проверочной комиссией Госкомархива Республики Крым, после чего утверждаются руководством Министерства. Один экземпляр сводной описи по личному составу предоставляется в соответствующее архивное учреждение Республик и Крым.

8.5.33. Подразделение Министерства по вопросам делопроизводства (в обязательном порядке) должно в установленные законодательством сроки:

- описывать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу - через два года после завершения дел в делопроизводстве,

- передавать документы постоянного хранения согласно утвержденным описями дел в соответствующее архивное учреждение Республики Крым, источником комплектования которого является Министерство.

8.6. Оформление дел

8.6.1. Оформление дел проводится в структурных подразделениях Министерства по месту формирования документов в дела.

8.6.2. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

- оформление реквизитов обложки дела по форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела;

- подшивку и переплёт дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения.

8.6.3. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела, в соответствии с номенклатурой дел организации, заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

8.6.4. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

- наименование вышестоящей организации (организации - учредителя); наименование организации - источника комплектования государственного архива;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- номер тома (части);

- заголовок дела (тома, части);

- крайние даты дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого выступает организация.

8.6.5. При оформлении обложки дела:

- наименование Министерства указывается полностью (в именительном падеже), с указанием официально принятого сокращённого наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утверждённой структурой Министерства;

- индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел Министерства;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел Министерства (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

- даты дела (год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования Министерства или подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование Министерства (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

8.6.6. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчёты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приёме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

8.6.7. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования организации и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

8.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, всё дело нумеруется заново. При этом старые номера зачёркиваются, а рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.6.9. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист - заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе - заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа - заверителя, то составленный лист - заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

8.7. Порядок передачи дел в архив Министерства

8.7.1. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу передаются в архив Министерства не позднее трёх лет после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится по описям дел.

При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

- конвертация электронного документа в формат архивного документа согласно Правилам хранения;

- формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

- формирование описи электронных дел (документов структурного подразделения);

- миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по информационно - коммуникационным каналам;

- проверка воспроизводимости электронных документов;

- проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

- подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации.

8.7.2. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами (без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах).

8.7.3. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководством Министерства.

8.7.4. Приём-передача каждого дела осуществляется лицом, ответственным за ведение архива в присутствии работника структурного подразделения, который передаёт упорядоченные и оформленные дела.

В конце каждого экземпляра описи лицо, ответственное за ведение архива расписывается в принятии дел с обязательным указанием количества (цифрами и прописью), переданных дел и проставляет дату. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включённого в неё, делается отметка о наличии дела. При обнаружении отсутствия дел составляется акт. При приёме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

8.7.5. Сверенные с описью дела увязываются в архивные связки толщиной до 20 см.

Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

8.7.6. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства по описи.

В конце каждого экземпляра описи работник архивного подразделения или лицо, ответственное за ведение архива, расписывается в принятии дел с обязательным указанием количества (цифрами и словами) переданных дел и проставляет дату. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, все другие остаются в структурном подразделении Министерства по работе с архивными документами.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, лицо, ответственное за организацию делопроизводства в подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все документы в дела, оформляет дела и передаёт их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описи дел и номенклатуре.

8.7.7. Министерство обеспечивает хранение архивных документов и передачу документов, которые принадлежат Архивному фонду Республики Крым, после окончания установленных предельных сроков их хранения в архиве Министерства для постоянного хранения в соответствующее государственное архивное учреждение Республики Крым.

IX. Организация доступа к документам и их использования

9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства, структурных подразделениях Министерства работникам других подразделений (для ознакомления и (или) для временного использования в работе) производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ), а также - с разрешения руководителя структурного подразделения Министерства по вопросам делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются.

9.2. Дела и документы выдаются во временное пользование работникам Министерства на срок не более одного месяца.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения министра или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.

При необходимости, срок использования документов может быть продлён.

9.3. В письменном запросе работников Министерства о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приёме дела.

9.5. На место изъятого подлинника документа, работник структурного подразделения Министерства по вопросам делопроизводства или ответственное лицо за делопроизводство в структурном подразделении вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приёме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.

9.6. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов.

9.7. Порядок доступа работников Министерства к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами Министерства, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, в соответствии с персональными учётными записями работников в СЭД или иной информационной системе.

9.8. Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ (или иным образом).

9.9. В структурном подразделении Министерства по вопросам делопроизводства и структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведётся учёт выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

9.10. Работники Министерства обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций.

9.11. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности Министерства, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9.12. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения министра или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

9.13. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями Министерства и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

9.14. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

9.15. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещённая в дело вместо подлинника, изымается.

X. Изготовление, учёт, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей

10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются структурным подразделением Министерства по вопросам делопроизводства. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются настоящей Инструкцией по делопроизводству в Министерстве.

10.2. Образцы бланков документов утверждаются настоящей Инструкцией по делопроизводству в Министерстве.

10.3. В Министерстве для подготовки документов могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.

Министерство вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утверждённых министром.

10.4. Бланки организационно - распорядительных документов, применяемые в Министерстве, не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.

10.5. Структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства:

- оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии;

- осуществляет хранение бланков организационно - распорядительных документов и выдачу их в структурные подразделения Министерства;

- осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов.

10.6. В Министерстве в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" и Положением о Министерстве используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - печать организации).

В Министерстве также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.

В Министерстве может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью министра и иных должностных лиц.

Порядок использования штампов с факсимильной подписью министра и иных должностных лиц, виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается приказом Министерства.

10.7. Печать Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

10.8. Печати и штампы Министерства изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления структурными подразделениями Министерства и её работниками, возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает министр.

Если печать Министерства используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при её изготовлении.

10.9. Печатью Министерства заверяют подлинность подписи министра и иных уполномоченных им лиц на документах и копиях.

10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение, под подпись в журнале учёта печатей и штампов. Учёт печатей и штампов Министерства ведёт структурное подразделение Министерства по материально-техническому обеспечению и охране труда.

10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы Министерства возможен в исключительных случаях по решению руководства Министерства (например, при подписании договоров).

10.13. Структурное подразделение Министерства по материально-техническому обеспечению и охране труда ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Министерства.

10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в структурное подразделение Министерства по материально-техническому обеспечению и охране труда, на которое возложен учёт печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учёта печатей и штампов.

10.15. Для обмена электронными документами посредством СЭД в Министерстве должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников Министерства - владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей определяет министр.

10.16. При передаче Министерством электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в Министерстве и его структурных подразделениях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее - электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

10.17. Электронный документ в СЭД Министерства, подписанный электронной подписью, признаётся равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

- ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

- подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

- дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

- электронная подпись используется в соответствии с установленным в Министерстве распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками.

10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в СЭД должен осуществлять администратор СЭД.

10.19. Отдел материально-технического обеспечения и охраны труда ведёт учёт ключей электронных подписей в специальном журнале.

10.20. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале.

Виды электронных подписей, используемых в Министерстве, устанавливаются Министерством и закрепляются в приказе.

10.21. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется согласно порядку, утверждённому локальным нормативным актом Министерства, устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами.

10.22. Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заместитель министра экологии и природных ресурсов Республики Крым

Н.А. Сологуб