"1С:Предприятие 8.0" в сети аптек (С. Криворучко, "Финансовая газета", N 7, февраль 2005 г.)

"1С:Предприятие 8.0" в сети аптек

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Компания "Аптека-Сервис" (г. Южно-Сахалинск) начала свою деятельность в 1999 г. с открытия первого аптечного пункта. К середине 2002 г. сетью аптек были охвачены 15 лечебных учреждений, и компания приступила к созданию в торговых центрах фарммаркетов - розничных предприятий с открытым доступом покупателей к товару. В настоящее время "Аптека-Сервис" владеет самой большой розничной фармацевтической сетью в Сахалинской области.

Уже в 2002 г. руководство компании всерьез задумалось о компьютеризации торговой сети. В офисе, на складе, а также в одном из фарммаркетов были установлены компьютеры с программным обеспечением, достаточным для решения текущих задач.

На некоторый период данное решение удовлетворило потребности компании в информационном обеспечении. Однако со временем аптеки начали увеличивать собственные товарные запасы, выросли остатки на головном складе, при этом рост продаж замедлился. В сети аптек появился риск затоваривания лекарствами, не пользующимися спросом. В то же время могла возникнуть ситуация, когда в ассортименте аптек отсутствуют жизненно важные медикаменты.

Работу по автоматизации сети аптек руководители "Аптека-Сервис" поручили компании "Иксайт" (1С:Франчайзи, г. Южно-Сахалинск). Автоматизированная система должна была предоставить руководству предприятия и его сотрудникам возможность управлять продажами и поставками товаров, складскими запасами и взаимоотношениями с клиентами. В системе следовало предусмотреть учет и контроль лекарственного обеспечения льготных групп населения по бесплатным рецептам, а также возможность решать другие текущие задачи компании. С помощью автоматизированной системы требовалось оптимизировать потоки лекарственных средств и их остатки. Информацию о складских запасах компании нужно было сделать доступной для персонала аптечных пунктов и фарммаркетов.

Фармацевтические предприятия работают в условиях постоянного контроля со стороны государственных органов, которые проверяют наличие необходимых сертификатов на лекарственные препараты, следят за ценообразованием, занимаются выявлением фальсифицированных лекарств. Поэтому в системе нужно было реализовать своевременное отслеживание препаратов с истекающим сроком годности и автоматическую выбраковку фальсифицированных лекарственных средств при текущем поступлении товаров на склад, а также поступивших на склад ранее.

В результате автоматизации менеджеры компании должны были получить эффективный инструмент для контроля за деятельностью аптек. Руководство компании нуждалось в информации для проведения экономического анализа деятельности компании в различных разрезах.

Автоматизированную систему было решено создавать на основе конфигурации "Управление торговлей" на технологической платформе "1С:Предприятие 8.0".

В результате совместного исследования специалистами компаний "Аптека-Сервис" и "Иксайт" бизнес-процессов предприятия и функциональных возможностей действующей системы были определены два этапа проекта автоматизации. На первом этапе следовало перенести существующую систему на новую платформу "1C:Предприятие 8.0" и дополнить ее новыми возможностями. Второй этап заключался в автоматизации розничных точек компании.

Первый этап оказался самым сложным, поскольку на его выполнение отводилось всего 10 дней. После его завершения все менеджеры компании должны были полноценно работать в новой системе. На данном этапе система была дополнена новыми возможностями, обусловленными особенностями торговли фармацевтическими препаратами. В системе был организован учет лекарственных средств в разрезе серий и реализован контроль сроков годности. В справочнике "Номенклатура" была предусмотрена возможность ввода данных о фармакологических группах, основном действующем веществе и других дополнительных параметрах медицинских препаратов. В соответствии с пожеланием заказчика в форме подбора номенклатуры предусмотрена возможность выбора товара из остатков в разрезе серий лекарственных средств. Для определения оптимальной розничной цены конкретной партии лекарства после ее оприходования на розничный склад можно отследить розничные цены трех последних партий данного лекарства. Для лекарственных средств, по которым действует ограничение на розничную наценку, введен особый признак жизненно важных препаратов.

Благодаря механизмам быстрой разработки приложений, предусмотренным в среде "1С:Предприятие 8.0", все основные требования заказчика по переходу на новую систему удалось выполнить точно в срок.

В процессе дальнейшего совершенствования системы был автоматизирован ввод электронных накладных от основных поставщиков медицинских препаратов. Внесены изменения в методику работы со сканером штрихкодов. В случае, если отсканированный код товара отсутствует в системе, его можно автоматически добавить для данного товара. Разработаны печатные формы документов "Сертификатное приложение" и "Реестр сертификатов", а также справочник сертифицирующих органов. Выбор сертифицирующего органа выполняется в системе автоматически в зависимости от номера сертификата. Параллельно с внедрением системы проводилось обучение сотрудников работе с ней.

При выполнении второго этапа проекта все аптеки были оснащены современным торговым оборудованием - сканерами штрихкодов Metrologic, кассами "Штрих-ФР" и дисплеями покупателя. Все торговое оборудование связано прямым кабельным соединением с головным офисом компании и работает под управлением "1С:Предприятия 8.0".

В результате продажа товара в аптеках автоматизирована, при этом каждой из аптек предоставлен доступ к единой информационной базе. Менеджеры в головном офисе могут в режиме реального времени контролировать работу каждой аптеки, в частности остатки и внутренние заказы аптек. Все аптеки теперь могут отслеживать остатки товара на центральном складе и формировать внутренние заказы. Время исполнения внутренних заказов в результате автоматизации заметно сократилось. При этом фарммаркеты начали оказывать своим покупателям новые информационные услуги. Например, при отсутствии препарата в одной из аптек проводится быстрый поиск ближайшей аптеки, входящей в сеть, в которой данный препарат имеется в наличии. Покупатели также получают помощь в подборе лекарственного препарата по действующему веществу или по фармацевтической группе.

Из центральной информационной базы каждая аптека может оперативно получить информацию о планируемом приходе препаратов на центральный склад, заранее включить свой заказ в общий заказ поставщику и запланировать поступление медикаментов в аптеку. Аппарат управления сетью "Аптека-Сервис" получил возможность постоянно контролировать и анализировать товарооборот и окупаемость каждой вновь открываемой аптеки.

Использование гибкой системы ценообразования позволяет на основе данных о наиболее реализуемых товарах с помощью скидок стимулировать клиента закупать в большем объеме именно данные товары, а также рассчитывать выгодные для клиента комплексные скидки по заказу в целом. В системе ведется учет различных категорий льготников на приобретение медицинских препаратов. Работа каждой торговой точки и предприятия в целом периодически анализируется.

В настоящее время работа над совершенствованием системы продолжается. Ближайшие планы развития системы предусматривают автоматизацию формирования заказов поставщикам по результатам реализации товара оптом и через розничную сеть с учетом сроков и качества поставки товара от поставщиков. Запланирована и автоматизация формирования внутренних заказов от аптек на основе данных о скорости продаж и запасов по каждой позиции номенклатуры. Решение данной задачи вручную при более чем 10 000 номенклатурных позиций представляется практически невозможным. Распределение товара на головном складе между аптеками решено автоматизировать на основании анализа оборачиваемости товара в каждой аптеке. Планируется также внедрение системы менеджмента качества.

С. Криворучко,

1С:ФРАНЧАЙЗИ "ИКСАЙТ"

Контактный телефон (4242) 42-33-33

"Финансовая газета", N 7, февраль 2005 г.