Постановление администрации города Тамбова от 21 февраля 2019 г. N 893 "О внесении изменений в постановление главы администрации города Тамбова от 31.12.2008 N 10445 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области" (с изменениями, внесенными постановлениями от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205, от 29.11.2010 N 10180, от 01.03.2012 N 1548, от 26.08.2013 N 7079, от 27.09.2013 N 8177, от 02.12.2013 N 10319, от 26.12.2013 N 11214, от 18.04.2014 N 2987, от 02.07.2014 N 5384, от 05.12.2014 N 10539, от 23.01.2015 N 343, от 28.10.2015 N 8011, от 22.12.2015 N 9385,...)" (документ утратил силу)

Постановление администрации города Тамбова
от 21 февраля 2019 г. N 893
"О внесении изменений в постановление главы администрации города Тамбова от 31.12.2008 N 10445 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области" (с изменениями, внесенными постановлениями от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205, от 29.11.2010 N 10180, от 01.03.2012 N 1548, от 26.08.2013 N 7079, от 27.09.2013 N 8177, от 02.12.2013 N 10319, от 26.12.2013 N 11214, от 18.04.2014 N 2987, от 02.07.2014 N 5384, от 05.12.2014 N 10539, от 23.01.2015 N 343, от 28.10.2015 N 8011, от 22.12.2015 N 9385, от 17.08.2016 N 5138, от 21.02.2017 N 1003, от 26.05.2017 N 3100, от 06.07.2017 N 4034, от 15.08.2017 N 4878, от 31.05.2018 N 2906, от 16.07.2018 N 3775, от 03.09.2018 N 4667, от 23.11.2018 N 6040)"

В целях оптимизации работы со служебными и распорядительными документами в администрации города Тамбова Тамбовской области, руководствуясь соглашением об электронном документообороте N 01-19-121/17 от 20.11.2017, заключенным между администрацией города Тамбова Тамбовской области и Тамбовской городской Думой Тамбовской области, с учетом Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" постановляю:

Внести изменения в постановление главы администрации города Тамбова от 31.12.2008 N 10445 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области" (с изменениями, внесенными постановлениями от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205, от 29.11.2010 N 10180, от 01.03.2012 N 1548, от 26.08.2013 N 7079, от 27.09.2013 N 8177, от 02.12.2013 N 10319, от 26.12.2013 N 11214, от 18.04.2014 N 2987, от 02.07.2014 N 5384, от 05.12.2014 N 10539, от 23.01.2015 N 343, от 28.10.2015 N 8011, от 22.12.2015 N 9385, от 17.08.2016 N 5138, от 21.02.2017 N 1003, от 26.05.2017 N 3100, от 06.07.2017 N 4034, от 15.08.2017 N 4878, от 31.05.2018 N 2906, от 16.07.2018 N 3775, от 03.09.2018 N 4667, от 23.11.2018 N 6040) и в Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области (приложение к постановлению):

- в абзаце пятом подпункта 3.1.22 слова "и Тамбовскую городскую Думу Тамбовской области" исключить;

- раздел 7 изложить в следующей редакции:

"7. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

7.1. К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие в администрацию города и её органы, а также изданные ими несекретные документы, ограничения на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение требований, предусмотренных действующим законодательством.

7.2. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей органов администрации города и работников, в должностных инструкциях которых закреплено право работать с информацией ограниченного распространения.

7.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется уполномоченными должностными лицами в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе, иных правовых актах, устанавливающих порядок работы с конфиденциальной информацией.

7.4. При наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в соответствии с законодательством Российской Федерации или в связи со служебной необходимостью на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" или "ДСП".

7.5. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля, на обложке и титульном листе.

Ограничительная надпись "Для служебного пользования" или "ДСП" может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

Для служебного пользования Экз. N 1

7.6. Документы с ограничительной надписью "Для служебного пользования":

регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП", а в регистрационной карточке документа производится запись "ДСП";

учитываются поэкземплярно в журналах учета или путем создания учетной формы для каждого носителя информации ограниченного доступа;

печатаются в служебном помещении, в котором выполнен комплекс мер по технической защите информации. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя документа, фамилия лица, напечатавшего документ, дата печатания документа, служебный телефон исполнителя.

Например:

Отп. - 2 экз. Экз. N 1 - в адрес Экз. N 2 - в дело Исп. Смирнов Отп. Иванов 01.02.2019 (4752)79-13-14

Отп. - 8 экз. Экз. N 1 - в дело Экз. N 2 - 8 - согласно списку рассылки Исп. и отп. Смирнов 01.02.2019 (4752)79-13-14

7.7. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются на регистрацию работнику, ответственному за их учет. Черновики уничтожаются ответственными работниками с отражением факта уничтожения в учетной форме.

7.8. При необходимости направления документов с ограничительной надписью "ДСП" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

Список рассылки подписывается руководителем органа администрации города, муниципального учреждения, предприятия, подготовившего проект документа.

7.9. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с ограничительной надписью "ДСП" производится в условиях, исключающих несанкционированный доступ к сканируемым (копируемым) документам, и только с письменного разрешения руководителя соответствующего органа. При этом учитывается каждый экземпляр размноженных (копируемых) носителей информации ограниченного доступа.

Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой "ДСП" вносится в журнал учета или учетную форму.

7.10. Направляемые для исполнения документы ограниченного распространения или их копии:

передаются работникам органов администрации города, муниципальных учреждений, предприятий под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской (специальной) связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями или доставляются нарочно работниками органов администрации города, имеющими допуск к информации ограниченного доступа;

не могут передаваться в электронном виде по незащищенным открытым каналам связи, в том числе посредством открытой электронной почты администрации города, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также с использованием факсимильной связи.

7.11. Отправляемые документы, дела и издания с пометкой "ДСП" должны быть помещены в конверты или упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки этих документов.

На конвертах (пакетах), в которых отправляются носители информации ограниченного доступа:

в правом верхнем углу проставляется пометка "ДСП", подпись лица, производившего конвертование, заверенная печатью администрации города, органа администрации города;

в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, указываются элементы почтового адреса, наименование получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометки "ДСП". Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и работников, а также наименования структурных подразделений организации.

7.12. Служебная информация ограниченного распространения без санкции уполномоченного должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

При получении письменного запроса от государственных органов, органов местного самоуправления, иных органов и организаций, а также граждан с просьбой об ознакомлении с информацией ограниченного распространения, решение об ознакомлении с ней заявителя принимает глава города, заместитель главы администрации города по компетенции, руководитель органа, в котором находится данная информация.

Запросы с обоснованием и документы с разрешением на ознакомление с информацией ограниченного доступа приобщаются к соответствующему учетному делу.

7.13. Исполненные документы с грифом ограничения доступа к документу "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы могут быть помещены в дела как отдельно, так и вместе с другими документами, не имеющими указанной пометки. При этом в правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

7.14. Документы, дела и издания с ограничительной надписью "ДСП", съемные машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (сейфах).

7.15. Выданные с разрешения руководителя администрации города, органа администрации города для работы документы и дела с ограничительной надписью "Для служебного пользования" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

Работать с вышеуказанными документами вне служебных помещений запрещено.

7.16. Отобранные к уничтожению документы и дела с ограничительной надписью "ДСП", не имеющие исторической и научной ценности и утратившие практическое значение, уничтожаются по отдельному акту или могут быть включены в один акт о выделении к уничтожению вместе с другими служебными документами и делами. В учетных формах либо журнале учета делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.17. Решение о снятии с документа грифа ограничения доступа к документу "ДСП" принимает должностное лицо, принявшее решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения.

Снятие грифа ограничения доступа к документу "ДСП" с направленного в администрацию города, орган администрации, муниципальное учреждение документа может быть произведено только по согласованию с организацией, создавшей документ.

При снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в регистрационной карточке делаются соответствующие пометки и уведомляются все адресаты, которым документ направлялся.

7.18. При утрате документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного доступа, либо разглашении этой информации ставится в известность руководитель органа администрации города и заместитель главы администрации города по компетенции, который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

7.19. Проверка наличия носителей информации ограниченного доступа проводится не реже одного раза в год работниками, ответственными за их учет и хранение, в архивном отделе - не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом, который утверждается руководителем соответствующего органа администрации города или заместителем главы администрации города по компетенции.

7.20. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.".

Глава города Тамбова Тамбовской области

С.А. Чеботарёв