Раздел 2. Порядок приемки и оприходования материалов (п.п. 591 - 595)

Раздел 2. Порядок приемки и оприходования материалов

591. Для получения у поставщиков закупленных материальных ценностей на хозяйственные нужды во Внешторгбанке СССР и его учреждениях выдаются доверенности их работникам на бланках установленной формы за подписями руководителя и главного бухгалтера (или их заместителей) с приложением круглой печати.

При выдаче доверенности в корешке книжки доверенностей в бухгалтерии проставляется регистрационный номер. При этом в книжке, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы.

Учреждения Внешторгбанка СССР, у которых получение товарно-материальных ценностей носит массовый характер, могут корешки в книжке доверенностей не заполнять, а регистрацию выданных доверенностей производить в журнале учета выданных доверенностей с заранее пронумерованными листами, содержащими следующие графы: номер доверенности, дата ее выдачи, срок действия доверенности, должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, наименование поставщика, номер и дата наряда (счета, спецификации и другого заменяющего наряд документа) или извещения, расписка лица, получившего доверенность, отметки о выполнении поручений по выданной доверенности.

На последнем листе книжки доверенностей или журнала учета выданных доверенностей (до выдачи доверенностей) делается надпись за подписью главного бухгалтера: "В настоящей книжке (или настоящем журнале) пронумеровано .... листов". Количество листов указывается прописью.

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности лицо, получившее доверенность, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручения либо возвращает неиспользованную доверенность.

Главный бухгалтер учреждения Внешторгбанка СССР следит за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, инструктирует лиц, получивших доверенность, о порядке представления бухгалтерии документов по выполненному поручению, осуществляет контроль за использованием доверенностей и оприходованием полученных по ним материальных ценностей на основании соответствующих документов (приемных актов и т.п.), следит за соблюдением сроков действия выданных доверенностей и своевременным возвратом их в случае неиспользования.

592. Получение грузов и посылок, прибывающих в адрес учреждения Внешторгбанка СССР, возлагается соответствующим приказом на определенного работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности (типовой текст договора приведен в приложении 21).

Указанному работнику для получения грузов с железнодорожных станций, пароходных пристаней и аэропортов выдается постоянная доверенность на определенный срок. Оприходование полученных доверенным лицом материальных ценностей контролируется бухгалтерией по товарно-транспортным или заменяющим их документам поставщиков. Постоянная доверенность на определенный срок может выдаваться на получение у предприятий связи посылок без объявленной ценности. Выданные постоянные доверенности также регистрируются в журнале, указанном в п.591, при этом вместо заполнения срока и других реквизитов, относящихся к разовым доверенностям, делается запись "постоянная".

593. При получении груза доверенный работник банка тщательно проверяет соответствие количества прибывших мест и знаков маркировки на них количеству грузовых мест и знакам маркировки, указанным в транспортной накладной, состояние тары и упаковки прибывших мест (отсутствие повреждений, разрывов и других следов порчи, боя и пр., целостность внутренних швов и т.п.), наличие бирок и пломб с оттисками наименования отправителя, требует от железной дороги , пристани, аэропорта или почты проверки веса каждого полученного места и сверяет фактический вес с накладной, а также проверяет все остальные ее реквизиты с фактическими данными.

В тех случаях, когда при проверке грузов будут обнаружены повреждения вагонов, отсутствие на них пломб, повреждение тары, а также другие признаки, вызывающие сомнения в сохранности груза, работник банка обязан потребовать от транспортной организации проверки сохранности всего груза.

В случае обнаружения несоответствия между наименованием, весом или количеством мест груза в натуре и данными, указанными в перевозочном документе (транспортной накладной), повреждения или порчи груза и других обстоятельств, влекущих материальную ответственность транспорта и грузоотправителя, работник банка обязан потребовать от железной дороги или пристани составления коммерческого акта, а от аэропорта или почты - составления акта с участием представителя этих организаций. При составлении акта каждое место багажа или посылки перевешивается, вскрывается и его содержимое проверяется. На обнаруженное наличие составляется опись с указанием веса, количества и качества.

По недостачам и повреждениям груза, удостоверенным актами, Внешторгбанк СССР и его учреждения немедленно предъявляют претензии к железной дороге, пристани, аэропорту или почте.

При отклонении претензии или оставлении ее без ответа Внешторгбанк СССР и его учреждения, при наличии к тому оснований, предъявляют в установленном порядке иск.

594. Все поступающие во Внешторгбанк СССР и его учреждения материальные ценности принимаются ответственными за их хранение заведующим складом (кладовщиком) или другим работником, назначенным приказом руководителя. Обязанности и ответственность завскладом (кладовщика) указаны в приложении 22.

Ценные посылки с надписью "кц" (кассовые ценности) принимаются в порядке, установленном инструкцией о кассовой работе.

Приемка доставленных материалов производится заведующим складом (кладовщиком) немедленно по доставке при обязательном участии компетентного представителя общественности, назначенного руководителем учреждения Внешторгбанка СССР из числа лиц, утвержденных решением профсоюзной организации.

Участие представителя общественности не требуется при приемке материалов, приобретенных на месте и доставленных в открытом виде.

Для участия в приемке материалов должны выделяться лица, компетентные в вопросах определения количества, качества и комплектности поступающей продукции. Не могут быть выделены материально ответственные и подчиненные им лица, руководители учреждений Внешторгбанка СССР и их заместители, бухгалтеры, связанные с учетом, хранением, отпуском и приемкой материальных ценностей, работники юридической службы.

Срок полномочий представителей общественности устанавливается в пределах срока полномочий профсоюзного комитета.

Запрещается оставление доставленного груза без проверки на складе или другом хранилище, в которое возможен доступ других лиц без ведома лица, доставившего груз. Если приемка груза почему-либо не может быть осуществлена немедленно, доставленные материалы складируются в изолированное помещение, двери которого закрываются и опечатываются на два ключа, один из которых передается представителю администрации, а другой остается у лица, доставившего ключ.

Приемка доставленных на склад материальных ценностей производится по документам поставщика (товарно-транспортным или заменяющим их документам, накладным), переданным завскладом (кладовщику) из бухгалтерии сразу же после их регистрации, проверки и оформления оплаты, а в необходимых случаях отказа от акцепта. Завскладом (кладовщик) обязан своевременно сообщать бухгалтерии о недоставленных грузах. Бухгалтерия по данным регистрации товарно-транспортных или заменяющих их документов, полученных от поставщиков, наблюдает за поступлением и оприходованием материалов.

Если в документах поставщиков отсутствует подробная спецификация отгруженных материалов и они не могут быть использованы для приемки и оприходования материалов, а также при получении неотфактурованных грузов, составляется приемная накладная в двух экземплярах.

При приемке грузов проверяется количество и наименование доставленных мест, их упаковка, наличие бирок и пломб, какие оттиски имеются на пломбах, каждое место взвешивается и и полученный вес сверяется с весом, указанным на бирках и в железнодорожных накладных, почтовых квитанциях или других документах, а в отношении мест, по которым были составлены коммерческие акты, проверяется содержимое этих мест по актам.

После проверки количества мест, веса и состояния упаковки каждое место вскрывается и по находящейся внутри мест описи вложения (накладной) проверяется содержимое каждого места, а также соответствие указанных в отгрузочных документах данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности ее. Отсутствие описи (накладной) при грузе отмечается в акте или приемной накладной.

В случае обнаружения недостачи все место или посылка вместе с тарой и упаковкой повторно взвешивается и проверяется.

Проверку материалов, прибывших в фабричной упаковке, комиссия производит с обязательным привлечением представителя посторонней незаинтересованной организации. Недостача материалов, прибывших в такой упаковке, и состояние упаковки особо отмечаются в акте, с приложением к нему фабричных бирок, маркировочных и упаковочных ярлыков, пломб и др.

О произведенной проверке делается отметка за подписями лиц, участвовавших в приемке материалов, на товарно-транспортных или заменяющих их документах поставщика или на приемной накладной. При установлении недостачи результаты проверки фиксируются в акте, при обнаружении несоответствия качества и комплектности поступившей продукции данным, указанным в сопроводительных документах, дальнейшая приемка продукции приостанавливается и составляется акт, в котором указывается количество осмотренной продукции и характер выявленных при приеме дефектов. К актам должны быть приложены все документы, относящиеся к данному грузу.

За недостачу материалов в местах с поврежденной упаковкой, если по этому основанию не был составлен акт при приемке груза или посылок, ответственность несет лицо, на которое было возложено получение и доставка груза, если в судебном порядке не будет доказана вина других лиц.

Если наличие поступивших материалов полностью соответствует данным товарно-транспортного или заменяющего его документа поставщика, то кладовщик на этом документе делает надпись "Материалы полностью приняты", проставляет дату и расписывается.

Одновременно на двух экземплярах документа поставщика против каждого вида (позиции) поступивших материалов на свободном месте проставляется чернилами установленный номенклатурный номер данного вида материалов.

Первый экземпляр документа поставщика с приложениями, включая акт о недостаче груза, если такой акт составлялся, направляется в бухгалтерию учреждения Внешторгбанка. Последняя проверяет таксировку в документе поставщика, а затем использует его в качестве мемориального ордера для записей по дебету счета N 9310 или 9400 и кредиту соответствующих счетов.

Если груз принят кладовщиком и оприходован по складскому учету на основании товарно-транспортного или заменяющего его документа поставщика, не содержащего таксировки, или по своей приемной накладной, то в бухгалтерии на основании сопровождающего груз документа либо приемной накладной производится таксировка материальных ценностей в соответствии с действующими прейскурантами или соответствующими договорными ценами с учетом стоимости тарифа и транспортных расходов. В этих случаях стоимость неотфактурованной поставки проводится по дебету счета N 9310 или счета N 9400 и кредиту счета N 9042 по лицевому счету поставщика. По получении счета последнего сумма, временно отнесенная на счет N 9042, переносится на соответствующий счет для расчета с поставщиком.

Второй экземпляр документа поставщика или приемной накладной после совершения по нему кладовщиком записей прихода по карточкам складского учета помещается в папку приходных документов кладовщика в хронологическом порядке вместе со вторым экземпляром акта о недостаче, если он составлялся.

Третий экземпляр акта о недостаче направляется поставщику вместе с претензией. К акту прилагаются копии: квитанции на оплату за взвешивание материалов на станции железной дороги, пристани, в аэропорту или справки предприятий связи, описи вложения, а также пломбы от тех мест, в которых обнаружены недостачи.

595. Материальную ответственность за сохранность инвентаря и материалов несут соответствующие должностные лица, назначенные руководителем учреждения Внешторгбанка СССР (см. п.645). С каждым из этих лиц должен быть заключен договор о материальной ответственности (приложение 21). Договоры хранятся в личных делах работников.