Приложение. Регламент осуществления Главным архивным управлением г. Москвы ведомственного контроля в сфере закупок

Приложение
к приказу Главархива Москвы
от 01.02.2018 г. N 26

Регламент
осуществления Главным архивным управлением города Москвы ведомственного контроля в сфере закупок

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент осуществления Главным архивным управлением города Москвы ведомственного контроля в сфере закупок (далее - Регламент) разработан в целях организации системы ведомственного контроля в сфере закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд и устанавливает порядок проведения Главархивом Москвы ведомственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, правовых актов города Москвы о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд города Москвы (далее - ведомственный контроль).

1.2. Ведомственный контроль осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Бюджетным кодексом Российской Федерации и Порядком осуществления ведомственного контроля в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 27.08.2014 N 488-ПП, иными правовыми актами города Москвы, регулирующих правоотношения в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд города Москвы, в том числе настоящим Регламентом.

1.3. Предметом ведомственного контроля является соблюдение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, правовых актов города Москвы о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд города Москвы (далее - законодательство Российской Федерации о контрактной системе) государственными казенными и бюджетными учреждениями города Москвы, в отношении которых Главархив Москвы (далее - Орган ведомственного контроля) осуществляет функции и полномочия учредителя (далее - подведомственные заказчики), в том числе их контрактными службами, контрактными управляющими, комиссиями по осуществлению закупок.

1.4. При осуществлении ведомственного контроля в сфере закупок Главархив Москвы осуществляет проверку соблюдения подведомственными заказчиками требований законодательства Российской Федерации о контрактной системе при планировании и осуществлении закупок, в том числе:

1.4.1. соблюдения требований к порядку формирования, утверждения и ведения планов-графиков закупок;

1.4.2. порядка обоснования закупок и формы такого обоснования;

1.4.3. соблюдения требований к отдельным видам товаров, работ, услуг (в том числе предельным ценам товаров, работ, услуг) и (или) нормативных затрат на обеспечение функций государственных органов города Москвы;

1.4.4. правильности определения и обоснования начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), обоснованности невозможности применения предусмотренных законодательством Российской Федерации о контрактной системе методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);

1.4.5. соблюдения сроков размещения в единой информационной системе в сфере закупок сведений, предусмотренных законодательством Российской Федерации о контрактной системе;

1.4.6. соблюдения требований, касающихся закупок товаров, работ, услуг, при производстве (выполнении, оказании) которых используются приоритетные продукты и технологии;

1.4.7. соблюдения требований в отношении предоставления преимуществ учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы, организациям инвалидов в отношении предлагаемой ими цены контракта;

1.4.8. соблюдения требований, касающихся участия в закупках субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций;

1.4.9. соблюдения формы принятия заказчиком решения об осуществлении закупок, требований к структуре и разделам контракта, структуре технического задания;

1.4.10. соблюдения требований к проведению процедур определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и срокам их проведения;

1.4.11. соблюдения требований по использованию подсистем Единой автоматизированной информационной системы торгов города Москвы;

1.4.12. обоснованности осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), а также существенных условий контракта;

1.4.13. применения заказчиком мер ответственности и совершения иных действий в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта;

1.4.14. соблюдения требований о проведении экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;

1.4.15. соблюдения установленных контрактом порядка и сроков осуществления приемки результатов исполнения контракта, сроков исполнения обязанностей по оплате поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта;

1.4.16. соответствия поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги условиям контракта;

1.4.17. своевременности, полноты и достоверности отражения в документах учета поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги;

1.4.18. соответствия использования поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги целям осуществления закупки.

1.5. Ведомственный контроль осуществляется путем проведения плановых и внеплановых проверок подведомственных заказчиков.

1.5.1. Плановые проверки осуществляются в порядке, установленном разделом II Регламента, на основании плана проверок, формируемого на год и утверждаемого начальником Главархива Москвы.

1.5.2. Внеплановые проверки осуществляются в порядке, установленном разделом III Регламента, на основании решения начальника Главархива Москвы.

1.6. Плановые и внеплановые проверки проводятся в форме выездных и камеральных проверок:

1.6.1. выездная проверка проводится по месту нахождения подведомственного заказчика, в ходе которых проводятся контрольные действия по документальному и фактическому изучению деятельности подведомственного заказчика. Контрольные действия по документальному изучению проводятся по документам о планировании и осуществлении закупок, финансовым, бухгалтерским, отчетным документам, касающимся исполнения контрактов и использования поставленных товаров, результатов выполненных работ и оказанных услуг, иным документам подведомственного заказчика в сфере закупок, а также путем анализа и оценки полученной из них информации с учетом информации по письменным объяснениям, справкам и сведениям должностных, материально ответственных и иных лиц подведомственного заказчика и другими действиями по контролю: наблюдению, пересчету, экспертизе, контрольным обмерам;

1.6.2. камеральная проверка осуществляется по месту нахождения Главархива Москвы на основании представленных по его запросу контрактов, отчетности и иной документации, касающейся предмета контроля.

1.7. Решение о форме проведения проверки принимает начальник Главархива Москвы.

1.8. При проведении проверок рассматриваются закупки, осуществленные подведомственным учреждением на средства бюджета года, предшествующего году проведения проверки (далее - отчетный период).

1.9. При осуществлении контроля в сфере закупок применяются следующие способы проведения проверок:

1.9.1. выборочный способ заключается в проведении проверочных действий в отношении части закупочных процедур, проводимых объектом контроля в сфере закупок либо конкретной процедуры закупки;

1.9.2. сплошной способ заключается в проведении проверочных действий в отношении всей совокупности закупочных процедур, проводимых объектом контроля в сфере закупок за отчетный период.

1.10. Выборочный способ проведения проверок применяется при плановых проверках, при этом, проверке подлежат не менее чем 30% от общего числа заключенных контрактов с единственными поставщиками и закупок, проводимых конкурентными способами, извещения о проведении которых опубликованы в отчетном периоде.

1.11. Сплошной способ проведения проверок применяется в следующих случаях:

1.11.1. при внеплановых проверках;

1.11.2. в случае, если при проведении плановой проверки выявлены замечания более чем в 50% от проверяемого объема закупок.

1.12. В ходе проверки проводятся действия по изучению:

1.12.1. документов по планированию закупок - планов закупок, планов-графиков закупок, положений о закупках;

1.12.2. наличия и оформления комплектов документов процедур закупок;

1.12.3. наличия и оформления заключенных по результатам закупок государственных контрактов, договоров и документов об их исполнении;

1.12.4. локальных распорядительных актов объектов ведомственного контроля в сфере закупок, связанных с закупочной деятельностью;

1.12.5. корректности и своевременности внесения сведений о закупках в Единую информационную систему торгов города Москвы (ЕАИСТ).

1.12.6. Иной информации и документов, указанных в запросе на предоставление документов.

1.13. Организационно-методическое сопровождение ведомственного контроля осуществляет Отдел финансового аудита.

1.14. Проведение плановых и внеплановых проверок в отношении подведомственных заказчиков осуществляется Комиссией, включающей в себя работников Отдела финансового аудита, а также иных лиц Главархива Москвы, обладающих специальными знаниями, необходимыми при проведении данной проверки (далее - Комиссия).

1.14.1. В состав Комиссии должно входить не менее двух человек. Комиссию возглавляет председатель Комиссии.

1.14.2. Главархив Москвы вправе привлекать иные организации, независимых консультантов и экспертов для осуществления ведомственного контроля в сфере закупок. При использовании результатов работы привлеченных специалистов ответственность за формирование выводов по результатам проверок несут члены Комиссии, подписавшие акт проверки.

1.15. Численность и персональный состав Комиссии, а также изменения численности и персонального состава Комиссии, решения о проведении проверок, установлении и изменении сроков осуществления проверок, программа проверки, включающая перечень основных вопросов, подлежащих изучению в ходе проверки, утверждаются приказами Главархива Москвы.

1.16. Деятельность Комиссии основывается на принципах законности, объективности, эффективности, независимости, профессиональной компетентности, достоверности результатов и гласности.

1.17. При проведении плановых и внеплановых проверок члены Комиссии имеют право:

1.17.1. запрашивать в письменной форме документы и информацию, объяснения в письменной и устной формах, необходимые для проведения проверки в соответствии с программой проверки;

1.17.2. при осуществлении плановых и внеплановых проверок беспрепятственно по предъявлении служебных удостоверений и приказа Главархива Москвы о проведении проверки посещать помещения и территории, которые занимает подведомственный заказчик, требовать предъявления поставленных товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг и соответствующей документации.

1.18. При проведении плановых и внеплановых проверок члены Комиссии обязаны:

1.18.1. своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений в сфере закупок;

1.18.2. соблюдать законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные правовые акты города Москвы;

1.18.3. проводить проверки на основании и в соответствии с приказом Главархива Москвы о проведении проверки;

1.18.4. посещать помещения и территории подведомственного заказчика в целях проведения проверки только во время исполнения служебных обязанностей с соблюдением установленного срока проведения проверки;

1.18.5. знакомить руководителя (ответственного представителя) подведомственного заказчика с приказом Главархива Москвы о проведении проверки, об изменении состава Комиссии, а также с результатами проверки.

1.19. Члены Комиссии при проведении проверки несут ответственность за качество проводимых проверок, достоверность информации и объективность выводов, содержащихся в актах, их соответствие законодательству и иным правовым актам, наличие и правильность выполненных расчетов, подтверждающих суммы выявленных нарушений.

1.20. Руководитель (ответственный представитель) подведомственного заказчика при проведении плановых и внеплановых проверок имеет право:

1.20.1. присутствовать при проведении проверки в случае если проверка проводится в форме выездной проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

1.20.2. знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями членов Комиссии;

1.20.3. обжаловать действия (бездействие) членов комиссии.

II. Порядок организации и проведения плановых проверок

2.1. Плановые проверки проводятся Главархивом Москвы в целях предупреждения и выявления нарушений законодательства Российской Федерации о контрактной системе подведомственными заказчиками, их контрактными службами, контрактными управляющими, комиссиями по осуществлению закупок.

2.2. Основанием для проведения плановой проверки является утвержденный начальником Главархива Москвы план проверок.

2.3. В целях составления плана проверок Отделом финансового аудита проводится предварительный анализ данных о проверяемом подведомственном заказчике, в том числе:

2.3.1. мониторинг показателей эффективности закупочной деятельности за период, подлежащий проверке;

2.3.2. проведение Контрольно-счетной палатой города Москвы, Главным контрольным управлением города Москвы, Федеральной антимонопольной службой в текущем финансовом году контрольных мероприятий в сфере закупок в отношении закупочной деятельности объектов контроля.

2.4. При планировании проверочных мероприятий в рамках ведомственного контроля в сфере закупок учитываются:

2.4.1. объем проводимых подведомственными заказчиками закупок, которые могут оказать значительное влияние на годовую и (или) квартальную отчетность в части показателей эффективности закупочной деятельности;

2.4.2. степень обеспеченности контрактной службы подведомственного заказчика ресурсами (трудовыми, материальными);

2.4.3. достаточность информации для надлежащего проведения контроля в сфере закупок, которую можно получить в ходе проверок;

2.4.4. реальность сроков проведения проверок;

2.4.5. равномерность нагрузки на должностных лиц Главархива Москвы, осуществляющих контроль в сфере закупок.

2.5. Не позднее первого октября текущего календарного года Отдел финансового аудита представляет на утверждение начальнику Главархива Москвы план проверок на следующий календарный год, составленный с учетом анализа данных установленных п. 2.3. настоящего Регламента и анализа проведенных контрольных мероприятий в сфере закупок за прошедшие периоды, с учетом поручений начальника Главархива Москвы и (или) обращений о проведении проверок, поступивших из правоохранительных или контрольных органов.

2.6. План проверок утверждается начальником Главархива Москвы на очередной календарный год не позднее 10 октября текущего календарного года.

2.7. Внесение изменений в план проверок, утверждаемых приказом Главархива Москвы, осуществляется в срок не позднее двух месяцев до установленного планом проверок месяца начала проверки подведомственного заказчика, в отношении которого вносятся такие изменения, по следующим основаниям:

2.7.1. изменение срока проведения плановой проверки;

2.7.2. изменение формы проведения плановой проверки;

2.7.3. изменение проверяемого периода времени, за который проверяется деятельность подведомственного заказчика.

2.8. Главархив Москвы не позднее 5 рабочих дней со дня утверждения плана проверок либо со дня внесения в него изменений размещает план проверок на официальном сайте Главархива Москвы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

2.9. План проверок содержит следующие сведения:

2.9.1. наименование Органа ведомственного контроля, осуществляющего ведомственный контроль;

2.9.2. наименование, подведомственного заказчика, в отношении которого запланировано осуществление ведомственного контроля;

2.9.3. предмет проверки;

2.9.4. период времени, за который проверяется деятельность подведомственного заказчика;

2.9.5. форма проведения проверки (выездная или камеральная);

2.9.6. срок проведения проверки.

2.9.7. План проверок может содержать иную информацию.

2.10. Периодичность проведения плановых проверок в отношении одного подведомственного заказчика и одного предмета проверки составляет не более одного раза в год.

2.11. До начала осуществления плановой проверки Отдел финансового аудита осуществляется подготовка:

2.11.1. приказа о проведении плановой проверки, утверждаемого начальником Главархива Москвы (приложение 1 к настоящему Регламенту);

2.11.2. программы плановой проверки;

2.11.3. уведомления о проведении плановой проверки (приложение 2 к настоящему Регламенту).

2.12. Срок проведения плановой проверки не может составлять более чем 30 календарных дней и может быть продлен только один раз не более чем на 30 календарных дней по решению начальника Главархива Москвы по следующим основаниям:

2.12.1. отсутствие или неудовлетворительное состояние бухгалтерского (бюджетного) учета у подведомственного заказчика, необходимость восстановления им документов, требуемых для проведения проверки, а также приведения в надлежащее состояние документов учета и отчетности;

2.12.2. необходимость ожидания исполнения запросов, направленных в компетентные государственные органы;

2.12.3. необходимость проведения сложных и (или) длительных исследований, испытаний, экспертиз;

2.12.4. необходимость исследования поставленных товаров, результатов выполненных работ и оказанных услуг и (или) документов, находящихся не по месту нахождения подведомственного заказчика;

2.12.5. наличие иных обстоятельств, делающих невозможным дальнейшее проведение проверки по причинам, не зависящим от Комиссии;

2.13. Общий срок проведения проверки не может составлять более чем два месяца со дня начала проверки.

2.14. В случае несоблюдения лицами, действия (бездействие) которых проверяются, требований по предоставлению документов и информации, объяснений в письменной и устной формах, необходимых для проведения проверки в соответствии с программой проверки, поставленных товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг и соответствующей документации, срок проведения проверки продляется, но при этом общий срок проведения проверки не должен быть более чем шесть месяцев.

2.15. К уведомлению о проведении плановой проверки прилагается копия приказа о проведении проверки с приложением программы проверки.

2.16. Программа плановой проверки должна содержать:

2.16.1. реквизиты приказа о проведении плановой проверки;

2.16.2. предмет проверки;

2.16.3. наименование, адрес местонахождения подведомственного заказчика, в отношении которого принято решение о проведении проверки;

2.16.4. основание для проведения проверки;

2.16.5. задачи проверки;

2.16.7. способ проверки (сплошная, выборочная);

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.16.8. вопросы проверки;

2.16.9. проверяемый период.

2.17. До начала плановой проверки Отдел финансового аудита направляет в адрес подведомственного заказчика уведомление о проведении плановой проверки следующим способом:

- почтовым отправлением с уведомлением о вручении;

- нарочно с отметкой о получении,

- посредством системы электронного документооборота,

- по электронной почте.

Уведомление направляется подведомственному заказчику в срок не позднее чем за 7 рабочих дней до даты проведения плановой проверки, с обязательным приложением копии приказа о проведении плановой проверки.

2.18. При наличии необходимости в представлении дополнительных материалов, документов и сведений Комиссия вправе направить в адрес подведомственного заказчика запрос о предоставлении указанных документов в любой период времени проведения плановой проверки.

2.19. Запрос должен содержать четкое изложение поставленных вопросов, перечень необходимых к истребованию документов, материалов, сведений, а также срок их представления.

2.20. В запросе о предоставлении документов должен быть установлен разумный срок для предоставления подведомственным заказчиком запрашиваемых документов и не должен быть менее 2х рабочих дней.

2.21. Документы и информация, необходимые для проведения проверки, представляются в подлиннике или представляются их копии, заверенные подведомственными заказчиками в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2.22.