Постановление Администрации городского округа Мытищи Московской области от 17 декабря 2018 г. N 5352 "Об утверждении Положения о персональных данных сотрудников администрации городского округа Мытищи и ведении их личных дел и признании утратившим силу постановления администрации городского округа Мытищи от 07.06.2016 N 2202" (с изменениями и дополнениями) (документ утратил силу)

Постановление Администрации городского округа Мытищи Московской области
от 17 декабря 2018 г. N 5352
"Об утверждении Положения о персональных данных сотрудников администрации городского округа Мытищи и ведении их личных дел и признании утратившим силу постановления администрации городского округа Мытищи от 07.06.2016 N 2202"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации, ст. 29 Федерального закона от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. N 609 "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Губернатора Московской области от 29.12.2007 N 182-ПГ "Об утверждении порядка ведения Реестра сведений о составе муниципальных служащих в Московской области" с изменениями от 30.11.2017 N 518-ПГ, с целью обеспечения соблюдения конституционных прав граждан при поступлении на муниципальную службу (или работу) в администрацию городского округа Мытищи, руководствуясь Уставом муниципального образования "Городской округ Мытищи Московской области",

постановляю:

1. Утвердить Положение о персональных данных сотрудников администрации городского округа Мытищи и ведении их личных дел (приложение).

2. Уполномоченными лицами на ведение и хранение личных дел назначить сотрудников отдела кадровой политики и муниципальной службы управления по работе с муниципальными организациями, охране труда, прохождению муниципальной службы, кадровой политики и наград.

3. Руководителям органов администрации городского округа Мытищи: ознакомить сотрудников с настоящим постановлением под подпись.

4. Постановление администрации городского округа Мытищи от 07.06.2016 N 2202 "Об утверждении Положения о персональных данных работников администрации городского округа Мытищи и ведении их личных дел" признать утратившим силу.

5. Заместителю главы администрации городского округа Мытищи Конягину В.А. опубликовать настоящее постановление на официальном сайте органов местного самоуправления городского округа Мытищи.

6. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава городского округа Мытищи

В.С. Азаров

Утверждено
постановлением администрации
городского округа Мытищи
от 17.12.2018 г. N 5352

Положение
о персональных данных сотрудников администрации городского округа Мытищи и ведении их личных дел

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. N 609 "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Губернатора Московской области от 29.12.2007 N 182-ПГ "Об утверждении порядка ведения Реестра сведений о составе муниципальных служащих в Московской области" в целях упорядочения получения, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, а также ведения личных дел сотрудников администрации городского округа Мытищи (далее - администрация) и распространяется на муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не относящиеся к должностям муниципальной службы, муниципальным должностям (далее работники).

1.2. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

1.3. Персональные данные муниципального служащего - информация, необходимая представителю нанимателя (работодателю) в связи с исполнением муниципальным служащим обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы и касающаяся конкретного муниципального служащего.

1.4. В личное дело сотрудника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на службу (работу), ее прохождением и увольнением, и необходимые для обеспечения деятельности администрации городского округа Мытищи.

1.5. Глава городского округа Мытищи обеспечивает защиту персональных данных сотрудников администрации городского округа Мытищи (далее - персональные данные), содержащихся в их личных делах и в электронной базе данных, от неправомерного их использования или утраты.

1.6. Уполномоченными на получение, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных являются сотрудники отдела кадровой политики и муниципальной службы управления по работе с муниципальными организациями, охране труда, прохождению муниципальной службы, кадровой политики и наград (далее - сотрудники кадровой службы).

2. Порядок получения, хранения, передачи персональных данных и ведения личного дела муниципального служащего

2.1. При получении, хранении и передаче персональных данных муниципального служащего сотрудники кадровой службы обязаны соблюдать следующие требования:

2.1.1. Персональные данные следует получать лично у муниципального служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны следует известить об этом муниципального служащего заранее, получить письменное согласие и сообщить муниципальному служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

2.1.2. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу муниципального служащего персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

2.1.3. При принятии решений, затрагивающих интересы муниципального служащего, запрещается основываться на персональных данных муниципального служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.

2.1.4. Передача персональных данных муниципального служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия муниципального служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством. Передача персональных данных муниципального служащего осуществляется в соответствии с федеральным законодательством, законодательством Московской области.

2.1.5. В соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Московской области от 24.07.2007 N 137/2007-ОЗ "О муниципальной службе в Московской области", постановлением Губернатора Московской области от 29.12.2007 N 182-ПГ "Об утверждении порядка ведения Реестра сведений о составе муниципальных служащих в Московской области", сотрудники кадровой службы, имеющие доступ к электронной базе данных, ведут Реестр сведений о составе муниципальных служащих городского округа Мытищи по форме, утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 02.11.2017 N 348-РАГ, (далее - Реестр) посредством внесения информации, содержащей персональные данные муниципальных служащих администрации городского округа Мытищи, в электронную базу данных.

2.1.6. В целях создания информационного банка данных по муниципальной службе в Московской области, проведения анализа деятельности органов местного самоуправления, сведения о составе муниципальных служащих администрации городского округа Мытищи на электронных носителях представляются в Администрацию Губернатора Московской области ежемесячно по состоянию на первое число месяца, следующего за отчетным, до седьмого числа месяца, следующего за отчетным.

2.1.7. При изменении персональных данных (паспортные данные, адрес места жительства, номера телефонов, сведения об образовании, повышении квалификации, трудовой деятельности, наградах, семейном положении, составе семьи, месте работы членов семьи и др.) муниципальные служащие обязаны своевременно информировать сотрудников кадровой службы для актуализации сведений, содержащихся в Реестре, по установленной форме (приложение 1).

2.1.8. Глава городского округа Мытищи, уполномоченные им лица, вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной), персональные данные муниципальных служащих при формировании кадрового резерва.

2.1.9. Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, к сведениям, составляющим государственную тайну.

2.1.10. При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другой орган местного самоуправления, государственный орган либо при поступлении на муниципальную (или государственную гражданскую) службу вновь его личное дело передается по новому месту прохождения муниципальной (или государственной гражданской) службы.

2.2. К личному делу муниципального служащего приобщаются:

1) Письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу (замещении должности муниципальной службы);

2) Собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложение фотографии;

3) Копия паспорта гражданина РФ;

4) Копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

5) Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

6) Копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

7) Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

8) Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

9) Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

10) Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

11) Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего и членов его семьи при условии замещения должности муниципальной службы, входящей в соответствующий перечень;

12) Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

13) Копии решений о награждении государственными наградами, наградами Московской области, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий об объявлении благодарностей (если таковые имеются);

14) Копия распоряжения о назначении на должность муниципальной службы.

15) Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

16) Копии распоряжений о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы и прекращении муниципальной службы;

17) Копия распоряжения об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы или о прекращении трудового договора;

18) Аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

19) Экзаменационный лист муниципального служащего и представление об уровне его знаний, умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина муниципальной службы;

20) Копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина муниципальной службы;

21) Копии документов о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

22) Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы (при наличии);

23) Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений (включая соответствующее медицинское заключение);

24) Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

25) Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральными законами (при наличии);

26) Копии документов о включении в кадровый резерв, а также об исключении из кадрового резерва;

27) В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, установленные федеральным законодательством или законодательством Московской области о муниципальной службе.

2.3. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается внутренняя опись документов личного дела (приложение 2).

2.4. Учетные данные муниципальных служащих хранятся в кадровой службе. в картотечных шкафах, закрывающихся на ключ.

2.5. Личные дела уволенных муниципальных служащих хранятся в кадровой службе в течение 10-ти лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

3. Порядок получения персональных данных работника и ведения его личного дела

3.1. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу в администрацию городского округа Мытищи предъявляет следующие документы:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний.

Работником могут быть предоставлены дополнительно следующие документы: сведения о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (при их наличии); медицинский полис (для прохождения диспансеризации) и др.

При изменении персональных данных (паспортные данные, адрес места жительства, номера телефонов, сведения об образовании, повышении квалификации, наградах, семейном положении, составе семьи, месте работы членов семьи и др.) работнику надлежит информировать сотрудников кадровой службы для актуализации сведений, содержащихся в личном деле, по установленной форме (приложение 1).

3.2. К личному делу работника приобщаются:

1) Письменное заявление о приеме на работу.

2) Собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по форме, установленной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, с приложением фотографии.

3) Копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

4) Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.

5) Копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).

6) Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.

7) Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (при наличии);

8) Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).

10) Копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются).

11) Копия распоряжения о приеме на работу.

12) Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор.

13) Копии распоряжений о переводе работника на иную должность, о временном замещении им иной должности.

14) Копия распоряжения об увольнении работника.

15) Копии документов о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

16) Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений (включая соответствующее медицинское заключение).

17) Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан (для прохождения диспансеризации).

18) Данные об ознакомлении работника с документами его личного дела.

19) Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается внутренняя опись документов личного дела (приложение 2).

3.3. Личные дела уволенных работников хранятся в управлении по работе с муниципальными организациями, охране труда, прохождению муниципальной службы, кадровой политики и наград и в установленном порядке передаются в архив.

3.4. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. При этом необходимо сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

4. Обязанности сотрудников администрации, осуществляющих формирование личных дел

4.1. Личные дела муниципальных служащих и работников администрации городского округа Мытищи формируется сотрудниками кадровой службы.

4.2. В обязанности сотрудников, осуществляющих формирование личных дел, входит:

4.2.1. Приобщение документов, указанных в пунктах 2.2. и 3.2. настоящего Положения, к личным делам, и формирование внутренней описи документов личного дела.

4.2.2. Обеспечение сохранности личных дел.

4.2.3. Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, в соответствии с федеральным законом, законами Московской области, иными нормативными правовыми актами, а также в соответствии с настоящим Положением.

4.2.4. Ознакомление муниципальных служащих и работников с документами своего личного дела не реже одного раза в год и во всех иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.

4.2.5. При поступлении работу (или муниципальную службу) сотрудник кадровой службы оформляет личную карточку работника по форме N Т-2, муниципального служащего - по форме N Т-2 ГС (МС), которая хранится в отдельной картотеке. При увольнении формы NN Т-2 и Т-2 ГС (МС) по описи передаются в архив.

5. Заключительные положения

5.1. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах, сотрудники имеют право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федерального закона;

г) требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные муниципального служащего или работника, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие представителя (нанимателя) или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных муниципального служащего или работника.

5.2. Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с действующим законодательством к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного данным Положением.

5.3. Настоящее Положение доводится до всех сотрудников администрации городского округа Мытищи.

Приложение 1
к положению о персональных данных
сотрудников администрации городского
округа Мытищи и ведении их личных дел

Наименование представителя нанимателя (работодателя)

                               ДОПОЛНЕНИЕ

             к анкете муниципального служащего (работника)

         _____________________________________-________________

                     (фамилия, имя, отчество)

1. Данные об изменениях  в  учетных  признаках  муниципального  служащего

(работника) после заполнения анкеты

Дата происшедшего изменения	Характер изменения	Основание записи

2. Данные   об   изменениях   в   сведениях  о   награждении,   поощрения

муниципального служащего (работника)

Дата награждения	Название награды, поощрения	Основание записи

Приложение 2
к положению о персональных данных
сотрудников администрации городского
округа Мытищи и ведении их личных дел

               ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА N

              _____________________________________________

                        (фамилия, имя, отчество)

N пп	Дата документа	Наименование документа	Номера листов дела	Дата изъятия документа, кем изъят, по какой причине	Примечание

Итого ________________________________________________________ документов

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

_________________________________________________________________________

                            (цифрами и прописью)

__________________________________ _____________ ________________________

     (наименование должности)        (подпись)           (Ф.И.О.)

"___" ___________ 20__ г.