Развитие прикладного решения "Управление торговлей" (И. Сидоров, "Финансовая газета", N 23, 24, 25, июнь 2005 г.)

Развитие прикладного решения "Управление торговлей"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В конце прошлого года фирма "1С" выпустила новую редакцию 10.2 прикладного решения "Управление торговлей" системы программ "1С:Предприятие 8.0", тиражного продукта нового поколения, позволяющего в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций. В этой статье наряду с новыми возможностями редакции 10.2 "Управление торговлей" мы также рассмотрим механизмы, появившиеся в конфигурации в этом году.

Управление запасами

В подсистеме управления запасами операции по поступлению, перемещению, реализации и по возврату товара теперь можно оформлять по ордерной схеме. Использование ордерной схемы позволяет разнести во времени момент фактического выполнения операции и момент оформления первичных документов. При регистрации, например, поступления товаров по ордерной схеме документ "Приходный ордер на товары" оформляется до ввода в информационную базу первичных документов, под которыми в данном случае понимаются документы "Поступление товаров и услуг" или "Авансовый отчет" (при поступлении товаров от подотчетного лица).

Ордерную систему удобно применять, если первичные документы от поставщика поступают позже товаров или если рабочее место для оформления первичных документов в организации удалено от места приемки товаров. Также ордерная система позволяет автоматизировать поступление товаров на ответственное хранение без права продажи. При внутреннем перемещении товаров через промежуточный ордерный склад можно проконтролировать время нахождения товара "в пути", поскольку момент отгрузки с одного реального склада и момент поступления товаров на другой реальный склад фиксируются.

В новой редакции с помощью одного документа можно оформлять операции по поступлению товаров на несколько складов. Аналогично операцию отгрузки с нескольких складов также можно оформить с помощью одного документа. Это позволяет избежать оформления лишних документов и в результате приводит к сокращению документооборота.

Партию товаров на складе теперь можно разделить в учете на несколько партий товаров с разным качеством. Все товары в момент поступления имеют предопределенное значение качества - "Новый". В случае если при поступлении или инвентаризации товаров на складе будет обнаружен товар другого качества, например "Некондиция" или "Некомплект", то значение качества для этих товаров можно скорректировать. Для изменения значения качества применяется документ "Корректировка качества товаров". В документ вводятся данные о номенклатуре, указываются значения "старого" и "нового" качества. При регистрации документа выполняются списание указанного количества номенклатуры со "старым" значением качества и оприходование номенклатуры с "новым" значением качества. Предусмотрено также оформление операции по реализации некондиционных товаров. При этом некондиция может быть реализована по сниженным ценам, кроме того, для нее могут быть предоставлены отдельные скидки.

Реализован учет товаров, использованных подразделением для внутреннего потребления, например для обеспечения основной деятельности, для подарков сотрудникам и для других целей. Регистрация заказанных товаров для внутреннего потребления выполняется с помощью документа "Внутренний заказ". Исполнение заказа оформляется с помощью документа "Требование-накладная", где можно указать статьи расходов, на которые относятся затраты по заказу.

Для облегчения организациям работы с программой на начальном этапе ведения учета теперь предусмотрена возможность отключения контроля остатков товаров не только по организации в целом, но и на складах.

Управление ценообразованием

В новой редакции расширены возможности подсистемы ценообразования. Предусмотрена возможность регистрации отпускных и закупочных цен в разрезе характеристик товаров. Характеристикой товара в программе "Управление торговлей" является определенный набор свойств, характерный именно для данного вида товара. Характеристика обуви может включать, например, такие свойства, как размер, полнота, цвет и тип кожи. Таким образом, в новой редакции для обуви с разными наборами свойств могут быть зафиксированы разные цены. При этом регистрация отпускных и закупочных цен в разрезе характеристик товаров, а также изменение сразу по нескольким типам цен теперь можно выполнить с помощью одного документа.

Для организаций, отпускные цены которых жестко связаны с ценами поставщиков, будет полезна возможность автоматического формирования отпускных цен на основе цен, указанных в документе поступления, и заданных торговых наценок. При этом может использоваться как единая наценка для каждого типа цен номенклатуры (оптовая, мелкооптовая и т.д.), так и индивидуальная для каждой позиции номенклатуры.

Существенное развитие и еще большую гибкость в новой редакции получила система скидок. Выполнено разделение скидок на оптовые и розничные. Оптовые скидки теперь предоставляются контрагентам-покупателям, а розничные - назначаются розничным магазинам (розничным складам). Назначение и отмена скидок выполняются с помощью документов.

Скидки могут быть назначены "вручную" при оформлении документов "Заказ покупателя", "Счет на оплату", "Реализация товаров и услуг" и ряда других документов. Автоматическое формирование скидок выполняется с помощью документа "Установка скидок номенклатуры". Предусмотрено назначение скидок по дисконтным картам. Данные скидки могут быть назначены как автоматически, при использовании считывающего устройства для магнитных карт, так и вручную, в результате выбора дисконтной скидки из справочника "Информационные карты".

Предоставление скидки может сопровождаться различными условиями. Скидка может быть назначена в определенные дни недели (например, продажа по сниженным ценам в ночные часы), в определенные дни (например, распродажа перед Новым годом), при превышении количества товара или суммы по документу заданных величин.

Управление закупками

В новой редакции предприятия-импортеры при оформлении поступления товара по импорту могут указать различные значения таможенных пошлин и сборов для каждого раздела грузовой таможенной декларации (ГТД).

Реализованная в программе возможность формирования календарных планов закупок призвана облегчить работу менеджеров по закупке товаров, оптимизировать складские запасы и уменьшить издержки на закупку товаров.

В начале планирования закупок на основании информации планов покупок и продаж, а также заказов покупателей формируются данные о сводной потребности в товарах.

Далее данные о сводной потребности корректируются в меньшую сторону с учетом информации о текущих остатках товаров на складах и планируемых поставках по заказам поставщикам, сделанным ранее. Скорректированные данные используются для формирования календарного плана закупок.

На завершающем этапе планирования выполняется подбор поставщиков в соответствии с заданными критериями - сроком доставки, надежностью поставщика и ценой товара. Формирование заказов поставщикам с указанием дат поставок происходит автоматически в соответствии с календарным планом закупок.

Заметим, что менеджер может сформировать календарный план закупок только для тех товаров, для которых он указан в качестве основного менеджера закупок. В результате каждый менеджер может формировать заказы только для своих поставщиков.

Управление продажами

Для улучшения качества обслуживания оптовых покупателей в прикладное решение добавлена специализированная форма "Рабочее место менеджера по продажам". Данная форма содержит всю информацию, которая может понадобиться менеджеру в процессе контакта с клиентом. Это данные о текущих остатках и ценах товаров, детализированная информация по выбранному товару, список текущих заказов данного покупателя. С помощью этой формы менеджер может быстро оформить новые заказы покупателя и счета на оплату.

Если предприятие имеет распределенную сеть складов, то для него будет полезна возможность использования групп доступности складов. При оформлении заказа покупателя менеджер может автоматически резервировать товары только на складах, входящих в группу доступности, указанную для него.

Для исследования причин закрытия заказов покупателей и заказов поставщикам предназначен отчет "Анализ причин закрытия заказов". Данный отчет формируется на основании причин закрытия заказов, указанных в документах "Закрытие заказов покупателей" и "Закрытие заказов поставщикам".

Управление розничной торговлей

Реализован новый удобный "Интерфейс кассира", который позволяет повысить скорость обслуживания покупателей в отделе розничной продажи. С его помощью можно регистрировать по одной покупке комбинированную оплату. То есть часть покупки может быть оплачена наличными денежными средствами, а оставшаяся часть - безналичными, по кредитной карте, данные с которой считываются с помощью считывающего устройства для магнитных карт. Также в интерфейсе предусмотрена возможность предоставления различных скидок по дисконтной карте. Для обеспечения доступа сотрудника к рабочему месту кассира, т.е. собственно к "Интерфейсу кассира", может быть использована регистрационная карта сотрудника с информацией о его правах.

Новые возможности штрихкодирования товаров позволяют формировать штрихкод с учетом таких параметров товара, как характеристика, серия, качество и единица измерения. Для формирования штрихкодов фирмой "1С" был разработан ActiveX-элемент управления. Также в новую редакцию добавлена поддержка штрихкодов следующих типов - EAN13, EAN8, Code39 и Code128. При необходимости пользователь может добавить другие типы штрихкодов.

В программу введен новый вид склада - неавтоматизированная торговая точка (НТТ). Для каждой НТТ может быть назначен свой тип цен. Для работы с НТТ введены новые документы - "Поступление товаров в неавтоматизированную торговую точку", "Возврат товаров поставщику из неавтоматизированной торговой точки" и "Переоценка товаров в неавтоматизированной торговой точке". При поступлении товаров в НТТ розничные цены можно рассчитать в соответствии с ценами поступления и торговой наценкой. Также розничные цены можно сформировать на основе ранее записанных розничных цен. Взаиморасчеты с НТТ ведутся по НТТ в целом. Предусмотрено получение отчетов по сумме переданных в НТТ товаров в ценах продажи и сумме поступивших из НТТ денежных средств. Это позволяет легко определить сумму, за которую данная НТТ еще не отчиталась.

Управление отношениями с клиентами

В подсистему управления отношениями с клиентами (CRM) добавлена возможность документального оформления и хранения истории изменения АВС и XYZ-классификации покупателей, номенклатуры и менеджеров.

При выполнении АВС-анализа все покупатели ранжируются в соответствии с параметром анализа - "Суммой выручки" или "Суммой валовой прибыли", полученными по каждому покупателю. Параметр ABC-анализа является элементом учетной политики.

Стадии взаимоотношений с покупателями (потенциальный, разовый, постоянный или потерянный покупатель) можно проанализировать с помощью XYZ-распределения. Для стадии "Постоянный покупатель" предусмотрена дополнительная классификация по регулярности закупок - стабильные закупки (X-класс), нерегулярные закупки (Y-класс) и эпизодические закупки (Z-класс). Параметр анализа также является элементом учетной политики и может принимать одно из значений - "Сумма выручки", "Сумма валовой прибыли", "Количество продаж", "Количество проданных товаров" или "Интервалы между расходными документами".

Для повышения качества работы с клиентами в прикладном решении реализована возможность проведения опросов и анкетирования покупателей. Реализованные возможности позволяют хранить списки вопросов и типовые анкеты для анкетирования, автоматически рассылать вопросы и анкеты по электронной почте по адресам сформированного списка рассылки, фильтровать полученные анкеты в списке полученной электронной корреспонденции и регистрировать результаты анкетирования. Результаты анкетирования могут быть проанализированы с помощью отчетов.

Возможности по работе с электронной почтой предназначены для повышения эффективности работы менеджеров с покупателями. Вся переписка менеджеров может храниться в единой информационной базе прикладного решения. Для переписки используется единая актуальная база контактной информации. Таким образом, при увольнении менеджера контактная информация клиентов, с которыми он работал, а также переписка с ними не пропадают, а остаются доступными для работы другим менеджерам. По письмам электронной почты предусмотрено создание и планирование событий, деловых встреч и телефонных звонков. Дополнительная классификация "по предметам" позволяет выполнить группировку по темам писем. При обслуживании почтовых ящиков общего пользования возможно разделение прав доступа различных пользователей к данным. Реализован обмен контактной информацией с наиболее популярными почтовыми клиентами MS Outlook Express, MS Outlook и The BAT.

Поставка по договору с контрагентом в новой редакции прикладного решения может сопровождаться дополнительными условиями. Дополнительные условия поставок предусмотрены как для поставщиков (или комитентов), так и для покупателей (или комиссионеров) и оформляются с помощью отдельного документа "Условия поставок по договорам контрагентов". В документе можно указать такие условия, как "Сумма поставки за период", "Периодичность поставки", а также указать количество и цену по конкретным позициям и характеристикам номенклатуры. Предусмотрен контроль за выполнением условий поставки в разрезе общих условий и с детализацией по каждой номенклатурной позиции.

Интеграция с бухгалтерскими программами

Реализован перенос данных из программы "Управление торговлей" в программу "1С:Бухгалтерия 8.0", а также в конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7" редакция 4.5, "Упрощенная система налогообложения" редакция 1.34 и "Учет и отчетность предпринимателя" редакция 1.2 системы программ "1С:Предприятие 7.7".

Перенос данных во всех случаях выполняется на уровне документов. При этом переносятся только те документы, у которых перед проведением был установлен флажок "Бухгалтерский учет". При загрузке данных документов в бухгалтерскую конфигурацию в них автоматически добавляется информация о счетах бухгалтерского учета. Если в документах дополнительно установлен флажок налогового учета, то также автоматически будет добавлена информация о счетах налогового учета и соответствующие документы будут отражены в налоговом учете.

При выгрузке данных формируется внешний файл в формате XML, который затем загружается в соответствующую конфигурацию с помощью универсальной загрузки данных. Документы загружаются непроведенными.

В этом году в прикладное решение "Управление торговлей" разработчики добавили механизмы, позволяющие работать с дополнительными печатными формами, обмениваться информацией в стандарте CommerceML и выполнять ряд других действий.

Планирование

Концепция планирования, реализованная в новой редакции прикладного решения, предусматривает формирование обобщенных и уточненных планов продаж и закупок.

Обобщенный план применяется для планирования по номенклатурным группам, представляющим собой объединение, как правило, однородных объектов - "бытовая техника", "обувь", "кондитерские изделия" и др. Обобщенные планы в большей степени предназначены для отражения долгосрочных и среднесрочных стратегий - на год, месяц или квартал. Уточненные планы детализированы до отдельных объектов номенклатуры с указанием характеристик, если учет в разрезе характеристик ведется. Уточненные планы в основном являются краткосрочными.

Планировать объем в любом плане можно в количественных и (или) суммовых показателях. Если объем отгружаемой номенклатуры планируется исходя из предполагаемого поступления денежных средств, то удобно применять планирование в суммовых показателях. При этом в программе будут автоматически выделены суммы по налогу на добавленную стоимость (НДС). Таким образом, данная возможность позволяет не только оценить общий объем планируемых платежей, но также получить оценку объема планируемого налога.

Для разработки различных вариантов и версий одного и того же плана, а также для отражения в планах различных стратегий планирования в системе применяются сценарии планирования. Сценарий определяет периодичность планирования, детализацию плана (обобщенный или уточненный), применение количественных и (или) суммовых показателей. Сценарий является обязательным разрезом каждого плана. Помимо сценариев, планирование можно также вести в разрезе подразделений и проектов. Использование проектов позволяет разделить плановые данные по различным направлениям - "Новый ассортимент", "Специальный заказ" и т.д.

В программе реализована возможность планирования необходимого количества товаров, закупаемых у поставщиков, по "точке заказа". Под "точкой заказа" позиции номенклатуры понимается количество данной позиции номенклатуры, которое необходимо заказать для нормальной деятельности предприятия с учетом минимального страхового запаса.

Потребность в товарах по "точке заказа" регистрируется с помощью документа "Установка значений точки заказа". Количество, которое необходимо заказать у поставщика, и минимальный страховой запас могут быть зафиксированы пользователем вручную или рассчитаны автоматически на основе анализа данных о покупках или продажах товаров за предыдущий период. Для расчета количества товаров, которые необходимо заказать у поставщиков с учетом текущих складских остатков и ожидаемых поступлений по заказам поставщиков, используется отчет "Анализ точки заказа".

Управление денежными средствами

Для работников финансового отдела будут полезны новые возможности подсистемы управления денежными средствами. С помощью этой подсистемы теперь можно выполнить балансировку планируемых поступлений и выплат, анализировать плановые и фактические движения денежных средств, а также поступление и расход денежных средств по статьям движения, вести учет фактических оборотов денежных средств в разрезе проектов. На основании нескольких заказов покупателей теперь можно оформить один платежный документ.

Также в подсистеме предусмотрено планирование поступлений и платежей на основании данных по совершенным и планируемым сделкам и срокам их оплаты.

Для отражения планируемых поступлений денежных средств в кассу или на расчетный счет организации используется документ "Планируемое поступление денежных средств". После регистрации планируемого поступления в управленческом учете с помощью документа "Заявка на расходование средств" можно резервировать денежные средства под предстоящие платежи в планируемых поступлениях.

Отчет "Платежный календарь", в котором представлена информация о планируемых платежах, поступлениях и остатках за выбранный период, теперь можно сформировать в расширенном варианте, с учетом заказов покупателей и заказов поставщикам.

Подсистема учета НДС, включенная в новую редакцию прикладного решения, позволит работникам финансового отдела оценить размер суммы уплачиваемого НДС. Для целей учета НДС реализована поддержка учета на предприятиях, переведенных на уплату единого налога на вмененный доход (ЕНВД) как полностью, так и частично, только в части розничной торговли. Реализованы автоматическая регистрация счетов-фактур на аванс, а также формирование книги продаж и книги покупок по торговым операциям.

Для составления бухгалтерской и налоговой отчетности информация в виде документов передается из "Управления торговлей" в программы для ведения бухгалтерского учета.

Web-приложение "Удаленный склад"

Начиная с редакции 10.2, в поставку прикладного решения "Управление торговлей" входит web-приложение "Удаленный склад". Данный программный продукт предназначен для автоматизации складского учета в организациях, имеющих удаленные склады. Web-приложение "Удаленный склад" работает совместно с программой "Управление торговлей" и обеспечивает удаленный доступ к информационной базе "Управление торговлей" через Интернет. В приложении реализован основной набор функций, обеспечивающий работу удаленного склада по оформлению операций оприходования, отгрузки, списания и инвентаризации товаров.

Удаленный склад работает по ордерной схеме. Регистрация поступления товаров от поставщика или подотчетного лица, а также возврат от покупателя оформляются на удаленном складе с помощью документа "Приходный ордер на товары" до ввода в информационную базу сопроводительных документов. Поступившие товары могут быть зарезервированы, кроме того, для них может быть установлен признак "Без права продажи". Реализация оставшейся части поступивших товаров будет возможна только после регистрации в информационной базе "Управление торговлей" центрального офиса документов "Поступление товаров и услуг", "Возврат товаров от покупателя" или документа "Авансовый отчет".

При реализации товаров с удаленного склада менеджер центрального офиса оформляет документ "Реализация товаров и услуг". После этого кладовщик удаленного склад на основании документа "Реализация товаров и услуг" вводит документ "Расходный ордер на товары". На основании одного документа "Реализация товаров и услуг" может быть оформлено несколько расходных ордеров, например, в том случае, если фактическая отгрузка товаров выполняется в несколько этапов.

Кроме того, товары, поступившие по приходному ордеру, могут быть возвращены до момента оформления сопроводительных документов. Возврат товаров производится также с помощью документа "Расходный ордер на товары".

Для оформления операций по передаче товаров между различными складами используется документ "Перемещение".

Документ "Инвентаризация товаров на складе" предназначен для проведения инвентаризации на оптовых и розничных складах. По результатам инвентаризации удаленного склада можно ввести подчиненные документы "Списание товаров" и "Оприходование товаров". При этом в документ "Списание товаров" будут автоматически введены позиции номенклатуры, которые необходимо списать, а в документ "Оприходование товаров" - данные об излишках, которые необходимо оприходовать. После регистрации этих документов количество номенклатурных позиций на складе будет равно реальному количеству, зафиксированному в инвентаризационной ведомости.

В результате использования механизма доступа к данным в режиме реального времени через Интернет результаты работы удаленного склада оперативно отражаются в информационной базе. Это позволяет отказаться от синхронизации двух или более экземпляров информационной базы и избежать связанной с этим в некоторый период неактуальности информации, а также возможных конфликтов синхронизации.

Для работы с web-приложением "Удаленный склад" необходимо наличие программного продукта "1С:Предприятие 8.0. Web-расширение", который поставляется отдельно.

Обмен данными

В конфигурацию добавлена возможность выгрузки данных в идентичную конфигурацию "Управление торговлей" редакция 10.2. Предусмотрена возможность фильтрации выгружаемых данных.

Также реализован универсальный обмен каталогами товаров, прайс-листами, заказами с любыми программами в соответствии с требованиями второй редакции стандарта CommerceML. Для выгрузки данных используется режим "Выгрузка данных в формате CommerceML". Выгрузка документа "Заказ поставщику" может быть выполнена непосредственно в форме документа через соответствующий пункт подменю "Действия". Для загрузки данных используется режим "Загрузка данных в формате CommerceML".

И. Сидоров,

Фирма "1С",

Контактный телефон (095) 737-92-57

"Финансовая газета", N 23, 24, 25, июнь 2005 г.