4. Порядок рассмотрения сообщений, поступающих в раздел "Ваш вопрос к власти"

4. Порядок рассмотрения сообщений, поступающих в раздел "Ваш вопрос к власти"

4.1. Специалист управления по работе с документами формирует в СПД проект поручения по сообщению и передает его электронным способом начальнику управления. Срок выполнения операции - 2 (два) рабочих дня с момента публикации сообщения на сайте.

4.2. Начальник управления работе с документами формирует в СПД окончательный вариант электронного поручения и передает его электронным способом в адрес заместителей префекта (одновременно уведомление о поручении идет секретарям заместителей префекта), глав управ районов (одновременно специалисту управы), начальникам управлений и отделов, руководителям ГБУ "Жилищник" (через ответственного за работу с СПД специалиста ГБУ).

Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день.

4.3. Первый заместитель префекта (секретарь первого заместителя префекта), заместители префекта (секретари заместителей префекта), главы управ районов (специалисты), начальники управлений и отделов, руководители ГБУ "Жилищник" (специалисты ГБУ) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже, чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных обращений.

В случае необходимости секретари первого заместителя префекта, заместителей префекта, специалисты управ и ГБУ распечатывают сообщение и передают для резолюции заместителю префекта, главе управы, руководителю ГБУ.

Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день.

4.4. При решении руководителя о введении исполнителя для подготовки ответа автору, в соответствии с резолюцией заместителя префекта, главы управы, руководителя ГБУ секретарь/специалист формирует электронные поручения в СПД и передает электронным образом в адрес исполнителя.

В случае принятия решения заместителем префекта, главой управы района, начальником управления, или отдела, руководителем ГБУ "Жилищник о необходимости корректирующих действий формируется отдельное поручение исполнителю, ответственному за анализ несоответствия с визой "Прошу подготовить анализ причин и последствий несоответствия и разработать корректирующие действия". Решение о корректирующих действиях принимается при отработке любого сообщения по вопросам функционирования организаций жилищно-коммунального хозяйства, за исключением сообщений содержащих благодарности и предложения по перспективам развития.

Для исполнителей, не включенных в СПД, секретарь/специалист распечатывает сообщение жителя вместе с поручением и направляет в их адрес.

Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день.

4.5. Исполнитель в установленный контрольный срок готовит текст ответа в редакторе Word и прикрепляет файл ответа к карточке поручения или заполняет поле "ответ" данного поручения. Соисполнители не позднее, чем за пять дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения. Для этого соисполнителю необходимо в карточке поручения разместить свой ответ и поставить признак "Уведомить ответственного исполнителя". Прочитав ответ, ответственный исполнитель закрывает поручение (поставив дату исполнения) или оставляет поручение на контроле в случае неудовлетворительного содержания представленного соисполнителем.

4.6. Исполнитель, на которого руководитель возложил обязанность по подготовке корректирующих действий, проводит анализ причин и последствий несоответствия, разрабатывает предложения и согласовывает их с заинтересованными соисполнителями. По результатам работы исполнитель заполняет бланк "Решение" (форма приведена в приложении 1) и утверждает у руководства своей организации. В случае вывода об отсутствии необходимости корректирующих действий в "Решении" в обязательном порядке указывается обоснование. Поле "Ответ" карточки поручения должно содержать копию перечня корректирующих действий из утвержденного "Решения", или обоснование отказа от них. Исполнитель (специалист организации ответственный за работу в СПД) сканирует документ и размещает в поле "Файл с ответом" карточки поручения. Текст "Решения" публикуется в карточке сообщения на сайте.

4.7. В результате заполнения в поручении исполнителем поля "Ответ" или помещения образа документа в поле "Файл с ответом", лицу сформировавшему поручение (ответственному исполнителю) автоматически приходит уведомление о выполнении поручения.

4.8. За 14, 10, 5, 3, 1 день до даты контроля поручения и далее каждый день исполнители получают по электронной почте автоматически созданное уведомление об истечении срока выполнения поручения.

4.9. После утверждения ответа заместителем префекта, главой управы, руководителем ГБУ секретарь/специалист вводит ответ в карточку поручения, и публикует ответ на сайте. В случае публикации ответов сообщений с отметкой - "Подтвержденный запрос SМS-уведомления" производится автоматическая передача уведомления о готовности по SМS-каналам. Запись об отправлении уведомления производится в истории изменений документа.

В электронный адрес автора сообщения направляется автоматическое уведомление о готовности ответа.

4.10. Секретарь/специалист несет ответственность за соответствие между ответом, введенным в ИС, и ответом, подписанным руководителем.

Ответственность за соответствие отправленного письма тексту, представленному в карточке поручения, несет исполнитель, подготовивший (опубликовавший) ответ.

4.11. Специалисту управления по работе с документами (ответственному исполнителю, при наличии соответствующих атрибутов в регистрационной карточке) автоматически отправляется электронное уведомление о публикации ответа на сообщение.

4.12. Общий срок подготовки и публикации ответа с момента публикации сообщения на сайте префектуры - не более 21 дня. Датой исполнения сообщения в целом считается дата опубликования ответа.

Срок исполнения по поручениям с визой: "Прошу подготовить анализ причин и последствий несоответствия и разработать корректирующие действия", устанавливается с указанным руководителем. Датой исполнения поручения считается дата размещения образа документа "Решение".

4.13. Если поручение не может быть исполнено в указанный контрольный срок и принято решение поставить исполнение сообщения на дополнительный контроль - публикуется ответ о причинах задержки (не применяется при исполнении поручений с визой: "Прошу подготовить анализ причин и последствий несоответствия и разработать корректирующие действия"). При опубликовании ответа исполнитель во всплывающем контрольном окне делает отметку в опции "Поставить на доп. контроль". Отметка "Закрыть в дело" автоматически снимается. Текущее поручение закрывается. ИС предлагает создать новое поручение с атрибутами дополнительного контроля. Исполнение такого поручения осуществляется в соответствии с установленными требованиями отработки поручений.