Составление и регистрация штатного расписания (И.В. Березкин, "Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2004 г.)

Составление и регистрация штатного расписания

Учитывая положения статьи 9 Закона о бухгалтерском учете и постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее по тексту - постановление Госкомстата России N 1), принятая в любой из организаций штатная структура (количество и наименование структурных подразделений, их наименование и состав; наименование и количество соответствующих должностей сотрудников каждого из структурных подразделений, профессий рабочих) должна оформляться первичным учетным документом по типовой форме N Т-3 "Штатное расписание".

Указанная форма штатного расписания обязательна к применению всеми без исключения предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.

В ряде случаев необходимость составления штатного расписания и оформления им штатной структуры организации определяется также и положениями конкретных нормативных правовых актов.

Например, согласно статье 7 Закона г.Москвы от 24 марта 2004 г. N 15 "О муниципальной службе в городе Москве" руководителем органа местного самоуправления должно формироваться и утверждаться штатное расписание соответствующего органа местного самоуправления. Для технического обеспечения деятельности органа местного самоуправления в штатное расписание могут включаться должности, не относящиеся к муниципальным должностям муниципальной службы.

Необходимость составления штатного расписания центральных аппаратов министерств и ведомств Российской Федерации определена в Указах Президента Российской Федерации.

Как отмечено в постановлении Госкомстата России N 1, штатное расписание предназначено для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности предприятия в соответствии с ее Уставом (Положением).

Важность указанного первичного учетного документа определяется тем, что именно данная форма определяет тот факт, содержится та или иная должность в организации, а сам работник, ее занимающий, пользуется всеми правами, льготами и гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством. Исключение же какой-либо должности из утвержденного в организации штатного расписания означает ни что иное, как сокращение данной должности, что влечет за собой увольнение работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ "сокращение численности или штата работников организации" с предоставлением всех установленных льгот, гарантий и компенсаций.

Штатное расписание составленное и оформленное с соблюдением всех установленных правил, используется также для установления точного наименования должностей (профессий) работников при оформлении приказов (распоряжений) работодателя, трудовых книжек и иных форм документов по учету кадров, рабочего времени и заработной платы.

В частности, согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69) записи в трудовых книжках о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием в том числе соответствующей квалификации должны осуществляться в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот либо наличие ограничений (например, по возрасту работника для занятия той или иной должности, по продолжительности рабочего дня при выполнении вредных или опасных условий труда), установленным федеральными законами то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Согласно штатному расписанию определяются размеры должностных окладов (тарифных ставок) для работников, принимаемых на работу. Именно данные указанного документа используются при оформлении "Приказа (распоряжения) о приеме работника на работу" (форма N Т-1).

Штатное расписание содержит перечень созданных в организации структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Если численность работников организации незначительна и каких-либо структурных подразделений не выделено, то формирование штатного расписания осуществляется без заполнения реквизита "Структурные подразделения".

Учитывая, что сведения о созданных организацией обособленных подразделениях (филиалах, представительствах) в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации должны быть раскрыты в уставных документах организации, включение структуры данных подразделений в основное штатное расписание организации может и не производиться. При этом сами обособленные подразделения в установленном порядке вправе оформлять и утверждать свои штатные расписания. Права руководителя филиала (представительства) или иного обособленного подразделения, признаваемого таким в соответствии с нормами гражданского законодательства, по утверждению штатного расписания определяются согласно выданной ему доверенности на право представления интересов головной организации.

При составлении штатного расписания структурные подразделения, а также должности работников приводятся, как правило, согласно их главенству (подчиненности). В частности, оформление штатного расписания начинается с управления (администрации) организации (выделяются непосредственно управление, отделы, группы, иные подразделения), затем рекомендуется указывать производственные подразделения (производства, цеха и т.п.), затем вспомогательные (ремонтные и иные подразделения) и обслуживающие производства.

При определении численности и должностного состава того или иного структурного подразделения организации необходимо руководствоваться принятыми в организации (отрасли) штатными нормативами и перечнями, а также иными документами, определяющими данные показатели.

Например, постановлением Минтруда России от 21 апреля 1993 г. N 88 утверждены Нормативы по определению численности персонала, занятого обслуживанием дошкольных учреждений (ясли, ясли-сады, детские сады). Согласно данным нормативам исходя из количества групп детей в дошкольном учреждении и показателя предельной наполняемости каждой из групп (дети в возрасте до одного года - 10 детей в группе; в возрасте от одного года до трех лет - 15 детей, в возрасте свыше трех лет - 20 детей; для детей, имеющих отклонения в развитии, наполняемость определяется по специальным правилам) и определяется должностной состав учреждения и количество тех или иных должностей.

Если в детском дошкольном учреждении имеется 9 групп детей, то персональный и численный состав работников будет следующий: заведующий дошкольным учреждением - 1 должность; заместитель заведующего по воспитательной и методической работе - 1 должность; заведующий хозяйством - 1 должность; делопроизводитель (секретарь-машинистка) - 1 должность; педагог-психолог - 0,75 (из расчета 0,25 должности на каждые 3 группы); бухгалтер - 1,5 должности; кассир - 0,25 должности (из расчета 0,25 единицы на каждые 5 групп, но не более 1 единицы на все учреждение).

Численность воспитателей, помощников воспитателей и иных сотрудников, занятых воспитательно-педагогической деятельностью, определяется в отдельном порядке исходя из предельной наполняемости групп детьми, продолжительности пребывания детей в группе, количества рабочих дней детского учреждения (групп в дошкольном учреждении) в неделю, а также нормативной продолжительности рабочего времени того или иного сотрудника.

Например, при 6 дневной работе детского дошкольного учреждения и 9-часовом пребывании детей, количество воспитателей для одной группы детей составляет 1,65 единицы, а количество помощников воспитателей - 1,49 единиц.

Количество сотрудников по должности "Музыкальный руководитель" определяется из расчета 0,25 единицы на каждую группу детей в возрасте свыше 1,5 лет наполняемостью каждой группы 15-20 человек; количество сотрудников по должности "Инструктор по физической культуре" - из расчета 0,25 должности на каждые две группы детей в возрасте от 3 лет.

На каждую группу для детей с отклонением в развитии установленной наполняемости может вводиться одна должность учителя-логопеда, логопеда или дефектолога.

Также в отдельном порядке определяется численность работников, занятых приготовлением детского питания (шеф-повар, повар, кухонный рабочий) и хозяйственным обслуживанием учреждения (кладовщик, кастелянша, рабочий по стирке и ремонту спецодежды (белья)) и иных категорий работников (грузчик, садовник, истопник, машинист-кочегар, возчик, водитель, рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий, уборщик служебных помещений и др.).

Среди нормативных документов, которые бы определяли персональный и численный состав работников можно также выделить:

приказ Росавиакосмоса от 15 августа 2003 г. N 165, которым утверждены Федеральные авиационные правила "Организация работы медицинского персонала авиационных организаций экспериментальной авиации", и который применяется при формировании штатного расписания медицинских работников здравпункта авиационных организаций экспериментальной авиации;

постановление Минтруда России от 22 декабря 2003 г. N 86, которым утверждены Нормативы численности работников государственных и муниципальных психоневрологических интернатов;

приказ Минздрава России от 9 июня 2003 г. N 230, которым утверждены Штатные нормативы служащих и рабочих государственных и муниципальных учреждений здравоохранения и служащих централизованных бухгалтерий при государственных и муниципальных учреждениях здравоохранения;

приказ Минздрава России от 13 августа 2002 г. N 254, которым утверждены Рекомендуемые штатные нормативы медицинского и инженерно-технического персонала отделений диализа, центров амбулаторного диализа;

постановление Минтруда России от 8 августа 2002 г. N 54, которым утверждено Примерное штатное расписание государственного (муниципального) учреждения "Детский дом - интернат для умственно отсталых детей" (из расчета на 200 детей-инвалидов);

приказ Минздрава России от 21 июня 2002 г. N 201, которым утверждены Штатные нормативы медицинского и иного персонала наркологических учреждений и наркологических подразделений в составе других лечебно-профилактических учреждений;

постановление Минтруда России от 5 июня 2002 г. N 39, которым утверждены Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти;

постановлением Минтруда России от 29 марта 2002 г. N 25, которым утверждено Примерное штатное расписание специализированного учреждения для несовершеннолетних, нуждающихся в социальной реабилитации;

постановлением Минтруда России от 15 февраля 2002 г. N 13, которым утверждены Нормативы численности работников домов-интернатов для престарелых и инвалидов;

приказа Минфина России от 7 февраля 2002 г., которым утверждены Нормы численности работников ведомственной охраны Министерства финансов Российской Федерации;

постановления Минтруда России от 22 января 2001 г. N 10, которым утверждены Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организации;

приказа Госстроя России от 3 апреля 2000 г. N 68, которым утверждены Нормативы численности работников коммунальных электроэнергетических предприятий;

приказа Минздрава России от 2 декабря 1999 г. N 426, которым утверждены Штатные нормативы домов ребенка;

приказа Госстроя России от 12 октября 1999 г. N 74, которым утверждены Нормативы численности руководителей, специалистов и служащих коммунальных теплоэнергетических предприятий;

приказа Госстроя России от 1 октября 1999 г. N 69, которым утверждены Нормативы численности работников, занятых техническим обслуживанием и текущим ремонтом подвижного состава автомобильного транспорта, строительных и специальных машин на предприятиях и в организациях жилищно-коммунального хозяйства;

приказа Госстроя России от 22 марта 1999 г. N 65, которым утверждены Нормативы численности рабочих котельных установок и тепловых сетей;

приказа Минтопэнерго России от 27 июля 1998 г. N 252, которыми утверждены Нормативы численности промышленно-производственного персонала тепловых электростанций;

постановления Минтруда России от 26 сентября 1995 г. N 56, которым утверждены Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях;

приказа Минстроя России от 15 ноября 1994 г. N 11, которым утверждены Нормативы численности руководителей, специалистов, служащих гостиничного хозяйства; численность работников бухгалтерских служб, работников финансово-экономической деятельности, комплектования кадров, материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания; Нормативы численности рабочих бань, прачечных и др.;

приказа Роскоммунхоза России от 15 октября 1993 г. N 50, которым утверждены Нормативы численности руководителей, специалистов, служащих и рабочих жилищного хозяйства, водопроводно-канализационного хозяйства, котельных установок и тепловых сетей;

постановления Минтруда России от 8 октября 1992 г. N 20, которым утверждены Нормативы численности рабочих прачечных;

приказа Минпроса СССР от 31 декабря 1986 г. N 264, которым утверждены Типовые штаты начальных, неполных средних и средних общеобразовательных школ и дополнительных штатов хозяйственного и обслуживающего персонала общеобразовательных школ с продленным днем.

Следует учитывать, что согласно Указу Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. N 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" (в редакции изменений от 20 мая 2004 г.) приведенные выше министерства и ведомства преобразованы в новые федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства.

Например, функции в сфере труда и занятости населения выполняют Минздравсоцразвития России и Роструд; в сфере строительства и жилищно-коммунального хозяйства - Минпромэнерго России и Рострой.

Наряду с этим, приведенные нормативные правовые акты могут применяться без каких-либо ограничений вплоть до их отмены (изменения) или же издания новых нормативов и норм.

Если обращаться непосредственно к формированию штатного расписания и заполнению тех или иных реквизитов типовой формы, необходимо заметить следующее.

Штатное расписание оформляется, как правило, ответственным за это сотрудником кадрового или планово-экономического органа организации. На малых предприятиях указанная обязанность может быть возложена на сотрудников бухгалтерской службы организации.

По графам "Номер документа" и "Дата" проставляется порядковый номер штатного расписания (согласно учету, заводимому в организации) и его дата утверждения.

По строке "Штатное расписание на период" указывается дата, с которой вводится в действие штатное расписание. Как правило, штатное расписание утверждается на год, но оно может быть и бессрочным, то есть применяться вплоть до внесения в него соответствующих изменений (дополнений) или же утверждения его в новой уточняющей редакции (при изменении наименования структурных подразделений, должностей и др.).

Свое действие ежегодно утверждаемые штатные расписания могут распространять на период с 1 января по 31 декабря, или же с иной даты, принятой в организации (ведомстве). Согласно сложившейся практике в учреждениях некоторых министерств штатные расписания составляются на период с 1 апреля текущего года до 31 марта следующего года.

В графе "Структурное подразделение" указывается наименование структурных подразделений организации согласно ее Уставу, Положению или иному документу, определяющему ее структуру. Если численность персонала организации незначительна, и какая-либо организационная структура не применяется, указанная графа может не заполняться.

Кодирование структурных подразделений (графа "Код") применяется по необходимости.

При заполнении графы "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" необходимо учитывать, что наименование должности (специальности, профессии) должно указываться в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками работ, профессий и должностей работников, утвержденными в установленном порядке.

В связи с этим следует учитывать требования постановления Правительства Российской Федерации от 31 октября 2002 г. N 787 "О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих".

Данным постановлением Правительства Российской Федерации определено, что Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, а также Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих утверждается Минтрудом России совместно с федеральными органами исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в соответствующей отрасли (подотрасли) экономики.

В настоящее время применяется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 (применяется в редакции изменений и дополнений).

Количество должностей определяется решением администрации организации, в том числе с учетом действующих в настоящее время норм и нормативов (см. перечень нормативных актов, приведенный выше).

При заполнении графы "Количество штатных единиц" количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, может указываться в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Десятичные показатели могут иметь место и в случаях, если отдельные должности вводятся на время менее одного года. В этом случае в графе 4 рекомендуется отражать через черту два показателя - количество утвержденных должностей и среднее количество должностей (среднегодовое и т.п.). Например, если одна должность вводится на шесть месяцев, то в среднегодовом показателе она будет учтена как 0,5 (1 х 6 мес. / 12 мес.), если на 8 месяцев - 0,66 (1 х 8 мес. / 12 мес.).

Впрочем, для определения среднегодового количества утвержденных должностей рекомендуется ввести после графы "Количество штатных единиц" графу "Количество месяцев работы".

В графе "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При заполнении указанных граф штатного расписания должны учитываться положения статьи 135 ТК РФ, согласно которой системы заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат устанавливаются в следующем порядке:

работникам организаций, финансируемых из бюджета, - соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами;

работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) - законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;

работникам других организаций - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.

Система оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

При этом бюджетные учреждения относительно самостоятельны в установлении доплат и надбавок. В любом случае принимаемое ими решение об их установлении должно учитывать объем назначенного бюджетного финансирования, а также требования действующего законодательства.

Под тарифной ставкой согласно статье 129 ТК РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

При невозможности заполнения организацией граф "Надбавки" в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы организации и главным бухгалтером, и утверждается руководителем.

В реквизите "Утверждаю" приводятся данные о количестве утвержденных единиц. В отличие от ранее применявшейся типовой формы в данном реквизите не указывается месячный фонд заработной платы.

Как следует из типовой формы штатного расписания, оно должно утверждаться отдельным приказом (распоряжением). В указанном приказе достаточно указания следующего содержания: "Утвердить штатное расписание N ___ от ____ в количестве _____ единиц на период _______".

Пример заполнения штатного расписания приведен в приложении к публикации.

Изменения в утвержденное штатное расписание могут вноситься путем составления дополнительного штатного расписания или же изложения штатного расписания в новой редакции.

В первом случае штатным расписанием определяется количество дополнительно вводимых должностей или же количество сокращаемых должностей (например, путем проставления количества единиц красным цветом в графе "Количество штатных расписаний"). Однако такое штатное расписание должно в обязательном порядке восприниматься как дополнительное к основному расписанию, и только путем их взаимного применения определяется численный и персональный состав организации на соответствующий период времени.

Вносимые в штатное расписание изменения в обязательном порядке должны также утверждаться приказом (распоряжением) руководителя организации. При этом, если штатное расписание утверждается в новой редакции, но в таком приказе (распоряжении) необходимо указать, что ранее действовавшее расписание признано утратившим силу.

Если в штатное расписание вносятся изменения и дополнения, они должны быть в установленном порядке доведены до сведения работников, в отношении которых изменяются наименования должностей, условия оплаты труда, или должности которых вовсе сокращаются.

О введении соответствующих изменений, затрагивающих существенные условия заключенного с работником трудового договора (трудовая функция, размер оплаты труда и т.п.), работодатель обязан уведомить работника не позднее чем за два месяца до их введения (статья 73 ТК РФ).

В указанные сроки о предстоящих изменениях должны быть уведомлены работники, должности которых подлежат сокращению. При этом согласно статье 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по пункту 2 статьи 81 ТК РФ "в связи с сокращением численности или штата работников" работники должны быть предупреждены персонально и под расписку.

Если в результате изменения штатного расписания должности тех или иных работников сокращаются, в соответствии с положениями статьи 82 ТК РФ о предстоящих увольнениях (увольнении) должен быть уведомлен также и выборный профсоюзный орган организации.

Если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, выборный профсоюзный орган должен быть уведомлен не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. При этом критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях. Если такого рода документ не содержат указанных положений, или же на работников организации не распространяются положения указанных соглашений, рекомендуется применять критерии массового высвобождения, установленные в Положении об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения, утвержденном постановлением Совмина Российской Федерации от 5 февраля 1993 г. N 99.

В образовательных учреждениях штатные расписания формируются с учетом разъяснений, приведенных в письме Минобразования России от 30 января 2004 г. N 20-55-305/20-03 "О порядке и форме представления штатных расписаний в 2004 году".

Прежде всего, штатные расписания составляются по видам персонала (административно-управленческий персонал; учебно-вспомогательный персонал; работники, не относящиеся к обслуживающему персоналу, - распределение приведено в приложении N 5 к указанному письму Минобразования России), и по всем структурным подразделениям: филиал, факультет, кафедра, лаборатория, отдел, управление, техникум, колледж, ПТУ, лицей, ИПК, школа-интернат, детский сад, учреждение по внешкольной работе, вычислительный центр, библиотека, военная кафедра.

В письме Минобразования России приведены также примерные формы, по которым должны составляться штатные расписания тех или иных структурных подразделений учебного заведения.

При составлении штатных расписаний необходимо руководствоваться постановлением Комитета по высшей школе Миннауки России от 14 ноября 1992 г. N 108, согласованным с Минтрудом России, и использовать сборники тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих и рабочих.

В штатном расписании административно-управленческого персонала указывается наличие ученой степени по должностям ректора и проректора (кандидат или доктор наук) в случае установления по ним соответствующих надбавок.

В штатном расписании (независимо от вида персонала) должны быть указаны все виды выплат, производимые работнику, зачисленному на штатную должность. В случае установления работникам прочих надбавок (указанных в графе "Другие надбавки") необходимо указать правовые основания установления этих надбавок номер и дата постановления Правительства Российской Федерации, приказа и т.п.). В этот вид надбавок, в частности, включаются надбавки за знание иностранного языка, за клиническую практику, за звание "Почетный работник высшего профессионального образования России", а также другие подобного рода надбавки.

Оформленные штатные расписания и изменения к ним должны храниться в организации постоянно, что определено, в частности, пунктом 32 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 6 октября 2000 г.

Проекты штатных расписаний, а также иные документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению должны храниться в течение 3 лет после утверждения штатных расписаний.

Учитывая тот факт, что оформленные штатные расписания не содержат конкретных фамилий работников, занимающих соответствующую должность, на его основе в организации может формироваться документ, который носит название "Штатная расстановка". Для его составления достаточно в типовую форму штатного расписания добавить графу с наименование "Ф.И.О. работника". Храниться указанный документ должен 75 лет (пункт 34 Перечня).

И.В. Березкин

"Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2004 г.