"1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений": оформление и учет расчетов с подотчетными лицами (К. Сергеева, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 23, 24, 25, 26, июнь 2005 г.)

"1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений":
оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

     Выдача под отчет денежных средств из кассы учреждения               

     Выдача под отчет денежных документов из кассы учреждения            

     Получение денежных средств под отчет из кассы банка                 

     Авансовый отчет                                                     

     Раздел "Учет НДС"                                                   

       Раздел "Остаток внесен/Перерасход выдан"                          

       Раздел "Получен аванс"                                            

       Раздел "Предыдущий аванс"                                         

       Ввод данных  по  суммам  НДС,  подлежащим зачету (возмещению)  из 

       бюджета                                                           

     Оформление покупки материальных ценностей через подотчетное лицо    

     Возврат остатков подотчетных сумм в кассу учреждения                

     Возврат денежных документов в кассу учреждения                      

     Внесение информации о возврате  неиспользованных  подотчетных  сумм 

     (выдаче перерасхода) в документ "Авансовый отчет"                   

     Раздел "Остаток внесен/Перерасход выдан"                            

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых Трудовым кодексом Российской Федерации (от 30.12.01 г. N 197-ФЗ).

Перечень должностных лиц, которым могут выдаваться подотчетные средства на административно-хозяйственные расходы, определяется приказом руководителя учреждения.

Согласно пп. 157, 160 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26.08.04 г. N 70н, расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитываются на счете 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на следующих аналитических счетах, соответствующих статьям экономической классификации расходов (ЭКР):

020801000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда";

020802000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";

020803000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";

020804000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг";

020805000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";

020806000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества";

020807000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг";

020808000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальному страхованию населения";

020809000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению";

020810000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате социальных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления";

020811000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов";

020812000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств";

020813000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов";

020814000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов";

020815000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций";

020816000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале".

При отражении операций по аналитическим счетам счета 208 "Расчеты с подотчетными лицами" следует руководствоваться Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными приказом Минфина России от 10.12.04 г. N 114н (в ред. от 23.03.05 г.).

В таблице приведено соответствие аналитических счетов счета 208 статьям ЭКР, приведенным в приложении 5 к приказу Минфина России N 114н.

Примечание. Здесь и далее приведены только синтетические и аналитические счета Плана счетов, утвержденного приказом N 70н. Для удобства восприятия коды аналитических счетов (субсчетов) приведены через точку.

Субсчет счета 208 "Касса"	ЭКР	Назначение статьи расходов
208.01	211, 212	Заработная плата, прочие выплаты, в том числе суточные при служеб- ных командировках, продовольственно-путевые деньги, полевые деньги
208.02	221	Услуги связи
208.03	222	Транспортные услуги, в том числе оплата проезда по служебным коман- дировкам
208.04	223	Коммунальные услуги
208.05	224	Арендная плата за пользование имуществом
208.06	225	Услуги по содержанию имущества
208.07	226	Прочие услуги, в том числе наем жилых помещений при служебных ко- мандировках
208.08	261	Пенсии, пособия и выплаты по пенсионному, социальному и медицинско- му страхованию населения
208.09	262	Пособия по социальной помощи населению
208.10	263	Пенсии, пособия, выплачиваемые организациями сектора государствен- ного управления
208.11	290	Прочие расходы
208.12	310	Увеличение стоимости основных средств
208.13	320	Увеличение стоимости нематериальных активов
208.14	340	Увеличение стоимости материальных запасов
208.15	620	Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале
208.16	630	Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Авансы могут выдаваться из кассы учреждения (централизованной бухгалтерии), а также из кассы банка - в случае отсутствия в учреждении своей кассы при предварительном перечислении безналичных денежных средств в банк.

Согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40, выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам.

Согласно п. 17 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача денег на оплату труда, а также денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

В бюджетных учреждениях при выдаче денег из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (код формы по ОКУД 0504501). Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

О расходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Остаток неизрасходованных средств возвращается подотчетным лицом в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру. Перерасход выплачивается из кассы по расходному кассовому ордеру.

В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов о расходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения или централизованные бухгалтерии имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов.

В типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных учреждений, ред. 5" учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 208 "Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе субсчетов по экономическим статьям и по источникам финансирования. В свою очередь к каждому субсчету по источникам финансирования могут быть открыты субсчета следующего порядка, например, если под отчет выдаются валютные средства, то для учета расчетов в валюте следует открыть отдельный субсчет следующего порядка и установить для него ведение валютного учета (признак "+" в графе "Вал.").

Рекомендуем для более быстрого запоминания назначения и правильного использования субсчетов указать код ЭКР в начале наименования конечного субсчета счета 208.

По счетам группы 208 ведется аналитический учет по каждому подотчетному лицу (по субконто "Контрагенты" вида "Сотрудники").

Список подотчетных лиц ведется в справочнике "Сотрудники" (рис. 1).

"Рис. 1"

Рис. 1. Карточка сотрудника, являющегося подотчетным лицом

Для каждого подотчетного лица в карточке сотрудника (в форме элемента справочника "Сотрудники") следует включить флаг "Подотчетное лицо".

Если флаг "Подотчетное лицо" включен в карточке сотрудника, при записи элемента справочника "Сотрудники" автоматически будет создан соответствующий элемент в справочнике "Контрагенты".

В конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных учреждений, ред. 5" предусмотрено ведение бухгалтерского документооборота по расчетам с подотчетными лицами и автоматическое отражение документируемой операции на счетах бухгалтерского учета.

В типовой конфигурации расчеты с подотчетными лицами регистрируются с помощью следующих документов:

Расходный кассовый ордер - выдача из кассы наличных денежных средств под отчет или возмещение перерасхода;

Приходный кассовый ордер - возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на административно-хозяйственные нужды или на командировочные расходы;

Списание с лицевого счета - регистрация безналичной выплаты подотчетных сумм;

Расходный кассовый ордер фондовый - выдача из кассы денежных документов под отчет;

Приходный кассовый ордер фондовый - возврат неиспользованных денежных документов, полученных сотрудником под отчет;

Доверенность - выписка доверенности на получение товарно-материальных ценностей по унифицированной форме N М-2;

Авансовый отчет - обработка и отражение в учете представленного в бухгалтерию авансового отчета или оформление отчета на основании представленных оправдательных документов.

Обращение к документам производится из соответствующих журналов "Касса", "Касса фондовая", "Операции по лицевым счетам", "Авансовые отчеты".

Состояние взаиморасчетов с подотчетными лицами удобно отслеживать в отчете "Журнал операций расчетов с подотчетными лицами N 3" ("Дополнительные регистры бюджетного учета"), а также в карточке счета 208 ("Стандартные отчеты").

В следующих номерах рассмотрим оформление расчетов с подотчетными лицами в типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных учреждений".

Выдача под отчет денежных средств из кассы учреждения

Оформление и регистрация на счетах бухгалтерского учета выдачи наличных денежных средств под отчет из кассы учреждения (централизованной бухгалтерии) производятся с помощью документа "Расходный кассовый ордер".

Документ "Расходный кассовый ордер" - универсальный, он позволяет оформлять выдачи наличных денежных средств не только в рублях, но и в другой валюте, например, при командировках за рубеж.

Документ можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Касса".

Реквизиты документа "Расходный кассовый ордер" заполняются в следующем порядке.

На закладке "Заголовок" перечислены реквизиты, которые соответствуют полям расходного кассового ордера (ф. КО-2). Здесь указывается учреждение, от имени которого оформляется ордер; выбирается хозяйственная операция "Выдача из кассы под отчет (208)"; указывается субсчет счета 201.04, соответствующий источнику финансирования и валюте расчетов; вводится общая сумма средств, подлежащих выдаче под отчет (рис. 2).

Подразделение осн. - по правилам заполнения унифицированных форм здесь следует указывать подразделение, в котором заполняется документ, подразделение выбирается из справочника "Подразделения учреждения".

Подразделение кор. - по правилам заполнения унифицированных форм здесь следует указывать подразделение, в которое поступают наличные.

Целевое назначение - выбирается из справочника "Целевое назначение (основания по кассе)".

Далее вводом строки текста заполняются реквизиты "Основание" - указывается основание для составления ордера и "Приложение" - перечисляются прилагаемые к ордеру документы с указанием их номеров и дат составления.

"Рис. 2. Заголовок документа "Расходный кассовый ордер"

Рис. 2. Заголовок документа "Расходный кассовый ордер"

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При выдаче в подотчет при направлении сотрудника в командировку со счетом "Касса" должны корреспондировать несколько аналитических счетов по учету расчетов с подотчетными лицами - 208.01 (в части суточных), 208.03 (в части оплаты проездных документов), 208.07 (оплата проживания), 208.ХХ (иные расходы, разрешенные руководителем учреждения произвести работнику). При выдаче в подотчет одному лицу наличных средств, например, на приобретение материалов и основных средств или оплату услуг также следует указывать несколько аналитических счетов счета 208.

Выписка расходных ордеров на одного и того же сотрудника по каждому аналитическому счету счета 208 является нарушением Порядка ведения кассовых операций, поэтому в табличной части документа "Расходный кассовый ордер" расшифровывается общая сумма документа - вводятся строки по каждому аналитическому счету счета 208 и коду функциональной классификации расходов (рис. 3).

"Рис. 3. Таблица документа "Расходный кассовый ордер"

Рис. 3. Таблица документа "Расходный кассовый ордер"

КБК (кредит) - код бюджетной классификации источника внутреннего финансирования дефицитов бюджетов Российской Федерации - первые 17 разрядов кода счета по дебету счета 201.04 (Касса).

КОСГУ (кредит) - устанавливается автоматически значение "610" - разряды 24-26 кода счета по кредиту (Касса).

Кор. счет (дебет) - счет расчетов с подотчетными лицами (субсчет счета 208).

КБК (дебет) - код функциональной классификации расходов или код классификации источников внутреннего финансирования дефицитов бюджетов в зависимости от аналитического субсчета счета 208.

Следует обратить внимание, что выдача может производиться по различным КБК. Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств в части драгоценностей и ювелирных изделий (208.12), а также расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг (208.15), акций и иных форм участия в капитале (208.16) отражаются по кодам КИВФ, остальные расчеты - по ФКР.

КОСГУ (дебет) - устанавливается автоматически значение "560" - разряды 24-26 кода счета по дебету счета 208.

Субконто1 (дебет) - указывается подотчетное лицо, которому выдаются наличные денежные средства из кассы выбором из справочника "Сотрудники".

В реквизитах "Субконто2 (дебет)", "Субконто3 (дебет)" указываются дополнительные объекты аналитического учета, установленного пользователем по субсчету счета 208.

КБК (операции) - не обязательный для заполнения реквизит при выдаче денежных средств под отчет.

КЭК (операции) - не обязательный для заполнения реквизит при выдаче денежных средств под отчет (справочно можно указать код ЭКР, соответствующий направлению расхода).

Сумма - сумма средств, выдаваемых на указанное направление расходов.

Если под отчет выдаются валютные средства (выбран субсчет счета 201.04 с признаком валютного учета), следует указать вид валюты и сумму в валюте, рублевое покрытие будет рассчитано автоматически исходя из текущего курса, который следует предварительно ввести в справочник "Валюты" на дату выдачи наличных средств.

После заполнения всех реквизитов следует проверить правильность составления ордера, сформировав его печатную форму КО-2 (код по ОКУД 0310002) нажатием кнопки "Печать". Правильно заполненный ордер распечатывается (рис. 4а).

К документу можно сформировать дополнительные печатные формы, используя кнопку:

при указании в табличной части более одного подотчетного лица вместо расходного ордера можно сформировать ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам по форме N 0504501 (пункт "Ведомость") (рис. 4б);

пункт "Бухгалтерская справка" позволяет сформировать для вывода на печать отчет о данных, указанных в табличной части документа (рис. 4в).

"Рис. 4а. Печатная форма (КО-2) документа "Расходный кассовый ордер"

Рис. 4а. Печатная форма (КО-2) документа "Расходный кассовый ордер"

"Рис. 4б. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам"

Рис. 4б. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам

"Рис. 4в. Бухгалтерская справка (ф. 0504833)"

Рис. 4в. Бухгалтерская справка (ф. 0504833)

Следует отметить, что унифицированные формы не позволяют вывести 26-разрядные счета, тем более что формы не предназначены для указания нескольких корреспондирующих счетов, например, при выдаче в подотчет при направлении в командировку. Поэтому к типовым формам следует приложить бухгалтерскую справку, в которой общая сумма документа детализируется по 26-разрядным счетам.

Правильно составленный документ следует сохранить в журнале, но не проводить - в ответ на предложение программы "Провести документ?" следует ответить "Нет".

После прохождения ордера через кассу (выдачи средств подотчетному лицу) документ проводится. При проведении документа автоматически формируется проводка (проводки), отражающая данный документ в бухгалтерском учете.

Выдача под отчет денежных документов из кассы учреждения

Порядок заполнения реквизитов фондовых кассовых ордеров по операциям выдачи денежных документов под отчет аналогичен заполнению кассовых ордеров по операциям выдачи наличных денежных средств под отчет (см. рис. 2).

В строках таблицы надо ввести суммы по объектам аналитического учета (рис. 5).

"Рис. 5. Таблица документа "Расходный кассовый ордер (фондовый)"

Рис. 5. Таблица документа "Расходный кассовый ордер (фондовый)"

В реквизите "Вид документа" следует выбрать вид денежного документа из справочника "Виды денежных документов".

Если по счету 201.05 дополнительно установлено ведение учета по субконто "Денежные документы" и (или) количественного и (или) валютного учета, дополнительно указываются конкретный денежный документ, количество, сумма (сумма в валюте).

Следует отметить, что при выдаче под отчет денежных документов надо указывать субсчета счета 208 "Расчеты с подотчетными лицами", соответствующие коду экономической классификации расходов, за счет которого были оплачены выдаваемые денежные документы. Например, талоны на бензин следует относить на счет 208.14 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов", а почтовые марки (маркированные почтовые конверты) - на счет 208.02 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи".

Правильно заполненный ордер распечатывается (кнопка "Печать") - формируется типовая форма КО-2 с надпечаткой "фондовый". После прохождения через кассу (получения подотчетным лицом денежных документов) документ следует провести (кнопка "ОК") для отражения операции на счетах бухгалтерского учета.

Получение денежных средств под отчет из кассы банка

Операции по списанию средств с лицевого счета учреждения в случае получения средств подотчетным лицом из кассы банка оформляются с помощью документа "Списание с лицевого счета".

Документ "Списание с лицевого счета" оформляется после того, как банк выполнит приказ организации о выдаче денежных средств на основании платежного документа и отразит эту операцию в выписке из лицевого счета.

Документ оформляется на основании платежного документа, указанного в выписке, и заполняется вводом на основании соответствующего документа "Платежное поручение", хранящегося в журнале "Платежные документы".

В одном документе можно отразить списание со счета средств, которые должны быть отнесены на несколько субсчетов учета расчетов с подотчетными лицами или на разные статьи расходов (по ФКР, КИВФ).

Документ "Списание с лицевого счета" можно вызвать из списка документов меню "Документы" или из журнала документов "Операции по л/с".

Реквизиты документа заполняются в следующем порядке.

"Рис. 6. Документ "Списание с л/с" дебетуемого счета 208"

Номер документа - номер регистрации платежного документа в программе. Заполняется автоматически - предлагается текущий номер, его можно изменить. Проверка на уникальность номеров установлена в пределах года.

Дата документа по умолчанию устанавливается в соответствии с рабочей датой программы. Здесь следует указать дату списания денежных средств - дату выписки из лицевого счета.

Платежный документ - выбрать вид и сам расчетный документ, по которому произошло списание, из предложенного программой списка. Программа предлагает для выбора список платежных документов за 10 дней, предшествующих дате документа (интервал просмотра документов может быть изменен в открывшемся журнале). В группе реквизитов "Кредит" указываются источник финансирования (код вида деятельности) и счет бухгалтерского учета кассовых расходов.

Реквизиты этой группы заполняются в зависимости от вида указанного в документе лицевого счета (реквизит "Вид лицевого счета" карточки лицевого счета).

В спецификации (табличной части) документа указываются реквизиты платежа:

Получатель - подотчетное лицо, получающее денежные средства.

Основание расчетов - при расчетах с подотчетными лицами необязательный для заполнения реквизит.

КБК (операции) - код бюджетной классификации. Если в группе реквизитов "кредит" указан счет 201.01 или 201.07, документом дополнительно формируются проводки по забалансовому счету А18 "Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждения". КБК счета А18 равен значению реквизита "КБК (операции)". Если указан счет 304.05 реквизит "КБК (операции)" не заполняется.

КЭК - код экономической классификации расходов. Если в группе реквизитов "кредит" указан счет 201.01 или 201.07, документом дополнительно формируются проводки по забалансовому счету А18 "Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждения". КОСГУ счета А18 равно значению реквизита "КЭК".

(Дт) КБК - Код бюджетной классификации по дебету счета 208 может иметь тип "ФКР" или "КИВФ" в зависимости от субсчета счета 208.

(Дт) КОСГУ - устанавливается автоматически значение "560" - разряды 24-26 кода счета по дебету счета 208.

(Кт) КБК - Код бюджетной классификации по кредиту счетов 201.01, 201.07 или 304.05.

Если в группе реквизитов "кредит" счет 201.01 или 201.07, то тип классификатора КБК "КИВФ". Если счет 304.05, то тип классификатора КБК "ФКР".

(Кт) КОСГУ - если в группе реквизитов "кредит" счет 304.05, то указывается код экономической классификации расходов. Если счет 201.01 или 201.07, то автоматически устанавливается значение "610 (Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов)" - разряды 24-26 кода счета по кредиту счета 201.01 (201.07).

В реквизитах "Субконто (Дт)", "Субконто (Кт)" указываются объекты аналитического учета по дебету и кредиту.

Спецификация может содержать столько строк, сколько необходимо для детализации суммы платежного документа.

Из документа можно распечатать бухгалтерскую справку по форме N 0504833 (кнопка "Печать").

Заполненный правильно документ следует сохранить и провести.

При проведении документа автоматически формируются проводки по отражению операции на счетах бухгалтерского учета.

Авансовый отчет

Документ "Авансовый отчет" предназначен для оформления расчетов с подотчетными лицами в части командировочных расходов, оплаты работ (услуг) сторонних организаций, оприходования на склад поступивших от подотчетных лиц ОС, НМА, материалов, продуктов питания.

Из документа можно распечатать бухгалтерскую справку и печатную форму "Авансовый отчет" (ф. 0511601).

Следует отметить, что типовая форма авансового отчета (0511601) пока не утверждена. Печатная форма, формируемая документом "Авансовый отчет", соответствует проекту, разработанному Минфином России для федеральных учреждений, опубликованному на интернет-сайте Минфина России.

Валюта расчетов в документе - рубли. Проводки по валютным суммам вводятся ручной операцией.

Документ можно вызвать из меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Авансовые отчеты".

В одном документе можно зарегистрировать операции по одному подотчетному лицу и одному источнику финансирования.

Документ "Авансовый отчет" содержит реквизиты, перечисленные в п. 17 приложения N 3 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26.08.04 г. N 70н, а также реквизиты, необходимые для отражения операции на счетах бухгалтерского учета (формирования проводок).

Для оформления авансового отчета надо заполнить реквизиты диалога в следующем порядке.

На первой закладке "Общая" указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне (рис. 7).

"Рис. 7. Закладка "Общая" документа "Авансовый отчет""

Номер документа - регистрационный номер в программе, присваивается автоматически, его допускается редактировать - указать номер представленного авансового отчета.

Дата документа - устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, указать дату представления авансового отчета.

Выбрать учреждение - нажать на эту кнопку, чтобы выбрать учреждение, от лица которого оформляется отчет.

Сотрудник - из справочника "Сотрудники" (открывается кнопкой выбора) выбрать подотчетное лицо. По выбранному сотруднику на экран выводится справочная информация: структурное подразделение, должность, табельный номер. По кнопке "О" можно открыть карточку сотрудника для просмотра. По кнопке "Показать расчеты с сотрудником" можно сформировать отчет о состоянии взаиморасчетов с сотрудником на дату документа (рис. 8).

"Рис. 8. Печатная форма справки о состоянии расчетов"

Код вида деятельности - выбрать тип источника финансирования (Бюджет, ПД или БП и ЦС).

Назначение аванса - строкой текста вводится назначение полученного аванса ("командировочные расходы", "приобретение ГСМ"), указывается для справки, а также для формирования печатной формы "Авансового отчета".

Раздел "Учет НДС"

В соответствии с п. 7 ст. 171 "Налоговые вычеты" главы 21 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

При оформлении расходов, произведенных за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности (Код вида деятельности = "ПД"), становится доступным флаг "Учесть НДС".

Для принятия к учету НДС по проживанию, транспортным услугам (на счет 210.01 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам") следует включить флажок "Учесть НДС" и указать "Счет НДС" - выбрать счет 210.01.02 (или его субсчет). "КОСГУ" счета НДС проставляется автоматически.

Внимание! Для оформления вычета НДС по приобретенным материальным ценностям, работам и другим услугам в соответствии с полученным счетом-фактурой следует использовать документы "Поступление материальных запасов", "Поступление ОС, НМА, НПА", "Услуги сторонних организаций" с выбором хозяйственной операции "Приобретение у поставщика". В документе "Авансовый отчет" по таким операциям в табличной части следует указать счет 302 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Если документ "Авансовый отчет" используется для печати авансового отчета, то в реквизите "Количество документов" указывается количество прилагаемых к авансовому отчету документов, в реквизите "Количество листов" указывается количество листов документов, прилагаемых к авансовому отчету, а также заполняются следующие разделы.

Раздел "Остаток внесен/Перерасход выдан"

Кассовый ордер - в этом реквизите можно указать кассовый ордер, по которому выдан перерасход или внесен остаток по данному авансовому отчету (более подробно см. ниже).

Раздел "Получен аванс"

Графа "От кого" - указывается, от кого получен аванс, например "из кассы".

Графа "Дата" - дата выдачи под отчет.

Графа "Сумма" - полученная сумма.

Раздел "Предыдущий аванс"

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то в реквизите "Предыдущий аванс" указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету.

По нажатию кнопки "Рассчитать" показывается текущее сальдо расчетов с подотчетным лицом по счету 208 в целом по состоянию на дату документа.

На второй закладке "Таблица" заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета (рис. 9).

"Рис. 9. Табличная часть документа "Авансовый отчет""

По каждой статье расходов заполняется отдельная строка, графы которой заполняются в следующем порядке.

N - порядковый номер документа, на основании которого производится запись (заполняется автоматически, соответствует номеру строки таблицы документа).

Дата док. - указывается дата расхода, которая, как правило, должна совпадать с датой на оправдательном документе. В тех случаях, когда расход относится не к конкретной дате, а к периоду (например, расходы за проживание в гостинице в течение нескольких дней, оформленные одной квитанцией, суточные за время командировки и т.д.), в поле "Дата док." указывается дата начала интервала произведенных расходов (дата начала произведенных расходов).

N док. - номер документа, на основании которого производится запись.

Следующая строка в этой графе - наименование сформированного документа, в случае оприходования ОС, НМА или материалов. Более подробно см. ниже пункт "Оформление покупки материальных ценностей через подотчетное лицо".

В графе "Кредит" указываются кредитуемый счет и объекты аналитического учета по выбранному счету:

(кр) Счет - выбрать аналитический субсчет счета 208;

(кр) КБК - указать код функциональной классификации расходов, из справочника "КБК" выбирается статья по ФКР или по КИВФ, по которой производилась выдача средств под отчет. По умолчанию предлагается "основная статья", заданная в справочнике "Учреждения";

(кр) КОСГУ - устанавливается автоматически значение "660" - разряды 24-26 кода счета по кредиту счета 208;

(кр) Субк. 1, (кр) Субк. 2, (кр) Субк. 3 - если по субсчету счета 208 ведется дополнительный аналитический учет, то следует указать объекты аналитического учета.

В графе "Дебет" указываются дебетуемый счет и объекты аналитического учета по выбранному счету:

(дт) Счет - из справочника счетов выбрать корреспондирующий субсчет, в дебет которого будет отнесена сумма расхода по строке;

(дт) КБК - следует указать код функциональной классификации расходов выбором из справочника "КБК", по которой производились расходы подотчетных сумм. По умолчанию предлагается "основная статья", заданная в справочнике "Учреждения";

(дт) КОСГУ - предлагается по умолчанию, если по счету ведется учет по экономическим статьям (например, по счету 401.01), следует указать необходимую статью КОСГУ;

(дт) Субк. 1, (дт) Субк. 2, (дт) Субк. 3 - если по счету, в дебет которого относится расход по строке, ведется дополнительный аналитический учет, то следует указать объекты аналитического учета.

Кому и за что уплачено - текстовое поле заполняется исходя из содержания расхода.

В графах "Сумма по отчету", "Принято к учету" указывается сумма расхода по отчету и принятая к учету.

Ввод данных по суммам НДС, подлежащим зачету (возмещению) из бюджета

При оформлении расходов, произведенных за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности (субсчет 208.ХХ.2), в таблице будет присутствовать графа для отражения сумм НДС, подлежащих зачету (возмещению) из бюджета (если флаг "Учесть НДС" включен).

Внимание! В графах "По отчету, руб.", "Принято, руб." всегда указывается общая сумма расхода, включая НДС.

Ставка НДС - указывается ставка НДС из справочника "Ставки НДС" для автоматического расчета суммы НДС.

Сумма НДС - указывается сумма НДС, подлежащая зачету. По умолчанию рассчитывается исходя из выбранной ставки и может быть скорректирована.

Внимание! При изменении значения в графе "Сумма по отчету" сумма НДС не пересчитывается. Ее следует изменить вручную.

Оформление покупки материальных ценностей через подотчетное лицо

Если информация по поступлению МЦ уже введена в программу ранее документами вида "Поступление МЗ" или "Поступление ОС и НМА", то в документе "Авансовый отчет" можно выбрать соответствующий документ поступления, нажав кнопку "Подбор документа", выбрав вид документа и соответствующий документ.

В спецификацию документа "Авансовый отчет" будет введена новая строка, в графе 2 которой появится ссылка на документ поступления МЦ. Остальные графы будут заполнены данными из документа по поступлению МЦ и останется заполнить реквизиты "Дата документа", "Номер документа", "Кому и за что уплачено".

Документы "Поступление МЗ" или "Поступление ОС и НМА" должны иметь тип хозяйственной операции "Поступление от подотчетного лица", реквизиты "Код вида деятельности" и субконто счета 208 должны совпадать с соответствующими реквизитами документа "Авансовый отчет".

Если выбранные документы уже включены в какой-либо другой "Авансовый отчет", то будет выдаваться соответствующее сообщение, и включение в состав документа не будет происходить.

При вводе новой строки спецификации документа "Авансовый отчет" при выборе в качестве корреспондирующего счета счетов 208.12, 208.13, 208.14 открывается новый документ вида "Поступление МЗ" или "Поступление ОС и НМА" соответственно, в которой и вводятся данные о номенклатуре ценностей, их количестве, сумме покупки, а также другая информация, необходимая для оформления оприходования МЦ.

Заполнив реквизиты документа на поступление МЦ, его следует сохранить и провести (кнопка "ОК").

В графе 2 авансового отчета появится ссылка на документ поступления МЦ. Остальные графы будут заполнены данными из документа по поступлению МЦ, останется заполнить реквизит "Кому и за что уплачено".

В качестве субконто 1 счета дебета в табличной части авансового отчета указывается субконто из первой строки табличной части документа по поступлению МЦ.

При проведении приходного документа он записывается в журнал документов "Основные средства и НМА", "Материальные запасы" - в зависимости от вида ценностей. В этих журналах документы, созданные из авансового отчета, открываются только для просмотра.

Для исправления данных по поступлению МЦ следует открыть документ поступления МЦ в документе "Авансовый отчет", выбрав его в графе 2, внести исправления, записать и провести.

Справка. Для того чтобы открыть документ по поступлению МЦ из авансового отчета, надо дважды щелкнуть левой клавишей мыши на поле с наименованием документа по поступлению МЦ, при этом становится доступной кнопка выбора, при нажатии на которую открывается документ по поступлению МЦ.

Проводки по поступлению МЦ формируют документы "Поступление ОС и НМА", "Поступление МЗ". Тем не менее они будут отражены в печатной форме авансового отчета.

Из документа можно распечатать (кнопка "Печать") авансовый отчет (ф. 0511601) или бухгалтерскую справку (ф. 0504833) со сведениями о бухгалтерских записях по документу. Выбор печатной формы производится по кнопке со стрелкой, расположенной слева от кнопки "Печать".

Получение данной информации возможно только после заполнения табличной части документа (рис. 10).

"Рис. 10"

Рис. 10. Печатная форма документа "Авансовый отчет" (ф. 0511601)

Внимание! При удалении в авансовом отчете строки с документом по поступлению МЦ соответствующий приходный документ будет помечен на удаление.

При удалении самого документа "Авансовый отчет", в котором есть строки с документами по поступлению МЦ, будет помечен на удаление сам документ "Авансовый отчет", а также введенные в нем документы по поступлению МЦ.

При отмене пометки на удаление документа "Авансовый отчет", будут сняты пометки на удаление и с документов по поступлению МЦ, документы остаются не проведенными.

При отмене проведения документа "Авансовый отчет" будет отменено проведение зарегистрированных в нем документов по поступлению МЦ. Для проведения документа "Авансовый отчет" вновь необходимо провести зарегистрированные в нем документы по поступлению МЦ.

По мере заполнения авансового отчета в форме ввода показываются суммы полученных и израсходованных средств, а также сумма остатка.

Если с помощью документа "Авансовый отчет" бухгалтер обрабатывает уже оформленный вручную и утвержденный авансовый отчет, то после заполнения документ следует сохранить (кнопка "ОК") и провести (ответ "Да" на запрос "Провести документ?").

Если бухгалтер оформляет авансовый отчет на основании оправдательных документов, то после заполнения и проверки формы ввода авансовый отчет следует распечатать (кнопка "Печать") и сохранить без проведения (без формирования проводок).

После того, как авансовый отчет будет подписан подотчетным лицом, а указанные расходы утверждены руководителем организации, соответствующий документ нужно найти в информационной базе (пункт "Авансовые отчеты" меню "Журналы" главного меню) и провести.

При проведении документа по каждой строке табличной части формируется проводка с кредита счета, указанного в графе "Кредит", в дебет счета, указанного в графе "Дебет" таблицы документа "Авансовый отчет" (или спецификации документа по поступлению МЦ).

Если при оформлении расходов за счет средств от предпринимательской деятельности указана сумма НДС, формируются две проводки.

Первая - на сумму без НДС по дебету указанного корреспондирующего счета и кредиту счета 208.ХХ.2 "Расчеты с подотчетными лицами".

Вторая - на сумму НДС по дебету счета 210.01 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, работам и услугам" и кредиту счета 208.ХХ.2.

На основании документа "Авансовый отчет" можно ввести документ "Счет-фактура полученный".

По документам "Поступление ОС, НМА" и "Поступление МЗ", введенным в строки документа "Авансовый отчет", следует вводить документ "Счет-фактура полученный" на основании документов "Поступление ОС, НМА" и "Поступление МЗ".

Возврат остатков подотчетных сумм в кассу учреждения

Документ "Приходный кассовый ордер" предназначен для оформления поступления наличных денежных средств в рублях и в другой валюте в кассу учреждения приходным кассовым ордером по форме N КО-1 (код по ОКУД 0310001) и формирования соответствующих проводок, следовательно, возврат остатков подотчетных сумм также осуществляется данным документом (рис. 11).

"Рис. 11"

Рис. 11. Заголовок документа "Приходный кассовый ордер" (Возврат остатков подотчетных сумм)

Документ можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Касса".

Для оформления приходного ордера надо заполнить реквизиты диалога в следующем порядке.

Учреждение - кнопка выбора ... позволяет задать учреждение, для которого оформляется возврат неиспользованных подотчетных сумм.

Лицевой счет - этот реквизит при данном виде хозяйственной операции не требует заполнения.

Номер документа заполняется автоматически, но его допускается редактировать.

Дата документа устанавливается в соответствии с датой возврата денежных средств в кассу.

Содержание хозяйственной операции - Возврат остатков подотчетных сумм (208).

При выборе данной хозяйственной операции определяется, из какой группы будет выбираться корреспондирующий счет для оформления операции поступления денег в кассу.

Счет кассы. Выбрать субсчет счета 201.04. При оформлении операций с валютой следует выбирать субсчета с признаком "Валютный".

Валюта - следует выбрать вид валюты.

Сумма - указывается сумма возвращаемых в кассу денежных средств, в рублях (для операций в валюте указывается рублевый эквивалент).

Подразделение осн. - по правилам заполнения унифицированных форм здесь следует указывать подразделение, в котором заполняется документ, выбирается из справочника "Подразделения".

Подразделение кор. - по правилам заполнения унифицированных форм здесь следует указывать подразделение, из которого поступили наличные (в данном случае подразделение, в котором работает подотчетное лицо).

Целевое назначение - выбирается из справочника "Целевое назначение (основания по кассе)".

Принято от. - реквизит заполняется автоматически при выборе сотрудника в табличной части документа, также можно ввести строку текста. При проведении документа значение этого реквизита будет включено в краткое содержание проводки.

Основание - строкой текста указывается основание для составления ордера (содержание хозяйственной операции). По умолчанию выводится текст, соответствующий целевому назначению. При проведении документа значение этого реквизита будет включено в краткое содержание проводки.

Приложение - перечисляются прилагаемые к ордеру документы с указанием их номеров и дат составления.

"Рис. 12"

Рис. 12. Таблица документа "Приходный кассовый ордер" (Возврат остатков подотчетных сумм)

На закладке "Таблица" в строках таблицы следует ввести суммы по объектам аналитического учета (рис. 12).

КБК (дебет) - выбрать статью из классификатора источников финансирования дефицитов бюджетов - первые 17 разрядов счета "Касса".

КОСГУ (дебет) - код КОСГУ счета "Касса", устанавливается автоматически значение "510" - разряды 24-26 кода счета по кредиту (Касса).

Если по счету 201.04 установлено ведение аналитического учета, в табличной части необходимо указать значения дополнительных разрезов - реквизиты "Субконто (дебет)".

Кор. счет (кредит) - указывается субсчет счета 208.

Следует обратить особое внимание на то, что возврат производится по тем же субсчетам счета 208, что и выдача. Например, если выдана сумма на счет 208.03 (транспортные услуги), то и возврат неиспользованных средств по транспортным услугам надо производить со счета 208.03.

КБК (кредит) - первые 17 разрядов счета 208, выбрать статью по ФКР из справочника "Коды бюджетной классификации КБК", по которой были выданы возвращаемые денежные средства, т.е. не допускается производить выдачу по одной статье КБК, а возврат неиспользованных сумм проводить по другой статье КБК.

КОСГУ (кредит) - устанавливается автоматически значение "660" - разряды 24-26 кода счета по кредиту счета 208.

Субконто1 (кредит) - указывается подотчетное лицо, возвращающее остаток средств, выбором из справочника "Сотрудники".

Если по счету 208 пользователем установлено ведение дополнительного аналитического учета, следует указать конкретные значения аналитики, по которым должна пройти сумма операции (Субконто 2 (кредит), Субконто 3 (кредит).

КБК (операции) - не обязательный для заполнения реквизит при возврате денежных средств подотчетным лицом в кассу учреждения.

КЭК (операции) - не обязательный для заполнения реквизит при возврате неиспользованных денежных средств подотчетным лицом (справочно можно указать код ЭКР, соответствующий направлению расхода).

Сумма - ввести соответствующую сумму.

Примечание. При оформлении иностранной валюты в качестве основного счета следует выбирать субсчета счета 201.04 с отличительным признаком "Вал (Валютный)", в качестве корреспондирующего счета - субсчет, по которому установлен признак ведения валютного учета.

При этом в форме документа появляются дополнительные реквизиты:

в шапке документа - реквизит "Валюта" - следует выбрать вид валюты. В реквизите "Сумма документа" указывается итоговая сумма документа в валюте;

в табличной части реквизиты:

Сумма в валюте - следует ввести сумму в валюте.

Сумма - эквивалент в рублях будет рассчитан автоматически.

При заполнении табличной части суммы в рублях по каждой строке и по спецификации документа в целом будут подсчитаны автоматически. Итоговую сумму следует указать в реквизите "Сумма" на закладке "Заголовок".

Курсы валют, по которым оформляются документы, должны быть предварительно введены в справочник валют на дату документа.

После заполнения всех реквизитов следует проверить правильность составления ордера, сформировав его печатную форму нажатием кнопки "Печать". Правильно заполненный ордер распечатывается.

При печати "валютного" ордера суммы цифрами и прописью будут показаны в валюте с указанием наименования валюты и в рублях по курсу на дату документа.

К документу следует сформировать, используя кнопку, дополнительную печатную форму "Бухгалтерская справка" (ф. 0504833) с расшифровкой данных, указанных в табличной части документа.

Внимание! В печатной форме "КО1" отражаются синтетические счета, полный код счетов приводится в печатной форме "Бухгалтерская справка".

Правильно составленный документ сохраняется в журнале, но не проводится - в ответ на предложение программы "Провести документ?" следует ответить "Нет".

После прохождения ордера через кассу (получения в кассу остатка подотчетной суммы) документ следует провести - при выходе из документа нажатием кнопки "ОК" в ответ на предложения программы "Сохранить документ?" и "Провести документ?" следует ответить "Да".

Возврат денежных документов в кассу учреждения

Оформление возврата в кассу подотчетным лицом денежных документов производится с помощью фондового кассового ордера в порядке, аналогичном оформлению документа "Расходный кассовый ордер", с учетом особенностей, изложенных выше в разделе "Выдача денежных документов из кассы под отчет".

Внесение информации о возврате неиспользованных подотчетных сумм
(выдаче перерасхода) в документ "Авансовый отчет"

После того как документ по внесению остатка или выдаче перерасхода записан и проведен, данные об этом документе вводятся в документ "Авансовый отчет" (необходимо для корректного формирования печатной формы).

Раздел "Остаток внесен/Перерасход выдан"

Кассовый ордер - в этом реквизите можно указать кассовый ордер, по которому выдан перерасход или внесен остаток по данному авансовому отчету. При нажатии кнопки выбора открывается журнал кассовых документов, из которого нужно выбрать кассовый ордер (здесь же можно ввести новый) - ПКО или РКО в зависимости от вида остатка (рис. 13). Если принятые к учету затраты на приобретение больше, чем выданная сумма, то тогда автоматически устанавливается вид документа для выбора как "Расходный ордер" или "Расходный ордер фондовый". Если принятые к учету затраты меньше, чем сумма, выданная под отчет, то вид документа будет "Приходный ордер" или "Приходный ордер фондовый".

"Рис. 13"

Рис. 13. Закладка "Общая" документа "Авансовый отчет" (выбор кассового ордера).

Кассовый ордер может содержать и другие операции, не относящиеся к оформляемому авансовому отчету, поэтому реквизит "По кассовому ордеру в сумме" - это итог по тем строкам кассового ордера, по которым в качестве корреспондирующего указан счет 208, а значение субконто "Контрагенты" совпадает со значением подотчетного лица в авансовом отчете.

К. Сергеева,

Фирма "1С",

Контактный телефон (095) 737-92-57

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 23, 24, 25, 26, июнь 2005 г.