"1С:Предприятие 8.0" для автоматизации типографии по европейским стандартам (А. Волков, Е. Глатерман, "Финансовая газета", N 49, декабрь 2004 г.)

"1С:Предприятие 8.0" для автоматизации типографии по европейским
стандартам

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Типография SIA "Impress" (г. Рига, Латвия) специализируется на изготовлении гибкой упаковки с применением флексографической печати и ламинации. Готовая продукция предприятия представляет собой упаковку с отпечатанным рисунком и поставляется около 100 постоянным клиентам в нескольких странах.

Автоматизация учета на полиграфическом предприятии до недавнего времени была реализована на разрозненных программных продуктах и с использованием набора документов MS Excel и MS Access, разработанных менеджерами компании для ведения управленческого учета. Существовавшая на предприятии схема работы с документами приводила к многократному, до семи раз, отражению в учете одной и той же хозяйственной операции. В результате увеличивалось количество ошибок при вводе информации, возрастали трудозатраты, данные нередко противоречили друг другу. Отсутствие возможности хранения истории документооборота и низкая надежность хранения данных приводили к частым потерям информации и к сложности ее анализа за прошлые периоды деятельности. В связи с этим руководством компании было принято решение о создании единой автоматизированной системы управления предприятием. Подрядчиком для разработки и внедрения автоматизированной системы была выбрана компания "Институт типовых решений - Производство" (ИТРП) (1С:Франчайзи, г. Москва).

Обследование типографии, проведенное специалистами ИТРП, выявило целесообразность создания автоматизированной системы для SIA "Impress" на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.0", поскольку она позволяет реализовать графическое изображение загрузки производственных ресурсов, выполнить поддержку форм на нескольких языках и решить ряд других задач с максимальным удобством для пользователя.

Следует отметить, что для данного заказчика в отличие от многих других не пришлось проводить существенную оптимизацию бизнес-процессов. Руководство типографии еще до начала работ по автоматизации уделяло большое внимание организации эффективной деятельности, регулярно обмениваясь опытом с европейскими партнерами. В результате этого функции и производственные операции на предприятии были формализованы и отлажены, а также приведены в соответствие с европейскими нормами управления задолго до вступления Латвии в ЕС в мае 2004 г.

Все проектные работы были выполнены строго в соответствии со стандартами ИСО/МЭК и ГОСТ 34-й серии, при этом активно использовались элементы технологии быстрого внедрения, созданной специалистами ИТРП на основе разработанной ранее каскадной проектной технологии. Для моделирования и анализа бизнес-процессов на предприятии применялись современные методики и нотации (ARIS).

В результате проделанной работы были автоматизированы отдел закупок и логистики, отдел продаж, производственный отдел (участки препресс и цех печати), складское хозяйство, бухгалтерия и администрация. Все перечисленные подразделения получили возможность работать в едином информационном пространстве. В частности, в подсистеме "Управление продажами" предусмотрены элементы системы управления отношениями с клиентами (CRM). При планировании продаж используются статистические данные и математические методы прогнозирования. В подсистеме "Управление производством" реализовано ресурсное и операционное планирование. Для визуализации результата оптимизации загрузки производственных мощностей применяется диаграмма Ганта.

Рассмотрим особенности оптимизации процессов управления в отделе продаж, отделе закупок и логистики, а также в бухгалтерии.

Управление продажами

Одной из первоочередных задач на предприятии была автоматизация обработки заявок клиентов. В рамках существовавшей системы заявка проделывала долгий путь от менеджера к начальнику отдела, который в свою очередь связывался с бухгалтерией для выяснения кредитной линии клиента, после чего она поступала к директору по производству для определения технических параметров. От директора по производству заявка направлялась к секретарю для регистрации заказов, далее к экономисту для расчета калькуляции, а затем снова оказывалась у начальника отдела для утверждения. Заявка, оформленная изначально как лист Microsoft Excel, по дороге не раз меняла свой номер и в итоге превращалась в книгу Excel с десятком листов. Заполненные заявки просто хранились на жестком диске в папках клиентов с иерархической структурой.

Экспертами ИТРП была предложена другая методика управления заказами, позволяющая значительно облегчить обработку заявки. Теперь при поступлении заявки от клиента менеджер самостоятельно, с помощью имеющихся в системе отчетов по взаиморасчетам, просматривает текущее состояние и динамику расчетов с клиентом. В случае отсутствия кредиторской задолженности и наличия благоприятной истории взаимоотношений принимается решение о целесообразности выполнения заявки клиента. Заявки клиентов вводятся в систему непосредственно в момент поступления. Далее заявка передается начальнику отдела на утверждение. Процесс утверждения подразумевает поиск нужной заявки в реестре еще не согласованных заявок и установку соответствующего признака документа - "Заявка утверждена" или "Заявка отклонена".

Применение механизма способствовало снижению трудозатрат по обработке заявки в результате исключения из данного цикла секретаря, экономиста, бухгалтера и директора по производству, сокращению ошибок и потерь информации при переносе данных из файла в файл.

Управление закупками

Для любого предприятия, занимающегося флексопечатью, большое значение имеют планирование и контроль закупок таких основных материалов, как запечатываемые и ламинационные основы, поскольку их стоимость составляет более двух третей стоимости заказов.

После объединения всех бизнес-процессов управления в одной системе специалистами ИТРП была предложена универсальная форма, наглядно представляющая всю необходимую информацию в одном отчете в актуальных разрезах, а также с автоматическим расчетом дефицита материалов на дату потребности. Таким образом, в единой форме одновременно реализованы элементы SCM (управление цепочками поставок) и MRP (планирование потребности в материалах). В результате данный отчет позволяет отслеживать состояние склада поставщика по сформированным ему заказам или, другими словами, готовность заказа поставщику, дату и время потребности в материалах в производстве под заказ, наличие остатков материалов как по конкретным заказам покупателей, зарезервированным под заказ, так и свободных остатков, дату запланированного получения материалов у поставщика и дату их доставки на склад предприятия.

Еще одним критерием, определяющим важность оптимизации процесса закупок, является ограниченный объем помещения склада. Для контроля над заполнением склада в системе предусмотрен механизм учета остатков и движения материально-производственных ценностей не только в количественном выражении, но и по объему. В результате при планировании закупок появилась возможность учитывать текущую загрузку склада с детализацией до структурных единиц склада (ячеек), уровень вложенности которых неограничен.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет в автоматизированной системе ведется по методологии, соответствующей действующему законодательству Латвийской Республики. В соответствии с законодательством регламентированный учет нужно было также вести на латвийском языке. Для реализации данного требования была использована функциональная возможность платформы "1С:Предприятие 8.0", позволяющая поддерживать многоязычный интерфейс и формировать многоязычные макеты отчетов в прикладных решениях. Реализовано формирование регламентированной отчетности.

Таким образом, успешная реализация проекта автоматизации типографии SIA "Impress" стала возможна благодаря двум факторам. К первому фактору следует отнести активную деятельность руководства типографии по автоматизации существовавших в компании бизнес-процессов. Вторым фактором явилась дальнейшая оптимизация и автоматизация этих процессов, предложенная ИТРП, которая позволила еще больше повысить эффективность работы предприятия.

А. Волков,

Е. Глатерман,

1С:Франчайзи "ИТРП"

Контактный телефон (095) 978-17-19

"Финансовая газета", N 49, декабрь 2004 г.