Приложение. Инструкция о порядке комплектования, хранения, учета и использования документов, заполняемых на получателей государственных услуг, обращающихся в государственные казенные учреждения центры занятости населения Пермского края

Приложение
к Приказу
Агентства по занятости
населения Пермского края
от 14 декабря 2017 г. N СЭД-40-01-07-345

Инструкция
о порядке комплектования, хранения, учета и использования документов, заполняемых на получателей государственных услуг, обращающихся в государственные казенные учреждения центры занятости населения Пермского края

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2016 N 43-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле", Федеральным законом от 18 июня 2017 N 127-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ", Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2015 N 125н "Об утверждении форм бланков личного дела получателя государственных услуг в области содействия занятости населения".

2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к организации работы с документами граждан и работодателей, получателей государственных услуг в области содействия занятости (далее - получатель государственных услуг), обращающихся в государственные казенные учреждения Центры занятости населения Пермского края (далее - Центр занятости).

3. Ответственность за организацию работы по оформлению, хранению, комплектованию, учету и использованию документов, заполняемых на получателей государственных услуг, несет директор Центра занятости.

4. Ведение работ по оформлению, хранению, комплектованию, учету и использованию документов закрепляется за сотрудником Центра занятости должностной инструкцией или приказом директора Центра занятости.

II. Состав подлежащих хранению документов и сроки хранения

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.1. К подлежащим хранению документам, заполняемым на получателей государственных услуг, относятся:

- заявление или предложение о предоставлении государственных услуг, предусмотренные действующими Административными регламентами;

- карточка персонального учета гражданина, обратившегося за предоставлением государственной услуги содействия гражданам в поиске подходящей работы, и прилагаемые к ней документы (Перечень документов, представленных гражданином, обратившимся в целях поиска подходящей работы. Периоды работы и (или) иной деятельности, иные периоды, включаемые в страховой стаж. Замечания, предложения, особые отметки. Лист учета посещений гражданина для подбора подходящей работы) (далее - Карточка персонального учета и прилагаемые к ней документы).

2.2. Заявление или предложение о предоставлении государственных услуг, Карточка персонального учета и прилагаемые к ней документы составляют личное дело получателя государственных услуг (далее - Личное дело).

2.3. В Центре занятости образуются следующие виды Личных дел, подлежащих хранению:

2.3.1. Личные дела получателей государственных услуг, период получения пособия по безработице которых засчитывается в страховой стаж;

2.3.2. Личные дела получателей государственных услуг, период получения пособия по безработице которых не засчитывается в страховой стаж;

2.3.3. Личные дела получателей государственных услуг, которые не признаны безработными;

2.3.4. Личные дела получателей государственных услуг, не зарегистрированных в качестве ищущих работу;

2.3.5. Личные дела получателей государственных услуг, работодателей.

2.4. Устанавливаются следующие сроки хранения видов Личных дел, указанных в п. 2.3:

2.4.1. Личные дела получателей государственных услуг, период получения пособия по безработице которых засчитывается в страховой стаж, подлежат хранению 50 лет ЭПК;

2.4.2. Личные дела получателей государственных услуг, период получения пособия по безработице которых не засчитывается в страховой стаж, подлежат хранению 3 года;

2.4.3. Личные дела получателей государственных услуг, которые не признаны безработными, подлежат хранению 1 год;

2.4.4. Личные дела получателей государственных услуг, не зарегистрированных в качестве ищущих работу, подлежат хранению 1 год;

2.4.5. Личные дела получателей государственных услуг, работодателей, хранятся 5 лет с момента последнего обращения работодателя за государственной услугой или с момента его ликвидации;

2.4.6. Личные дела, указанные в п. 2.4.1, подлежат централизованному хранению в Центре занятости. Личные дела, указанные в п.п. 2.4.2-2.4.5, хранятся в кабинетах сотрудников Центров занятости, отдельно от незаконченных делопроизводством Личных дел;

2.4.7. исчисление срока хранения Личных дел производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

2.5. Состав документов по виду Личных дел:

2.5.1. Личные дела получателей государственных услуг, период получения пособия по безработице которых засчитывается в страховой стаж, составляют:

- заявление о предоставлении государственной услуги содействия гражданам в поиске подходящей работы;

- карточка персонального учета и прилагаемые к ней документы;

- справка о средней заработной плате для определения размера пособия по безработице и стипендии в период профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования по направлению органов службы занятости;

- копия индивидуальной программы реабилитации или абилитации инвалида (далее - ИПРА);

- копии документов, подтверждающих статус гражданина (справка из органов опеки и попечительства, подтверждающая категорию детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей), имеющих существенное значение для определения категории гражданина и принятия решения об оказании ему государственных услуг;

- направление на работу, результат рассмотрения кандидатуры;

- индивидуальный план самостоятельного поиска работы;

- перечни подходящих вакансий;

- приказы Центра занятости о признании гражданина, зарегистрированного в целях поиска работы, безработным; Приказ о назначении, размере и сроках выплаты пособия по безработице;

- приказ Центра занятости "О прекращении выплаты пособия по безработице": Приказ "О снятии гражданина с регистрационного учета в качестве безработного";

- приказы Центра занятости по социальным выплатам;

- заявления, предложения о предоставлении иных государственных услуг с заключениями;

- документы, предусмотренные Административными регламентами предоставления иных государственных услуг, оказанных гражданину (копии договоров, приказы Центра занятости "О назначении, размерах, сроках выплаты материальной поддержки"; приказы Центра занятости о зачислении на обучение и отчисление с обучения и т.п.);

- документы (выписка из индивидуального лицевого счета гражданина, подтверждающая наличие страхового стажа) для увеличения продолжительности выплаты пособия по безработице;

- документы или их копии, подтверждающие наличие уважительных причин неявки в Центр занятости;

- предложение о выведении гражданина на досрочную пенсию;

- документы, подтверждающие причины снятия гражданина с учета в качестве безработного;

- карточка учета получателя социальных выплат в виде пособия по безработице и материальной помощи в связи с истечением установленного периода выплаты пособия по безработице, в т.ч. лицевой счет, справка о страховом стаже;

- бланк "Личное дело получателя государственных услуг в области содействия занятости населения".

2.5.2. Личное дело получателя государственных услуг, период безработицы которого не засчитывается в его страховой стаж, составляют:

- заявление о предоставлении государственной услуги содействия гражданам в поиске подходящей работы;

- карточка персонального учета и прилагаемые к ней документы;

- справка о средней заработной плате для определения размера пособия по безработице и стипендии в период профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования по направлению органов службы занятости;

- копия индивидуальной программы реабилитации или абилитации инвалида (далее - ИПРА);

- копии документов, подтверждающих статус гражданина (справка из органов опеки и попечительства, подтверждающая категорию детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей), имеющих существенное значение для определения категории гражданина и принятия решений об оказании ему государственных услуг;

- направление на работу, результат рассмотрения кандидатуры;

- индивидуальный план самостоятельного поиска работы;

- перечни подходящих вакансий;

- приказ Центра занятости о признании гражданина, зарегистрированного в целях поиска подходящей работы, безработным;

- приказы Центра занятости;

- решение об отказе в предоставлении государственной услуги;

- заявление, предложение о предоставлении иных государственных услуг с заключениями;

- документы, предусмотренные Административными регламентами предоставления иных государственных услуг, оказанных гражданину (копии договоров, приказы Центра занятости "О назначении, размерах, сроках выплаты материальной поддержки", приказы Центра занятости о зачислении на обучение и отчисление с обучения и т.п.);

- предложение на выведение гражданина на досрочную пенсию;

- документы, подтверждающие причины снятия гражданина с учета в качестве безработного.

2.5.3. Личные дела получателей государственных услуг, которые не признаны безработными, составляют:

- заявление о предоставлении государственной услуги содействия гражданам в поиске подходящей работы;

- карточка персонального учета и прилагаемые к ней документы;

- справка о средней заработной плате для определения размера пособия по безработице и стипендии в период профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования по направлению органов службы занятости;

- копия индивидуальной программы реабилитации или абилитации инвалида (далее - ИПРА);

- копии документов, подтверждающих статус гражданина (справка из органов опеки и попечительства, подтверждающая категорию детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей), имеющих существенное значение для определения категории гражданина и принятия решений об оказании ему государственных услуг;

- направление на работу, результат рассмотрения кандидатуры;

- перечни подходящих вакансий;

- приказ Центра занятости "Об отказе в признании гражданина, зарегистрированного в целях поиска подходящей работы, безработным";

- приказы Центра занятости;

- решение об отказе в предоставлении государственной услуги;

- заявление, предложение о предоставлении иных государственных услуг с заключениями;

- документы, предусмотренные Административными регламентами предоставления иных государственных услуг, оказанных гражданину (копии договоров, приказы Центра занятости "О назначении, размерах, сроках выплаты материальной поддержки);

- бланк "Личное дело получателя государственных услуг в области содействия занятости населения".

2.5.4. Личные дела получателей государственных услуг, не зарегистрированных в качестве ищущих работу, составляют:

- заявление о предоставлении государственной услуги по информированию о положении на рынке труда;

- заявление, предложение, заключение о предоставлении государственной услуги по профессиональной ориентации граждан в целях выбора сферы деятельности (профессии), трудоустройства, прохождения профессионального обучения и получения дополнительного профессионального образования с заключениями;

- карточка персонального учета гражданина, обратившегося за предоставлением государственной услуги по профессиональной ориентации в целях выбора сферы деятельности (профессии), трудоустройства, профессионального обучения.

2.5.5. Личное дело получателя государственных услуг, работодателя, составляют:

- заявление о предоставлении работодателю государственной услуги содействия в подборе необходимых работников;

- карточка учета работодателя, обратившегося за предоставлением государственной услуги содействия в подборе необходимых работников;

- сведения о потребности в работниках, наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей);

- лист обращений работодателя;

- решение об отказе в приеме документов, отказе от государственных услуг;

- копия листа записи Единого государственного реестра юридических лиц/листа записи ЕГРИП (при предоставлении работодателем);

- копии документов, подтверждающих факт переименования, ликвидации.

III. Требования к оформлению личных дел

3.1. Оформление Личных дел получателей государственных услуг, период безработицы которых засчитывается в их страховой стаж, - проведение работ по их подготовке к хранению представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление внутренней описи и листа заверителя, оформление обложки дела.

3.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка документов, включенных в Личное дело получателя государственных услуг, период безработицы которого засчитывается в его страховой стаж, все листы, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются. Номера листов проставляются простым (графитовым) карандашом в верхнем правом углу, не задевая текст документа. Лист формата А5 считается за один лист.

Внутренняя опись документов Личного дела получателя государственных услуг, период безработицы которого засчитывается в его страховой стаж, оформляется для учета документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 1), которая содержит сведения о порядковом номере, регистрационном индексе, дате и заголовке документа, а также номере листов Личного дела, на которых расположен каждый документ. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в листе-заверителе (приложение 2) после общего количества листов через знак "+".

3.3. Независимо от количества листов в документе во внутренней описи он указывается как один документ. Не допускается включение в Личное дело документов и их копий, не относящихся к нему, а также черновиков и документов, подлежащих возврату.

3.4. Личные дела получателей государственных услуг, период безработицы которых засчитывается в их страховой стаж, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку, с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Не допускается наличие в Личных делах дублирующих документов, черновиков, а также скрепок и скоб. При подготовке к подшивке все скрепления из документа удаляются. Обложка Личного дела оформляется по образцу (приложение 3).

На обложке Личного дела указываются следующие реквизиты: наименование Центра занятости; заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество безработного гражданина в именительном падеже); номер дела на обложке соответствует номеру Карточки персонального учета, дата начала личного дела (дата регистрации гражданина в целях поиска подходящей работы); дата окончания личного дела (дата завершения делопроизводства); количество листов в личном деле. Число и год на обложке Личного дела обозначаются арабскими цифрами. Все надписи на обложке следует выполнять четко, без исправлений, помарок, приписок, подчисток, только чернилами (пастой).

3.5. Личные дела получателей государственных услуг, период безработицы которых засчитывается в их страховой стаж, подлежат оформлению после завершения календарного года, в течение которого они были завершены.

3.6. До передачи на централизованное хранение Личные дела получателей государственных услуг, период безработицы которых засчитывается в их страховой стаж, хранятся в кабинетах сотрудников Центра занятости, отдельно от действующих Личных дел для практического их использования.

3.7. При оформлении Личных дел, указанных в п. 2.4.2 и п. 2.4.5, рекомендуется применять порядок оформления Личного дела получателей государственных услуг, период безработицы которых засчитывается в их страховой стаж.

Личные дела, указанные в п.п. 2.4.3 и 2.4.4, рекомендовано перед хранением положить в отдельный файл (папку).

3.8. Личные дела, указанные в п. 2.4.2-2.4.5, должны находиться отдельно от Личных дел получателей государственных услуг, период безработицы которых засчитывается в их страховой стаж. Их рекомендуется хранить в коробках, папках и т.д. в закрытых шкафах, расположенных в кабинетах сотрудников Центра занятости.

3.9. Личные дела, указанные в п. 2.4.2-2.4.5, должны быть сформированы в хронологическом порядке по дате их закрытия, внутри хронологического порядка - по алфавиту.

IV. Подготовка и передача личных дел на хранение

4.1. Отбор, проверку оформления Личных дел получателей государственных услуг, снятых с учета и подлежащих централизованному хранению в Центре занятости, осуществляют сотрудники Центра занятости в соответствии с их должностной инструкцией.

4.2. Уничтожение Личных дел, срок хранения которых истек, оформляется актом (приложение 4).

4.3. Переданные на централизованное хранение в Центр занятости Личные дела размещаются на стеллажах и располагаются в порядке ежегодных поступлений, внутри года - по алфавиту слева направо. В случае если в архиве имеются Личные дела, закрытые по причине "Снят с учета в связи со смертью". Их рекомендуется хранить отдельно.

4.4. Опись Личных дел получателей государственных услуг (далее - Опись), подлежащих хранению 50 лет ЭПК, составляется в соответствии с установленной формой (приложение N 5) сотрудником Центра занятости в соответствии с должностной инструкцией. Ответственность за качество и своевременность составления Описи несет директор Центра занятости.

4.5. При составлении Описи соблюдаются следующие требования: в графе "Заголовок дела" указывается наименование Личного дела; графы 3-5 - заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку Личного дела; графа "Примечание" используется для отметок о приеме, передаче дел, особенностях их физического состояния, наличии копий и т.д.

4.6. В конце Описи оформляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел в годовом разделе Описи, первый и последний номер дела по данному разделу, оговариваются особенности нумерации в Описи (наличие литерных или пропущенных номеров).

4.7. Годовые разделы Описи составляются не позднее чем через три года после завершения делопроизводства Личных дел, включенных в данный раздел, в трех экземплярах, подписываются их составителями, предоставляются для согласования экспертной комиссией Центра занятости и утверждения директором Центра занятости.

V. Использование дел архивного фонда

5.1. На основании документов архивного фонда Центром занятости выдаются архивные справки, архивные копии документов, архивные выписки из документов как гражданам, так и организациям по их предварительным запросам.

5.2. Архивные справки, архивные копии документов, архивные выписки из документов составляются или изготавливаются на основании документов (подлинников или заверенных копий) архивного фонда Центра занятости и относящихся к существу запроса.

5.3. Архивные справки, архивные выписки из документов составляются на бланке Центра занятости в 2 экземплярах, первый экземпляр справки подписывается директором Центра занятости и специалистом, ответственным за ведение архива. Первый экземпляр справки заверяется гербовой печатью Центра занятости. Второй экземпляр справки без печати, заверенный составителем, остается в Личном деле. Архивная справка составляется по форме (приложение 6).

5.4. В архивных справках, архивных выписках из документов приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. Изложение сведений осуществляется в хронологической последовательности событий. Допускается приводить выдержки из документов, заключая эти выдержки в кавычки, при этом связность содержания и точный смысл каждой выдержки из текста документа не должны нарушаться. После текста архивных справок, архивных выписок из документов помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивных справок, архивных выписок из документов (номер фондов, описей и листов дел).

5.5. К архивным справкам, архивным выпискам из документов могут прилагаться копии документов, подтверждающие приведенные в них сведения.

5.6. Архивные копии документов изготавливаются посредством ксерокса, сканера или принтера в одном экземпляре, который заверяется подписью директора Центра занятости и гербовой печатью Центра занятости.

5.7. Для регистрации и учета выдачи архивных справок, архивных копий документов, архивных выписок из документов ведутся журнал запросов от граждан и организаций и журнал выдачи архивных справок, архивных копий документов, архивных выписок из документов.

5.8. Подлинники документов могут быть выданы сотрудникам Центра занятости, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации только на основании их письменного запроса, содержащего разрешающую визу директора Центра занятости.

5.9. Документы выдаются на срок, не превышающий: одного месяца - для использования специалистами Центра занятости; шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

5.10. Выдача документов регистрируется в книге выдачи дел и оформляется: служебной запиской на выдачу дел сотрудникам Центра занятости; актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

VI. Обеспечение сохранности личных дел

6.1. Для сохранности и систематизации Личные дела получателей государственных услуг, подлежащие хранению 50 лет ЭПК, хранятся централизованно. Центры занятости должны обеспечивать сохранность личных дел получателей государственных услуг.