Внедрение систем дистанционного обучения: доходы и расходы (Г. Саатчян, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 23, июнь 2005 г.)

Внедрение систем дистанционного обучения: доходы и расходы

Руководство каждой организации, размышляя о целесообразности внедрения в своей учебной практике системы дистанционного обучения или сокращенно СДО (комплекса программных средств, работающего обычно через Интернет), прежде всего интересуется: какие затраты понесет организация и в чем будет заключаться выгода.

Выгода и основные преимущества от внедрения СДО

Для корпораций и государственных организаций неоценимой является возможность проводить обучение сотрудников без отрыва от рабочего места, асинхронно - в то время, которое удобно сотруднику, и в том объеме, который позволяет не допустить простоя в текущей работе. Экономия рабочего времени - один из существенных стимулов для организаций корпоративного уровня, решающих внедрять СДО.

Компаниям, располагающим территориально распределенной структурой (штаб-квартира и представительства по всей стране, состоящие из 2-5 человек), всегда крайне невыгодно регулярно собирать сотрудников для обучения в одном месте - обычно той же штаб-квартире. Мало того что сотрудник на несколько дней полностью "выключался" из производственной деятельности, еще и сами командировочные расходы обычно достигали весьма внушительной суммы. Внедрение СДО помогает решить эти проблемы (упущенная в связи с многодневным отсутствием сотрудника выгода и командировочные расходы).

СДО позволяет расширить учебным центрам, высшим и средним специальным учебным заведениям общее число своих слушателей за счет охвата тех потенциальных студентов, у кого нет времени присутствовать в аудитории, кто живет в отдаленном регионе, но хочет учиться и, возможно, даже заинтересован получить престижный диплом именно этой учебной организации. Так создается конкурентное преимущество данной организации на рынке предоставления образовательных услуг. Не будем забывать при этом, что не имеют времени очно присутствовать в аудитории в большинстве своем работающие, а значит, наиболее платежеспособные слушатели.

Организация, обучающая сотрудников посредством системы дистанционного обучения, обходится небольшой учебной площадью - ведь необходимости в ней нет или почти нет. Слушатели, преподаватели, администрация "виртуального университета" могут осуществлять любую работу в СДО удаленно, через Интернет. Таким образом, в структуре затрат на обучение слушателя эта составляющая может быть сведена практически к нулю. Какие это приносит выгоды, думаю, даже не стоит пояснять.

Высшим учебным заведениям внедрение СДО позволит завершить подготовку к вхождению в единую европейскую образовательную среду, что является одной из важнейших из провозглашенных нашим государством целей в области образования. В последнее время есть четкое понимание, что не внедривший СДО вуз останется за бортом этого процесса, а значит, просто исчезнет. Таким образом, в этой связи внедрение СДО для вузов жизненно важно и попросту неоценимо.

Как правило, при использовании СДО один преподаватель (выполняющий в основном функции консультанта и куратора) может обучить значительно большее число людей, чем при использовании традиционных способов очного и заочного образования. Так, все лекции (включая установочные) возможно заменить стандартными электронными гипертекстами, видео- или аудиолекциями и тому подобными электронными материалами, при этом используя систему заданий для самопроверки и лучшего запоминания. Более того, и административный персонал такого "виртуального университета" существенно малочисленнее, чем в организациях, ведущих очное обучение. Отсюда следует, что доля зарплаты сотрудника "виртуального университета" в структуре расходов на обучение каждого слушателя весьма существенно снижается. В практической деятельности крупных компаний такая ситуация привела к тому, что обучением тысяч сотрудников смог заниматься штат "виртуального университета", состоящий всего из нескольких человек. И это стало весьма существенной экономией средств.

Внедрение СДО часто дает возможность включить в штат "виртуального университета" наиболее квалифицированного преподавателя вне зависимости от того, в каком регионе он находится. Преподавателя и его аудиторию могут разделять часовые пояса и тысячи километров. Таким образом, организации не придется нести расходы по приглашению понравившегося преподавателя в тот или иной регион.

Современная СДО позволяет контролировать не только всю учебную деятельность слушателя, но и работу преподавателя. Это дает уникальную возможность проверить, насколько преподаватель соответствует своей должности: оперативно ли реагирует на вопросы слушателей, часто ли посещает общие форумы, насколько квалифицированно проводит консультации и виртуальные семинары, грамотно ли составляет тесты и справедливо ли выставляет оценки за тестирование, наконец, насколько он вежлив со студентами, не отпугивает ли их своим поведением и т.п. Такой контроль повышает как качество работы преподавателя, так и качество "виртуального университета" в целом, а значит, и привлекательность его для слушателей.

Благодаря СДО появляется возможность оперативно и без существенных затрат внести все необходимые изменения в учебные материалы, планы, программы и т.п. А это как раз тот случай, когда время - деньги. Особенно в деятельности таких организаций, как корпорация, обучающая своих сотрудников, или негосударственный учебный центр.

СДО позволяет использовать в качестве преподавателя любого сотрудника организации, обладающего большим опытом, ценным для коллег. Без отрыва от рабочего места такой сотрудник, находясь в любом регионе, может готовить электронные учебные материалы, размещать их в СДО, консультировать своих коллег, обучающихся по этим материалам.

Тиражирование учебных материалов в среде СДО можно производить бесконечно без сколько-нибудь существенных затрат.

Учебным организациям выгодно использовать СДО не только в дистанционном режиме, но и для решения вопросов очного обучения. Здесь наиболее востребованными являются тестирование и обучение по электронным учебным материалам, единым для очных и заочных слушателей.

Кроме того, с помощью СДО легко наладить анкетирование, в том числе постоянное, сотрудников организации, а также проводить разнообразные деловые игры.

Действует следующий общий принцип: при внедрении СДО доходы организации от обучения каждого слушателя тем выше, чем большее количество слушателей обучается с помощью системы дистанционного обучения.

Основные затраты на организацию дистанционного обучения

Однако в "бочку меда" следует добавить и "ложку дегтя". Разумеется, речь о затратах, к которым должна быть готова организация, внедряющая обучение через Интернет на основе СДО.

Первые очевидные расходы - затраты на покупку самой СДО (это может быть одна компьютерная программа или же комплекс из нескольких программ).

Не всегда сразу становится понятно, что ряд систем использует так называемые клиентские лицензии - плату за каждого слушателя, обучающегося в СДО, а иногда и за каждого сотрудника, управляющего системой. Однако "клиентские лицензии" продают не все производители СДО - некоторые никак не лимитируют количество пользователей.

В большинстве случаев для установки СДО, к которой пользователи подключаются через Интернет, используется отдельный компьютер-сервер. Его относят в расходную часть, в графу "аппаратные средства".

СДО - не единственное программное обеспечение, устанавливаемое на сервер. Необходим также набор базовых программ - так называемая платформа. Если используется платная платформа, определенные средства уйдут на ее приобретение, возможно, также с "клиентскими лицензиями". Надо сказать, что использование платной платформы от Microsoft в известной мере окупается ее распространенностью, гарантированным развитием в будущем, а также более низкой стоимостью услуг системного администратора, поддерживающего эту платформу.

Нужно учитывать расходы на установку, настройку и техническую поддержку СДО. Однако некоторые производители СДО этот набор работ и услуг предоставляют своим клиентам бесплатно, и дополнительные затраты в этом случае не потребуются.

Создание компьютерных программ - одно из наиболее динамично развивающихся направлений. Производители СДО также не стоят на месте и обновляют свои продукты, на основании опыта оснащают СДО дополнительными функциями и т.п. Если производитель не предоставляет обновления бесплатно (а такое случается), придется потратить средства на их приобретение.

Обучение основам работы с СДО - вот еще одна возможная статья расходов. Однако ряд производителей предлагает бесплатно провести вводное обучение сотрудников "виртуального университета" (иногда даже на территории заказчика) и комплектует СДО набором удобных и понятных руководств пользователя. Часто такого набора услуг оказывается достаточно, и основной части расходов можно избежать. Впрочем, если система сложна в освоении, могут потребоваться затраты рабочего времени персонала системы на обучение слушателей работе в среде СДО (обычно достаточно руководств пользователя).

Отдельная статья расходов - оплата рабочего времени специалистов ИТ-отдела, отвечающих за эксплуатацию программного обеспечения СДО. Здесь, разумеется, крайне желательно, чтобы обслуживание программного комплекса СДО занимало как можно меньше времени (в идеале - всего лишь часть ставки ИТ-специалиста).

Более серьезные регулярные расходы предстоят на оплату персонала "виртуального университета" - преподавателей-консультантов, сопровождающих обучение слушателей, и административных сотрудников. Однако они, конечно, ниже, чем при организации традиционного очного обучения, и времени на студента преподаватель тратит обычно во много раз меньше. Иногда речь идет всего об одном специалисте на всю СДО.

Не стоит забывать о подготовительном и начальном этапах, когда уже есть расходы (создаются концепции, положения, планы, должностные инструкции, учебные и методические материалы), а реальная финансовая отдача еще не видна, к тому же почти неизбежны ошибки в организации работы, подборе подходящих сотрудников и т.п.

Одна из наиболее существенных статей расходов - это оплата электронных учебных материалов. Материалы могут разрабатываться самой организацией, проводящей обучение, или приобретаться у специализированных производителей. Компании, как правило, приобретают общеспециальные бизнес-курсы, а сами разрабатывают материалы по локальным направлениям, тесно связанным со своей повседневной деятельностью. Вузы предпочитают большинство учебных материалов производить силами собственных преподавателей (исходя из затраченного рабочего времени, не всегда это получается выгоднее покупки). Однако курсы по обучению пользователей работе с программными продуктами почти все организации покупают у специализированных производителей.

Сети передачи данных могут существенно загружаться передаваемыми учебными материалами, особенно содержащими видеофрагменты, анимацию и т.п. Так что в зависимости от того, какие сети будут использоваться и каков планируемый объем учебных материалов, следует подумать о расходах на передачу данных.

Если часть мероприятий при работе с СДО запланировано проводить в очном формате (например, итоговое тестирование или тренинг), не забудьте о расходах на помещение - обычно компьютерный класс.

Слушатель или преподаватель, работающий из дома, также несет определенные расходы. Из них наиболее значительные - это оплата Интернета. Именно поэтому многие предпочитают учиться, находясь не дома, а на рабочем месте. Кроме того, работа с СДО некоторых производителей может потребовать модернизации компьютера пользователя до современных параметров, а также установки специального программного обеспечения. Потому сейчас более популярны системы, не требующие оснащения пользовательских компьютеров специальным программным обеспечением. Ведь если речь идет об организации, где процесс установки программного обеспечения жестко регламентирован и может проводиться только уполномоченными на то сотрудниками ИТ-службы, установка и поддержка дополнительного программного обеспечения для дистанционного обучения на рабочем компьютере сотрудника являются "головной болью" и требуют выделения дополнительного рабочего времени ИТ-специалистов.

Когда речь идет не о компании, ведущей подготовку собственных сотрудников, а об учебном центре или высшем учебном заведении, проводящем открытое обучение, не следует забывать еще о двух статьях расходов. Первая - это затраты на официальное оформление права вести обучение с использованием дистанционных технологий (включая всю подготовительную работу, обучение преподавателей с последующим получением соответствующего квалификационного свидетельства и т.д.). Вторая - затраты на рекламу обучения с использованием дистанционных технологий, на информирование потенциальных студентов о такой возможности и ее преимуществах.

Один из главных ресурсов - время. В зависимости от объема поставленных задач, квалификации, личных и деловых качеств сотрудников, задействованных в организации дистанционного обучения, а также интенсивности внедрения этот процесс может занимать от полутора-двух месяцев с момента принятия решения до полугода и даже года.

Действует следующий общий принцип: при внедрении СДО расходы организации на обучение каждого слушателя тем ниже, чем большее количество слушателей обучается с помощью системы дистанционного обучения.

Г. Саатчян,

ОАО "Научно-исследовательский центр

автоматизированных систем конструирования"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 23, июнь 2005 г.