Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Составляем авансовый отчет (Е. Капкова, ФПА АКДИ "Экономика и жизнь", выпуск 4, апрель 2002 г.)
-
Составляем авансовый отчет (Е. Капкова, ФПА АКДИ "Экономика и жизнь", выпуск 4, апрель 2002 г.)
-
1. Общие правила работы с авансовыми отчетами
-
2. Новая форма авансового отчета
-
3. Пример заполнения авансового отчета
Составляем авансовый отчет
Государственный комитет Российской Федерации по статистике Постановлением от 01.08.01 N 55 утвердил новую форму авансового отчета N АО-1 и согласовал ее с Министерством финансов РФ. Новая унифицированная форма авансового отчета вводится в действие с 1 января 2002 г. и должна использоваться юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных организаций.
1. Общие правила работы с авансовыми отчетами
Правила работы с авансовыми отчетами определяются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБР от 22.09.93 N 40. Авансовый отчет используется для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные нужды и командировки. Этот первичный документ составляется подотчетным лицом и бухгалтером в одном экземпляре и может заполняться как от руки, так и на компьютере.
Прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя предприятия, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы).
Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем (или уполномоченным на это лицом). Неиспользованный остаток аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
2. Новая форма авансового отчета
Авансовый отчет - документ двусторонний. Подотчетное лицо на лицевой стороне (см. пример заполнения) указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части листа, следует таблица, в которой он же указывает сведения о предыдущем авансе, полученном в настоящее время авансе, расходе и остатке.
Новым является заполнение строки 1а: она заполняется только в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте, например в случае загранкомандировки. Сумма в этой строке указывается и в валюте, и в рублях.
Кроме того, на лицевой стороне документа расположена таблица "Бухгалтерская запись", куда бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета/субсчета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.
В самом низу лицевой части авансового отчета появился новый раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются ФИО подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
На оборотной стороне формы N АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и соответствующие им суммы. Документы, которые прилагаются к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графы 1 - 6). В этой же таблице записываются суммы расходов, которые приняты к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте.
Полностью проверенный отчет утверждается руководителем предприятия (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой.
3. Пример заполнения авансового отчета
Менеджер коммерческого отдела предприятия ООО "Титул" Иванов И.И. (табельный номер 45) 2 февраля 2002 г. получил под отчет в кассе предприятия на хозяйственные расходы (закупку расходных материалов) 2000-00 руб. В этот же день он купил расходные материалы на сумму 1800-00 и сдал в кассу предприятия остаток 200-00 по приходному ордеру N 21. Продавец выдал ему товарный чек и чек ККМ, которые он приложил к авансовому отчету. Остатка или перерасхода с предыдущего аванса у работника не было. Авансовый отчет N 25 проверила и приняла бухгалтер Сидорова С.С. и выдала Иванову И.И. расписку. Все расходы были приняты к бухгалтерскому учету. Авансовый отчет подписала главный бухгалтер Петрова П.П. и утвердил директор Гусев Г.Г. Документ в этом случае будет выглядеть следующим образом:
Лицевая сторона формы N АО-1
/--------\
| Код |
|--------|
Форма по ОКУД |0302001 |
|--------|
---------------------------------------------- по ОКПО |46235832|
наименование организации \--------/
Утверждаю
Отчет в сумме Одна тысяча
-----------
восемьсот руб. 00 коп.
--------------------------
/----------\ Руководитель директор
|Номер|Дата| -------------
Авансовый отчет |-----+----| должность
\----------/
Гусев Г.Г.
------------ -----------
подпись расшифровка
подписи
"02" февраля 2002 г.
/-----------\
| Код |
|-----------|
коммерческий отдел | 03 |
Структурное подразделение ------------------------ |-----------|
Иванов И.И. | 45 |
Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер \-----------/
фамилия, инициалы
на хозяйственные
менеджер расходы
Профессия (должность) ---------- Назначение аванса ----------------
/----------------------------------\ /---------------------------------\
|Наименование показателя| Сумма, | | Бухгалтерская запись |
| |руб. коп.| | |
|-----------------------+----------+--+---------------------------------|
| остаток | | | дебет | кредит |
|Предыдущий ----------+----------| |----------------+----------------|
| аванс перерасход| | |счет, |сумма, |счет, |сумма, |
| | | |суб- |руб. коп.|суб- |руб. коп.|
| | | |счет | |счет | |
| | | | | | | |
|-----------------------+----------| |------+---------+------+---------|
|Получен аванс 1. из | 2000-00 | |10.7 | 1800-00 | 71 | 1800-00 |
|02.02.02 | | | | | | |
|-----------------------+----------| |------+---------+------+---------|
|1а. в валюте | | | | | | | |
|(справочно) | | | | | | | |
|-----------------------+----------| |------+---------+------+---------|
| 2. | | | | | | |
|-----------------------+----------| |------+---------+------+---------|
| | | | | | | |
|-----------------------+----------| |------+---------+------+---------|
|Итого получено | 2000-00 | | | | | |
|-----------------------+----------| |------+---------+------+---------|
|Израсходовано | 1800-00 | | | | | |
|-----------------------+----------+--+------+---------+------+---------|
| Остаток | 200-00 | | | | | |
| ----------------------+----------+--+------+---------+------+---------|
| Перерасход | | | | | | |
\----------------------------------/ \---------------------------------/
2 2
Приложение ----- документов на ----- листах
Одна тысяча восемьсот руб. 00 коп.
(1800 руб. 00 коп.)
Отчет проверен. К утверждению в сумме --------------------------------
сумма прописью
Петрова П.П.
Главный бухгалтер ---------------- -------------------------------
подпись расшифровка подписи
Сидорова С.С.
Бухгалтер --------------- -------------------------------
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен /---------\ /----\
---------------- в сумме | 200 | руб. | 00 | коп. по кассовому
Перерасход выдан \---------/ \----/ ордеру
N 21 от "02" февраля 2002 г.
Сидорова С.С.
Бухгалтер (кассир) ------- -------------------- "02" февраля 2002 г.
подпись расшифровка подписи
_________________________________________________________________________
линия отреза
Иванова И.И.
Расписка. Принят к проверке от --------------------------------------
авансовый отчет N 25 от "02" февраля 2002 г.
одна тысяча восемьсот 00
на сумму ------------------------ руб. --- коп.,
прописью
Сидорова С.С.
Бухгалтер ---------- ------------------- "02" февраля 2002 г.
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
/-----------------------------------------------------------------------\
|Номер |Документ, подтвер-|Наимено-| Сумма расхода |Дебет|
|по по-|ждающий производ-|вание |------------------------------|сче- |
|рядку |ственные расходы|докумен-| по отчету |принятая к учету|та, |
| | |та (рас-|-------------+----------------|суб- |
| |------------------|хода) |в руб. |в ва-|в руб. |в валюте|счета|
| | дата | номер | |коп. |люте |коп. | | |
|------+--------+---------+--------+-------+-----+-------+--------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|------+--------+---------+--------+-------+-----+-------+--------+-----|
| |02.02.02| 223 |Товарный| | | | | |
| | | |чек | | | | | |
|------+--------+---------+--------+-------+-----+-------+--------+-----|
| |02.02.02|00789876 |Чек ККМ |1800-00| |1800-00| |10.7 |
\----------------------------------+-------+-----+-------+--------+-----/
Итого|1800-00| |1800-00| |
\------------------------------/
Иванов И.И.
Подотчетное лицо ----------------- --------------------------------
подпись расшифровка подписи
Е. Капкова,
АКДИ "Экономика и жизнь"
ФПА АКДИ "Экономика и жизнь", выпуск 4, апрель 2002 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Предлагаемый материал содержится в электронной версии Финансово-правового абонемента "Предпринимательская практика: вопрос-ответ".
Начиная с N 7 за 2003 год журнал (финансово-правовой абонемент) "АКДИ Экономика и жизнь" выходит под измененным названием: "Новая бухгалтерия".