Приложение 1. Требования к оформлению документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству в
Министерстве экологии и природных
Ресурсов Республики Крым

Требования
к оформлению документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств

1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. Для печатания текста документов используется шрифт Times New Roman размером 14 печатных пунктов. Разрешается использовать шрифт размером 8 - 12 печатных пунктов для реквизита "Фамилия исполнителя и номер его телефона", сносок, объяснительных надписей к отдельным элементам текста документа или его реквизитов и тому подобное. При составлении служебных писем, таблиц, анкет допускается использование шрифтов: Arial N 12 - 13; Verdana N 12 - 13; Calibri N 14. При подготовке документов допускается выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту", "подпись" полужирным шрифтом (прямой или курсив).

2. Текст документов на бумаге формата А4 (210 х 297 миллиметров) рекомендовано печатать через 1 - 1,5 межстрочных интервала (тексты приказов - через 1), а формата А5 (148 х 210 миллиметров) - через 1 межстрочный интервал. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования" отделяются один от другого через 1-1,5 межстрочный интервал. Реквизиты документа отделяются один от другого через 1,5-3 межстрочных интервала.

3. Название вида документа печатается большими буквами.

4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки названия должности.

5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита текста) - 75 миллиметров. Если заглавие к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его разрешается продолжать до границы правого поля. Точка в конце заглавия не ставится.

6. Во время оформления документов следует придерживаться таких отступов от границы левого поля документа: 1.25 см. - для абзацев в тексте; 92 миллиметра - для реквизита "Адресат". Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Документы длительного хранения (например: приказы по основной деятельности и личному составу) должны иметь левое поле не менее 30 мм.

7. Не делается отступ от границы левого поля для реквизитов "Дата документа", "Заголовок к тексту документа", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка о выполнении документа и направления его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", удостоверения надписи "Согласно оригиналу", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "приказываю", "ОБЯЗЫВАЮ".

8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они размещаются на одном уровне вертикальными строками. Первый гриф - от границы левого поля; второй - через 104 миллиметра от границы левого поля. Если в тексте документа содержится ссылка на приложения или на документ, который стал основанием для его издания, слова "Приложение" и "Основание" печатаются от границы левого поля, а текст к ним - через 1 межстрочный интервал.

9. При создании документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля документа на расстоянии не мене 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без указания слова "страница" и знаков препинания, с цифры 2. Первая страница не нумеруется.

10. Текст документов постоянного хранения печатается на одной стороне листа.

При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.