Расходы по приобретению товаров при применении УСН в комплексной конфигурации ("БУХ.1С", N 1, январь 2005 г.)

Расходы по приобретению товаров при применении УСН
в комплексной конфигурации

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

У пользователей экономических программ фирмы "1С" с выходом очередных релизов появляются новые возможности. В релизе 455 Комплексной конфигурации (ред. 4.5) для "1С:Предприятия 7.7", среди прочих изменений появился новый регистр оперативного учета "Учет оплат расходов УСН". Этот регистр позволяет соотносить между собой оплаты поставщику и оплаты, полученные от покупателя, для признания расходов, в частности, по товарам. О том, как пользоваться новым регистром, рассказывают методисты фирмы "1С".

Оплата расходов при применении УСН

В случае применения упрощенной системы налогообложения согласно НК РФ в учете появляется понятие расхода. Для правильного формирования книги учета доходов и расходов необходимо обеспечить учет таких расходов в Комплексной конфигурации. Для этого применяется специальный регистр "Учет расходов УСН", который используется для построения книги учета доходов и расходов.

Если организация применяет УСН, доходы и расходы согласно положениям НК РФ определяются кассовым методом. Это означает, что расход организации, связанный, например, с приобретением материалов или услуг сторонних организаций, может быть признан расходом с точки зрения УСН только в тот момент, когда произведена фактическая оплата поставщику из кассы или с расчетного счета организации. Сам факт поступления материалов на склад организации еще не является основанием для того, чтобы занести запись о расходе в книгу учета доходов и расходов.

Ситуация становится еще более сложной, когда мы имеем дело с товарами. Так, расходы на приобретение товаров могут быть признаны в целях налогообложения только если они оприходованы, оплачены, реализованы, и за них поступили деньги от покупателя. При признании расходов по УСН мы должны также учитывать и взаиморасчеты с подотчетными лицами. Так, например, если подотчетник заплатил поставщику из собственных средств, не получая деньги от организации, то моментом оплаты расходов для целей налогообложения будет являться не дата оплаты поставщику, а тот момент, когда организация выплатит этому подотчетнику соответствующую сумму.

Методика отражения записей в книге учета доходов и расходов предусматривает признание расхода (колонка 7) вместе с последней по хронологии операцией, связанной с данным расходом.

Пример 1.

Организацией были оприходованы товары (накладная N 1 от 01.10.2004 на сумму 1 000 руб.). Оплата поставщику за товары была произведена подотчетным лицом из собственных средств (авансовый отчет), затем товары были реализованы (накладная N 1 от 03.10.2004 на сумму 1 250 руб.), оплачены покупателем (строка выписки банка от 04.10.2004 на сумму 1250 руб.). После этого была произведена оплата подотчетнику двумя операциями (РКО N 1 от 05.10.2004 на сумму 500 руб. и РКО N 2 от 06.10.2004 на сумму 500 руб.).

В Книге учета доходов и расходов (далее - Книга) будут сформированы следующие записи, связанные с данным расходом:

Наименование операции	4	5	6	7
Поступление оплаты от покупате- ля.	1250	1250
Выплата подотчетнику РКО N 1			500	500
Выплата подотчетнику РКО N 2			500	500

В данном примере последними по хронологии документами, отражаемыми в Книге для текущего расхода, являются операции выдачи денег подотчетнику (РКО 1 и РКО 2). В них отражается возникновение расходов, связанных с выдачей денег из кассы (колонка 6).

Кроме того, поскольку эти операции являются последними в хронологии документов, от которых зависит признание данного расхода, то в соответствующих им строках Книги появляется информация о признании расхода (колонка 7).

Как видно из приведенного выше примера, сумма признаваемых расходов по колонке 7 может быть соотнесена с любой из строк Книги, связанных с конкретным расходом. Для того, чтобы правильно формировать такой отчет, необходимо знать оплату каждого элемента расхода в разрезе документов оплаты. При этом необходимо соотносить между собой оплаты поставщику и оплаты, полученные от покупателя. Отсюда вытекает необходимость в ведении учета оплат для каждого конкретного расхода в разрезе документов оплаты. Для реализации такого учета в Комплексной конфигурации начиная с релиза 455 вводится дополнительный регистр оперативного учета "Учет оплат расходов УСН".

Отражение оплаты расходов в регистре "Учет оплат расходов УСН"

Все изменения состояния регистра "Учет оплат расходов УСН" происходят в результате движений по этому регистру, возникающих при проведении документа "Формирование книги учета доходов и расходов". Исходными данными служит информация о взаиморасчетах с поставщиками и подотчетниками, хранящаяся в регистрах оперативного учета.

В регистре "Учет оплат расходов УСН" подлежат отражению следующие операции: оплата поставщикам расходов УСН и оплаты покупателями расходов УСН (напомним, что одним из критериев признания расходов по товарам является их оплата покупателями, поэтому реализацию условно называем оплатой расходов). Кроме этого, в случае необходимости производится сопоставление сумм, оплаченных поставщикам и полученных от покупателей, в разрезе документов оплаты.

Отражение операций оплаты поставщикам

Рассмотрим, как в Комплексной конфигурации отражается учет оплат поставщикам расходов УСН, на примере.

Пример 2

Пусть существует следующая последовательность хозяйственных операций:

1. Организации 01.10.2004 предъявлен входящий счет-фактура, на оплату электроэнергии. В Комплексной конфигурации данная операция оформляется при помощи документа "Поступление (ОС, НМА, услуги и пр.)".

2. В тот же день 01.10.2004 осуществляется оплата данного счета подотчетным лицом организации. В конфигурации отразить такую операцию следует при помощи документа "Строка аванс. отчета (оплата)".

3. Подотчетник предоставил авансовый отчет 04.10.2004, в котором отчитался о произведенном расходе. В конфигурации такая операция отражается документом "Авансовый отчет".

4. В тот же день 04.10.2004 подотчетному лицу были выданы деньги из кассы организации в счет произведенных им расходов.

5. Проведен регламентный документ "Формирование книги учета доходов и расходов", при проведении которого формируются движения регистров "Учет расходов УСН" и "Учет оплат расходов УСН". По результатам проведения данного документа впоследствии может быть сформирован отчет "Книга учета доходов и расходов" (1 раздел).

Поскольку подотчетному лицу в данном примере аванс не выдавался, то признать расходы, связанные с оплатой электроэнергии, в УСН мы можем только тогда, когда деньги подотчетному лицу будут фактически выплачены из кассы организации.

При проведении регламентного документа "Формирование книги учета доходов и расходов" на основе операции оплаты поставщику по документу "Строка авансового отчета (оплата)" будет сформировано движение, фиксирующее возникновение оплаты в регистре "Учет оплат расходов УСН" (см. рис. 1).

"Рис. 1"

Измерения: "ЮрЛицо", "Вид расхода", "Элемент расхода", "Первичный документ" и "Документ движения" полностью соответствуют аналогичным измерениям регистра "Учет расходов УСН". При этом в дополнительных измерениях: "Документ оплаты поставщику" и "Документ оплаты покупателя" указываются все документы оплаты поставщику или получения оплаты от покупателя, связанные с текущим расходом. Таким образом, в регистре "Учет оплаты расходов УСН" накапливается информация об оплате всех расходов в разрезе каждого документа оплаты.

В момент, когда происходит отражение признания расхода для целей УСН, при проведении документа "Формирование книги учета доходов и расходов", формируется движение, списывающее расход из регистра "Учет расходов УСН" (рис. 2).

"Рис. 2"

Одновременно с этим движением формируется движение, списывающее информацию об оплате из регистра "Учет оплат расходов УСН".

Таким образом, в регистре "Учет оплат расходов УСН" ведется учет остатков по тем фактам оплаты расходов, которые еще не были признаны в качестве расходов для целей УСН.

Если такой расход признается, то информация по нему списывается из остатков регистров "Учет расходов УСН" и "Учет оплат расходов УСН" и попадает в отчет "Книга учета доходов и расходов" за соответствующий период.

Отражение операций поступления
оплаты от покупателей

Рассмотрим на следующем примере, как в Комплексной конфигурации отражается учет оплат покупателями расходов УСН.

Пример 3

Пусть существует следующая последовательность хозяйственных операций:

1. Организацией 04.10.2004 оприходованы товары на сумму 5 000 рублей. В Комплексной конфигурации данная операция оформляется при помощи документа "Поступление ТМЦ (купля-продажа)".

2. В тот же день 04.10.2004, осуществляется оплата поставщику за поставленные товары. Вводится документ "Расходный кассовый ордер" на сумму 2 000 рублей.

3. Произведена отгрузка товаров покупателю 09.10.2004. Документ "Реализация (купля-продажа)" на сумму 8 000 рублей.

4. Получены деньги от покупателя в счет оплаты отгруженных товаров на сумму 5 000 рублей. Документ "Приходный кассовый ордер".

5. Проведен регламентный документ "Формирование книги учета доходов и расходов", при проведении которого формируются движения регистров "Учет расходов УСН" и "Учет оплат расходов УСН". По результатам проведения данного документа впоследствии может быть сформирован отчет "Книга учета доходов и расходов" (1 раздел).

Рассмотрим, как будет отражена приведенная выше последовательность хозяйственных операций в регистре "Учет оплат расходов УСН". Все приводимые далее движения формируются при проведении документа "Формирование книги учета доходов и расходов" (операция 5). Операции 1 и 3 не отражаются в данном регистре, потому что не являются операциями оплаты расходов.

Для операции оплаты поставщику (операция 2) произойдет фиксация факта оплаты в регистре "Учет оплат расходов УСН" (рис. 3).

"Рис. 3"

При отражении поступления оплаты от покупателя за реализованные товары (операция 4) в регистре "Учет оплат расходов УСН" происходит автоматическое сопоставление поступившей от покупателя оплаты для тех оплат поставщику в связи с данным расходом, которые были сделаны ранее и зафиксированы в регистре. Данное сопоставление выполняется по следующему алгоритму:

1. Вычисляется сумма расходов на приобретение товаров, которая может считаться реализованной и оплаченной покупателем. В нашем примере это 3 125 рублей. (Общая сумма расхода на приобретение товаров, которые были отгружены - 5 000 рублей, товары отгружены покупателю на сумму 8 000 рублей, покупатель оплатил 5 000 рублей. Поэтому сумму расходов на приобретение товаров, которую можно считать оплаченной, определяем следующим образом: 5 000 x 5000/8 000 = 3 125 руб.).

2. Выполняется анализ остатков в регистре "Учет оплат расходов УСН". В результате этого анализа выявляются остатки по зарегистрированным оплатам поставщику для данного расхода, которые еще не были соотнесены с оплатами, поступившими от покупателей в связи с данным расходом. В нашем примере это остаток по документу "Расходный кассовый ордер" на сумму 2 000 рублей (операция 2). Интерпретировать данный результат можно так: расходы, связанные с приобретением товаров были оплачены поставщику на сумму 2 000 рублей, документом "Расходный кассовый ордер".

3. Из пункта 1 приводимого алгоритма можно сделать вывод, что для признания расходов на приобретение товаров, можно считать эти товары полностью реализованными, а расходы на их приобретение можно считать оплаченными покупателем на сумму 3 125 рублей, документом "Приходный кассовый ордер" (операция 4). Из пункта 2 данного алгоритма следует также, что эти же расходы оплачены поставщиком на сумму 2 000 рублей документом "Расходный кассовый ордер" (операция 2). Следовательно, можно сопоставить сумму расхода, оплаченного поставщику документом "Расходный кассовый ордер" и сумму расхода оплаченного покупателем по документу "Приходный кассовый ордер" на 2 000 рублей. Оставшиеся 1 125 рублей оплаченной покупателем части расхода, оказываются нераспределенными, так как хотя данная часть расхода и оплачена покупателем, но не оплачена поставщику.

4. Результат выполненного сопоставления оплат покупателя и поставщика заносится в регистр "Учет оплат расходов УСН" (рис. 4).

"Рис. 4"

В строке 2 (рис. 4) отражена сумма оплаты, сопоставленная между документом оплаты поставщику и документом оплаты покупателю. Она списывается с пустым значением документа оплаты покупателю.

В строке 3 сопоставленная сумма 2 000 руб. регистрируется с соответствующими значениями измерений "Документ оплаты поставщику" и "Документ оплаты покупателя".

В строке 4 оставшаяся несопоставленной сумма оплаты от покупателя в размере 1 125 руб. (3 125 - 2 000) заносится в регистр "Учет оплат расходов УСН" с пустым значением измерения "Документ оплаты поставщику".

Доля расхода на приобретение товаров для целей УСН, которая соответствует сопоставленной сумме 2 000 руб., считается при этом оплаченной и может быть признана в качестве расхода для целей УСН. Для регистра "Учет расходов УСН" при проведении документа "Формирование книги учета доходов и расходов" при этом формируется движение, показывающее признание расхода (см. рис. 5).

"Рис. 5"

Одновременно формируется движение списания сопоставленной суммы расхода из регистра "Учет оплат расходов УСН", так как данная сумма расхода является признанной для целей УСН и, следовательно, оплаты, связанные с ней, не подлежат дальнейшему учету в регистре "Учет оплат расходов УСН" (рис. 6). В дальнейшем при формировании регламентного отчета "Книга учета доходов и расходов", информация об оплатах, зарегистрированная в регистре "Учет оплат расходов УСН", будет использована для правильного построения данного отчета (рис. 7).

"Рис. 6"

"Рис. 7"

"БУХ.1С", N 1, январь 2005 г.