Приложение 4 (рекомендуемое). Образцы штампов по учету и обращению документов

Приложение 4

Рекомендуемое

Образцы штампов по учету и обращению документов

1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета.

2. Штамп "Заменен восстановленным подлинником N...,... г." с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники.

3. Штамп "Аннулирован, заменен. . . , извещ. N... от ... г." ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк.

4. Штамп "При новом конструировании не применять, взамен применять... " ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.

5. Штамп "Взамен подлинника" ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов.

6. Штамп "Экз. N ..." ставят (с указанием номера экземпляра) на палках (альбомах) копий и на отдельных копиях.

7. Штамп "Инв. N _, Экз. N...,... г. " ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других предприятий.

Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников.

8. Штампы "Контрольный экземпляр" и "Архивный экземпляр" ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий. Штамп "Контрольный экземпляр" ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.

9. Штампы "Экземпляр конструктора" и "Экземпляр технолога" ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.

10. Штамп "Об изменении не сообщается" ставят на копиях документов, выдаваемых в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов.

11. Штамп "Экземпляр госприемки" ставят на копиях документов и извещениях об изменении и предварительных извещениях, выделяемых Государственной приемке для контроля производства и приемки продукции.

12. Допускается применять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.