Система бюджетирования на предприятиях энергетики (А.Н. Попов, О.Ю. Ширшова, "БУХ.1С", N 4, апрель 2005 г.)

Система бюджетирования на предприятиях энергетики

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

На предприятиях энергетики РАО "ЕЭС России" существует типовой бюджетный регламент, поэтому при внедрении автоматизированной системы учета на ОАО "Марийская региональная генерирующая компания" надо было перенести существующую модель бюджетного регламента в информационную систему с тем, чтобы оптимизировать бизнес-процессы. Об автоматизации системы бюджетирования рассказывают А.Н. Попов, зам. директора по экономике и финансам ОАО "МРГК", к.э.н., аудитор, а также О.Ю. Ширшова, руководитель финансовой группы Йошкар-Олинской ТЭЦ.

Справка.
Энергетическо-производственный комплекс ОАО "МРГК"

ОАО "Марийская региональная генерирующая компания" (далее - ОАО "МРГК") создано 01.01.2005 путем выделения из состава ОАО "Мариэнерго". Основой производственно-имущественного комплекса компании явились объекты Йошкар-Олинской ТЭЦ ОАО "Мариэнерго". Ввод в действие первого энергоблока Йошкар-Олинской ТЭЦ состоялся в 1994 году, второго - в 1999 году. Установленная мощность составляет 195 МВт. (или 915080 тыс. кВтч/год), 360 Гкал тепловой энергии при комбинированном цикле (932074 Гкал/год).

Предприятие имеет стратегическое значение для Республики Марий Эл: является практически единственным производителем электроэнергии, обеспечивая до 35% республиканского потребления и до 23% потребления тепла (43% по г. Йошкар-Ола); стоимость основных средств превышает 1 400 млн. руб.

Предпосылкой перехода на новую программу (помимо того, что старая перестала удовлетворять требованиям бухгалтерского, налогового и оперативного учета) являлся процесс реформирования российской энергетики. До выделения Йошкар-Олинская ТЭЦ являлась классическим центром затрат (филиалом ОАО "Мариэнерго"). Реформирование привело к превращению ее в юридическое лицо с оптовым сбытом продукции. Создание юридического лица предполагает дополнительную нагрузку на администрацию и бухгалтерские службы, поскольку при существовавшей ранее организационно-правовой форме часть функций (в частности, функции по бюджетированию) выполняло финансовое управление ОАО "Мариэнерго" в рамках консолидированного бюджета энергосистемы.

Таким образом, основной стратегической целью был полный переход на "1С:Предприятие 7.7" до момента выделения и попутное упрощение операций в переходный период (разделительный баланс, обособление операций переходного периода и т.п.). Основной тактической задачей - внедрение типовой конфигурации программы на платформе "1С:Предприятие 7.7" со всеми необходимыми доработками, которые при этом позволяли бы проводить регулярное обновление.

Причиной выбора программы на платформе "1С:Предприятие 7.7" были сравнительные достоинства внедрения "1С":

1. Доступная стоимость проекта.

2. Возможность привлечения внедренцев из г. Йошкар-Ола (привлечение специалистов из других регионов означало бы дополнительные расходы и увеличение сроков реализации проекта).

3. Возможности программы достаточны для автоматизации всех необходимых процессов, так как сложной системы управленческого учета (типа ERP) не требуется.

4. Система в целом знакома работникам (до этого использовалась программа "1С:Бухгалтерия 2.0").

Одним из этапов комплексной автоматизации стала автоматизация бюджетного процесса.

Бюджетный процесс

С точки зрения теории, бюджетное управление - это система планирования, учета, контроля и анализа деятельности компании, построенная на основе бюджетов. Бюджетирование - это непрерывный процесс, обеспечивающий прозрачность денежных и материальных потоков. Для того, чтобы оно принесло реальную пользу, на предприятии должен быть выполнен ряд условий:

1) необходима методическая основа для разработки, контроля и анализа бюджета;

2) должна быть отлажена система управленческого учета;

3) должен быть выработан и закреплен соответствующими документами определенный регламент взаимодействия служб и ЦФО (центров финансовой ответственности).

Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) представляет собой электронную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов (производства, инвестиций, продаж, закупок). Модель позволяет планировать потоки средств по каждому ЦФО и сравнивать их с фактическими данными.

В практическом плане для ОАО "МРГК" на этом этапе было важно автоматизировать бюджет движения потоков наличности (ДПН).

Необходимость разработки автоматизированной системы ДПН была вызвана тем, что обработка и анализ всех соответствующих данных - достаточно сложный и рутинный процесс. В качестве простейшей и наиболее дешевой АСБ использовалась программа "MS Excel", которая имела определенные недостатки: в этой системе сложно работать коллективно: два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом; для каждого варианта бюджета приходится заводить отдельный файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Консолидировать данные нужно вручную, что чревато большим количеством ошибок и несоответствий. Уровни доступа к данным практически не разграничены (данные доступны всем пользователям, тогда как на практике часть информации должна быть доступна только руководству); функции защиты данных от исправлений отсутствуют. Наконец, у такой системы низкая производительность. Дополнительным недостатком являлось отсутствие связи с фактическими данными бухгалтерского учета.

Было принято решение разработать АСБ на базе введенной в действие программы "1С:Бухгалтерия 7.7" версии ПРОФ, сетевая, для SQL в качестве дополнительной настройки "Бюджетирование" (без дополнительных модулей).

Выбор был обусловлен несколькими факторами:

- рабочие места бухгалтерии, ПЭО и финансовой группы оснащены платформой "1С Предприятие 7.7", и учетная информация организована на базе этой конфигурации, то есть отсутствует необходимость импортировать учетные данные из другой системы или вводить вручную;

- однотипность пользовательского интерфейса, один из важнейших факторов, характеризующий качество любой автоматизированной системы с точки зрения конечного пользователя;

- система позволяет составлять, анализировать и контролировать бюджет предприятия;

- возможность одновременной работы нескольких сотрудников над подготовкой, утверждением, исполнением, контролем и корректировкой бюджета;

- возможность настройки системы в соответствии с изменяющимися требованиями;

- получение информации возможно любым пользователем в рамках своих полномочий, что ограничивается уровнями доступа к информации;

- высокая производительность системы, способность работать с большими базами данных.

В состав программного решения для бюджетирования (после внедрения "1С:Предприятия 7.7") входят средства конфигурации структуры бюджета, средства поддержки процессов разработки, контроля и анализа бюджета, организации внутреннего документооборота предприятия.

Процесс бюджетирования можно разделить на этапы:

- сбор информации (предоставление в финансовую группу заявок от ЦФО предприятия);

- составление бюджета (свод и балансировка данных в финансовой группе);

- утверждение бюджета (до момента выделения эту функцию выполняло финансовое управление ОАО "Мариэнерго" в рамках консолидированного бюджета энергосис-темы);

- исполнение бюджета (оформление платежных документов и формирование оперативной отчетности);

- сопоставление фактических показателей с плановыми.

АСБ позволяет осуществить:

- ввод и систематизацию первичной информации;

- обработку информации;

- анализ полученных результатов;

- использование результатов анализа.

На рис. 1 представлена схема процесса бюджетирования ОАО "МРГК" и информационная модель его автоматизации.

Рис.1. Процесс обработки информации, настройка "Бюджетирования"

      Процесс    бюджетирования           Информационное      обеспечение

                                                     процесса

/----------------------------------\      /------------------------------\

|Сбор информации от цехов (отделов)|      |Информация от  отделов (цехов)|

|о потребностях в финансовых ресур-|      |                              |

|сах и о планируемых поступлениях  |      \------------------------------/

|на плановый период (месяц)        |             |                |

\----------------------------------/             |                |

               |                                                             Сбор   информации  по

               |                          /---------------\ /------------\     планируемым  на месяц

               |                          |Потребность це-| |План поступ-|     поступлениям и расхо-

               |                          |ха     (расход)| |лений       |     дам

               |                          \---------------/ \------------/     Ввод информации в до-

               |                                 |                |            кументы  в  программе

               |                                 |                |     ----------------------------

/----------------------------------\      /------------------------------\

|Включение планируемых  поступлений|      |План        ДПН      (Прогноз)|     Составление  прогноз-

|и  потребностей в плановый  бюджет|      \------------------------------/     ного  Плана   ДПН  на

\----------------------------------/                      |                    основании   введенных

               |                                          |                    данных  по  доходам и

               |                                          |                    расходам

               |                                          |             ----------------------------

/----------------------------------\      /------------------------------\

|Утверждение                бюджета|      |План       ДПН   (Утверждение)|

\----------------------------------/      \------------------------------/

               |                                                  |            Ввод     утвержденных

               |                                                  |            показателей

               |                                                  |     ----------------------------

/----------------------------------\     /-------------\     /-----------\     Формирование готового

|План                           ДПН|----|Заявки на оп-|----|План    ДПН|     документа  "План ДПН"

\----------------------------------/     |лату         |     \-----------/     Поступление и  введе-

               |                         \-------------/          |            ние Заявок на отдель-

               |                                                  |            ные платежи (плановых

               |                                                  |            и        внеплановых)

                                                                      ----------------------------

/----------------------------------\      /------------------------------\

|Выполнение                 бюджета|      |Выполнение    бюджета    (при-|

|----------------------------------|      |ход/расход)                   |

|Платежи,     взаимозачеты,     др.|      |------------------------------|     Обработка  документов

|----------------------------------|      |Платежи,   взаимозачеты,   др.|     по  движению денежных

|Неоплаченные                заявки|      |------------------------------|     средств   за   период

\----------------------------------/      |Карточка                заявок|     Формирование картоте-

               |                          \------------------------------/     ки  неоплаченных зая-

               |                                          |                    вок

               |                                          |             ----------------------------

               |                                          |                    Формирование докумен-

                                                                             та "Отчет об исполне-

/----------------------------------\      /------------------------------\     нии  бюджета": сопос-

|Отчет   об   исполнении    бюджета|      |Выполнение    бюджета    (при-|     тавление  плановых  и

\----------------------------------/      |ход/расход)                   |     фактических показате-

                                          \------------------------------/     лей

Технология реализации

АСБ реализована на базе компоненты "Оперативный учет". Был создан ряд оборотных регистров, в которых накапливается информация о движении денежных средств предприятия в разрезе статей бюджета.

Использование автоматизированной системы бюджетирования включает следующие основные моменты.

1. На основании данных, полученных от подразделений, сотрудники финансовой группы вносят в программу данные о планируемых на предстоящий период доходах и расходах: ввод документов "Потребность цеха (отдела)" и "План поступлений" (рис. 2).

"Рис. 2"

2. Путем обработки этих данных формируется прогнозный План ДПН, который затем передается для утверждения руководству.

3. Утвержденные показатели Плана ДПН заносятся в базу с помощью документа "Утверждение бюджета". Обработка этих данных позволяет сопоставить насколько (в абсолютном и процентном выражении) был утвержден бюджет по отношению к заявленной сумме, а также сформировать утвержденный План ДПН на предстоящий месяц.

4. В рамках утвержденного бюджета (и вне плана) отделы (цеха) делают Заявки на оплату отдельных счетов, которые также заносятся в программу. На основании заявок (рис. 3) формируются платежные документы.

"Рис. 3"

В системе предусмотрено формирование Картотеки заявок, которая позволяет составить перечень заявок на оплату: полный, оплаченных или неоплаченных за определенный период. Возможна сортировка заявок по дате, цеху, приоритету, форме оплаты и другим признакам, а также вывод на печать дополнительных граф с необходимой информацией.

5. Дополнительной возможностью является оперативный контроль за движением денежных средств. В документ "Оперативная выписка" вводятся данные по поступлению и расходованию денежных средств до проведения документа "Выписка банка", что позволяет контролировать текущий остаток денежных средств на расчетных счетах (это зачастую затруднительно в связи с временным разрывом между распределением денежных средств и получением соответствующей банковской выписки).

6. Ежедневное разнесение всех поступающих первичных документов предполагает, что во всех документах на оплату (кассовые ордера, справка о проведении зачета, бух. справка и др.) бухгалтером одновременно заполняется статья бюджета.

Номенклатура статей бюджета определяется Справочником "Движение денежных средств".

7. По окончании отчетного периода или на определенную дату выполняется обработка документов по движению денежных средств: "Выполнение бюджета". На данном этапе возможна проверка правильности разнесения данных по статьям бюджета, при необходимости - их корректировка.

На основании документов по выполнению бюджета формируется "Отчет об исполнении Плана ДПН" (рис. 4). В этом отчете отражаются данные о фактическом движении денежных средств и плановые показатели, ведется анализ отклонений.

"Рис. 4"

В настоящее время система бюджетирования находится в стадии опытной эксплуатации. Следующим этапом автоматизации будет являться внесение в систему "1С Предприятие 7.7" возможностей по учету (как финансовому, так и натуральному) данных по реализации тепловой энергии и управленческому учету затрат по производству тепло- и электроэнергии.

Преимущество данного внедрения заключается в том, что в процессе реформирования внешними консультантами была построена функциональная модель предприятия (как до, так и после реформирования), под которую были оптимизированы бизнес-процессы. Основная задача состояла в переносе существующей модели бюджетного регламента в информационную систему. Достоинством такой автоматизации является то, что система строилась на основе существующего порядка, а не наоборот (в нашей ситуации это было методически более правильно), так как на предприятии существует типовой Бюджетный регламент РАО "ЕЭС России", в котором закреплены функции отдельных служб организации по составлению.

Наличие методологической базы бюджетирования позволило автоматизировать этот процесс, значительно упростив его и сведя к минимуму трудности в освоении пользователями новых настроек программы.

Поставленные задачи по автоматизации учетно-финансовых процессов были успешно выполнены с учетом специфики ОАО "МРГК" и принятых методов ведения бухгалтерского и финансового учета.

А.Н. Попов,

зам. директора по экономике и финансам ОАО "МРГК"

Из отзыва по результатам внедрения:

"...Сейчас, когда бухгалтерская часть программы полностью внедрена, а некоторые ее настройки (Бюджетирование, Планирование) находятся в стадии опытной эксплуатации, можно сказать, что многие трудоемкие процессы значительно упрощены; программа удобна в использовании и отвечает нашим требованиям. Нам нравится, что в процессе работы можно вносить изменения в конфигурацию и совершенствовать ее, а также и то, что вся необходимая информация находится в одной базе данных, а значит, нет необходимости импортировать учетные данные из другой системы либо вводить их вручную."

От редакции:

Блок бюджетирования реализован в типовой конфигурации "Управление производственным предприятием" для "1С:Предприятия 8.0". В названной конфигурации существует отдельная подсистема управления денежными средствами, практически полностью реализующая описанный в статье функционал по управлению потоками наличности (ДПН).

Работы выполнены Компанией "Все для Главбуха" (ООО "Автор")

г. Йошкар-Ола, а/я 21

тел. (8362) 46-99-00,

1cglavbuh@mari-el.ru, www.vdgb.mariel.ru

А.Н. Попов,

зам. директора по экономике и финансам ОАО "МРГК",

к.э.н., аудитор

О.Ю. Ширшова,

руководитель финансовой группы Йошкар-Олинской ТЭЦ

"БУХ.1С", N 4, апрель 2005 г.