Представление сведений о доходах физических лиц за 2004 (С.А. Харитонов, "БУХ.1С", N 2, февраль 2005 г.)

Представление сведений о доходах физических лиц за 2004

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В соответствии со статьей 230 НК РФ организации, индивидуальные предприниматели и постоянные представительства иностранных организаций должны не позднее 1 апреля 2005 года представить в налоговые органы сведения о доходах, выплаченных физическим лицам. О том, какие сведения необходимо представлять и как их подготовить с помощью программы "1С:Зарплата и кадры 7.7", рассказывает С.А. Харитонов, д.э.н., профессор Финансовой академии при Правительстве РФ.

Налогоплательщики и налоговые агенты

Согласно статье 207 НК РФ налогоплательщиками налога на доходы физических лиц (НДФЛ) признаются непосредственно физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ. В общем случае налогоплательщик должен самостоятельно исчислять и уплачивать в бюджет сумму налога, плательщиком которого он является. Но для НДФЛ предусмотрен несколько иной порядок. В частности, в отношении большинства видов доходов, источником выплаты которых являются российские организации, индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, постоянные представительства иностранной организации в РФ, исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму налога обязан источник выплаты, т.е. фактически должен выполнить функции налогового агента.

Учет и отчетность по НДФЛ

Налоговые агенты должны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде по форме N 1-НДФЛ, а также представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц за налоговый период и суммах начисленных и удержанных налогов по форме N 2-НДФЛ не позднее 1 апреля года, следующего на истекшим налоговым периодом. Таким образом, в части доходов, выплаченных физическим лицам в 2004 году, сведения налоговым агентам необходимо подать не позднее 1 апреля 2005 года.

Ввиду постоянных изменений в налогообложении доходов физических лиц, ранее формы N 1-НДФЛ и N 2-НДФЛ утверждались, как правило, на каждый налоговый период. В частности, по доходам за 2003 год формы Налоговой карточки по доходам физических лиц (N 1-НДФЛ) и Справки о доходах физических лиц (N 2-НДФЛ) были утверждены приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

В ходе административной реформы, проведенной в 2004 году, МНС России было преобразовано в Федеральную налоговую службу (ФНС), которая теперь находится в ведение Минфина России. В результате перераспределения функций теперь Минфин России определяет форму, по которой налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами, а также порядок представления сведений о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций, а ФНС России утверждает форму сведений о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов. На момент подписания номера в печать приказ ФНС России от 20.12.2004 N САЭ-3-04/163@, утверждающий эти формы, находился на регистрации в Минюсте России. Следует отметить, что форма по сравнению с 2003 годом не изменилась. Таким образом, для ведения налогового учета и составления налоговой отчетности по НДФЛ за 2004 год налоговым агентам следует использовать формы N 1-НДФЛ и N 2-НДФЛ, которые применялись в предыдущем налоговом периоде.

Общие требования по заполнению Справки о доходах

В соответствии с установленным порядком сведения о доходах физических лиц по форме N 2-НДФЛ представляются на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций. Исключение сделано только для налоговых агентов, у которых численность физических лиц, получивших доходы в 2004 году, не превышает 10 человек. В этом случае сведения можно представлять на бумажных носителях. Для заполнения справки используются данные, содержащиеся в налоговой карточке, а также справочная информация, приведенная в приложении к формам N 1-НДФЛ и N 2-НДФЛ "Справочники", утвержденном приказом МНС России от 01.11.2000 N БГ-3-08/379. Из справочников выбираются значения реквизитов, помеченных значком "*".

В справке отражаются сведения о доходах, выплаченных физическому лицу налоговым агентом - источником дохода, суммах предоставленных вычетов, а также суммах исчисленного и удержанного налога. При этом все суммы, за исключением сумм НДФЛ, указываются в рублях и копейках через десятичную точку. Суммы НДФЛ отражаются в целых рублях. Заполняя формы N 2-НДФЛ на бумажном носителе, в случае отсутствия в данных копеек, после десятичной точки нужно проставить два нуля.

Сведения о доходах по тем физическим лицам, по которым налоговый агент (источник дохода) произвел перерасчет НДФЛ за предшествующие периоды в связи с уточнением налоговых обязательств указанных лиц, представляются в виде новой справки вместо ранее представленной. Поэтому ей следует присвоить новый номер и указать новую дату составления.

При представлении на бумажном носителе справка печатается на лазерном, матричном или струйном принтере или на пишущей машинке.

Если какие-либо разделы (пункты) справки не заполняются, то и их наименования можно не печатать. При этом нумерация разделов не изменяется. Какие-либо исправления в справке не допускаются.

Заполнение разделов 1 и 2

В разделе 1 (рис. 1) приводятся сведения о налоговом агенте - источнике дохода. Они включают следующие данные: ИНН/КПП налогового агента (пункт 1.1), телефон для контактов (пункт 1.2), код территории муниципального образования (ОКАТО), в бюджет которого перечисляется налог (пункт 1.3), наименование налогового агента (пункт 1.4). Эти сведения, за исключением контактного телефона, переносятся из раздела 1 налоговой карточки.

"Рис. 1. Раздел 1 Справки о доходах"

Напоминаем, что в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7" для заполнения разделов 1 формы N 1-НДФЛ и N 2-НДФЛ используются данные, приведенные на закладке "Предприятие" обработки "Настройки конфигурации" (см. рис. 2).

"Рис. 2. Сведения о налоговом агенте"

В разделе 2 Справки о доходах (рис. 3) приводятся данные о физическом лице - получателе дохода.

"Рис. 3. Раздел 2 Справки о доходах"

В пункте 2.1 приводится идентификационный номер налогоплательщика, если он имеется у физического лица. Если он указан, то в разделе 2 можно не заполнять пункты 2.5 и 2.6, в которых указывается код вида документа, удостоверяющего личность и данные этого документа, а также 2.7 "Дата рождения" и 2.9 "Адрес постоянного места жительства.

В пункте 2.2 указывается номер страхового свидетельства ПФ РФ.

При заполнении пункта 2.3 "Статус" в том случае, если физическое лицо находилось в России в общей сложности менее 183 дней, то есть оно не является налоговым резидентом РФ, проставляется цифра 2. Если налогоплательщик - налоговый резидент РФ, то вписывается цифра 1.

Фамилия, имя, отчество налогоплательщика указываются в пункте 2.4. Эти данные записываются полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность физического лица. В случае двойной фамилии слова разделяются дефисом. Для иностранных физических лиц допускается при написании использование букв латинского алфавита.

Пункт 2.5 заполняется выбором из Справочника "Виды документов, удостоверяющих личность налогоплательщика", а пункт 2.8 и показатель "Код страны" пункта 2.9 - из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ), принятого постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 N 529-ст. Из классификатора выбирают цифровой код государства, гражданином которого является физическое лицо, на которое подается справка.

При составлении Справки о доходах вручную сведения в этот раздел переносятся из раздела 2 налоговой карточки. В программе "1С:Зарплата и кадры 7.7" для заполнения разделов 2 форм N 1-НДФЛ и N 2-НДФЛ используются данные, приведенные в справочнике "Сотрудники" на закладке "Основное" (рис. 4).

"Рис. 4. Данные для заполнения раздела 2 формы 2-НДФЛ"

Заполнение раздела 3

Раздел 3 "Доходы, облагаемые налогом по ставке 13% (30%)" (рис. 5) заполняют все налоговые агенты, производящие выплаты работникам. Источником данных для заполнения этого раздела является графа "Итого" таблицы раздела 3 "Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица" налоговой карточки. Суммы доходов, полученные физическим лицом в налогооблагаемом периоде, показываются в пункте 3.1 "Доходы по видам" по каждому виду дохода. При этом в графе "Код дохода" указывается код дохода из Справочника "Виды доходов", приведенного в приложении к формам N 1-НДФЛ и N 2-НДФЛ "Справочники", а в графе "Сумма дохода" полная сумма дохода по данному коду дохода без учета налоговых вычетов.

"Рис. 5. Раздел 3 Справки о доходах"

Напротив тех видов доходов, по которым предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном объеме, в графе "Код вычета" приводится код соответствующего налогового вычета, а в графе "Сумма вычета" - сумма вычета. Код вычета выбирают из Справочника "Виды вычетов" приложения к формам N 1-НДФЛ и N 2-НДФЛ.

Количество заполненных строк в пункте 3.1 зависит от количества выплаченных налогоплательщику видов доходов.

В пункте 3.2 "Доходы по месяцам" отражаются сведения о суммах доходов с их разбивкой по месяцам налогового периода. Данные в этот пункт переносятся из строки "Общая сумма доходов за минусом вычетов за месяц" раздела 3 налоговой карточки.

В пункте 3.3 "Стандартные налоговые вычеты" указывают код вычета, выбираемый из Справочника "Виды вычетов", и суммы стандартных налоговых вычетов, которые налоговый агент применил к доходам, выплаченным им физическому лицу. Количество заполненных строк в данном пункте справки зависит от количества видов стандартных вычетов, предоставленных налогоплательщику. Данные переносятся из раздела 3 налоговой карточки.

Значение пункта 3.4 "Общая сумма дохода" подсчитывается как сумма итоговых показателей по строкам "Наименование показателя "код дохода" таблицы раздела 3 налоговой карточки.

Значение пункта 3.5 "Облагаемая сумма дохода" переносится из итогового показателя по строке "Налоговая база (с начала года)" таблицы раздела 3 налоговой карточки.

Значение пункта 3.6 "Сумма налога исчисленная" берется из строки "По ставке 13%" таблицы раздела 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода" налоговой карточки по графе "Общая сумма налога исчисленная".

Значение пункта 3.7 "Сумма налога удержанная" берется из строки "По ставке 13%" таблицы раздела 6 налоговой карточки по графе "Общая сумма налога удержанная".

По умолчанию в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7" для заполнения раздела 3 используются данные о начисленных в пользу физического лица доходов, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ из журнала расчетов "Зарплата" за 2004 год, а также примененных вычетах в соответствии с теми данными, которые содержатся в справочнике "Вычеты сотрудников по НДФЛ".

Обобщение доходов по их видам производится исходя из кода дохода - реквизита вида расчета, которым начислен доход (рис. 6). При этом заполнение реквизита производится из справочника "Виды доходов".

"Рис. 6. Указание кода дохода"

Обращаем внимание на порядок отражения сумм налога на доходы физических лиц в журнале "Зарплата". Для каждого налогоплательщика в этом журнале имеется две строки по налогу на доходы физических лиц - "НДФЛ" и "НДФЛ удержанный".

По виду расчета "НДФЛ" отражается сумма налога, исчисленная с доходов физического лица (в частности, работника организации) и подлежащая удержанию налоговым агентом при выплате дохода. Она определяется исходя из облагаемой базы и ставки налога при выполнении процедуры расчета заработной платы. При выгрузке данных, например в типовую конфигурацию "Бухгалтерский учет", по суммам исчисленного налога формируются проводки по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68.1 "Налог на доходы физических лиц".

По виду расчета "НДФЛ удержанный" показывается сумма налога, фактически удержанная налоговым агентом при выплате дохода физическому лицу. Удержание налога производится при выплате дохода физическому лицу. В программе "1С:Зарплата и кадры 7.7" сумма удержанного налога подсчитывается после проведения документа "Выплата заработной платы". При этом в налоговой карточке отражаются как исчисленные, так и удержанные суммы налога. Таким образом, на практике возможны ситуации, когда сумма налога, фактически удержанная в расчетном периоде, может быть меньше суммы налога, исчисленной с доходов физического лица, поскольку в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплат.

В части предоставления вычетов следует учитывать следующее. Если физическое лицо принято на работу не с начала года, то при определении права на вычет учитываются доходы, полученные по предыдущему месту работы согласно представленной справке о доходах. В программе "1С:Зарплата и кадры 7.7" эти данные указываются в форме "Справка с предыдущего места работы", открываемой по кнопке "Ввод данных" формы редактирования сведений о сотруднике. При этом сами доходы, полученные по предыдущему месту работы, по месту текущей работы лишь учитываются при определении налоговой базы для представления вычетов, но не показываются (не учитываются) при заполнении раздела 3 формы 2-НДФЛ.

На практике могут иметь место ситуации, когда в журнале "Зарплата" в налоговом периоде отражены не все доходы работника, неправильно применены вычеты и т.п., и при этом пользователь испытает трудности с исправлением ошибок. Для таких ситуаций в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7" предусмотрена возможность редактирования данных непосредственно в налоговой карточке. Для перехода в этот режим необходимо в форме сведений о сотруднике нажать на кнопку "Ввод данных", выбрать пункт "Формы прошлых лет", а в нем подпункт "Налоговая карточка 1-НДФЛ (форма 2003 года)". Ячейки, доступные для редактирования, имеют желтый цвет. При вводе данных в ячейку вручную цвет ячейки становится ярко желтым. При изменении суммы дохода, налоговых вычетов (кроме стандартных) автоматически пересчитывается и сумма исчисленного налога. При необходимости можно скорректировать и сумму налога удержанного. При этом справка о доходах будет формироваться уже с учетом внесенных изменений в налоговую карточку.

Заполнение разделов 4-6

Раздел 4 заполняется по данным раздела 4 "Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица от долевого участия в деятельности организации (дивиденды)" и раздела 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода" налоговой карточки.

По пункту 4.1 "Общая сумма дохода" показывается значение из графы "Итого" строки 1 "Сумма дивидендов, распределенная в пользу физического лица - налогоплательщика", а по пункту 4.2 "Облагаемая сумма дохода" - из графы "Итого" строки 2 "Облагаемая сумма дивидендов" таблицы раздела 4 налоговой карточки.

В свою очередь, значение пункта 4.3 "Сумма налога исчисленная" берется из строки "По ставке 6%" по графе "Общая сумма налога исчисленная", а значение пункта 4.4 "Сумма налога удержанная" - из строки "По ставке 6%" по графе "Общая сумма налога удержанная" таблицы раздела 6 налоговой карточки.

В программе "1С:Зарплата и кадры 7.7" для заполнения раздела 4 форм N 1-НДФЛ и N 2-НДФЛ используется информация из документов "Начисление дивидендов", а также результаты по видам расчета "Дивиденды сотрудников", "Дивиденды акционеров (не сотрудников", "НДФЛ с дивидендов" и "НДФЛ с дивидендов удержанный", которые вводятся в журнал "Зарплата" при проведении документа "Начисление дивидендов".

Раздел 5 (рис. 7) заполняется по данным раздела 5 "Расчет налога с доходов, облагаемых по ставке 35%" и раздела 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода" налоговой карточки.

"Рис. 7. Раздел 5 Справки о доходах"

Напоминаем, что ставка 35% применяется, в частности, в отношении доходов в виде:

- стоимости любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части, превышающей 2 000 руб.;

- суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения суммы процентов за пользование заемными средствами, исчисленной исходя из 3/4 действующей ставки рефинансирования, установленной ЦБР на дату получения таких средств (по заемным средствам, выраженным в рублях), и 9% годовых (по заемным средствам, выраженным в иностранной валюте), над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора.

Суммы доходов, облагаемых по ставке 35%, показываются в пункте 5.1 "Доходы по видам" по каждому виду дохода. При этом в графе "Код дохода" указывается код дохода из Справочника "Виды доходов", а в графе "Сумма дохода" полная сумма дохода по данному коду дохода без учета налоговых вычетов. Для заполнения используются данные графы "Итого" строки 1 таблицы раздела 5 налоговой карточки. Напротив тех видов доходов, по которым предусмотрены налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном объеме, в графе "Код вычета" приводится код соответствующего налогового вычета, а в графе "Сумма вычета" - сумма вычета. Для заполнения используются данные графы "Итого" строки 2 таблицы раздела 5 налоговой карточки.

По пункту 5.2 "Общая сумма дохода" показывается значение из графы "Итого" строки 1, а по пункту 5.3 "Облагаемая сумма дохода" - из графы "Итого" строки 3 "Налоговая база" таблицы раздела 5 налоговой карточки.

В свою очередь, значение пункта 5.4 "Сумма налога исчисленная" берется из строки "По ставке 35%" по графе "Общая сумма налога исчисленная", а значение пункта 5.5 "Сумма налога удержанная" - из строки "По ставке 35%" по графе "Общая сумма налога удержанная" таблицы раздела 6 налоговой карточки.

Применительно к программе "1С:Зарплата и кадры 7.7" для начисления дохода в виде стоимости выигрышей и призов необходимо создать дополнительный вид расчета с кодом дохода по НДФЛ 2740. Начисление дохода производится документом "Ввод расчета сотруднику" или "Ввод расчета списку сотрудников". При проведении документа с таким видом расчета в журнал "Зарплата" автоматически вводятся записи с видами расчета "НДФЛ по ставке 35%" и "НДФЛ по ставке 35% удержанный". Для начисления дохода в виде материальной выгоды по заемным средствам и его налогообложения вводится документ "Погашение ссуды, займа, кредита".

В разделе 6 приводятся результаты расчетов по налогу на доходы по итогам налогового периода. Для заполнения используются данные из раздела 6 "Общая сумма налога на доходы по итогам налогового периода" налоговой карточки. В пункты 6.1 "Общая сумма налога исчисленная" и 6.2 "Общая сумма налога удержанная" переносятся значения показателей строки "Итого" из одноименных граф раздела 6 налоговой карточки.

Если в 2004 году имел место перерасчет суммы налога с доходов за предшествующие налоговые периоды, то по пункту 6.3 показываются суммы налога, которые возвращены налогоплательщику, а по пункту 6.4 - которые зачтены в счет исполнения обязательств в текущем налоговом периоде.

В пункты 6.5 "Долг по налогу за налогоплательщиком" и 6.6 "Долг по налогу за налоговым агентом" переносятся данные из строки "Итоги" одноименных граф раздела 6 налоговой карточки.

При невозможности удержать налог у налогоплательщика налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета. В этом случае по пункту 6.7 показывается значение из строки "Итого" графы "Передано на взыскание в налоговый орган" раздела 6 налоговой карточки. Например, при получении физическим лицом доходов в виде стоимости призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ, услуг, налоговый агент, как правило, не может удержать исчисленный налог в виду отсутствия выплаты физическому лицу в денежной форме. В этом случае в пункте 5.5 проставляется прочерк, т.е. взыскание налога передается в налоговый орган.

Представление сведений в электронном виде

Если число физических лиц, получивших от организации (налогового агента) доходы в 2004 году, превышает 10 человек, сведения об их доходах нужно представлять в электронном виде: либо на магнитных носителях (дискете), либо по телекоммуникационным каналам связи (посредством Интернет).

Подготовка сведений для их передачи в электронном виде в программе "1С:Зарплата и кадры" производится с помощью отчета "Передача данных о доходах в ИМНС" (меню "Отчеты" - пункт "Налоговая отчетность").

В соответствии с установленным порядком, при передаче сведений на дискетах количество информации в файле ограничивается требованиями размещения данных на одном магнитном носителе. В этой связи в зависимости от общей численности физических лиц, по которым налоговый агент обязан подать сведения, с помощью переключателя (рис. 8) определяют, формировать ли справки о доходах по всем физическим лицам или работникам обособленного подразделения или по списку. Если сведения подаются на нескольких дискетах, то это необходимо учесть в нумерации реестров (следующему реестру присваивается номер на единицу больше предыдущего) и номеров справок (нумерация должна быть сквозной). В экранной форме также указывается каталог, в который помещается сформированный файл, и признак архивации файла (если имеется архиватор ARJ).

"Рис. 8. Форма отчета "Передача данных о доходах в ИМНС""

Структура передаваемого файла приведена в разделе 5 Порядка заполнения и представления справки о доходах физического лица за 2003 год. Файл состоит из заголовка и отдельных документов, каждый из которых соответствует одной справке о доходах физического лица.

Документ, в свою очередь, состоит из реквизитов, соответствующих разделу или отдельному полю справки. Реквизиты, соответствующие полям справки, значения которых во всех справках, сдаваемых налоговым агентом, одинаковы, вынесены в заголовок файла. При представлении справок в налоговые органы, как на магнитных, так и на бумажных носителях, налоговые агенты обязаны вместе со сведениями представить сопроводительный Реестр сведений о доходах физических лиц за 2004 год по установленной форме в двух экземплярах, один из которых остается в налоговом органе. При подготовке данных для передачи в налоговый орган в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7" реестр формируется автоматически по кнопке "Сформировать" в форме отчета "Передача данных о доходах в ИМНС" (см. рис. 9).

"Рис. 9. Реестр сведения о доходах физических лиц"

В заключение заметим, что возможность формирования справок о доходах физических лиц и подготовки данных для их передачи налоговым органам предусмотрена и в других экономических программах фирмы "1С": "1С:Налогоплательщик 7.7", "1С:Комплексная конфигурация 7.7" и др.

С.А. Харитонов,

д.э.н.,

профессор Финансовой академии при Правительстве РФ

"БУХ.1С", N 2, февраль 2005 г.