Приказ Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области от 20 марта 2019 г. N 36-П "Об утверждении Положения об архиве Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области"

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации" и Положением об Управлении делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области, утвержденным постановлением Правительства Московской области от 08.11.2013 N 927/48 "Об утверждении Положения об Управлении делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области и внесении изменений в постановление Правительства Московской области от 30.05.2012 N 776/18 "Об Управлении делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области", приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области.

2. Отделу организационного обеспечения и мобилизационной работы Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Управляющего делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области Жидикова С.В.

Управляющий делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области

Р.Н. Мамедов

Утверждено

приказом Управления делами

Губернатора Московской области

и Правительства Московской области

от 20 марта 2019 г. N 36-П

Положение
об архиве Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области

I. Общие положения

1. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Администрации Губернатора Московской области, Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее - Управление делами), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относятся к составу Архивного фонда Московской области (далее - документы Архивного фонда Московской области) и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее - ГКУ МО ЦГАМО).

В соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области уничтожение документов Архивного фонда Московской области запрещается.

2. Управление делами осуществляет хранение, комплектование, учет, использование и обеспечивает сохранность документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, в соответствии с Положением об Управлении делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области, утвержденным постановлением Правительства Московской области от 08.11.2013 N 927/48 "Об утверждении Положения об Управлении делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области и внесении изменений в постановление Правительства Московской области от 30.05.2012 N 776/18 "Об Управлении делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области".

Документы Архивного фонда Московской области хранятся в Управлении делами временно, в течение срока, установленного Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" - Шлет, затем передаются на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО.

Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, Администрации Губернатора Московской области, Управления делами хранятся в Управлении делами до их уничтожения в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Упорядоченные документы по личному составу при отсутствии необходимых условий для обеспечения их сохранности по согласованию с Главным архивным управлением Московской области могут быть досрочно переданы на хранение в государственное бюджетное учреждение Московской области "Московский областной архивный центр" (далее - ГБУ МО МОАЦ).

3. Управление делами обеспечивает отбор, подготовку и передачу документов Архивного фонда Московской области в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО в соответствии с утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила).

4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов Архивного фонда Московской области в ГКУ МО ЦГАМО, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются силами и за счет средств Управления делами.

5. За утрату и порчу документов Архивного фонда Московской области должностные лица Администрации Губернатора Московской области, Управления делами несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

6. Архив Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее - архив Управления делами) создан для хранения, комплектования, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов Администрации Губернатора Московской области, Управления делами (далее - ведение архива Управления делами).

7. Управление делами обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет архиву Управления делами помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов.

8. Положение об архиве Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее - Положение) утверждается и вводится в действие приказом Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области после согласования с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Главного архивного управления Московской области.

9. Ведение архива Управления делами осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами Московской области в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными правовыми актами Управления делами, настоящим Положением.

10. Функции по ведению архива Управления делами возлагаются на структурное подразделение Управления делами, осуществляющее документационное обеспечение деятельности Управления делами.

Обязанности работника, ответственного за ведение архива, определяются должностным регламентом или должностной инструкцией, утвержденными в установленном порядке.

II. Состав документов архива Управления делами

11. Подлежат хранению в архиве Управления делами следующие документы, образовавшиеся в процессе деятельности Администрации Губернатора Московской области, Управления делами:

1) документы постоянного хранения, отнесенные к составу Архивного фонда Московской области, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео-, фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников;

2) документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу Администрации Губернатора Московской области, Управления делами;

3) документы по личному составу фонда Администрации Московской области;

4) фонды пользования документов Администрации Губернатора Московской области, Управления делами;

5) справочно-поисковые средства к хранящимся в архиве Управления делами документам и учетные документы архива Управления делами.

III. Задачи и функции архива Управления делами

12. К основным задачам архива Управления делами относятся:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II Положения;

2) комплектование архива Управления делами документами, образовавшимися в процессе деятельности Администрации Губернатора Московской области, Управления делами;

3) учет документов, находящихся на хранении в архиве Управления делами;

4) использование документов, находящихся на хранении в архиве Управления делами;

5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Московской области на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО;

6) осуществление методического руководства и контроля за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации Губернатора Московской области, Управления делами и своевременной передачей их в архив Управления делами;

7) осуществление методического руководства и контроля за формированием и оформлением дел в организациях, находящихся в ведомственном подчинении Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, не являющихся источниками комплектования ГКУ МО ЦГАМО (далее - подведомственные организации).

13. В соответствии с возложенными на него задачами архив Управления делами осуществляет следующие функции:

1) прием не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве, документов структурных подразделений Администрации Губернатора Московской области, Управления делами в соответствии с утвержденным графиком;

2) организация учета документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Управления делами;

3) ежегодное представление в ГКУ МО ЦГАМО учетных сведений об объеме и составе хранящихся в архиве Управления делами документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Московской области;

4) систематизация и размещение документов, поступающих на хранение в архив Управления делами;

5) подготовка и представление:

на рассмотрение и согласование Центральной экспертной комиссии Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее - ЦЭК) описей дел постоянного хранения, описей электронных дел, документов постоянного хранения, описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей дел по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, описей дел по личному составу подведомственных организаций, актов о выделении к уничтожению документов подведомственных организаций, не подлежащих хранению;

на утверждение ЭПК Главного архивного управления Московской области описей дел постоянного хранения, описей электронных дел, документов постоянного хранения;

на согласование ЭПК Главного архивного управления Московской области описей дел по личному составу; а также актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

на утверждение Управляющему делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее - Управляющий делами) описей дел постоянного хранения, описей электронных дел, документов постоянного хранения, описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей дел по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденных (согласованных) ЭПК Главного архивного управления Московской области;

6) подготовка и передача документов Архивного фонда Московской области на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО;

7) организация и проведение экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Управления делами, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Московской области, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению, организация работы по уничтожению документов;

8) проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Управления делами, проведение проверки наличия и состояния документов в архиве Управления делами;

9) организация информирования руководства и работников Администрации Губернатора Московской области, Управления делами о составе и содержании документов архива Управления делами;

10) информирование пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

11) организация выдачи документов и дел во временное пользование в установленном порядке, предоставление копий документов, хранящихся в архиве Управления делами, в том числе в форме электронных документов, в целях служебного и практического использования;

12) исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера, выдача в установленном порядке архивных копий документов, архивных выписок и архивных справок;

13) ведение учета использования документов, хранящихся в архиве Управления делами, в том числе выдачи документов и дел во временное пользование, выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов;

14) организация использования фондов пользования документов Администрации Губернатора Московской области, Управления делами;

15) методическое руководство и контроль, в рамках работы ЦЭК, за учетом и использованием документов по личному составу в подведомственных организациях;

16) осуществление ведения справочно-поисковых средств к документам архива Управления делами;

17) составление номенклатуры дел Управления делами по установленной форме на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел;

18) организация переплета архивных документов и документов, необходимых в практической деятельности, по заявкам структурных подразделений Администрации Губернатора Московской области, Управления делами;

19) участие в разработке документов по вопросам архивного дела и делопроизводства в Управлении делами;

20) оказание методической помощи:

структурным подразделениям Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, подведомственным организациям в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

структурным подразделениям Администрации Губернатора Московской области, Управления делами в подготовке документов к передаче в архив Управления делами.

IV. Организация хранения документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов в архиве Управления делами

14. Документы Архивного фонда Московской области, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в процессе деятельности Администрации Губернатора Московской области, Управления делами составляют архивный фонд, который подлежит хранению в архиве Управления делами.

15. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения не подлежат передаче в архив Управления делами. Они хранятся в структурных подразделениях Администрации Губернатора Московской области, Управления делами и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном Правилами порядке.

16. Сохранность документов в архиве Управления делами обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

17. Комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива Управления делами включает в себя:

предоставление помещения, оснащенного специальным оборудованием для размещения и хранения документов;

обеспечение нормативных условий хранения документов;

выполнение требований к размещению документов;

проверка наличия и состояния документов.

18. Все поступающие в архив Управления делами документы размещаются на металлических стеллажах или в шкафах в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск документов.

Электронные документы на физически обособленных носителях должны размещаться отдельно от других документов.

Все помещения архива Управления делами, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

19. В процессе хранения электронных документов в архиве Управления делами не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов.

20. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях создается фонд пользования электронных документов.

21. Помещения архива Управления делами должны быть оборудованы охранной и пожарной сигнализацией, в них должны соблюдаться нормативные режимы хранения документов, обеспечивающие их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды. Помещения должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли.

22. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве Управления делами комиссией или не менее чем двумя работниками Управления делами не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.

23. В ходе проверки наличия и состояния документов в архиве Управления делами:

устанавливается фактическое наличие дел и документов, соответствие их записям в учетных документах архива Управления делами;

выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

выявляются отсутствующие документы и организуется их розыск;

выявляются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;

выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния документов, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

24. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива Управления делами.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов по установленной форме. При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах. В случае обнаружения неучтенных документов также составляется соответствующий акт. Указанные акты утверждаются Управляющим делами или его заместителем, координирующим и контролирующим деятельность структурного подразделения Управления делами, на которое возложены функции по ведению архива Управления делами (далее - курирующий заместитель Управляющего делами).

25. Если проверкой установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск.

Розыск архивных документов проводится в течение одного года. На дела и документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов по установленной форме, который рассматривается ЦЭК и утверждается Управляющим делами или курирующим заместителем Управляющего делами. К акту прилагается справка о проведении розыска. Акт об утрате документов представляется в ГКУ МО ЦГАМО для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

V. Учет документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов

26. Учету подлежат все находящиеся на хранении в архиве Управления делами документы.

27. Управление делами в установленном порядке представляет в ГКУ МО ЦГАМО учетные сведения об объеме и составе хранящихся документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный N 1344).

Для этих целей в Управлении делами ежегодно составляется паспорт архива Управления делами по утвержденной форме.

28. Основными единицами учета документов в архиве Управления делами являются:

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

единица хранения - дело, электронное дело.

29. Учет документов в архиве Управления делами осуществляется путем ведения основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов.

Состав и формы основных (обязательных) учетных документов определяются в соответствии с Правилами.

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом Управления делами самостоятельно.

30. Основные (обязательные) учетные документы архива Управления делами:

книга учета поступления и выбытия дел, документов;

список фондов;

лист фонда;

описи дел, документов;

реестр описей.

31. Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве Управления делами осуществляется на основании:

описей дел структурных подразделений и годовых разделов сводных описей дел, документов;

номенклатуры дел Администрации Губернатора Московской области, Управления делами;

акта о технических ошибках в учетных документах;

акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных);

акта об утрате документов;

акта приема-передачи документов на хранение;

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

акта о неисправимых повреждениях архивных документов.

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива Управления делами.

32. Учетные документы архива Управления делами, кроме описей дел, документов, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.

VI. Комплектование архива Управления делами документами Архивного фонда Московской области и другими архивными документами

33. Документы Архивного фонда Московской области и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, Администрации Губернатора Московской области, Управления делами передаются в архив Управления делами не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

В Администрации Губернатора Московской области, в Управлении делами в целях предотвращения износа подлинников правовых актов и распорядительных документов создаются фонды пользования - совокупность копий документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов. Копии документов фондов пользования также передаются в архив Управления делами.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив Управления делами по истечении 10 лет со дня увольнения.

34. Документы поступают в архив Управления делами после проведения экспертизы ценности - изучения документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Московской области.

35. Экспертизе ценности подлежат все документы Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, подведомственных организаций независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

36. Экспертиза ценности документов на бумажном носителе и электронных документов проводится по одинаковым принципам на основе законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Московской области в сфере архивного дела и делопроизводства, типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, подведомственных организаций.

37. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов в Управлении делами создана ЦЭК.

38. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно:

в делопроизводстве Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, подведомственных организаций - при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к передаче в архив Управления делами;

в архиве Управления делами - в процессе подготовки дел и документов к передаче на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО.

39. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации Губернатора Московской области, Управления делами осуществляется:

отбор дел постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Управления делами;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

40. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

41. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявлены документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Оформление вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

42. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации Губернатора Московской области, Управления делами ежегодно составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу по установленным Правилами формам, на основе которых в архиве Управления делами составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.

На электронные документы постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельные описи.

43. Подведомственные организации создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанные документы на хранение в архив Управления делами не передаются. Подведомственные организации самостоятельно обеспечивают сохранность документов.

44. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях Администрации Губернатора Московской области, Управления делами составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

На основе предложений структурных подразделений в Администрации Губернатора Московской области, в Управлении делами составляются акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, по установленной Правилами форме.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

45. Подведомственные организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу за соответствующий период. Описи и акты представляются на согласование ЦЭК, затем утверждаются руководителем организации.

46. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов.

47. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

48. Документы постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу передаются в архив Управления делами структурными подразделениями Администрации Губернатора Московской области, Управления делами в упорядоченном состоянии.

Упорядочение документов представляет собой комплекс работ по формированию документов в дела, оформление и описание дел с соблюдением требований, установленных Правилами.

49. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив Управления делами и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное и частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает: переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; оформление обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

50. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела).

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

51. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

52. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Если дело переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

53. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (особо ценные, личные, судебные дела), а также для учета дел, сформированных по разновидностям документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено без бланка внутренней описи документов, то составленная опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

54. На обложке дела указываются:

наименование организации (полностью, в именительном падеже); наименование структурного подразделения; индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел); номер тома (части); заголовок дела (тома, части); крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; архивный шифр дела.

Надписи на обложке дела следует оформлять четко, светостойкими чернилами или тушью.

55. Передача дел в архив Управления делами производится по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, передающих документы, и утвержденному Управляющим делами или курирующим заместителем Управляющего делами.

56. Прием-передача дел в архив Управления делами производится в установленном порядке по описям, составленным в структурных подразделениях Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, в присутствии работника структурного подразделения, передающего дела.

При передаче проверяется правильность формирования и оформления дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

57. Передача в архив Управления делами электронных документов производится на основании описей электронных дел, документов посредством межведомственной системы электронного документооборота Московской области (далее - МСЭД) или на физически обособленных материальных носителях.

Порядок создания, хранения и использования электронных документов в МСЭД регламентируется Положением об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, утвержденным распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2013 N 516-РГ "О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области".

Передача текстовых электронных документов в архив Управления делами осуществляется в формате PDF/A.

58. Порядок эвакуации дел и документов, находящихся на хранении в архиве Управления делами, при возникновении чрезвычайной ситуации определяется специальными инструкциями.

VII. Организация использования документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов

59. Документы Архивного фонда Московской области и (или) их копии предоставляются архивом Управления делами в пользование юридическим и физическим лицам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

60. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с ограничениями, установленными Администрацией Губернатора Московской области, Управлением делами.

61. Справочно-поисковые средства к документам архива Управления делами - это комплекс взаимосвязанных и взаимозаменяемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Состав справочно-поисковых средств к документам архива Управления делами определяется составом и содержанием хранящихся архивных документов, характером, задачами поиска и интенсивностью использования документов.

62. Основным архивным справочником в архиве Управления делами являются описи дел, документов, составленные по установленной Правилами форме.

63. К каждой описи составляется справочный аппарат. Состав справочного аппарата к описи зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.

64. К описям (годовым разделам описей) дел постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, предисловие, при необходимости - список сокращений, оглавление, указатели.

К описи дел постоянного хранения дополнительно составляется историческая справка, в которой содержатся сведения об истории организации, объеме и крайних датах документов, степени их сохранности, о составе и содержании документов.

65. К описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения при необходимости также могут составляться оглавление, список сокращений.

66. Описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения и по личному составу не менее чем через 3 года после завершения делопроизводством включенных в них дел представляются на рассмотрение ЦЭК, а затем на рассмотрение ЭПК Главного архивного управления Московской области.

После утверждения (согласования) описей (годовых разделов описей) ЭПК Главного архивного управления Московской области они утверждаются Управляющим делами.

67. Описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения представляются на согласование ЦЭК, после чего утверждаются Управляющим делами.

68. Основными формами использования документов архива Управления делами являются:

информирование руководства и работников Администрации Губернатора Московской области, Управления делами о составе и содержании документов, находящихся на хранении в архиве Управления делами;

исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов.

69. Архив Управления делами в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области обязан бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

70. Архив Управления делами рассматривает и исполняет запросы, поступившие в письменной форме.

71. Запрос, поступивший в архив Управления делами, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан и предоставлению государственных услуг.

72. Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления.

73. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве Управления делами документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом заявителя.

74. Ответ на поступивший запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения Управляющего делами этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

75. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.

Подготовленные архивом Управления делами архивные справки, архивные выписки и архивные копии направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность и доверенности, оформленной в установленном порядке.

76. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, заявителю направляется ответ с указанием причин их отсутствия.

77. Подлинные личные документы о гражданском состоянии, об образовании, трудовые книжки, хранящиеся в архиве Управления делами, выдаются их владельцам с разрешения Управляющего делами по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо их родственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленной законодательством Российской Федерации порядке. Подлинные личные документы могут быть направлены заявителю ценным письмом.

78. Копирование хранящихся в архиве Управления делами документов по заявкам пользователей производится по разрешению Управляющего делами или курирующего заместителя Управляющего делами.

79. Копии документов с сопроводительным письмом пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются представителю организации под роспись.

80. Электронные документы выдаются архивом Управления делами в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись должностных лиц Управления делами, уполномоченных Управляющим делами, или выдается копия документа на бумажном носителе, заверенная в установленном порядке.

81. Выдача дел и документов из архива Управления делами во временное пользование производится в установленном порядке на основании письменного разрешения Управляющего делами или курирующего заместителя Управляющего делами:

работникам структурных подразделений Администрации Губернатора Московской области, Управления делами;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации и Московской области;

иным пользователям по письменному заявлению.

82. Дела и документы выдаются на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования работниками Администрации Губернатора Московской области, Управления делами и иными пользователями;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов и дел допускается по разрешению Управляющего делами.

83. Изъятие и возвращение документов оформляются актами об изъятии (возвращении) документов. С изымаемых документов изготавливаются заверенные в установленном порядке копии, которые приобщаются к делам.

84. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату в соответствии с законодательством Российской Федерации.

85. Отказ в выдаче дел и документов допускается в случаях:

наличия фонда пользования;

неудовлетворительного физического состояния документов;

не прошедших научного описания и технического оформления документов, до завершения этих работ;

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или Администрацией Губернатора Московской области, Управлением делами при передаче документов на хранение в архив Управления делами.

86. Отказ в предоставлении документов выдается в письменном виде, в нем должны быть указаны причины отказа и порядок обжалования.

87. В архиве Управления делами в установленном порядке ведется учет использования документов, в том числе выдачи дел и документов во временное пользование, выдачи архивных справок, выписок, архивных копий документов.

VIII. Передача документов Архивного фонда Московской области на постоянное хранение

88. Документы Архивного фонда Московской области по истечении срока их временного хранения в архиве Управления делами передаются на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО.

89. Досрочная передача документов на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Московской области, при угрозе утраты (уничтожения) документов.

90. В случае необходимости практического использования документов Архивного фонда Московской области допускается продление срока хранения документов в архиве Управления делами по письменному разрешению Главного архивного управления Московской области.

91. Передача документов постоянного хранения в ГКУ МО ЦГАМО осуществляется в соответствии с планом, утвержденным директором государственного казенного учреждения Московской области "Центральный государственный архив Московской области" по согласованию с Управлением делами.

92. Документы Архивного фонда Московской области передаются в ГКУ МО ЦГАМО в упорядоченном состоянии по описям (годовым разделам описей) дел постоянного хранения, утвержденным ЭПК Главного архивного управления Московской области и Управляющим делами.

Дополнительно передаются соответствующие справочно-поисковые средства к документам.

93. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в ГКУ МО ЦГАМО, другой - в Управлении делами.

Вместе с документами передаются три экземпляра описи (годового раздела описи) дел постоянного хранения, в том числе один экземпляр описи передается в электронном виде.

IX. Передача архивных документов при реорганизации или ликвидации Управления делами, подведомственных организаций

94. В случае реорганизации Управления делами с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы в упорядоченном состоянии передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней.

95. При ликвидации Управления делами документы Архивного фонда Московской области в упорядоченном состоянии поступают на хранение в ГКУ МО ЦГАМО, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются в упорядоченном состоянии в ГБУ МО МОАЦ.

96. При реорганизации подведомственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций, либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Главным архивным управлением Московской области.

97. При ликвидации подведомственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в ГБУ МО МОАЦ на основании договора между ликвидационной комиссией и ГБУ МО МОАЦ. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение передаваемых документов ликвидируемой организации.

98. При смене работника, ответственного за ведение архива Управления делами, прием-передача хранящихся в архиве Управления делами документов, справочно-поисковых средств к документам и учетных документов осуществляется по акту.

X. Права архива Управления делами

99. Для выполнения возложенных на архив Управления делами задач и функций структурное подразделение Управления делами, на которое возложены функции ведения архива Управления делами, имеет право:

1) представлять руководству Управления делами предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования документов, находящихся на хранении в архиве Управления делами;

2) запрашивать в структурных подразделениях Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, в подведомственных организациях сведения, необходимые для работы архива Управления делами;

3) давать рекомендации структурным подразделениям Администрации Губернатора Московской области, Управления делами, подведомственным организациям по вопросам, относящимся к компетенции архива Управления делами;

4) информировать структурные подразделения Администрации Губернатора Московской области, Управления делами о необходимости передачи документов в архив Управления делами в соответствии с утвержденным графиком;

5) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Управления делами, в подведомственных организациях.

XI. Ответственность

100. Руководитель структурного подразделения Управления делами, на которое возложены функции по ведению архива, и работник, ответственный за ведение архива Управления делами, несут ответственность за:

1) выполнение возложенных на архив Управления делами задач и функций;

2) предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива Управления делами;

3) готовность архива Управления делами к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

4) несоблюдение условий обеспечения сохранности документов в архиве Управления делами;

5) утрату и несанкционированное уничтожение хранящихся в архиве Управления делами документов;

6) необоснованный отказ в приеме на хранение документов.

101. Ответственность в случае утраты, порчи или незаконного уничтожения документов, подлежащих передаче в архив Управления делами, несут руководители структурных подразделений Администрации Губернатора Московской области, Управления делами.