Порядок списания просроченной дебиторской задолженности (А. Тимофеева, "Финансовая газета", N 14, апрель 2005 г.)

Порядок списания просроченной
дебиторской задолженности

Списание просроченной дебиторской задолженности является обязательной процедурой для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы, так как несписанная задолженность искажает данные баланса и расчеты при определении стоимости чистых активов организации, а также ее платежеспособности и эффективности деятельности.

Дебиторская задолженность должна быть истребована. Для этого необходимо отсылать должнику претензионные письма, требовать от него частичной оплаты, обращаться с иском в суд и т.д. Только тогда ее можно будет списать по истечении срока исковой давности с уменьшением налоговой базы по налогу на прибыль.

Организации должны списывать дебиторскую задолженность, признанную не реальной для взыскания, такой можно считать задолженность:

с истекшим сроком исковой давности. По нормам гражданского законодательства срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ);

ликвидированной организации, организации, признанной банкротом и находящейся в процессе ликвидации, если уже достоверно известно, что с нее не удастся взыскать долги;

которую не удалось взыскать у должника судебному приставу.

Истечение срока исковой давности начинается с момента, когда задолженность переходит в разряд просроченных, т.е. с момента просрочки оплаты долга исходя из условий договора.

Если срок исполнения обязательств должником не оговорен сторонами, то необходимо руководствоваться ст. 314 ГК РФ. Согласно указанной статье в случаях, когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства. Обязательство, не исполненное в разумный срок, а равно обязательство, срок выполнения которого определен моментом востребования, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его исполнении, если обязанность исполнения в другой срок не вытекает из закона, иных правовых актов, условий обязательства, обычаев делового оборота или существа обязательства. Разумность срока определяется в каждом конкретном случае, когда срок расчета договором не определен.

В соответствии со ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. К действиям, свидетельствующим о признании должником своих обязательств, можно отнести:

погашение (частичное или полное) задолженности покупателем (отгрузка товаров поставщиком);

уплату контрагентом штрафных санкций по договору;

просьбу об отсрочке платежа;

проведение с контрагентом сверки взаиморасчетов и подписание им соответствующего акта;

заявление контрагента о зачете встречных однородных требований (при наличии взаимных обязательств) и т.д.

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Документальным подтверждением невозможности погашения должником задолженности перед организацией могут служить:

выписка из Единого государственного реестра или справка налогового органа о ликвидации должника;

уведомление ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) или решения суда об отказе в удовлетворении требований по взысканию соответствующей задолженности из-за недостаточности имущества ликвидированной организации-должника;

акт судебного исполнителя о невозможности взыскания задолженности с должника.

При наличии таких документов задолженность при отсутствии резерва по сомнительным долгам должна списываться с баланса организации на финансовые результаты как безнадежная.

Следует иметь в виду, что акт судебного пристава - исполнителя о невозможности взыскания и постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного документа не являются основанием для признания суммы дебиторской задолженности безнадежной. Организация, получившая акт о невозможности взыскания и возврате исполнительного документа, не лишается права предъявить исполнительный документ к исполнению повторно в течение 6 месяцев со дня его получения (ст. 14 и 15 Федерального закона от 21.07.97 г. N 119-ФЗ "Об исполнительном производстве"). Пока организация имеет возможность производить такие действия, долг не может быть не реальным для взыскания, а, значит, списание суммы дебиторской задолженности на убытки и учет этой суммы в целях налогообложения неправомерны.

Не взысканная в связи с пропуском срока обращения к судебному приставу за исполнением судебного решения дебиторская задолженность также не может в целях налогообложения быть учтена в уменьшение налоговой базы, поскольку данное основание не содержится в перечне условий признания задолженности безнадежной, установленном п. 2 ст. 266 НК РФ. Основанием для уменьшения налоговой базы по таким суммам может быть только наличие документов, подтверждающих факт ликвидации должника.

Основанием для списания долгов с истекшим сроком исковой давности в бухгалтерском и налоговом учете является приказ руководителя организации по результатам инвентаризации, который издается на основании представленного бухгалтерией письменного обоснования (бухгалтерской справки).

Для подтверждения правомерности операции по списанию дебиторской задолженности необходимо наличие:

договора с дебитором;

накладной, подтверждающей отгрузку товарно-материальных ценностей дебитору;

инвентаризационной ведомости по форме ИНВ-17 с приложением;

приказа руководителя организации о списании дебиторской задолженности.

Согласно п. 12 ПБУ 10/99 в целях бухгалтерского учета суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, являются внереализационными расходами, для учета которых предназначен счет 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы". В соответствии с п. 14.3 ПБУ 10/99 дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, включается в расходы организации в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации.

Списание не реальной для взыскания задолженности в убыток не является аннулированием задолженности. Эта задолженность отражается за балансом по счету 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

На суммы, поступившие в порядке взыскания ранее списанной в убыток задолженности, дебетуются счета 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета" в корреспонденции со счетом 91. Одновременно на указанные суммы кредитуется забалансовый счет 007. Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу.

При списании дебиторской задолженности с просроченным сроком исковой давности следует принимать во внимание, что порядок начисления и отражения НДС зависит от момента определения налоговой базы, определенного в принятой учетной политики организации для целей налогообложения.

Если выручка определяется "по отгрузке", то задолженности перед бюджетом по уплате НДС не возникает, так как налог уплачен на момент возникновения дебиторской задолженности и признания выручки в целях налогообложения.

Если выручка признается "по оплате", то в соответствии с п. 5 ст. 167 НК РФ в целях исчисления НДС датой оплаты товаров признается наиболее ранняя из следующих дат:

1) день истечения срока исковой давности;

2) день списания дебиторской задолженности.

Сумма списанной дебиторской задолженности признается в целях налогообложения при исчислении налога на прибыль в составе внереализационных расходов (ст. 265 НК РФ) в момент списания дебиторской задолженности в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации.

После списания задолженности организация должна хранить подтверждающие документы. Пунктом 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что организация обязана как минимум пять лет хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность. В п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ предусмотрено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение четырех лет документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Срок хранения документов, на основании которых списывалась безнадежная дебиторская задолженность, исчисляется не с даты их составления, а с момента списания долга. Это объясняется тем, что налогоплательщики в течение пяти лет должны хранить акт инвентаризации задолженности, письменное обоснование и приказ руководителя о списании безнадежного долга. Естественно, вместе с этими документами следует сохранять первичные документы, подтверждающие возникновение задолженности.

А. Тимофеева,

ЗАО "Аудиторская фирма "РАНГ-АУДИТ"

"Финансовая газета", N 14, апрель 2005 г.