Приложение 3. Порядок подготовки материалов к рассмотрению на заседании коллегии и проведение контроля за исполнением принятых решений

Приложение 3
к приказу Департамента
здравоохранения города Москвы
от 30 июня 2011 г. N 598

Порядок
подготовки материалов к рассмотрению на заседании коллегии и проведение контроля за исполнением принятых решений

1. Вопросы для включения в план работы коллегии на следующее полугодие представляются секретарю коллегии, в срок к 1-му числу последнего месяца полугодия.

2. Сформированный и согласованный в установленном порядке проект плана работы коллегии на предстоящий квартал представляется председателю коллегии (заместителю) на рассмотрение и утверждение, в срок - 20 числа последнего месяца полугодия.

Дополнительные вопросы включаются в повестку заседания коллегии только по указанию председателя коллегии.

3. Материалы к заседанию коллегии представляются секретарю коллегии в 2-х экземплярах, в срок - не позднее, чем за 10 дней до дня заседания.

Начальники структурных подразделений к заседанию коллегии представляют следующие материалы:

- справка по рассматриваемому вопросу;

- экземпляры доклада и содоклада;

- проект решения коллегии согласованный в установленном порядке;

- списки приглашенных на заседание коллегии;

- список выступающих на заседании коллегии;

- проект приказа, письма (при необходимости).

4. Материалы к заседанию коллегии должны быть завизированы. Виза включает в себя личную подпись и дату.

4.1. Справка и все приложения к ней подписываются ответственным исполнителем (с указанием должности), справка, кроме того, визируется начальником структурного подразделения, курирующим заместителем руководителя Департамента на лицевой стороне последнего листа.

Статистические данные, используемые в материалах коллегии, должны быть согласованы и завизированы директором Государственного бюджетного учреждения города Москвы "Научно-исследовательский институт организации здравоохранения и медицинского менеджмента Департамента здравоохранения города Москвы" или его заместителем.

4.2. Объем проекта решения коллегии не должен превышать 3-5 страниц, объем справки 10-12 страниц. Проект решения коллегии визируется исполнителем, начальником структурного подразделения, курирующим заместителем руководителя Департамента.

Если содержание вопроса касается нескольких структурных подразделений, проект решения визируется начальниками всех заинтересованных структурных подразделений Департамента.

Визирование производится на отдельном Листе согласования проекта решения коллегии, который помещается в конце документа.

Замечания или дополнения к проекту решения коллегии излагаются на Листе согласования или на отдельном листе (в этом случае на Листе согласования делается соответствующая отметка). В таком случае визы имеют следующую форму: (подпись) В.И. Иванов, замечания прилагаются. 12.01.2011.

4.3. Проекты приказов или писем визируются в порядке, установленном для оформления этих документов.

4.4. Списки лиц, приглашенных на заседание (как работников аппарата Департамента здравоохранения города Москвы, так и представителей организаций, учреждений, предприятий и заинтересованных ведомств), и список выступающих на заседании коллегии лиц визируются начальником структурного подразделения и курирующим заместителем руководителя Департамента.

5. В случае непредставления материалов в установленный срок вопрос может быть снят с рассмотрения председателем коллегии с соответствующим обсуждением и выводами коллегии.

При невозможности по каким-либо причинам представить материал к заседанию коллегии в установленный срок или если необходимость обсуждения вопроса отпала, лицо, ответственное за подготовку материала письменно докладывает об этом председателю коллегии, в срок - не позднее, чем за 10 дней до заседания коллегии.

6. Начальники структурных подразделений обеспечивают регистрацию и своевременную явку приглашенных и выступающих на заседание коллегии лиц. Ответственность за своевременную явку приглашенных и выступающих на коллегии несут исполнители структурных подразделений Департамента, вносивших вопрос на рассмотрение.

При невозможности присутствия на коллегии приглашенный участник обязан лично доложить о причине неявки председателю коллегии или заместителю председателя коллегии.

7. По окончании заседания подписанные экземпляры доклада и содоклада сдаются секретарю коллегии.

Вопросы, обсуждаемые на заседаниях коллегии, оформляются протоколами. По результатам обсуждения издаются решения коллегии, приказы, письма.

8. Решения коллегии и проекты приказов, которые в результате обсуждения требуют внесения изменений и дополнений, дорабатываются ответственными исполнителями и представляются на подпись в 10-ти дневный срок или срок, установленный на коллегии.

Доработанное решение коллегии визируется исполнителем, начальником структурного подразделения Департамента, курирующим заместителем руководителя Департамента.

При необходимости продления срока ответственные за подготовку документа обязаны доложить о причинах задержки председателю коллегии и получить разрешение на продление.

9. Подписанное решение коллегии в 5-дневный срок рассылается ответственным исполнителем, в системе электронного документооборота, в соответствии со Списком рассылки, подписанным руководителем структурного подразделения.

10. Вопрос о снятии решения коллегии с контроля решает коллегия на основании справки, представляемой начальником структурного подразделения Департамента, с визами исполнителей и ответственного за контроль.

11. Руководящий сотрудник, указанный в решении коллегии, на которого возлагается контроль за исполнением решения коллегии, дает конкретные поручения исполнителям, с оформлением резолюций в системе электронного документооборота.

12. Структурное подразделение Департамента, ответственное за подготовку вопроса, устанавливает контроль за исполнением принятого на коллегии решения. Ответственный исполнитель осуществляет сбор и обобщение информации по исполнению решения коллегии, представляет информацию секретарю коллегии, в срок - не позднее 5 числа каждого месяца и подготавливает общую справку для снятия решения коллегии с контроля.

13. На каждое решение коллегии оформляется дело, в которое подшивается копия решения коллегии и материалы по его исполнению.

14. При невозможности исполнения поручения коллегии в срок подается докладная записка на имя председателя коллегии о продлении сроков исполнения.

15. Секретарь коллегии ежеквартально обобщает представленную ответственным исполнителем информацию и докладывает о неисполненных поручениях на оперативных совещаниях Департамента.

16. Руководители организаций, подведомственных Департаменту здравоохранения города Москвы издают приказы или другие распорядительные документы по исполнению решений коллегии и организуют контроль за их исполнением в соответствии с установленным порядком.