Приложение N 2. Положение об использовании электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска и сервиса объединенных коммуникаций корпоративной информационной вычислительной сети администрации г.Иркутска

Приложение N 2

к Постановлению администрации г.Иркутска

от 1 октября 2014 г. N 031-06-1128/14

Положение об использовании электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска и сервиса объединенных коммуникаций корпоративной информационной вычислительной сети администрации г.Иркутска

С изменениями и дополнениями от:

16 марта 2016 г., 11 мая, 20 сентября 2018 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об использовании электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска и сервиса объединенных коммуникаций корпоративной информационной вычислительной сети администрации г.Иркутска (далее - Положение) определяет порядок предоставления доступа, использования ресурсов электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска, сервиса объединенных коммуникаций корпоративной информационной вычислительной сети администрации г.Иркутска (далее - КИВС), а также обязанности и ответственность пользователей при их использовании.

2. Основные понятия, используемые в настоящем Положении

2.1. Адрес электронной почты - уникальный идентификатор пользователя электронной почты, записываемый в виде "пользователь@admirk.ru", "пользователь@irkadm.ru".

2.2. Видео- и голосовая связь - телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия по обмену аудио- и видеоинформацией в реальном времени через корпоративную информационную вычислительную сеть администрации г.Иркутска и информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет".

2.3. Информационно-телекоммуникационная сеть "Интернет" (далее - сеть Интернет) - глобальная информационная сеть, части которой логически взаимосвязаны друг с другом посредством адресного пространства.

2.4. Информация ограниченного доступа - информация, доступ к которой ограничен федеральными законами.

2.5. Пользователь - сотрудник структурного подразделения администрации города Иркутска, органа местного самоуправления города Иркутска, подключенный к корпоративной информационной вычислительной сети администрации г.Иркутска.

2.6. Конференция - телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия двух и более пользователей с использованием сервисов мгновенных сообщений, видео- и голосовой связи, с возможностью передачи файлов.

2.7. Мгновенные сообщения - телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия по обмену текстовыми сообщениями двух и более пользователей в реальном времени через корпоративную информационную вычислительную сеть администрации г.Иркутска и информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет".

2.8. Общий доступ к рабочему столу - телекоммуникационная технология удаленного взаимодействия двух пользователей при работе с основным окном графической среды пользователя с полным доступом ко всем видимым экранным объектам и осуществление непосредственного манипулирования ими.

2.9. Передача файлов - телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия двух пользователей по обмену файлами.

2.10. Почтовый сервер (Microsoft Exchange) - информационный сервис корпоративной информационной вычислительной сети администрации г.Иркутска, включающий в себя почтовые службы и функции администрирования, а также позволяющий содержать почтовые ящики пользователей, хранить и производить обмен почтовыми сообщениями.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г.Иркутска от 16 марта 2016 г. N 031-06-199/6 в пункт 2.11 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.11. Сервис объединенных коммуникаций (Microsoft Lync (Microsoft Skype для бизнеса) - сервис корпоративных коммуникаций, включающий в себя функции мгновенных сообщений, видео- и голосовую связь, общий доступ к рабочему столу, конференции, передачи файлов.

2.12. Электронная почта - сетевая служба, построенная на открытых и стандартных протоколах, позволяющая пользователям обмениваться информацией без применения бумажных носителей, с помощью программно-аппаратного комплекса через локальные и глобальные информационно-телекоммуникационные сети, в том числе с применением электронной подписи.

2.13. Электронный почтовый ящик - пространство на почтовом сервере, используемое для ведения официальной и служебной переписки посредством электронной почты.

3. Порядок использования электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска и сервиса объединенных коммуникаций КИВС

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г.Иркутска от 16 марта 2016 г. N 031-06-199/6 в пункт 3.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Использование электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска и сервиса объединенных коммуникаций КИВС заключается в приеме и передаче сообщений электронной почты, использовании сервиса объединенных коммуникаций - мгновенных сообщений, видео- и голосовой связи, общего доступа к рабочим столам пользователей, конференции, передачи файлов при использовании сервисных возможностей программного обеспечения Microsoft Exchange Server, Microsoft Lync Server, Microsoft Office Outlook, Microsoft Lync (Microsoft Skype для бизнеса).

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г.Иркутска от 16 марта 2016 г. N 031-06-199/6 в пункт 3.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Доступ к электронной почте органов местного самоуправления города Иркутска и сервису объединенных коммуникаций КИВС предоставляется всем пользователям через программное обеспечение Microsoft Office Outlook и Microsoft Lync (Microsoft Skype для бизнеса).

Информация об изменениях:

Пункт 3.3 изменен. - Постановление администрации г.Иркутска от 20 сентября 2018 г. N 031-06-849/8

Изменения вступают в силу с момента внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности управления реализации общественных инициатив комитета по социальной политике и культуре администрации г.Иркутска и записи об изменении наименования управления по информационной политике администрации г.Иркутска

См. предыдущую редакцию

3.3. Доступ через сеть Интернет к электронной почте органов местного самоуправления города Иркутска посредством WEB-доступа к электронному почтовому ящику (https://mail.admirk.ru/owa) (Outlook Web Access) и доступа через мобильные устройства по протоколу Microsoft Exchange ActiveSync предоставляется на основании письменной заявки пользователя в свободной форме, подписанной руководителем структурного подразделения администрации города Иркутска, Думы города Иркутска, Контрольно-счетной палаты города Иркутска, сотрудником которого он является, в адрес управления информатизации аппарата администрации города Иркутска (далее - заявка)

Информация об изменениях:

Пункт 3.4 изменен с 11 мая 2018 г. - Постановление администрации г.Иркутска от 11 мая 2018 г. N 031-06-426/8

См. предыдущую редакцию

3.4. Управление информатизации аппарата администрации города Иркутска в течение пяти рабочих дней с момента поступления заявки направляет ответ пользователю с точной датой предоставления доступа к электронной почте через сеть Интернет.

Информация об изменениях:

Пункт 3.5 изменен с 11 мая 2018 г. - Постановление администрации г.Иркутска от 11 мая 2018 г. N 031-06-426/8

См. предыдущую редакцию

3.5. Управление информатизации аппарата администрации города Иркутска обеспечивает отказоустойчивость электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска и сервиса объединенных коммуникаций КИВС в режиме 24/7/365 (двадцать четыре часа, семь дней в неделю, триста шестьдесят пять дней в году).

3.6. Электронная почта органов местного самоуправления города Иркутска и сервис объединенных коммуникаций КИВС используются только в целях исполнения должностных обязанностей. Использование данных сервисов в других целях запрещено.

3.7. Электронная почта органов местного самоуправления города Иркутска и сервис объединенных коммуникаций КИВС предназначены для передачи только общедоступной информации. Использование данных сервисов администрации города Иркутска для обмена информацией ограниченного доступа запрещается.

3.8. Использование электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска пользователями производится в следующем порядке:

Информация об изменениях:

Подпункт 3.8.1 изменен. - Постановление администрации г.Иркутска от 20 сентября 2018 г. N 031-06-849/8

Изменения вступают в силу с момента внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности управления реализации общественных инициатив комитета по социальной политике и культуре администрации г.Иркутска и записи об изменении наименования управления по информационной политике администрации г.Иркутска

См. предыдущую редакцию

3.8.1. При использовании официальных адресов электронной почты в органах местного самоуправления города Иркутска необходимо:

- своевременно проверять поступление электронных почтовых сообщений;

- обеспечивать сохранение электронных версий поступивших и отправляемых сообщений в собственной базе входящих и исходящих электронных почтовых сообщений;

- в случае неполадок, при обнаружении неисправностей или попыток несанкционированного доступа незамедлительно сообщать об этом в управление информатизации аппарата администрации города Иркутска.

3.8.2. При подготовке почтовых сообщений, отправляемых с официальных адресов электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска, к пользователям предъявляются следующие требования:

- для отправки почтового сообщения документ оформляется в соответствии с требованиями деловой переписки с указанием фамилии, имени, отчества, должности и контактных данных;

- допускаются следующие форматы вложенных файлов: *.txt, *.doc(х), *.xls(х), *.pdf, *.zip. По согласованию с получателями информации допускается использование других форматов;

- присоединенные файлы необходимо архивировать в формат *.zip.

4. Ограничения и запреты при работе с электронной почтой органов местного самоуправления города Иркутска и сервисом объединенных коммуникаций КИВС

Информация об изменениях:

Пункт 4.1 изменен с 11 мая 2018 г. - Постановление администрации г.Иркутска от 11 мая 2018 г. N 031-06-426/8

См. предыдущую редакцию

4.1. При работе с электронной почтой органов местного самоуправления города Иркутска пользователи должны соблюдать следующие ограничения:

- совокупный объем сообщений, хранящихся на почтовом сервере, в электронном почтовом ящике пользователя, не должен превышать 2 (двух) Гигабайт, в официальном электронном почтовом ящике структурного подразделения администрации города Иркутска, Думы города Иркутска, Контрольно-счетной палаты города Иркутска - не должен превышать 5 (пяти) Гигабайт;

- объем входящего электронного сообщения на почтовый сервер администрации города Иркутска не должен превышать 30 (тридцати) Мегабайт;

- объем исходящего почтового сообщения с вложенными файлами не должен превышать 30 (тридцати) Мегабайт на сторонние электронные почтовые ящики и 30 (тридцати) Мегабайт на внутренние электронные почтовые ящики пользователей.

В случае, если данное ограничение не может быть соблюдено пользователем в связи с выполнением должностных обязанностей, пользователь направляет в адрес управления информатизации аппарата администрации города Иркутска письменную заявку в свободной форме, подписанную руководителем соответствующего структурного подразделения администрации города Иркутска, органа местного самоуправления города Иркутска, с указанием необходимых объемов.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2 изменен с 11 мая 2018 г. - Постановление администрации г.Иркутска от 11 мая 2018 г. N 031-06-426/8

См. предыдущую редакцию

4.2. При работе с электронной почтой органов местного самоуправления города Иркутска, сервисом объединенных коммуникаций КИВС пользователям запрещается:

- использовать адрес электронной почты для оформления интернет-подписки без предварительного согласования с управлением информатизации аппарата администрации города Иркутска;

- использовать средства общего доступа программного обеспечения Microsoft Lync (Microsoft Skype для бизнеса) к рабочим столам пользователей без уведомления пользователя о попытке подключения к рабочему столу;

- при подключенном общем доступе к рабочему столу пользователя обрабатывать информацию ограниченного доступа;

- публиковать адреса электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска на общедоступных интернет-ресурсах (форумы, конференции), кроме специально заведенных публичных адресов;

- намеренно рассылать материалы, содержащие вирусы или другие компьютерные коды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования или программ, осуществления несанкционированного доступа, а также серийные номера к коммерческим программным продуктам и программы для их генерации, логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в сети Интернет, а также ссылки на указанную информацию и иное;

- намеренно распространять материалы и информацию, нарушающие права третьих лиц;

- намеренно распространять информацию, содержание и направленность которой запрещены международным и российским законодательством, включая материалы, носящие вредоносную, угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности, в том числе разъясняющие порядок применения взрывчатых веществ, оружия и т.д.;

- намеренно распространять информацию ограниченного доступа.

5. Использование электронной подписи

5.1. Электронная подпись в почтовом сообщении равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

5.2. Применение электронной подписи возможно только при использовании пользователем клиентских программ, поддерживающих функции электронной подписи.

5.3. Создание/проверка электронной подписи в почтовом сообщении осуществляется средствами криптографической защиты информации, сертифицированными Федеральной службой безопасности Российской Федерации.

6. Контроль и ответственность

6.1. Электронная почта и сервис объединенных коммуникаций КИВС построены на открытых и стандартных протоколах, которые не являются средством гарантированной доставки информации. С целью проверки успешной доставки электронного сообщения необходимо использовать предусмотренную почтовым программным обеспечением систему уведомлений о принятии сообщений.

Информация об изменениях:

Пункт 6.2 изменен с 11 мая 2018 г. - Постановление администрации г.Иркутска от 11 мая 2018 г. N 031-06-426/8

См. предыдущую редакцию

6.2. Контроль за исполнением настоящего Положения осуществляет управление информатизации аппарата администрации города Иркутска.

6.3. Руководители структурных подразделений администрации города Иркутска, органов местного самоуправления города Иркутска несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Положения в подведомственном структурном подразделении, органе местного самоуправления города Иркутска. Нарушение требований настоящего Положения влечет за собой привлечение к дисциплинарной, материальной или иной ответственности, предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации.

И.о. заместителя мэра - председателя комитета по экономике администрации г.Иркутска

А.А.Сурков

И.о. заместителя председателя комитета - начальника департамента информатизации комитета по экономике администрации г.Иркутска

Е.Г.Горохов