Вопрос: Правомерно ли относить к затратам на командировочные расходы суточные, выплаченные работникам за дни пребывания по месту командировки, без приложения к авансовому отчету проездных документов и документов о расходах на проживание по месту командировки? (Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 52, декабрь 2004 г.)

Правомерно ли относить к затратам на командировочные расходы суточные, выплаченные работникам за дни пребывания по месту командировки, без приложения к авансовому отчету проездных документов и документов о расходах на проживание по месту командировки?

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы:

по проезду;

по найму жилого помещения;

дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (например, специальное положение по командировкам, утвержденное руководителем). При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Соответствующие нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729. Оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке) должна производиться коммерческими организациями в размере не ниже 100 руб.

Оплата найма жилого помещения при наличии подтверждающих документов производится в размере фактических расходов. При этом лимит таких расходов (не более 550 руб. в сутки) действует только в отношении бюджетных организаций. Коммерческие организации в целях налогообложения прибыли могут принимать указанные расходы в полной сумме.

Последнее следует из подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, согласно которому к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Возмещение работнику найма жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов также производится. Размер подобной выплаты устанавливается руководителем организации. При этом он не должен быть менее 12 руб. в сутки (Постановление N 729). Кстати, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагаются только эти 12 руб. за день проживания. Сумма превышения включается в облагаемый НДФЛ доход работника.

Обратите внимание!

Последняя выплата (даже в минимальном размере - 12 руб. /сутки) не может быть признана расходом в целях налогообложения. Это вытекает из положения ст. 252 НК РФ, согласно которому расходом могут быть признаны только затраты, подтвержденные первичными документами.

В случае утери работником документов, подтверждающих проживание, при желании организация может направить запрос в место проживания для получения копий соответствующих документов.

Расходы на проезд при непредставлении в бухгалтерию подтверждающих проездных документов (даже если они действительно были в наличии, но впоследствии были утеряны) организация не обязана возмещать работнику. Хотя и может это сделать. Но такие затраты не будут признаны расходами в целях налогообложения прибыли. При желании можно послать запрос в место покупки билетов, чтобы получить справку (если в билетах указывались данные работника).

Из вышеприведенных положений нормативных актов не следует, что выплата суточных за дни пребывания по месту командировки ставится в зависимость от наличия проездных или подтверждающих наем временного жилья документов.

Суточные в качестве аванса выплачиваются едущему в командировку работнику на основании приказа о направлении работника в командировку, а также служебного задания. Для обоих документов предусмотрены типовые формы - N Т-9 (N Т-9а) и Т-10а соответственно, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Основанием же принятия суточных уже в качестве расходов (как в бухгалтерском, так и в налоговом учете) является командировочное удостоверение. Его форма (N Т-10) утверждена тем же Постановлением. В командировочном удостоверении есть отметки о датах: выезда с места постоянной работы; прибытия в место назначения; выбытия из места назначения и прибытия в место постоянной работы.

По мнению автора, в случае отсутствия проездных документов для целей налогообложения суточные признаются в качестве расходов только за те дни, которые работник находился непосредственно в месте назначения (по отметкам в командировочном удостоверении). Дни же, приходящиеся на дорогу, остаются неохваченными. Напоминаем, что суточные для целей налогообложения принимаются только в пределах 100 руб. в сутки.

И. Макалкин,

ведущий эксперт "БП"

1 декабря 2004 г.

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 52, декабрь 2004 г.