Акт закупки у граждан выручает (С. Блинова, "Расчет", N 4, апрель 2005 г.)

Акт закупки у граждан выручает

Подотчетник потерял приходные документы на товар. Либо купил товар на рынке без документов. Это только некоторые случаи, в которых может понадобиться оформление покупки товара у физлица.

Необходимость провести такую на первый взгляд экзотичную операцию может возникнуть на любой фирме. Помимо вышеперечисленных ситуаций, акт закупки у физлица может быть решением проблемы и если вы хотите поставить на баланс неучтенный, но давно присутствующий в офисе компьютер. Или действительно покупаете какое-то имущество у своего сотрудника.

Документ собственного изготовления

Все эти случаи объединяет одно - у вас нет никаких документов на покупку товара. Поэтому первое, что надо сделать, - оформить их. При этом вам прежде всего придется ответить на вопрос: кто будет продавцом? В случае с покупкой товара у своего сотрудника ответ очевиден: сотрудник. В остальных же случаях оформлять закупку скорее всего придется... также на работника фирмы. Того, который купил товар без документов или потерял их. А в случае с введением в эксплуатацию неучтенного ранее имущества - на любого (например, на завхоза).

Документ, который при этом нужно оформить, это акт закупки у физлица. Специального бланка такого документа нет. Поэтому вам придется разработать его самостоятельно. Главное - чтобы там присутствовали все обязательные реквизиты (они перечислены в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). К этим реквизитам относят:

- название документа;

- дату составления документа;

- название фирмы-посредника;

- содержание хозоперации (отгрузка товаров покупателю, поступление выручки);

- стоимость и количество отгруженных (оплаченных) товаров;

- наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

В качестве "рыбы" можно использовать единственный близкий по смыслу унифицированный документ: закупочный акт по форме N ОП-5 (утв. постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132). Он предназначен для оформления закупки сельскохозяйственной продукции.

Помимо обязательных реквизитов, в акте необходимо указать еще и сведения о сотруднике: паспортные данные и ИНН (если есть). А также предусмотреть графу для расписки в получении денег (если работнику передают их через подотчетное лицо).

Если работник самостоятельно получает деньги в кассе, ему достаточно расписаться в расходном кассовом ордере. Обратите внимание: в данном случае вы можете заплатить наличными любую сумму. Лимит наличных расчетов (60 тысяч руб. по одному договору) распространяется только на фирмы.

Форму закупочного акта утвердите в приложении к учетной политике.

НДФЛ платить не надо

Итак, первичный документ для оприходования имущества у вас есть. Он же позволит вам учесть затраты на него в расходах при расчете налога на прибыль.

Главный минус закупки у физлиц: с вычетом по НДС при такой операции придется попрощаться. Ведь ваш продавец - это всего лишь гражданин. Плательщиком НДС он не является и счет-фактуру выписать не может (ст. 143 НК). Так что ставить к вычету в данном случае просто нечего.

Следующий вопрос связан с начислением НДФЛ. Дело в том, что в подпункте 5 пункта 1 статьи 208 Налогового кодекса сказано: гражданин, который продал свое имущество, должен заплатить в бюджет этот налог. Причем сделать это он должен самостоятельно (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК).

Значит ли это, что работнику придется отдавать в бюджет свои деньги? Оказывается, вовсе нет. Для этого до 30 апреля следующего года он должен будет подать в свою налоговую инспекцию декларацию по НДФЛ (п. 1 ст. 229 НК). К ней нужно приложить заявление на получение имущественного налогового вычета (ст. 220 НК).

Если стоимость "проданного" им имущества не превышает 125 тысяч рублей, то вычет полностью покроет налогооблагаемую базу, и платить НДФЛ будет не с чего.

Если же стоимость проданного за год имущества окажется больше 120 тысяч рублей, то с разницы придется заплатить налог. В ситуации, когда вы действительно покупаете дорогостоящее имущество у работника, это может его не устроить.

Но и в этом случае выход есть. Правда, только при одном условии - если у работника имеются документы, подтверждающие покупку такого имущества. Тогда он имеет право на имущественный вычет в пределах фактических расходов (ст. 220 НК).

Но и это еще не все. Если такое имущество принадлежало работнику более трех лет, он полностью освобождается от уплаты НДФЛ. Для этого вместе с декларацией и заявлением ему нужно будет подать в инспекцию документы на покупку имущества.

Таким образом, фирма не должна удерживать у работника налог на доходы (п. 2 ст. 226 НК). Единственное, что нужно не забыть сделать, это до 1 апреля следующего года подать на него в налоговую инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ. И конечно же, по окончании года помочь работнику правильно заполнить и сдать декларацию по НДФЛ.

Внимание

Оформляя акты закупки, старайтесь, чтобы в них не фигурировал один и тот же человек. Иначе его могут обвинить в том, что он ведет предпринимательскую деятельность (п. 1 ст. 2 ГК). Тот факт, что он не зарегистрирован в установленном порядке, значения не имеет (п. 4 ст. 23 ГК). Последствия такого поворота событий могут быть крайне нежелательными. Во-первых, этого человека могут обвинить в неуплате целого ряда платежей в бюджет. А во-вторых, ему грозит штраф (10% от полученных доходов, но не менее 20 тысяч руб.) за ведение предпринимательской деятельности без постановки на учет (ст. 117 НК).

                                ООО "Вега"

-------------------------------------------------------------------------

                        (наименование организации)

                /---------------------\ Утверждаю

                |  Номер |    Дата    | В сумме     Десять тысяч

                |--------+------------|         -----------------------

 Закупочный акт |    1   |   01.04.05 |                   руб. 00  коп.

                \---------------------/ -----------------     ----

                                        Руководитель Генеральный директор

                                                     --------------------

                                                           (должность)

                                         Собчак        Собчак Е.Г.

                                        ---------   ---------------------

                                         подпись      расшифровка подписи

                                        "01" апреля 20 05 г.

                                         --- ------    --

     Мною,     Ивановым Анатолием Борисовичем, инженером ОМТС ООО "Вега"

           --------------------------------------------------------------

                             (должность, ФИО)

     куплено у       Федорова Льва Анатольевича

               ----------------------------------------------------------

                                  (ФИО)

     ИНН                        Дата рождения      15 августа 1968 г.

         ----------------------               ---------------------------

     Паспорт серия     6200       номер           182172

                   --------------        --------------------------------

     Кем выдан   Московским РОВД г. Рязани    дата выдачи     17.01.03

               ----------------------------               ----------------

     Домашний адрес по паспорту  г. Рязань, ул. Бирюзова, д. 28, кв. 36

                                ------------------------------------------

/-----------------------------------------------------------------------\

|N п/п|Наименование имущества|Единица измерения|Количество|Цена, |Сумма,|

|     |                      |                 |          |руб.  |руб.  |

|-----+----------------------+-----------------+----------+------+------|

|  1  |Компьютер             |        Шт.      |     1    |10 000|10 000|

|-----+----------------------+-----------------+----------+------+------|

|     |                      |                 |          |      |      |

|-----+----------------------+-----------------+----------+------+------|

|     |                      |                 |          |      |      |

|-----+----------------------+-----------------+----------+------+------|

|     |                      |                 |          |      |      |

\----------------------------------------------+----------+------+------|

       Итого                                   |     1    |10 000|10 000|

                                               \------------------------/

     Деньги в сумме  10 000 (Десять тысяч)  руб.       коп.

                    ----------------------       ------

                       (сумма прописью)

     получил продавец     Федоров                     Федоров Л.А.

                        ------------------     ------------------------

                            (подпись)             (расшифровка подписи)

     Имущество получил           Иванов

                       -----------------------------------

                     (подпись лица, закупившего имущество)

С. Блинова

"Расчет", N 4, апрель 2005 г.