Глава 3. Функции Отдела

Глава 3. Функции Отдела

6. В целях выполнения задачи по протокольно-организационному обеспечению мероприятий с участием мэра города Иркутска, проводимых на территории города Иркутска, Отдел осуществляет следующие функции:

1) подготовка во взаимодействии со структурными подразделениями администрации города Иркутска, ответственными за проведение конкретного мероприятия, сценарных планов, повесток, программ проведения мероприятий с участием мэра города Иркутска;

2) подготовка во взаимодействии со структурными подразделениями администрации города Иркутска, ответственными за проведение конкретного мероприятия, информационно-аналитических материалов к мероприятиям с участием мэра города Иркутска;

3) контроль за организационной подготовкой (информационно-техническое сопровождение, изготовление кувертных карт, оповещение участников мероприятия, регистрация участников при необходимости, и т.д.), осуществляемой со стороны структурных подразделений администрации города Иркутска, ответственных за проведение мероприятия;

4) оказание консультативной помощи сотрудникам администрации города Иркутска в подготовке и проведении мероприятий с участием мэра города Иркутска;

5) подготовка и (или) согласование списка приглашенных лиц на мероприятия с участием мэра города Иркутска;

6) обеспечение соблюдения установленных требований официального протокола при проведении официальных мероприятий с участием мэра города Иркутска;

7) обеспечение соблюдения установленных требований при использовании официальных символов Российской Федерации и города Иркутска.

7. В целях выполнения задачи по протокольно-организационному обеспечению визитов мэра города Иркутска в другие города России и зарубежные города Отдел осуществляет следующие функции:

1) подготовка информационно-аналитических материалов, связанных с тематикой визита;

2) согласование формата мероприятий с участием мэра города Иркутска с организаторами мероприятий в других городах России и зарубежных городах;

3) подготовка программ пребывания в случае зарубежных визитов;

4) составление маршрутов визита;

5) оформление визовых и иных необходимых документов при зарубежных визитах.

8. В целях выполнения задач по развитию дружественных, партнерских и побратимских связей города Иркутска с зарубежными городами и регионами и формированию позитивного имиджа города Иркутска за рубежом Отдел осуществляет следующие функции:

1) привлечение к участию в фестивалях, конференциях, спортивных соревнованиях, выставках, городских праздничных мероприятиях и других мероприятиях, проводимых на территории города Иркутска, представителей зарубежных городов и регионов;

2) организация участия делегаций города Иркутска в международных фестивалях, выставках, конференциях, спортивных соревнованиях и других мероприятиях, проводимых за рубежом;

3) организационное обеспечение визитов делегаций города Иркутска за рубеж:

а) составление во взаимодействии с иностранными партнерами программ пребывания;

б) оформление визовых и иных необходимых документов;

в) разработка маршрутов визитов;

4) организационное обеспечение приемов в городе Иркутске иностранных делегаций:

а) составление во взаимодействии со структурными подразделениями администрации города Иркутска программ пребывания иностранных делегаций и согласование их с иностранными партнерами;

б) оформление приглашений для иностранных делегаций;

в) организация встреч, переговоров, ознакомительных визитов, культурной программы согласно программе пребывания делегаций;

г) бронирование мест проживания, питания и транспорта для делегаций при необходимости;

д) организация переводческих услуг;

е) информирование соответствующих федеральных органов государственной власти о предстоящих визитах иностранных делегаций и подготовка отчетов о состоявшихся международных встречах в администрации города Иркутска;

5) осуществление взаимодействия с дипломатическими представительствами иностранных государств, действующими на территории России, представительством министерства иностранных дел Российской Федерации в городе Иркутске;

6) подготовка проектов соглашений, договоров, меморандумов и протоколов о намерениях сотрудничества с зарубежными городами и организациями в соответствии с международными требованиями и стандартами;

7) перевод текущей входящей корреспонденции на иностранных языках для предоставления руководству администрации города Иркутска;

8) организационно-методическая помощь структурным подразделениям администрации города Иркутска в осуществлении международных связей с зарубежными городами;

9) обеспечение соблюдения требований международной протокольной практики при проведении международных мероприятий в администрации города Иркутска, консультирование структурных подразделений и должностных лиц администрации города Иркутска по вопросам дипломатического и международного делового протокола;

10) осуществление информационного обмена с зарубежными партнерами города Иркутска.

9. Отдел в целях решения задач, предусмотренных пунктом 5 настоящего Положения, также осуществляет следующие функции:

1) подготовка проектов муниципальных правовых актов города Иркутска по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

2) осуществляет делопроизводство в соответствии с муниципальными правовыми актами города Иркутска;

3) осуществляет иные функции по поручениям мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска.