Глава IV. Квитовка ответных МФО (п.п. 465 - 480)

Глава IV Квитовка ответных МФО

465. По ответным оборотам учреждения Внешторгбанка СССР получают от Главного Вычислительного Центра Госбанка СССР выписки из своих лицевых счетов по выданным на них авизо, составляемые на основании отчетности филиалов "А". Эти выписки, называемые табуляграммами, составляются отдельно по дебетовым и кредитовым авизо, посланным данному филиалу "Б", с обозначением реквизитов каждого авизо.

466. По получаемым табуляграммам учреждения Внешторгбанка СССР квитуют свои ответные обороты путем сличения их с данными табуляграмм. Этой квитовкой устанавливается, все ли выданные филиалом "А" авизо получены филиалами "Б" и проведены последними в тех же суммах и по соответствующей статье (дебетовой или кредитовой) и, с другой стороны, все ли ответные обороты, сделанные филиалами "Б", основаны на начальных оборотах филиалов "А".

Учреждения Внешторгбанка СССР следят за порядковой нумерацией получаемых табуляграмм. При получении табуляграммы не за очередным порядковым номером по ней производится квитовка, но, если через несколько дней не поступит недостающей промежуточной табуляграммы, филиал уведомляет об этом Главный Вычислительный Центр с просьбой выслать ее копию.

467. Исходя из условного номера филиала "А", даты начального провода и номера авизо, в левой половине картотеки счета N 8400 отыскиваются авизо данного филиала "А", а среди них - требуемый номер. Реквизиты найденного авизо тщательно сверяются с реквизитами начального провода, указанными в табуляграмме. При отсутствии расхождений данный оборот считается квитующимся с табуляграммой и соответствующее авизо ставится за разделитель в конце данной левой ячейки картотеки.

468. После подборки всех значащихся в табуляграммах авизо производится их подсчет на вычислительной машине с выводом итогов по каждому дню ответных проводок (т.е. по ячейкам картотеки).

Против каждой не квитующейся в табуляграмме суммы (в случае отсутствия в картотеке к счету N 8400 соответствующего авизо или при наличии авизо с датой и номером, указанным в табуляграмме, но на другую сумму) в правой стороне табуляграммы делается отметка "Отнесено на счет 8600".

Затем производится общий подсчет всех авизо, сквитованных по данной табуляграмме, и отдельно подсчет итога неквитующихся сумм. Итоги эти записываются в табуляграмме двумя суммами под ее общим итогом.

469. При отнесении на счет N 8600 не квитующихся по табуляграммам сумм по каждой такой сумме немедленно посылается филиалу "А" запрос: по почтовым авизо - на бланках 04018035 или в случае необходимости по телеграфу с применением кодового слова "ТЕВЧО", а по телеграфным авизо - по телеграфу с применением кодового слова "ТЕЗУХ".

Если имеются основания считать, что ошибка допущена Главным Вычислительным Центром, запрос посылается Главному Вычислительному Центру.

Филиал "А" обязан в день получения запроса найти соответствующую копию авизо и проверить, правильно ли было адресовано авизо и проставлен на авизо условный номер филиала "Б". В утвердительном случае филиалу "Б" посылается дубликат почтового авизо (0418036 или 04018037) в двух экземплярах или телеграмма с применением кодового слова "ТЕКНИ", где повторяется полный текст телеграфного авизо.

Дубликаты почтовых авизо на перевод платежей по инкассо высылаются в двух экземплярах, с тем, чтобы копия дубликата авизо при его проводке в филиале "Б" была использована для приложения к выписке из лицевого счета, на который зачисляется сумма платежа. К дубликатам почтовых авизо по остальным операциям для этой цели прилагается копия соответствующего документа: платежного поручения, мемориального ордера и т.д.

Запрос филиала "Б" прилагается к копии авизо, на которой отмечается дата высылки дубликата.

Таким же порядком посылаются дубликаты и в тех случаях, когда факт неполучения авизо филиалом "Б" выявляется по его запросу, основанному на рекламации клиента. В этих случаях филиал "А" обязан предварительно проверить по документам факт посылки авизо, а также убедиться, что дубликат этого авизо не высылался.

Если дубликат уже был послан, следует, не посылая повторного дубликата, сообщить филиалу "Б" даты посылки самого авизо и его дубликата, со ссылкой на запрос, на основании которого был выслан дубликат, и указанием наименования клиента филиала "Б" и номера его счета.

Посылка повторного дубликата допускается только на основании вторичного требования филиала "Б", в котором должно быть оговорено, что по лицевому счету клиента авизо или дубликат авизо проведенным не значится и в филиал не поступал. Требование это, если оно посылается по почте, должно быть оформлено подписями руководителя и главного бухгалтера и оттиском печати филиала "Б". Телеграфные требования снабжаются шифром. В филиале "А" это требование должно храниться при копии авизо, на которой отмечается дата высылки повторного дубликата.

Дубликаты авизо и повторные дубликаты могут посылаться с разрешения главного бухгалтера учреждения Внешторгбанка СССР или его заместителя либо начальника отдела. Повторный дубликат заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя.

С целью предупреждения случаев двойных проводок сумм по подлинным авизо по МФО и по их дубликатам, все поступающие дубликаты авизо по МФО должны регистрироваться в день их получения в отдельных журналах-описях.

Если после тщательной проверки по соответствующему лицевому счету или по журналам-описям подлинных авизо подтверждается, что подлинное авизо не было ранее проведено, дубликат этого авизо не позднее следующего дня после его получения в банке принимается к проводке, а в журнале регистрации дубликатов авизо указывается дата ответного провода и номер счета, на который зачислена сумма по дубликату авизо.

В том случае, если будет установлено, что авизо уже было проведено и дубликат его проводке не подлежит, в журнале регистрации дубликатов указывается дата ответного провода, совершенного по данному авизо до получения его дубликата. Оставленные без проводки дубликаты авизо погашаются и помещаются в отдельное дело.

Если сумма принятого к проводке дубликата числится на счете N 8600, филиал "Б" квитует это авизо путем списания его суммы со счетов N 8600 и 8400 во взаимной их корреспонденции.

470. Если филиал "А" обнаружит, что указанное в запросе авизо адресовано не филиалу, которым прислан запрос, а другому и что Главный Вычислительный Центр (ГВЦ) неправильно включил это авизо в табуляграмму филиала, приславшего запрос, то филиал "А" сообщает об этом на бланке 0401843 либо телеграммой с кодовым знаком "ТАШБУ" ГВЦ. Если же в авизо был неправильно указан номер по МФО филиала "Б", то в этом случае филиал "А" посылает сообщение ГВЦ с кодовым знаком "ТАШЕШ". В обоих случаях приславшему запрос филиалу дается ответ с применением кодового знака "ТЕГЛЯ".

На основании полученного сообщения ГВЦ включает авизо в очередную табуляграмму того филиала "Б", к которому оно относится, а филиалу, в табуляграмму которого это авизо было включено ошибочно, высылает исправительную табуляграмму (или этот оборот включается как исправительный в очередную табуляграмму).

Получив табуляграмму, включающую исправительные обороты, филиал "Б" относит суммы соответствующих авизо на счет N 8500 в корреспонденции со счетом 8600. Таким образом, со счета N 8600 списываются соответствующие суммы, ранее зачисленные на этот счет по полученным табуляграммам, т.е. сторнируются (методом обратного строно) сделанные в свое время филиалом на основании табуляграммы проводки по счетам N 8500 и 8600.

471. При отнесении на счет N 8600 суммы, не квитующейся с табуляграммой вследствие расхождения указанной в ней суммы с суммой проведенного телеграфным авизо с такими же датой и номером, что и в табуляграмме, производится проверка правильности ответного провода по подлинной телеграмме. В случае выявления ошибки сумма, неправильно проведенная по данному авизо, сторнируется обратным проводом.

Сторнированная сумма записывается в лицевой счет к счету N 8400 с буквами "б/т" (без табуляграммы), а карточка на неправильно проведенную сумму перекладывается в правую половину картотеки вместе со вторым экземпляром исправительного ордера.

Одновременно дается правильная проводка с изготовлением нового полукомплекта карточек или снятием фотокопии. Сумма, отнесенная ранее на счет N 8600 квитуется путем списания с этого счета.

472. После записи в лицевые счета по счету N 8400 и сверки общей суммы квитовки с соответствующими итогами табуляграмм, по которым произведена квитовка за данный день, на сквитованных авизо и на табуляграммах проставляется дата квитовки.

На сквитованных авизо эта дата может не проставляться.

На авизо, сквитованных путем сторно и перечислений со счета N 8600, под отметкой "Сквитовано" должна быть сделана надпись "Сторнировано" или "Через счет N 8600".

Сквитованные авизо в каждой ячейке складываются или перевязываются и в таком виде перекладываются внутри тех же ячеек картотек из левой половины в правую.

473. Суммы сквитованных ответных запросов списываются бухгалтерскими проводками со счета N 8400 на счет N 8500.

Суммы авизо, значащихся в табуляграммах, но не оказавшихся в картотеках к счету N 8400, также проводятся по счету N 8500, но в корреспонденции со счетом N 8600. В дальнейшем, по мере получения и проводки по счету N 8400 соответствующих авизо, эти обороты квитуются без табуляграмм и списываются со счета N 8400 в корреспонденции со счетом N 8600.

Ежедневно по окончании квитовки ответных оборотов по полученным табуляграммам, работник МФО составляет общие мемориальные ордера на итоги табуляграмм ГВЦ:

1. Дебет счета N 8400 - на сумму сквитованных дебетовых авизо.

Дебет счета N 8600 - на сумму неквитующихся (не оказавшихся в картотеке) дебетовых авизо, значащихся в табуляграммах.

Кредит счета N 8500 - на сумму общего итога табуляграммы по дебетовым авизо.

2. Дебет счета N 8500 - на сумму общего итога табуляграммы по кредитовым авизо.

Кредит счета N 8400 - на сумму сквитованных кредитовых авизо.

Кредит счета N 8600 - на сумму неквитующихся кредитовых авизо.

Таким образом, остаток по счету N 8500 показывает разность итогов проведенных дебетовых и кредитовых табуляграмм, а остаток по счету N 8400 показывает разность итогов несквитованных дебетовых и кредитовых авизо, находящихся в левой части картотеки к этому счету.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в пункт 474 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

474. Табуляграммы ГВЦ должны быть обработаны и проведены по балансу учреждения Внешторгбанка в полной сумме в течение двух-трех рабочих дней. После проводки табуляграммы указанный в ней транспорт оборотов сверяется с оборотами с начала года по счету N 8500.

По усмотрению главного бухгалтера учреждения Внешторгбанка сумма нарастающего итога оборотов может проставляться не на каждой табуляграмме, а раз в месяц на последних дебетовых и кредитовых табуляграммах, проведенных в данном месяце.

475. По мере сквитования всех авизо за ту или иную дату ответных проводок, сквитованные авизо изымаются из действующих картотек, подбираются по номерам филиалов "А" или по датам начального провода, брошюруются, сумма авизо сверяется с данными лицевых счетов по балансовому счету N 8400 и сшивы передаются на хранение в текущий архив.

476. При ежедневной сверке поступающих в картотеку к счету N 8400 кредитовых авизо с дебетовым оборотом по бухгалтерскому журналу (сводке оборотов) следует из общей суммы дебетового оборота по журналу исключить общую сумму сквитованных за день дебетовых авизо.

При сверке дебетовых авизо следует из общей суммы кредитового оборота по журналу исключить общую сумму сквитованных за день кредитовых авизо.

477. Работник, ведущий картотеки к счету N 8400, обязан следить за квитовкой ответных оборотов и посылать запросы на бланках 04018042 по поводу сумм, не сквитованных своевременно.

Запросы должны посылаться учреждению, которым обрабатывается отчетность филиала "А", через 40 дней после даты ответного провода.

По отдаленным филиалам, которым инструкцией по расчетам предоставлено право телеграфного авизования платежей по инкассо, запросы следует посылать не позднее чем через два месяца после даты ответного провода. Даты посылки запросов отмечаются на авизо.

Главный бухгалтер, его заместитель либо начальник отдела или другой работник по поручению главного бухгалтера обязан не реже одного раза в месяц проверять своевременность отсылки запросов по авизо. О произведенной проверке делается отметка в сводных лицевых счетах по счету N 8400.

478. Учет и контроль квитовки ответных МФО ведутся в лицевых счетах на бланках 0407001б. Эти лицевые счета ведутся на вычислительных клавишных машинах с записью полученных и сквитованных авизо общими итогами за день.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 во второй абзац пункта 478 настоящей Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

В лицевых счетах, открываемых на каждую дату ответного провода - отдельно по дебетовым и кредитовым авизо, после каждой записи выводятся остатки несквитованных авизо. Записи по квитовке без табуляграммы делаются отдельно. По усмотрению главного бухгалтера учреждения банка при небольшом объеме операций по ответственным авизо по МФО учет этих операций может вестись только на сводных лицевых счетах, без открытия лицевых счетов по датам ответного провода.

Кроме лицевых счетов по датам ответного провода по счету N 8400 ведутся на бланках 0407001б два сводных лицевых счета: один - по кредитовым, другой - по дебетовым авизо. Записи по квитовке с табуляграммами и по списанию без табуляграмм делаются раздельно, причем указываются номера табуляграмм или номера мемориальных ордеров.

Итоги оборотов за день в обоих сводных лицевых счетах должны быть равны итогам оборотов по дебету и кредиту счета N 8400, выведенным в бухгалтерском журнале (сводке оборотов), а разность остатков по этим лицевым счетам должна равняться остатку по счету N 8400 в балансе учреждения Внешторгбанка СССР.

По окончании месяца новые лицевые счета на сумму оставшихся несквитованных авизо не открываются. Записи по квитовке этих авизо заносятся в ранее открытые лицевые счета.

Ежедневно, при заключении дня производится подсчет остатков, выведенных в лицевых счетах по датам ответного провода, и сверка полученных итогов с суммами остатков, значащихся в сводных лицевых счетах по счету N 8400.

На 1-е число месяца производится сверка наличия несквитованных авизо в каждой ячейке картотеки к счету N 8400 с остатком, значащимся в соответствующем лицевом счете. Факт произведения сверки удостоверяется подписями проверяющих лиц рядом с суммой проверенного остатка в сводных лицевых счетах.

Если при проверке будут выявлены расхождения между наличием несквитованных авизо и остатками лицевых счетов, то в лицевом счете на соответствующую дату ответного провода, где оказалось расхождение, и в сводном лицевом счете делается отметка о сущности расхождения и о способе его урегулирования.

479. Аналитическим учетом по счету N 8500 служат табуляграммы. Они подбираются в порядке их восходящих номеров и хранятся в течение месяца у работника, ведущего картотеки ответных МФО. После составления месячной отчетности табуляграммы брошюруются и передаются в текущий архив. По усмотрению главного бухгалтера учреждения Внешторгбанка СССР могут быть установлены удлиненные сроки сдачи в текущий архив табуляграмм по счету N 8500.

Лицевые счета по датам ответного провода подшиваются в папки, которые хранятся в текущем архиве. Сводные лицевые счета хранятся отдельно и сдаются в архив вместе с лицевыми счетами по датам ответных проводов после заключения счетов по МФО за данный год.

480. По счету N 8600 "Неквитующиеся по выпискам Правления Госбанка СССР суммы за текущий год" ведутся два журнала - отдельно для дебетовых сумм и отдельно для кредитовых сумм (04018040).

Порядок учета и оформления операций по квитовке ответных МФО в условиях применения ЭВМ изложен в отдельных указаниях.