"1С:Предприятие 8.0" в сети приемных пунктов с центральным складом хранения (С. Вассерман, "Финансовая газета", N 19, май 2005 г.)

"1С:Предприятие 8.0" в сети приемных пунктов с центральным
складом хранения

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Основными видами деятельности одной из московских компаний являются прием и распределение некондиционной (бракованной) техники по сервисным центрам и поставщикам. Клиенты компании - крупные торговые сети, а также физические лица. Ее основная задача заключается в выполнении обязательств перед клиентами в установленные сроки.

В настоящее время компания имеет шесть территориально удаленных приемных пунктов, расположенных в гипермаркетах, и центральный склад хранения с центром распределения. Общая площадь складских помещений составляет более 5000 м2.

На момент принятия решения о разработке новой системы компания была частично автоматизирована, но существующая система уже не соответствовала новым возросшим требованиям. В основе старой системы находились разнородные программные продукты, которые не были интегрированы и не в полной мере учитывали специфику работы предприятия. Данные об изделиях, поступивших в приемные пункты, хранились в локальных информационных базах, а распределение техники на центральном складе выполнялось при помощи MS Excel. Передача информации между подразделениями осуществлялась с помощью электронной почты. Такая технология работы не позволяла оперативно получать актуальную информацию об остатках на складах, а также отслеживать сроки нахождения техники в ремонте. Таким образом, отсутствие полноценной автоматизированной системы ограничивало дальнейшее развитие бизнеса.

Для разработки автоматизированной системы в качестве консультанта была выбрана компания АйТи-Лаб (1С:Франчайзи, г. Москва). Перечень целей, которых следовало достичь в результате внедрения автоматизированной системы, был выработан руководством компании. Ключевая цель заключалась в построении легко масштабируемой системы, позволяющей получать полную информацию о местонахождении и состоянии заказов клиентов. Для достижения поставленных целей консультантам компании "АйТи-Лаб" пришлось решать следующие задачи:

формализовать и упорядочить процессы, связанные с приемом и распределением техники;

спроектировать и реализовать в системе прозрачную, понятную и контролируемую цепочку продвижения каждой единицы техники;

формализовать и систематизировать документооборот, сопровождающий материальные потоки;

создать для всей компании единое информационное пространство;

ускорить ввод первичной информации вручную, а также реализовать контроль ошибок на всех этапах.

В качестве основы автоматизированной системы было решено использовать платформу "1С:Предприятие 8.0". Новая платформа во многом превосходит предыдущую по гибкости и предусматривает более широкие возможности для реализации различных решений. Масштабируемость системы служит надежным фундаментом для развития бизнеса, а широкие возможности по оформлению позволили построить удобный пользовательский интерфейс.

Проблема территориальной удаленности приемных пунктов была решена путем применения терминального доступа по коммутируемым линиям. Преимущества данного варианта были очевидны. Удалось свести к минимуму количество ошибок при передаче данных между удаленными подразделениями компании. Существенно повысилась надежность хранимой информации, а использование единого информационного пространства способствовало исключению дублирования информации.

Для ускорения работы с первичной информацией и принимаемой техникой было принято решение использовать идентификацию с применением штрихкода. Рабочие места в приемных пунктах оснастили сканерами штрихкодов. При приеме бракованной техники на каждый принятый аппарат выписывается заказ-наряд, для которого формируется персональный штрихкод. Один из распечатанных заказов-нарядов выдается клиенту, а другой вкладывается в коробку с изделием. Информация о принятом изделии моментально поступает в информационную базу и становится доступной логистам на центральном складе и руководству компании. Дальнейшее перемещение техники определяет логист. При этом возможны три варианта движения. Техника может быть перемещена для хранения в другое подразделение компании, в сервисный центр для проведения ремонта или к поставщику для обмена или возврата.

Для оформления движений между подразделениями компании и сторонними поставщиками в системе предусмотрены специальные документы, которые регистрируют факт перемещения техники и изменение ее состояния.

Следующий этап работ заключался в автоматизации центрального склада. В соответствии с требованием заказчика система обеспечивает ведение учета по произвольному количеству складов и зон внутри склада.

Поступившая техника сразу после разгрузки транспортного средства размещается в "зоне разгрузки". Регистрация поступления выполняется в "зоне приемки описанной техники" и в "зоне приемки неописанной техники".

Описанная техника поступает из приемных пунктов, сервисных центров и от поставщиков и приходуется в своей зоне приемки с помощью сканирования штрихкода с этикетки или печатной формы заказа-наряда.

Неописанная техника, полученная от корпоративных клиентов и требующая входного контроля, приходуется в "зону неописанной техники". В процессе приемки выполняется осмотр каждой единицы техники, определяется ее комплектность, описывается внешний вид и выполняется диагностика. На каждую единицу техники выписывается заказ-наряд и наклеивается этикетка с персональным штрихкодом заказа-наряда.

Из зон приемки большая часть изделий поступает в "зону основного хранения". В дальнейшем техника перемещается последовательно в "зону комплектации", в "зону отгрузки", из которой она перемещаются в транспортные средства. Рассмотрим более подробно некоторые аспекты данной цепочки.

Распределением техники занимаются логисты. Для подбора техники в целях отгрузки внешнему контрагенту - сервисному центру, поставщику техники, клиенту, приемному пункту - разработан расширенный поиск изделий по брэнду, по виду техники, по степени готовности в разрезе ячеек склада. Логист может подбирать технику непосредственно из зоны приемки, поэтому время отгрузки готовой и бракованной техники существенно сокращается.

После принятия решения о начале процесса комплектации заказа оформляется документ "Комплектация", на основании которого производится автоматическое формирование документов для транспортировки товара из основной зоны хранения в "зону отгрузки", иначе говоря, в зону готовых заказов. Отгрузка скомплектованного заказа оформляется с использованием документа "Товарно-транспортная накладная", который составляется на основании документа "Комплектация".

Реализованная схема позволила решить проблему идентификации изделия в любой момент и в любом подразделении компании. Чтобы получить подробный отчет о всех движениях техники с момента ее приема и по текущий момент, достаточно просто считать штрихкод с печатной формы заказа-наряда или с наклеенной этикетки.

Для анализа текущего состояния складов компании применяются аналитические отчеты, в которых предусмотрена фильтрация данных по владельцам техники, по текущему местонахождению, по степени готовности.

В ходе внедрения системы было автоматизировано семнадцать рабочих мест. Ежемесячно в систему вводится от 6000 до 10 000 документов. В настоящее время планируется расширение сети приемных пунктов до двенадцати, и в связи с этим рассматривается целесообразность перевода системы в пакетный режим работы.

С. Вассерман,

1С:Франчайзи "АйТи-Лаб"

Контактный телефон (095) 185-25-24

"Финансовая газета", N 19, май 2005 г.