Когда не страшен трудовой инспектор (Е. Березина, "Московский бухгалтер", N 6, июнь 2005 г.)

Когда не страшен трудовой инспектор

В большинстве компаний к прямым обязанностям бухгалтера начальник добавляет и работу кадровика. Теперь учетному работнику предстоит держать ответ и за "кадровые" осложнения. Тому, как избежать большинства неприятностей, с которыми традиционно сталкиваются специалисты кадровых служб, был посвящен недавний семинар.

Когда инспектор нечаянно нагрянет

Как содержать в порядке отдел кадров, рассказала профессор кафедры трудового права Российской Академии Правосудия при Верховном Суде и Высшем Арбитражном Суде Валентина Андреева. По ее словам, обо всех документах нужно позаботиться заранее, чтобы избежать различных неурядиц во время проверки. Кадровую службу бухгалтеру следует принимать у предшественника только по акту передачи дел. Причем необходимо лично проверить все трудовые книжки и их возможные дефекты. Если акта передачи нет, то кадровик не несет ответственности за пропажу книжек, но отвечает за несделанную инвентаризацию. Если на внутренней ревизии проверяющий обнаружит, что не хватает трудовой книжки, необходимо оформить документы, связанные с розыском книжки. А именно: заявление от работника на имя руководителя с просьбой расследовать пропажу, копия приказа о проведении розыскных мероприятий. Эти бумаги необходимо предъявить инспектору.

Так как вопросы у большинства инспекторов стандартные, нужно запомнить следующее. Если контролер спросит, кто ведет трудовые книжки, надо предъявить ему приказ гендиректора, в котором указан ответственный за это работник. В нем лучше не писать имени, а только должность. Например, написать "начальник отдела кадров". Если сотрудник, ответственный за трудовые книжки, уйдет на пенсию, приказ можно будет не менять. Инспектор может поинтересоваться, как вы готовы к работе с трудовыми книжками. В этом случае можно ответить, что в организации постоянно есть запас чистых книжек, который лежит в бухгалтерии у кассира. Фирма приобретает их только законным путем, а новые бухгалтер приходует по кассе. Когда сотрудник приносит чистую книжку самостоятельно, ее фирма не берет. А если трудовые закончились, то отдел кадров подает заявку в бухгалтерию.

Ничего не упустить

Довольно часто бухгалтеры вычитают из зарплаты работника стоимость книжки. Делать это ни в коем случае нельзя! В статье 137 Трудового кодекса перечислено, в каких случаях бухгалтеру можно удерживать деньги из зарплаты самостоятельно. Однако данный случай не указан. Стоимость книжки работник обязан возместить фирме наличностью. Конечно, деньги с работника можно и не брать, но тогда это должно быть закреплено в приказе руководства фирмы.

Валентина Андреева дала несколько советов, на что нужно обратить внимание, когда приходит новый сотрудник. Первый шаг кадровика - проверить подлинность бланка. Действующими являются трудовые книжки образца 1938, 1974, 2004 годов. Если у нового работника трудовая другой страны (например, Украины), в ней должны быть сделаны надписи на двух языках (украинском и русском). Если записи в ней только на иностранном языке, то потребуйте от соискателя нотариально заверенного перевода. Его он обязан сделать за свой счет.

Если книжка неустановленного образца, то бухгалтеру надо отправить письмо в ПФР с просьбой выслать письменное подтверждение, что по ней будут платить пенсию, а работнику надо сделать дубликат. Для этого он должен написать заявление о том, что он ее потерял. Только в этом случае книжку можно будет восстановить. Вместе с заявлением сотрудник приносит копии приказов о приеме на работу из прежних компаний. Вносить записи в трудовую должен отдел кадров по последнему месту работы. Надо помнить, что дубликат - это подлинник, а не копия. Он заменяет собой оригинал, поэтому старую книжку нужно уничтожить.

Если книжка подлинная, второй шаг бухгалтера - проверка титульного листа. Если он неправильный, то кадровику надо или выписать работнику дубликат трудовой книжки, или внести изменения. На титульном листе можно что-то дописать, но нельзя зачеркивать. Также сотрудник может обратиться в суд с просьбой признания его книжки действительной. Вносить изменения можно и на последнем месте работы, и в той организации, где выписывали книжку. А вот исправлять на титульном листе ничего нельзя.

Зарегистрировать основной документ работника необходимо в течение семи дней. Заполняя титульный лист в новой трудовой книжке, кадровику особое внимание надо обратить на графу "Специальность". В ней нельзя написать "бухгалтер" или "юрист", так как это - квалификация, название специальности указывается по диплому - "специалист по информационным системам и технологиям".

В трудовую книжку сейчас не надо вносить запись об окончании института. В настоящее время в ней записывают только службу в армии, школы и курсы повышения квалификации, записи о поощрениях и награждениях. Если организацию переименовали, то об этом специалисту кадровой службы также нужно внести запись, но нумеровать и датировать ее нет необходимости.

Если в записях о работе кадровик обнаружит ошибку, то он имеет право ее исправить. Но их нельзя зачеркивать, а нужно просто внести новую. Например, "запись 11 недействительна", а затем написать правильные сведения. Перечеркивать их ни в коем случае нельзя. Когда не хватает места в трудовой, то бухгалтер должен сделать вкладыш. Запись о его выдаче он должен отметить штампом "выдан вкладыш", и ни в коем случае не от руки. По закону вкладыш должен быть вшит иглой и нитками, но, как показывает практика, чаще всего это невозможно. Так что тут - кто во что горазд. Некоторые прикрепляют дополнение скрепками или вклеивают его.

Когда можно выдать на руки

Выдавать трудовую на руки можно лишь в одном случае - при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. N 225). Однако если существует уважительная причина (например, оформление пенсии, загранпаспорта, инвалидности), организация ее тоже обязана выдать. В этом случае сотрудник пишет заявление, где указывает причину. Руководитель рассматривает его в течение трех дней и пишет резолюцию. Только на ее основании кадровик может выдать книжку на руки. Работник на заявлении должен написать, что получил книжку и описать ее дефекты. Но если сотрудник потеряет трудовую, то восстанавливать ее должна фирма.

При увольнении

Фирма обязана отдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения. Если он не хочет забирать ее сразу (например, просит прислать ему по почте), то ему нужно написать об этом заявление. Если он уходит не в последний рабочий день смены и за книжкой в отдел кадров не пришел, то кадровик должен приготовить уведомление на имя работника. В нем необходимо написать: "Просим забрать свою трудовую книжку", поставить печать организации и дату. Эту бумагу нужно отправить на домашний адрес сотрудника по почте ценным письмом с описью. Причем бухгалтер должен сохранить почтовую квитанцию, где указана дата отправки. Если же за трудовой работник так и не придет, то отдел кадров хранит ее у себя два года, потом отправляет в архив. И только через 50 лет ее можно будет уничтожить. На практике возникают и другие не менее запутанные вопросы. Бывает, что работник отказывается брать трудовую, хотя и присутствует в день увольнения на работе. В этом случае кадровику в присутствии двух свидетелей необходимо составить об этом акт.

Редакция благодарит за помощь в подготовке материала организатора семинара - компанию "STAR Personnel" (www.starpersonnel.ru).

Е. Березина

"Московский бухгалтер", N 6, июнь 2005 г.