Распоряжение администрации Владимирской области от 7 июня 2018 г. N 380-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р" (документ утратил силу)

Распоряжение администрации Владимирской области от 7 июня 2018 г. N 380-р
"О внесении изменений в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р"

В соответствии с Законом Владимирской области от 10.12.2001 N 129-ОЗ "О Губернаторе и администрации Владимирской области", а также с введением с 01 июля 2018 года Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016:

1. Внести в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р "Об инструкции по работе с документами в администрации Владимирской области" следующие изменения:

1.1. В разделе I "Общие положения":

1.1.1. В пункте 1.1 после слов "Требования к оформлению документов" дополнить словами "ГОСТа Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

1.2. В разделе II "Правила подготовки и оформления документов":

1.2.1. В пункте 2.1:

1.2.1.1. В подпункте 2.1.7 слова "и подразделениями" исключить.

1.2.1.2. Подпункт 2.1.9 дополнить абзацем следующего содержания:

"Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм".

1.2.2. В абзаце 87 подпункта 2.2.4 пункта 2.2 и в приложении N 1 слова "- председатель комитета по взаимодействию с органами местного самоуправления, государственной власти и институтами гражданского общества" исключить.

1.2.3. В пункте 2.3:

1.2.3.1. В абзаце 3 подпункта 2.3.2 слова "25 мм" заменить словами "не менее 30 мм".

1.2.3.2. В абзаце 13 подпункта 2.3.8 слова "- председателем комитета по взаимодействию с органами местного самоуправления государственной власти и институтами гражданского общества" заменить словами "- председателем комитета внутренней политики".

1.2.3.3. В абзаце 4 подпункта 2.3.9 после слов "- до 4 рабочих дней" дополнить словами ", начальником финансового управления государственных контрактов и распоряжений на закупки товаров, работ, услуг - до 3 дней".

1.2.4. В пункте 2.4:

1.2.4.1. Абзац 1 дополнить предложением "Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.".

1.2.4.2. В подпункте 2.4.18:

1.2.4.2.1. Абзац 1 изложить в следующей редакции:

"Право подписи документа, направляемого из администрации области в адрес Президента Российской Федерации, аппарата Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, аппарата Правительства Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, на запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе имеет только Губернатор области или лицо, исполняющее его обязанности (за исключением случаев прямого поручения Губернатора области). Данные документы обязательно визируются заместителями Губернатора области по курируемым вопросам.".

1.2.4.2.2. Абзац 7 после слов "руководителями органов" дополнить словами "исполнительной власти области".

1.2.4.2.3. Дополнить абзацами 21 - 29:

"Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример -

                    /------------------------------------------\

                    |           Эмблема ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН      |

                    |          органа ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ     |

Наименование власти |                                          |

      должности     |                                          | Н.Н. Николаев

                    |                                          |

                    |       Сертификат 1а111ааа000000000011    |

                    |    Владелец Николаев Николай Николаевич  |

                    | Действителен с 01.03.2018 по 01.12.2022  |

                    \------------------------------------------/

Размер отметки об электронной подписи, формируемой в системе электронного документооборота администрации области, составляет 7,4 см в длину и 2,4 см по высоте.".

1.2.4.3. В подпункте 2.4.21 после слова "Дата" дополнить абзацем 7:

"Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за...год")".

1.2.4.4. Подпункт 2.5.4 изложить в следующей редакции:

"2.5.4. Служебные письма.

2.5.4.1. Служебные письма администрации области готовятся:

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации области;

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных агентств и федеральных служб;

как сопроводительные письма в различные организации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма;

или иные.

Правила оформления служебных писем:

текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, графического материала или в виде соединения этих структур. Объем текста делового письма, как правило, не должен превышать 2 печатных страниц, справки или служебной записки - 4 страниц. При подготовке используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Все строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке. В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес.

Служебные письма должны содержать отметку об исполнителе, которая включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Служебные письма могут адресоваться как адресатам внутри страны, так и зарубежным корреспондентам.

2.5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями органов исполнительной власти области и структурных подразделений администрации области.

К проектам писем прикладываются их копии, завизированные первым заместителем либо заместителем Губернатора области (в случае подписания письма Губернатором области), руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области (в случае подписания письма первым заместителем либо заместителем Губернатора области) на оборотной стороне последнего листа проекта, в нижней его части, а также документы, на основании которых они подготовлены. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату.

При направлении письма более чем в 4 адреса или в организации, не входящие в официальные указатели рассылки, исполнителем составляется указатель рассылки, с указанием официальных наименований организаций и их почтовых адресов. Список рассылки визируется руководителем разработавшего проект письма органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области.

2.5.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (приложение N 9). Изготовление бланков писем с изображением герба Владимирской области средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Письма на бланках "Губернатор Владимирской области" подписывает только Губернатор области, письма на бланках "Администрация Владимирской области" подписывают первые заместители и заместители Губернатора области. Руководители органов исполнительной власти области и структурных подразделений администрации области подписывают письма на бланках соответствующего органа исполнительной власти области и структурного подразделения администрации области.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов исполнительной власти области, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то документ адресуется по той должности, к которой относится его содержание. Указывать в реквизите "адресат" все занимаемые должности корреспондента не допускается.

2.5.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Администрация области считает...", "Департамент рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. В конце текста допускается печатать заключительную этикетную фразу "С уважением,...".

2.5.4.5. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях администрации области и в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Отправка писем способом фельдъегерской связи осуществляется по указанию Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителя секретариата Губернатора области, начальника управления по защите государственной тайны и информации и начальника управления по документообороту.

Неправильно оформленные письма и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.".

1.3. В разделе III "Организация документооборота и исполнения документов":

1.3.1. Пункт 3.3 дополнить абзацем 21:

"Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под роспись в день их приема, срочные - немедленно. Поступивший вслед за факсограммой оригинал документа направляется исполнителю документа в соответствующий орган исполнительной власти области или структурное подразделение администрации области.".

1.3.2. Пункт 3.6 изложить в следующей редакции:

"3.6. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.6.1. Документы, отправляемые администрацией области, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью, а также посредством системы электронного документооборота и делопроизводства администрации области "СЭДД АВО".

3.6.2. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением по документообороту, а также органами исполнительной власти области в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, с указанием почтового адреса или рассылки.

Неправильно оформленные письма и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.6.3. Служебная корреспонденция структурных подразделений администрации области отправляется через управление по документообороту и передается на отправку до 14 часов.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания, в случае поступления корреспонденции после 14 часов - не позднее следующего рабочего дня.

В случае, если зарегистрированный документ сдается на отправку позднее 14 часов следующего рабочего дня относительно даты регистрации, на 2 экземпляре документа ставится отметка: "Документ сдан в управление по документообороту для отправки адресату в ____________ (время) __________ (дата)", которая заверяется подписью исполнителя (с расшифровкой) или лица, ответственного за делопроизводство.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления по документообороту.

3.6.4. Отправка документов с использованием факсимильной связи и электронной почты осуществляется органами исполнительной власти области и структурными подразделениями администрации области самостоятельно с учетом следующих требований:

- объем передаваемого факсимильной связью документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области;

- факсограммы и электронные письма на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Оригиналы документов после передачи возвращаются исполнителем ответственному за делопроизводство с отметкой о времени отправки.

Контроль за использованием адресов электронной почты и факсимильной техники, используемых в органах исполнительной власти области и структурных подразделениях администрации области, осуществляется их руководителями.

3.6.5. Отправка документов посредством системы электронного документооборота и делопроизводства "СЭДД АВО" осуществляется органами исполнительной власти области и структурными подразделениями администрации области самостоятельно с учетом следующих требований:

- отправка документа только участникам обмена документами в "СЭДД АВО" (администрация области, первые заместители, заместители Губернатора области, органы исполнительной власти области, структурные подразделения администрации области, подведомственные учреждения органов исполнительной власти области, исполнительно-распорядительные органы местного самоуправления области, муниципальные образования области);

- не подлежат отправке документы, содержащие персональные данные, содержащие коммерческую тайну, с грифом "Для служебного пользования", с грифом "Секретно", не поддающиеся сканированию, требующие обязательного наличия оригинала подписи. Остальные документы требуется направлять только посредством "СЭДД АВО";

- документы, отправляемые в "СЭДД АВО", не дублируются иными способами доставки;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти области или структурного подразделения администрации области.".

1.4. В разделе XVII "Изготовление и использование печатей и штампов":

1.4.1. В пункте 17.4 слова "Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ" заменить словами "Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("место печати")".

1.5. В приложении N 10:

1.5.1. Строку

Комитет по взаимодействию с органами местного самоуправления государственной власти и институтами гражданского общества

КВОМС

заменить строкой

Комитет внутренней политики

КВП

1.5.2. Строку

Управление по вопросам государственного управления

КВГУ

заменить строкой

Комитет проектной деятельности

КПД

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора области, руководителя аппарата.

3. Распоряжение вступает в силу с 01.07.2018.

Губернатор области

С.Ю. ОРЛОВА