Приложение N 2. Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в министерстве финансов Иркутской области

Приложение N 2

к Приказу Министерства финансов Иркутской области

от 17 сентября 2012 г. N 46Н-МПР

Правила
рассмотрения запросов субъектов персональных данных
или их представителей в министерстве финансов Иркутской области

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2015 г., 18 ноября 2016 г.

I. Общие положения

1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152 ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон), Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской Федерации, Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных".

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Номер "N 152 ФЗ" следует читать как "N 152-ФЗ"

2. Настоящие Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в министерстве финансов Иркутской области (далее - правила и Министерство) определяют сроки и последовательность действий, порядок взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами Министерства при рассмотрении поступающих в Министерство запросов субъектов персональных данных или их представителей.

3. Субъектами персональных данных в Министерстве являются:

1) лица, замещающие должности государственной гражданской службы;

2) лица, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Иркутской области;

3) вспомогательный персонал;

4) лица, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы министерства;

5) лица, состоящие в кадровом резерве министерства;

6) лица, ранее состоявшие на гражданской службе (в трудовых отношениях) в министерстве, личные дела которых не переданы на хранение в государственный архив Иркутской области;

Информация об изменениях:

Приказом Министерства финансов Иркутской области от 12 февраля 2015 г. N 13Н-МПР подпункт 7 пункта 3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

7) супруги и несовершеннолетние дети лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Иркутской области в Министерстве, а также замещающих должности государственной гражданской службы Иркутской области в Министерстве, входящие в перечень должностей, при замещении которых гражданские служащие обязаны предоставлять сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

8) лица проходящие производственную практику в Министерстве;

Информация об изменениях:

Приказом Министерства финансов Иркутской области от 18 ноября 2016 г. N 96н-мпр пункт 3 раздела I настоящего приложения дополнен подпунктом 9

9) лица, заключающие государственные контракты (договоры) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг.

4. Представитель субъекта персональных данных - лицо, действующее от имени субъекта персональных данных в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона, либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления.

5. Запрос субъекта персональных данных или его представителя представляется в Министерство для рассмотрения в документированной форме. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с министерством, либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных министерством, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае личного обращения субъекта персональных данных или его представителя необходимо предъявить документы, удостоверяющие личность субъекта персональных данных или его представителя, а так же подлинник или заверенные копии документов, непосредственно относящиеся к предмету обращения. Содержание устного обращения заносится в журнал личного приема сотрудником отдела государственной гражданской службы и кадровой работы в управлении правовой и организационной работы или сотрудником отдела исполнения бюджета и сметы. В журнале фиксируются все личные обращения субъектов персональных данных (дата, Ф.И.О., адрес) в день обращения, дата направления запрашиваемых данных почтовой связью или предоставления лично заявителю.

В случае получения запроса от государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, которым персональные данные должны быть предоставлены в соответствии с федеральными законами, в запросе дополнительно указываются цель получения персональных данных и (или) информации, касающейся обработки персональных данных, и правовые основания их истребования.

В случае получения запроса от иных лиц, в запросе дополнительно указывается цель получения персональных данных и (или) информации, касающейся обработки персональных данных.

II. Права субъектов персональных данных

6. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

1) подтверждение факта обработки персональных данных Министерством;

2) правовые основания и цели обработки персональных данных;

3) цели и применяемые Министерством способы обработки персональных данных;

4) наименование и место нахождения Министерства, сведения о лицах (за исключением сотрудников Министерства), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании федерального закона;

5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом;

8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Министерства, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

10) иные сведения, предусмотренные Федеральным законом или другими федеральными законами.

7. Субъект персональных данных вправе требовать от Министерства уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

8. Субъект персональных данных или его представитель вправе направить в Министерство повторный запрос в целях получения сведений, указанных в пункте 6 настоящих правил, и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

9. Субъект персональных данных или его представитель вправе направить повторный запрос в целях получения сведений, указанных в пункте 6 настоящих правил, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 8 правил, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального запроса. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 5 настоящих правил, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

10. Сведения предоставляются субъекту персональных данных или его представителю Министерством при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.

11. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе если:

1) обработка персональных данных, включая персональные данные, полученные в результате оперативно-розыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;

2) обработка персональных данных осуществляется органами, осуществившими задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному делу, либо применившими к субъекту персональных данных меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации случаев, если допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;

обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;

доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц;

3) обработка персональных данных осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

12. Обязанности Министерства при обращении к нему субъекта персональных данных либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя, а также уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных:

1) Министерство обязано сообщить в порядке, предусмотренном статьей 14 Федерального закона, субъекту персональных данных или его представителю информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо в течение 30 (тридцати) дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя;

2) В случае отказа в предоставлении информации о наличии персональных данных о соответствующем субъекте персональных данных или персональных данных субъекту персональных данных или его представителю при их обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя Министерство обязано дать в письменной форме мотивированный ответ, содержащий ссылку на положение части 8 статьи 14 Федерального закона или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в срок, не превышающий 30 (тридцати) дней со дня обращения субъекта персональных данных или его представителя либо с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя;

3) Министерство обязано предоставить безвозмездно субъекту персональных данных или его представителю возможность ознакомления с персональными данными, относящимися к этому субъекту персональных данных. В срок, не превышающий 7 (семи) рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными, Министерство обязано внести в них необходимые изменения. В срок, не превышающий 7 (семи) рабочих дней со дня представления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что такие персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, Министерство обязано уничтожить такие персональные данные. Министерство обязано уведомить субъекта персональных данных или его представителя о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы;

4) Министерство обязано сообщить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных по запросу этого органа необходимую информацию в течение 30 (тридцати) дней с даты получения такого запроса.

13. Если запрос поступил от иного лица, Министерство сообщает об этом субъекту персональных данных и предлагает дать согласие на предоставление его персональных данных и (или) информации, касающейся обработки его персональных данных, или отказать в предоставлении соответствующей информации (приложение N 1).

Согласие субъекта персональных данных, дается в письменной форме на бумажном носителе и должно содержать следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество и должность субъекта персональных данных;

2) номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

3) персональные данные и (или) информация, касающаяся обработки персональных данных, на предоставление которых субъект персональных данных дает согласие;

4) сведения об ином лице, запросившем персональные данные (фамилия, имя, отчество и место работы (службы) иного лица, которое является физическим лицом, или наименование и место нахождения иного лица, которое является юридическим лицом);

5) собственноручная подпись субъекта персональных данных;

6) дата составления письменного согласия.

14. По результатам рассмотрения запроса Министерство принимает одно из следующих решений:

1) о предоставлении персональных данных и (или) информации, касающейся обработки персональных данных;

2) об отказе в предоставлении персональных данных и (или) информации, касающейся обработки персональных данных.

15. Министерство принимает решение об отказе в предоставлении персональных данных и (или) информации, касающейся обработки персональных данных, в следующих случаях:

1) лицо, обратившееся с запросом, не имеет права на получение запрошенных персональных данных и (или) информации, касающейся обработки персональных данных, и (или) не представило документы, подтверждающие указанное право;

2) запрошенная информация отсутствует в Министерстве;

3) в запросе указаны не все сведения, предусмотренные пунктом 5 настоящего Положения, и (или) указаны недостоверные сведения;

4) запрошенная информация относится к сведениям, составляющим государственную тайну.

III. Порядок рассмотрения запросов
субъектов персональных данных или их представителей

16. В день поступления запроса субъекта персональных данных или его представителя в Министерство указанный запрос регистрируется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и передается начальнику управления правовой и организационной работы Министерства (далее - начальник управления). Начальник управления не позднее следующего рабочего дня передает запрос в отдел государственной гражданской службы и кадровой работы в управлении правовой и организационной работы либо в отдел исполнения бюджета и сметы для исполнения.

17. Отдел, ответственный за исполнение указанного запроса, обеспечивает рассмотрение запроса, подготовку необходимой информации и отправку субъекту персональных данных или его представителю в срок, не превышающий тридцать дней после регистрации запроса.

18. Министерство обязано сообщить субъекту персональных данных или его представителю информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.

19. Сведения должны быть предоставлены отделом, ответственным за исполнение указанного запроса субъекту персональных данных или его представителю Министерством в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных в срок не превышающий 30 дней после регистрации запроса.

20. В случае отказа в предоставлении информации о наличии персональных данных о соответствующем субъекте персональных данных или персональных данных, субъекту персональных данных или его представителю при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя Министерство обязано дать в письменной форме мотивированный ответ, содержащий ссылку на положение пункта 6 настоящих правил, части 8 статьи 14 Федерального закона или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в срок, не превышающий тридцати дней со дня обращения субъекта персональных данных или его представителя либо с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.

21. В случае отказа субъекту персональных данных или его представителю в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктами 8, 9 настоящих правил, Министерство обязано дать мотивированный ответ, в котором указаны доказательства обоснованности отказа в срок, не превышающий тридцать дней со дня обращения субъекта персональных данных или его представителя либо с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.

22. Министерство обязано предоставить безвозмездно субъекту персональных данных или его представителю возможность ознакомления с персональными данными, относящимися к этому субъекту персональных данных. В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными, Министерство обязано внести в них необходимые изменения. В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня представления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что такие персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, Министерство обязано уничтожить такие персональные данные. Министерство обязано уведомить субъекта персональных данных или его представителя о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.

23. В случае личного обращения субъекта персональных данных, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства не требуют проверки, ответ может быть дан устно в ходе личного приема сотрудником обеспечивающим обработку персональных данных, о чем делается соответствующая запись в журнале личного приема. В остальных случаях, а так же когда при личном приеме субъект персональных данных или его представитель изъявил желание получить ответ в письменной форме, сотрудник, осуществляющий личный прием предлагает оформить письменный запрос и сообщает о сроках, в течение которых Министерство обязано дать ответ на такой запрос в соответствии с федеральным законом.

В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, субъекту персональных данных или его представителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В случае отзыва данных субъектом персональных данных или выявления их несоответствия, в журнале должны быть сделаны соответствующие записи.

Хранение журналов должно исключать несанкционированный доступ к ним.

Начальник управления правовой и организационной работы

Е.В.Аференок