Раздел Х. Вопросы отдела документационного обеспечения комитета

Раздел Х. Вопросы отдела документационного обеспечения комитета

46. Отдел документационного обеспечения комитета обеспечивает реализацию следующих задач и функций, возложенных на имущественного департамент в сфере организации документационного обеспечения комитета и контроля за исполнительской дисциплиной:

1) осуществление приема, регистрации входящей и исходящей корреспонденции;

2) обеспечение передачи документов на исполнение согласно резолюции председателя комитета по управлению муниципальным имуществом администрации города Иркутска, заместителей председателя комитета - начальников департаментов комитета, начальников департаментов и управлений комитета;

3) осуществление регистрации организационно-распорядительных документов, муниципальных контрактов, договоров, соглашений, заключенных от имени комитета;

4) составление реестров, обработка отправляемой почтовой корреспонденции;

5) ведение учета объема документооборота;

6) осуществление контроля за сроками исполнения документов, снятие их с контроля в комитете.

47. Отдел документационного обеспечения комитета обеспечивает реализацию следующих задач и функций, возложенных на имущественный департамент в сфере организации и ведении архивного дела в комитете:

1) подготовка номенклатуры дел комитета, обеспечение хранения и использования документов, переданных на хранение в архив комитета;

2) организация работы архива комитета, подготовка и передача дел на постоянное хранение в отдел регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска.

48. Отдел документационного обеспечения комитета обеспечивает реализацию следующих задач и функций, возложенных на имущественный департамент в сфере обеспечения исполнения кадровых и организационных вопросов в комитете:

1) подготовка документов для решения кадровых вопросов;

2) ознакомление муниципальных служащих, технического персонала комитета с муниципальными правовыми актами города Иркутска;

3) ведение табеля учета рабочего времени работников комитета;

4) ведение учета листков нетрудоспособности;

5) подготовка и осуществление контроля за соблюдением графика отпусков муниципальных служащих, технического персонала комитета;

6) осуществление контроля за прохождением работниками комитета обязательного периодического медицинского осмотра;

7) обеспечение организации работы по охране труда;

8) обеспечение реализации мер противопожарной безопасности;

9) проведение инструктажей по охране труда и пожарной безопасности;

10) подготовка предложений по внесению изменений в структуру и штатное расписание комитета, о назначении на должность муниципальной службы города Иркутска и переводе муниципальных служащих и технического персонала комитета;

11) подготовка предложений о включении в кадровый резерв для замещения должностей муниципальной службы в городе Иркутске и должностей руководителей муниципальных унитарных предприятий, подведомственных комитету;

12) подготовка предложений по повышению квалификации муниципальных служащих комитета;

13) подготовка документов о представлении муниципальных служащих комитета, технического персонала комитета, руководителей муниципальных унитарных предприятий, подведомственных комитету, к награждению Почетной грамотой, Благодарностью и Благодарственным письмом мэра города Иркутска, председателя комитета по управлению муниципальным имуществом администрации города Иркутска;

14) подготовка срочных трудовых договоров, организация работ граждан, направленных областным государственным казенным учреждением "Центр занятости населения города Иркутска" для участия в общественных работах в комитете;

15) составление авансовых отчетов;

16) предоставление в установленном законодательством порядке документов, подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области;

17) подготовка предложений в план основных мероприятий администрации города Иркутска, Высшего административного комитета, Думы города Иркутска, осуществление контроля за их исполнением;

18) подготовка документов по мобилизационной подготовке;

19) подготовка ответов на обращения органов государственной власти, структурных подразделений администрации города Иркутска, граждан и иные обращения в пределах задач и функций, возложенных на отдел.