Без путевого листа списать ГСМ не получится (А. Петухов, "Практическая бухгалтерия", N 7, июль 2005 г.)

Без путевого листа списать ГСМ не получится

Транспортные средства, как известно, требуют постоянных "бензиновых вложений". Чтобы обосновать такие расходы, нужно правильно оформить документы. Одним из них является путевой лист.

Ежедневная канитель?

Бланк путевого листа приведен в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Здесь также сказано об ответственности за правильное оформление документа. Ее несет директор фирмы, а также сотрудники, которые отвечают за эксплуатацию автомобилей и участвуют в составлении путевого листа.

Для предпринимателей форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. N 68.

При оформлении документа нужно заполнить все реквизиты, указать порядковый номер, дату выдачи, поставить печать организации. Кроме того, необходимо записать каждый пункт следования автомобиля (письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257).

При проверке расчета налога на прибыль инспекторы часто обращают внимание на то, как фирма оформляет путевые листы.

На практике многие фирмы нарушают это правило и составляют путевые листы не каждый день, а, к примеру, за месяц. Тем не менее у них есть шанс доказать в суде, что оформленные таким образом документы могут подтвердить расходы на приобретение ГСМ. В качестве примера можно привести постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. по делу N А56-22408/03. Арбитры заявили, что путевой лист служит основанием для расчета зарплаты водителям, а также для учета перевозки грузов. Поскольку затраты на приобретение ГСМ фирма подтвердила счетами-фактурами, счетами, платежными поручениями, чеками, судьи признали такие расходы обоснованными.

Также на сторону предприятия встали арбитры Московского округа (постановление ФАС от 29 апреля 2003 г. по делу N КА-А41/2435-03).

Однако если фирма вообще не составляет путевые листы, то обосновать расходы на бензин будет достаточно сложно. Так, одна питерская фирма проиграла судебное разбирательство (постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 июля 2002 г. по делу N А56-8533/02).

В ходе проверки контролеры выяснили, что организация неправильно оформила путевые листы, а часть вообще уничтожила. Инспекторы сочли затраты на покупку ГСМ неподтвержденными. Арбитры согласились с таким мнением. Кроме того, они заявили, что путевые листы относятся к первичным документам и должны храниться не менее пяти лет. Этот срок установлен пунктом 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Нормы Минтранса

Существуют нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они утверждены Минтрансом 29 апреля 2003 года N Р3112194-0366-03. Должна ли организация применять эти нормы при расчете налога на прибыль?

В Налоговом кодексе такого требования нет. Следовательно, фирма не обязана использовать именно эти лимиты. Кроме того, данные нормы утверждены для автотранспортных предприятий. Как пояснили столичные налоговики, их применяют для расчета зарплаты водителей, а также для планирования расходов на покупку ГСМ (письма УМНС по г. Москве от 23 сентября 2002 г. N 26-12/44873 и от 5 февраля 2003 г. N 26-12/7430).

В большинстве случаев фирме целесообразно установить собственные нормы. Для этого следует сделать контрольные замеры топлива, результаты оформить актом. Установленные нормативы нужно утвердить приказом директора.

Если разногласия с контролерами по поводу использования собственных норм все же возникли, то вам стоит обратиться в суд. Как показывает практика, арбитры встают на сторону предприятий. В качестве примеров можно привести постановления Федеральных арбитражных судов Уральского (от 10 июня 2002 г. по делу N Ф09-1180/02-АК) и Северо-Западного (от 5 марта 2002 г. по делу N А56-23095/01) округов.

Вычет по НДС

Еще одним проблемным моментом является возмещение НДС при покупке горюче-смазочных материалов за наличный расчет на АЗС. Согласно пункту 1 статьи 172 Налогового кодекса, для зачета налога необходим счет-фактура. Обычно водитель на руки получает только чек. Следовательно, возместить НДС нельзя, даже несмотря на то, что в чеке сумма налога может быть выделена отдельной строкой. Такое мнение высказали, в частности, столичные налоговые инспекторы (письмо УМНС по г. Москве от 16 октября 2001 г. N 02-11/47100). В этом же документе контролеры пояснили, что НДС можно учесть в стоимости ГСМ.

Чтобы воспользоваться вычетом и избежать споров с проверяющими, фирме целесообразно оплачивать ГСМ через расчетный счет. В этом случае поставщик выпишет счет-фактуру. Кроме того, сумма налога будет выделена в платежном поручении. Еще один плюс такого варианта расчетов - возможность получения скидки. Практика показывает, что поставщики нередко снижают стоимость топлива при безналичной оплате.

Внимание

Путевой лист составляют на один день. На более длительный срок его выдают, только когда водитель выполняет задание в течение более одной смены (письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257).

Приложение N 1
к приказу Минтранса РФ
от 30 июня 2000 г. N 68
(с изменениями от 22 сентября 2003 г.)

Форма N ПГ-1
утверждена приказом Минтранса России
от 30.06 2000 г. N 68

                         Путевой лист N   125   

                                         -------

          грузового автомобиля индивидуального предпринимателя

                 с "  3  " по " 3  "  июля    200  5 г.

                    ------      ---  ----------    ---

Предприниматель						Водитель (Ф.И.О.)			1. Антонов Н.Г.
									2.
Ф.И.О.		Антонов Н.Г. Москва, ул. Таллинс- кая д. 20 кв. 29				Номер водительского удостоверения			1. 058217 класс В, С
									2.
Адрес						Лицензионная карточка			Регистрационный номер N ULV3K342DUH092454
Телефон		756-58-32
Тип, марка						Регистрационный знак
Автомобиль		ГАЗ-3307				В239ЛН99
Прицеп (полуприцеп)
Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен Кириллова Кириллова А.М.						Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен Петров Петров Е.П.
подпись расшифровка подписи Место для штампа						подпись расшифровка подписи Место для штампа
	Дата (число, месяц, год), фактическое время (ч., мин.)							Показания спидометра, км
Выезд	3 июля 2005 г. в 9.00							25 000
Возврат	3 июля 2005 г. в 18.00							25 300
I. Работа водителя и грузового автомобиля
Заказчик (наименование и адрес)			Маршрут движения				Наименование груза			Расстояние, км
			откуда		куда
ООО "Орбита", Тверь, ул. Ленина, д. 1			Москва Тверь		Тверь Москва		Велосипеды			150 150
II. Результаты использования грузового автомобиля
Пробег общий, км				Время в работе, ч., мин.					Перевезено грузов, т
300				8					2
М.П. Предприниматель Антонов -------------- подпись
Особые отметки: | ----------------/ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

А. Петухов,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 7, июль 2005 г.