Приложение 1. Регламент информационного сопровождения Официального портала префектуры Северо-Западного административного округа города Москвы

Приложение 1
к распоряжению префектуры
Северо-Западного
административного округа
города Москвы
от 1 декабря 2016 г. N 328-рп

Регламент
информационного сопровождения Официального портала префектуры Северо-Западного административного округа города Москвы

Термины и определения:

Главный администратор портала - сотрудники префектуры, осуществляющие координацию работы администраторов портала по информационному сопровождению (предоставлению информации для размещения на Портале) и редакторов портала по информационному наполнению Портала, рекомендуемый к назначению заместителем префекта, курирующим вопросы информирования населения.

Администраторы портала - уполномоченные сотрудники, ответственные за предоставление информации управлений префектуры, отраслевых комплексов, управ и муниципалитетов для размещения на Официальном портале префектуры Северо-Западного административного округа.

Редактор портала - сотрудник организации Исполнителя, осуществляющий информационное сопровождение (наполнение) Официального портала префектуры Северо-Западного административного округа.

Закрытая часть/страница портала - это часть/страница Портала с ограничением доступа для просмотра пользователями информации, доступная только для конкретного пользователя при вводе соответствующего логина и пароля.

Срочность размещения информационных материалов - условная единица, определяющая срок размещения информационных материалов. Определяется Главными администраторами исходя из следующих критериев:

Высокая срочность размещения - информационный материал должен быть размещен в кратчайшие сроки и имеет приоритет по сравнению с другими материалами.

Средняя срочность размещения - информационный материал должен быть размещен в общем порядке.

Низкая срочность размещения - информационный материал имеет самый низкий приоритет и должен быть размещен в последнюю очередь.

Срок размещения - период времени с момента получения информационных материалов, подлежащих размещению на Портале Редактором, до момента передачи уведомления о размещении Главному администратору.

Сложность информационного материала - категория информационного материала, требующая предварительной обработки различной степени. Определяется Редактором исходя из следующих критериев:

- Текстовый или табличный информационный материал в электронном виде без необходимости предварительной обработки. Значение 0;

- Текстовый или табличный информационный материал в электронном виде с необходимостью предварительной обработки. Значение 1;

- Изображение в электронном виде без необходимости предварительной обработки. Значение 2;

- Изображение в электронном виде с необходимостью предварительной обработки. Значение 3;

- Текстовый или табличный информационный материал на бумажном носителе. Значение 4;

- Изображение на бумажном носителе. Значение 5.

1. Общие положения

1.1. Регламент информационного сопровождения Официального портала префектуры Северо-Западного административного округа г. Москвы (далее - портал) определяет организацию деятельности должностных лиц префектуры (далее Заказчик) и организации, осуществляющей информационное наполнение (определяется по итогам конкурса, далее Исполнитель), окружных управлений, департаментов г. Москвы в СЗАО, управ районов, организаций и предприятий, расположенных на территории округа, по информационному наполнению и сопровождению портала.

1.2. Общее руководство и контроль за деятельностью, направленной на информационное наполнение и сопровождение Официального портала префектуры Северо-Западного административного округа г. Москвы и деятельностью, осуществляемой Главными администраторами и Редакторами портала в части оказания услуг по информационному сопровождению (наполнению) портала в рамках Технического задания, заключенного с Исполнителем контракта, осуществляет заместитель префекта, курирующий вопросы информирования населения. Он определяет текущие задачи по организации работы портала, порядок и сроки их выполнения, ответственных лиц, информирует префекта о состоянии портала и информационном содержании его рубрик, вносит предложения по его совершенствованию, развитию и модернизации.

1.3. Поддержка работоспособности сервера, коммутационного оборудования и системного программного обеспечения, выполнение требований информационной безопасности, дальнейшее развитие и осуществление модернизации Официального портала на основе интеграции информационных средств и ресурсов территориальных органов исполнительной власти СЗАО, резервное копирование информации и при необходимости ее восстановление, проведение инструктажей и обучения работе с административной частью системы вновь назначенных редакторов портала проводится организацией, осуществляющей программно-техническое функционирование официальных порталов органов исполнительной власти города Москвы (Департаментом информационных технологий города Москвы) в соответствии с распоряжением Правительства Москвы от 23.10.2012 N 642-РП "Об автоматизированной информационной системе "Типовое решение портала органа исполнительной власти города Москвы".

1.4. Предоставление информационных материалов для размещения в тематических разделах портала и закрытой части/страницы Портала, осуществляют уполномоченные сотрудники (далее Администраторы), которые рекомендуются к назначению и включению в список ответственных за размещение информации на официальном портале префектуры СЗАО (Приложение 2) руководителем аппарата, заместителями префекта, руководителями соответствующих управлений/подразделений префектуры.

1.5. Администраторы от других органов власти, организаций и предприятий, расположенных на территории округа, рекомендуются к назначению и включению в список ответственных за размещение информации на официальном портале префектуры СЗАО (Приложение 2) руководителями соответствующих структур. Сведения о предлагаемых к назначению администраторах своевременно предоставляются Главному администратору портала.

1.6. Контроль за своевременным предоставлением информации о предлагаемых к назначению администраторах осуществляют начальники управлений/подразделений префектуры, отвечающие за тематические разделы портала по направлениям деятельности.

1.7. Главные администраторы ведут список ответственных лиц за предоставление информации для размещения в тематических разделах и закрытой части/страницы Официального портала префектуры Северо-Западного административного округа и вносит необходимые изменения при получении информации о предлагаемых к замене администраторов путем внесения изменений в настоящее распоряжение.

1.8. Информация на портале размещается в соответствии с Перечнем сведений об органах исполнительной власти города Москвы, подлежащих обязательному размещению в общедоступных информационных ресурсах, и сведений, рекомендуемых для размещения в общедоступных информационных ресурсах (Приложение 3 к постановлению Правительства Москвы от 7.10.2003 г. N 841-ПП "Об обеспечении доступности информации о деятельности Правительства Москвы, городских органов исполнительной власти и городских организаций").

1.9. Контроль информационного наполнения и сопровождения портала осуществляют Главные администраторы - ответственные исполнители, назначаемые из числа сотрудников префектуры. Главные администраторы обеспечивают контроль своевременного размещения предоставленных администраторами информационных материалов на портале, функционирование интерактивных сервисов портала, осуществляют подготовку документов, связанных с организацией работы по информационному наполнению портала, организуют взаимодействие с окружными, городскими и федеральными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями округа, еженедельно готовят и направляют заместителю префекта, курирующему вопросы информирования населения, информационную справку об актуальности новостных и информационных материалов, размещенных на портале префектуры.

1.10. Заместитель Главных администраторов по редакционной работе (далее - Редактор) назначается из сотрудников Исполнителя по согласованию с заместителем префекта СЗАО, курирующим информационное наполнение портала:

- редактор имеет право доступа ко всем подсистемам административной части портала, за исключением подсистемы администрирования;

- обеспечивает информационное сопровождение (наполнение) Официального портала префектуры Северо-Западного административного округа в соответствии с Техническим заданием заключенного с Исполнителем контракта;

- осуществляет своевременное и качественное размещение предоставленных администраторами информационных материалов;

- участвует в подготовке аналитических материалов и еженедельных отчетов об информационном наполнении и состоянии портала, состоянии интерактивных сервисов;

- участвует в подготовке ежемесячных отчетов о работе с тематическими разделами портала ответственных специалистов управлений префектуры и отраслевых управлений Департаментов города Москвы СЗАО;

- участвует в подготовке предложений по модернизации портала и разработке технических заданий по развитию сервисов, созданию модулей и интеграции всех информационных ресурсов округа в соответствии с Техническим заданием заключенного с Исполнителем контракта.

1.11. Подготовка и предоставление информационных материалов для размещения в тематических разделах портала и в закрытой части/страницы портала, определение периода актуальности и значимости данных материалов для своевременного снятия устаревшей информации должно осуществляться администратором соответствующего тематического раздела портала (Приложение к регламенту) при согласовании со своим руководителем соответствующего управления/подразделения префектуры/окружных управлений.

1.12. Руководитель аппарата, заместители префекта, руководители соответствующих управлений/подразделений префектуры определяют порядок действий Администраторов по подбору и подготовке материалов для размещения в тематических разделах и закрытой части/страницы Портала. При необходимости проводится согласование с Главными администраторами портала.

1.13. Персональную ответственность за достоверность, качество, содержание и актуальность информации в целях своевременного ее размещения и снятия с портала несут администраторы, предоставившие материалы для размещения на портале и начальники управлений/подразделений префектуры, отвечающие за тематические разделы портала и закрытую часть/страницу портала по направлениям деятельности.

1.14. Редактор обеспечивает редактирование и обработку поступающей информации на предмет соответствия общей концепции портала и цели тематических разделов (рубрик), не вносит изменений в содержание предоставленных администраторами информационных материалов, за исключением случаев исправления грамматических и орфографических ошибок, опечаток.

2. Порядок предоставления и размещения информации на портал

2.1. При размещении информации выдерживается единый стиль изложения, шрифт и цветовая гамма (оформление). При подготовке материалов, отражающих деятельность подразделений префектуры и окружных управлений, рекомендуется структурировать информацию, представляемую к размещению на Официальный портал, по следующим обязательным разделам:

- информация контактного характера: название подразделения/управления, Ф.И.О. руководителя подразделения/управления (иных ответственных лиц), адрес, телефон, электронная почта;

- справка о подразделении/управлении (информация об основной деятельности подразделения/управления);

- новости/информационный материал;

- публикации в СМИ.

2.2. Тематические разделы ведут администраторы, назначенные от соответствующих подразделений, которые предоставляют новостные и информационные материалы для размещения на Портале Главными администраторами. Информационные материалы для размещения должны предоставляться в электроном виде посредством электронной почты на адрес Главных администраторов (за исключением материалов на бумажных носителях). В случае большого объема информации, материалы передаются на съемном носителе (компакт-диск, флэш-накопитель).

2.3. Материалы для размещения должны обязательно сопровождаться сопроводительным письмом/поручением с указанием сроков размещения и заверенным подписью руководителя соответствующего управления/подразделения. Контроль актуальности и своевременности размещения новостных материалов, публикуемых на новостной ленте портала, осуществляет Редактор.

2.4. Главные администраторы передают Редактору подлежащий размещению на портале информационный материал. Поручение передается по электронной почте для последующей обработки и размещения на портале, в котором указывается тематика и перечень передаваемых информационных материалов и их объем, раздел портала, где необходимо разместить информационный материал, срочность размещения, а также дополнительные указания по способу обработки (при необходимости). Прилагаемые к поручению информационные материалы предоставляются на бумажных носителях и/или в электронной форме.

После получения материалов Редактор обязан:

- осуществить в случае необходимости предварительную обработку материала;

- обработать и сформировать соответствующие информационные массивы;

- разместить в установленные сроки на портале полученные от Главных администраторов информационные материалы;

- вести архив копий материалов, размещенных на портале, с отметкой о дате и времени их размещения.

2.5. После размещения информационных материалов на портале Редактор уведомляет об этом по электронной почте Главных администраторов, которые подтверждают соответствие размещенных информационных материалов материалам, переданным с соответствующим поручением. Соответствие размещенных информационных материалов переданным материалам Главные администраторы подтверждают Редактору также по электронной почте.

3. Общие требования к содержанию

3.1. Информация, подаваемая к размещению на портале должна быть достоверной, точной, актуальной и своевременной. Информация должна быть представлена в трехдневный срок с момента изменений, произошедших в любом подразделении префектуры и окружном управлении, если эти изменения должны быть отражены на портале.

3.2. Вся информация, которую необходимо разместить на портале, направляется Администратором - сотрудником, отвечающим за предоставление информации по своему комплексу в электронной форме по электронной почте Главных администраторов (SorokinaIA1@mos.ru, GolubevaND@mos.ru).

3.3. Информация представляется с обязательным указанием, в каком разделе Портала она должна быть размещена, указана срочность размещения (см. Термины и определения), а также Ф.И.О. и контактные телефоны сотрудника для обеспечения обратной связи.

3.4. Информация не в электронном виде не принимается.

4. Текстовая информация

4.1. Текстовая информация может предоставляться в форматах doc, docx (MS Word), odt (OpenOffice Writer), txt, xls, xlsx (MS Excel). Возможно предоставление текстовой информации в других форматах, при предварительном согласовании с Редактором портала и Главными администраторами. Текст должен быть предварительно проверен на наличие орфографических, грамматических и синтаксических ошибок, правильность имен и названий.

4.2. При оформлении текста требуется соблюдать простейшие правила:

- текст должен быть разбит на абзацы;

- нельзя оформлять переносы с помощью дефиса, необходимо использовать автоматическую расстановку переносов, или "мягкие переносы";

- нельзя использовать запись текста в верхнем регистре;

- текст обязательно должен иметь заголовок, сведения об авторе;

- таблицы и рисунки, размещаемые в тексте, должны иметь название.

4.3. В новостных объявлениях и статьях:

- должна быть указана (выделена) часть текста, которая является кратким описанием новости (анонс);

- краткое описание новости не должно содержать сложного форматирования: списков, таблиц и т.п.;

- должна быть указана датировка описываемых событий;

- допускается размещение в тексте ссылки на ресурсы в сети Интернет.

4.4. Не допускается:

- подавать к размещению на сайте объявления в виде, предназначенном для печати плакатов, если их не требуется размещать на сайте именно в таком виде. В таких случаях лишнее форматирование нужно предварительно удалить, сохранив целевую информацию;

- использовать колонки и таблицы для форматирования текста;

- использовать текст Word Art и графические вставки с текстом, если это не является необходимым элементом графического оформления материала;

- присылать текстовую информацию в виде изображений и изображения внутри документа.

4.5. Основные требования к графической информации:

- графическая информация предоставляется в форматах jpg, png, gif, tiff, psd, bmp;

- фотографии должны быть предварительно уменьшены до размера (по большей стороне) не более 1280 / 1600 пикселей;

- при составлении подборки фотографий необходимо удалить дубликаты, похожие и малоинформативные фотографии, фото плохого качества и низкого разрешения;

- автоматически проставляемые камерой даты, должны соответствовать датам, описываемого события;

- графическая информация должна сопровождаться текстовой. В частности, отдельные фотографии должны быть подписаны и иметь названия;

- подборки фотографий следует сопровождать кратким текстовым описанием.

4.6. Готовые документы, предназначенные для скачивания через портал, размещаются в формате pdf либо doc. Администратор сайта вправе применять методы сжатия данных для получения документов приемлемых размеров.

4.7. Легальность. При цитировании информации с другого сайта, необходимо ознакомиться с условиями ее цитирования.

5. Порядок публикации распорядительных документов префектуры

5.1. Распорядительные документы, подлежащие публикации на портале определяет руководитель аппарата префектуры, если это не указано в самом распорядительном документе. Размещению на портале префектуры Северо-Западного административного округа подлежат распоряжения префектуры, обязательные к размещению в соответствии с требованиями законодательства.

5.2. Администратору необходимо зарегистрировать в установленном порядке новый распорядительный документ в единой системе документооборота префектуры.

5.3. Администратор передает Редактору портала или Главным администраторам сканированный распорядительный документ, подлежащий размещению на портале СЗАО в электронном виде в установленном настоящим Регламентом порядке для последующей обработки и размещения на портале.

6. Порядок публикации вопросов и ответов на обращения граждан, поступивших в префектуру

6.1. Публикации на портале подлежат обзоры обращений граждан за полугодие и по итогам года.

6.2. Публикации на портале подлежат ответы на обращения, наиболее часто встречающиеся в обращениях граждан в префектуру, в разделе "Обратная связь":

- ответы на вопросы, поступившие на встречах префекта с населением;

- ответы на вопросы, поступившие в префектуру по электронной почте;

- ответы на письменные обращения граждан в префектуру.

6.3. Обращения граждан, поступившие в префектуру, регистрируются в установленном порядке. На ответах, подлежащих публикации на Портале СЗАО, заместителем префекта, курирующего направление по которому поступил вопрос, ставится отметка - "для публикации на портале СЗАО".

6.4. Подготовленный ответ направляется исполнителем в электронном виде Главному администратору портала на адрес его электронной почты (SorokinaIA1@mos.ru, GolubevaND@mos.ru) с пометкой в рубрику "Вопрос-ответ".

6.5. Главные администраторы портала ежедневно просматривают свой почтовый ящик и перераспределяют полученные ответы на вопросы жителей по рубрикам сервиса "Вопрос-ответ", направляют Редактору портала для последующего размещения в соответствующем разделе портала.

6.6. Редактор обязан еженедельно по электронной почте информировать Главных администраторов о работе с соответствующими разделами портала (размещении или удалении материалов, администрировании интерактивных сервисов).