Как составить Пояснительную записку (В.И. Мещеряков, "Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 2, январь 2005 г.)

Как составить Пояснительную записку

Мы продолжаем публиковать отдельные главы бестселлера "Годовой отчет-2004" под редакцией В.И. Мещерякова. Предлагаем вашему вниманию раздел о том, как составить Пояснительную записку, которая входит в состав бухгалтерской отчетности.

В Пояснительную записку нужно включать лишь ту информацию о фирме, которая отвечает основным критериям существенности для заинтересованных пользователей. Например, поставщиков в первую очередь интересует платежеспособность вашей фирмы, отсутствие просроченной кредиторской задолженности, а инвесторов - перспективные направления деятельности и возможность быстрой окупаемости вложений. Записка составляется в произвольной форме. При необходимости она может содержать следующие разделы:

- сведения о деятельности фирмы;

- изменения в учетной политике;

- сведения о финансовой деятельности, например покупке акций других предприятий;

- сведения об инвестиционной деятельности фирмы, например развитии материально-технической базы;

- информация о дочерних и зависимых обществах, например размер доли в чужих уставных капиталах;

- сведения о реорганизации фирмы;

- события после отчетной даты и др.

Сведения о деятельности фирмы

В этом разделе можно привести: краткую характеристику размеров и структуры фирмы; краткую характеристику ее основных видов деятельности; объемы продаж продукции, товаров, работ, услуг по видам и географическим рынкам сбыта; сведения о деловой активности организации; показатели эффективности использования ресурсов и т.д. Информацию в Пояснительной записке по возможности представьте в динамике (за несколько лет). При этом укажите факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты фирмы. О размерах фирмы отчасти можно судить по величине ее уставного капитала, численности работающих, размерах производственных площадей и других ресурсов. Кратко опишите производственную структуру организации: все ее производства, цеха, службы, а также обособленные подразделения, филиалы и представительства. Это может выглядеть так:

Пояснительная записка
за 2004 г.

Раздел I. Общие сведения о деятельности фирмы

1.1. Общество с ограниченной ответственностью "Пассив " создано в 1995 году. Его учредителями являются граждане России. Уставный капитал общества составляет 150 000 руб. На конец отчетного периода на фирме работали 66 человек.

Организационно ООО "Пассив" состоит из следующих отделов и служб:

- отдел продаж (10 человек);

- бригада монтажников (16 человек);

- сервисная служба (18 человек);

- транспортная служба (10 человек);

- финансовая служба (5 человек);

- отдел логистики (4 человека).

1.2. Фирма имеет собственную производственную базу по адресу: 142650, Московская область, г. Подольск, ул. Строителей, д. 8. Она представлена капитальным складом общей площадью 600 кв. м и гаражом на шесть автомобилей, над которыми располагается офис и производственные службы.

"..."

Характеризуя деятельность фирмы по видам, приведите сведения:

- об ассортименте и объемах производимой продукции за 2004-й и предшествующие годы;

- о направлениях ее инвестиций (покупка, создание и продажа основных средств, нематериальных активов, ценных бумаг; предоставление займов);

- о планах расширения или изменения отраслевой и видовой структуры деятельности фирмы.

Раскрывая информацию об объемах продаж продукции (товаров, работ и услуг) по видам, приведите не только общие данные, но и сведения в разрезе основных географических районов сбыта (в том числе за рубеж).

В Пояснительной записке это может выглядеть так:

"..."

1.3. "Пассив "продает оптом торгово-технологическое и холодильное оборудование для магазинов, осуществляет в большинстве случаев его монтаж и дальнейшее сервисное обслуживание. Оптовая торговля является основным видом деятельности, - его доля в выручке фирмы за последние пять лет в среднем составила 84 процента.

Структура продаж "Пассива" представлена в таблице:

Выручка от реализации	2000 г.	2001 г.	2002 г.	2003 г.	2004 г.
Торгового оборудования, тыс. руб.	2 200	2 100	2 200	2 070	2 000
%	34	25	22	19	17
Холодильного оборудования, тыс. руб.	3 300	4 900	6 300	6 930	8 000
%	51	59	62	65	67
Монтажных работ, тыс. руб.	800	1 100	1 300	1 450	1 700
%	12	13	13	14	14
Сервисного обслуживания обору- дования, тыс. руб.	200	200	300	250	300
%	3	3	3	2	2
Итого, тыс. руб.	6 500	8 300	10 100	10 700	12 000
%	100	100	100	100	100

"..."

Если в 2004 году произошли чрезвычайные события (пожар, авария, кража), то в Пояснительной записке укажите их. Отразите также экономические последствия этих происшествий: размер прямого ущерба и расходов на ликвидацию, сумму полученных с виновных граждан и организаций или от страховых компаний возмещений и т.д.

Приведем пример такого события в записке:

"1.4. В мае 2004 года автомобиль "Пассива" ГАЗ-52 попал в ДТП. В результате аварии нанесен ущерб личному имуществу гражданина в сумме 60 000 руб. и собственному автомобилю "Пассива" (поврежден мотор и кузов). Ремонт обошелся фирме в 32 000 руб. Все расходы оплатила страховая компания ОАО "Поддержка"".

О деловой активности фирмы свидетельствуют следующие данные:

- наличие договоров на экспортные поставки, косвенно подтверждающие широту рынков сбыта;

- наличие известных клиентов, приобретающих продукцию, работы и услуги фирмы;

- участие фирмы в НИОКР, эффективность такой деятельности;

- проведение природоохранных и других аналогичных мероприятий.

Кратко охарактеризовать деловую активность фирмы можно так:

"1.5. "Пассив" поставляет, монтирует и налаживает оборудование таким известным торговым фирмам, как "Седьмой континент", "Маркткауф", "Столица", "Пятерочка" и другие".

Изменения в учетной политике

Согласно пункту 16 ПБУ 1/98, фирма может изменить учетную политику, если:

- поменялось законодательство России или нормативно-правовые акты по бухучету;

- разработан новый способ ведения бухгалтерского учета;

- изменились условия деятельности фирмы (например, она была реорганизована).

В записке укажите те положения учетной политики на 2004 год, которые отличаются от соответствующих положений за прошлый год, а также перечислите причины этих несовпадений.

Это нужно сделать только при одном условии - изменения существенно повлияли на бухгалтерскую отчетность.

В данном разделе Пояснительной записки приведите также сведения о планируемых изменениях учетной политики на 2005 год.

Вот пример заполнения раздела "Изменения в учетной политике":

"2.1 "Пассив" торгует импортным оборудованием (97 процентов всего оборудования). До 2004 года его бухгалтерский учет существенно отличался от налогового. Так, в бухучете товары отражались по фактической себестоимости непосредственно на счете 41 "Товары". Таможенные пошлины, транспортные и прочие расходы по их заготовке, согласно пунктам 5 и 6 ПБУ 5/01, учитывались и списывались вместе с договорной стоимостью товаров.

В то же время в налоговом учете фактической себестоимостью товаров считается лишь их контрактная (договорная) стоимость. А таможенные пошлины и транспортные расходы относятся к косвенным расходам. Поэтому списываются в состав прочих расходов сразу при принятии товаров к учету.

В результате столь существенных различий учет товаров на фирме оказался неоправданно трудоемким. В этой связи с 2004 года "Пассив" изменил порядок бухгалтерского учета. Теперь фактическая стоимость товаров формируется на счете 15 "Расходы по заготовке товарно-материальных ценностей". Их договорная стоимость со счета 15 списывается на счет 41 "Товары". Транспортные услуги учитываются и списываются на счет 44 "Расходы на продажу". Таким образом, теперь бухгалтерский и налоговый учет товаров максимально сближен, что снизило трудоемкость учетного процесса".

Финансовая деятельность

В данном разделе покажите динамику важнейших экономических и финансовых показателей деятельности фирмы за последние несколько лет.

Для этого расшифруйте состав прибылей и убытков, внереализационных доходов и расходов фирмы (строки 050, 120 и 130 Отчета о прибылях и убытках). Это можно представить так:

"..."

Раздел III. Финансовая деятельность

3.1. Финансовые результаты деятельности "Пассива " представлены в таблице:

Размер прибыли (убытка)	2000 г.	2001 г.	2002 г.	2003 г.	2004 г.
От основных видов деятельности	725	1 125	1 625	1 500	2 500
(стр. 050 формы N 2) - всего, тыс. руб.
в т.ч. от продажи товаров, тыс. руб.	500	900	1 125	1 035	1 750
работ, тыс. руб.	242	250	530	500	790
услуг, тыс. руб.	(17)	(25)	(30)	(35)	(40)
от реализации основных средств, тыс. руб.	2	-	-	-	1

По данным таблицы видно, что наиболее прибыльной для "Пассива" является торговля.

Убыточность сервисного обслуживания объясняется тем, что фирма осуществляет его по большей части бесплатно в период действия гарантии на проданное оборудование.

На холодильное оборудование гарантийный срок составляет два года.

"..."

При характеристике платежеспособности фирмы обратите внимание:

- на денежную наличность в кассе и на расчетных счетах;

- на сумму убытков;

- на просроченную дебиторскую и кредиторскую задолженность;

- на не погашенные в срок кредиты и займы;

- на расчеты с бюджетом по налогам.

Об этом можно написать так:

"3.2. По состоянию на 31 декабря 2004 года фирма имеет просроченную (в пределах шести месяцев) дебиторскую задолженность в сумме 700 000 руб. Должникам предъявлены претензии.

Просроченной кредиторской задолженности у "Пассива" нет".

В этом разделе можно привести решение учредителей фирмы о распределении чистой прибыли:

- на выплату дивидендов;

- на покрытие убытков;

- на формирование специальных резервных фондов (потребления, социальной сферы, накопления и других);

- на погашение тех или иных расходов.

Как это сделать, покажет пример:

"3.3. Собрание учредителей "Пассива" (протокол от 3 марта 2005 г. N 1) утвердило годовой отчет по итогам деятельности организации за 2004 год и порядок распределения чистой прибыли.

Согласно протоколу, прибыль после налогообложения в сумме 1 850 743 руб. направляется:

- на выплату дивидендов учредителям (1 000 000 руб.);

- на ремонт здания детского сада (350 000 руб.);

- на социальное развитие коллектива (500 743 руб.)".

Инвестиционная деятельность

Этот раздел Пояснительной записки начните с оценки имущества фирмы. Укажите данные о наличии и структуре основных фондов и нематериальных активов. Для этого рассчитайте коэффициенты износа, обновления, выбытия и др.

При этом приведите порядок расчета аналитических показателей.

Здесь же нелишне привести динамику инвестиций за предшествующие годы и инвестиций, планируемых на перспективу.

Это может выглядеть так:

"..."

Раздел IV. Инвестиционная деятельность

4.1. Основные производственные фонды организации представлены кирпичным зданием постройки 1975 года; автопарком из двух тентованных КамАЗов, четырех грузовых "Газелей" и четырех легковых автомашин разных марок; системой кондиционирования; мебелью; оргтехникой и производственным инструментом. Все они находятся в эксплуатации.

4.2. Основные фонды "Пассива "изношены на 41 процент, в том числе:

- здание - на 65 процентов;

- автопарк - на 26 процентов;

- оргтехника - на 35 процентов.

                      Сумма износа             250 000 руб.

Коэффициент  = ---------------------------- = -------------- = 0,41.

износа ОС      Первоначальная стоимость ОС     5 500 000 руб.

4.3. За отчетный год основные фонды обновлены на 7,3 процента за счет покупки автомобиля и двух компьютеров:

                Стоимость приобретенных ОС      375 000 руб.

Коэффициент  = ---------------------------- = ----------------- = 0,073.

обновления      Стоимость ОС на начало года     5 125 000 руб.

4.4. Фондоотдача в 2004 году составила 218 руб. на каждый рубль основных производственных фондов.

После этого перейдите к источникам финансирования инвестиций - собственным и привлеченным.

Среди собственных источников выделите: амортизационный фонд, чистую прибыль, резервные фонды.

Если фирма использует привлеченные деньги (например, банковские кредиты, займы от других предприятий, государственное целевое финансирование и т.п.), в Пояснительной записке укажите их объемы, сроки, на которые их выдали, и условия возврата.

Вот пример инвестиционного плана:

"4.5. В 2005 году "Пассив" планирует открыть филиал в г. Екатеринбурге, организовав в нем бригады монтажников и наладчиков для обслуживания близлежащих регионов.

С этой целью на первом этапе производственное помещение фирма намерена арендовать.

На его ремонт и оснащение будут направлены собственные средства организации - амортизационный фонд и чистая прибыль".

Сведения о реорганизации фирмы

Этот раздел оформляют фирмы, которые представляют отчетность (в том числе промежуточную) после утверждения учредителями решения о реорганизации.

В этом случае в Пояснительной записке приведите сведения:

- о фирмах, участвующих в реорганизации, и правопреемниках;

- о дате составления передаточного акта или разделительного баланса;

- о перечне и величине расходов, связанных с реорганизацией;

- о порядке формирования уставного капитала образованных организаций.

Реорганизуемая фирма также должна указать в Пояснительной записке данные об изменениях в активах и обязательствах фирмы, которые произошли в период с даты составления передаточного акта или разделительного баланса и до момента внесения в государственный реестр соответствующей записи о реорганизации.

В частности, к ним относятся сведения об изменениях:

- в составе и стоимости принадлежащего ей имущества (вводе в эксплуатацию объектов основных средств, нематериальных активов, сумме начисленной по ним амортизации, покупке, продаже и выбытии товаров, материальных ценностей и т. п.);

- в обязательствах фирмы по расчетам с поставщиками и покупателями (размерах дебиторской и кредиторской задолженности).

Если ваша фирма прекратила деятельность в результате реорганизации, то приведите в Пояснительной записке:

- перечень документов на передачу имущества и обязательств правопреемнику;

- перечень документов, подтверждающих закрытие, переоформление расчетных и других банковских счетов реорганизуемой организации;

- сведения о снятии реорганизуемой организации с учета в налоговой инспекции, фондах государственного пенсионного, социального и медицинского страхования, управлении статистики и т. д.

Если ваша фирма продолжает деятельность после реорганизации в форме присоединения или выделения, отразите в Пояснительной записке данные передаточного акта (разделительного баланса), которые коснутся изменений уставного и добавочного капиталов фирмы.

Если ваша фирма реорганизована путем выделения, вы можете привести доходы, расходы, суммы прибылей (убытков), а также налог на прибыль, относящиеся к выделяемому подразделению.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 2, январь 2005 г.