Глава II. Работа при совершении начальных МФО (п.п. 428 - 448)

Глава II Работа при совершении начальных МФО

428. По характеру совершаемых операций межфилиальные обороты могут быть кредитовыми, когда филиал "А", начинающий оборот, делает запись по кредиту счета начальных МФО, и дебетовым, когда филиал "А" делает запись по дебету счета начальных МФО.

429. Выдача поручений по МФО разрешается лишь на пункты, включенные в издаваемый Правлением Госбанка СССР список учреждений Госбанка СССР, в который включены и учреждения Внешторгбанка СССР, а также дополнения к нему с указанием присвоенных им номеров по МФО.

430. При совершении почтового кредитового оборота по взаимным расчетам филиал "А" заполняет комплект карточек 04018024, состоящий из трех экземпляров, из которых:

первый экземпляр служит кредитовым авизо, посылаемым филиалу "Б". Это авизо снабжается подписью ответственного исполнителя (в операционных бригадах - подписями бухгалтера и контролера) и оттиском печати филиала "А", а в необходимых случаях также подписью контролирующего лица и шифром в соответствии с указаниями инструкции по шифру (переводному ключу);

второй экземпляр - отчетная кредитовая карточка - предназначается для отсылки при отчетной ведомости по МФО ГВЦ Госбанка СССР;

третий экземпляр - копия кредитового авизо - остается в филиале "А" и служит аналитическим учетом по счету начальных МФО.

По переводам из-за границы в пользу переводополучателей, не проживающих в Москве или имеющих текущие счета в учреждениях Госбанка СССР, при совершении почтового кредитного оборота применяется комплект карточек 04068805 "без расписки" (состоящий из пяти экземпляров), а если требуется расписка переводополучателя для иностранного банка - 04068805 "с распиской" (состоящей из шести экземпляров, причем пятый экземпляр используется в качестве расписки). Назначение первых трех экземпляров этих форм аналогично назначению экземпляров комплекта карточек 04018024. Четвертый экземпляр комплекта "без расписки", четвертый и пятый комплекта " с распиской" направляются филиалу "Б" вместе с кредитовым авизо Последние экземпляры остаются в структурном подразделении, выписавшем авизо, и используются для справок.

При совершении начального почтового дебетового оборота филиал "А" заполняет комплект карточек 04018029, состоящий из трех экземпляров, назначение которых аналогично назначению карточек 04018024.

По операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, по расчетам в иностранной валюте и по вкладам граждан филиалами "А" при напечатании авизо подкладывается листок бумаги для получения дополнительной копии, помещаемой в картотеку ответных МФО в филиале "Б" вместо подлинного авизо, которое хранится с документами по этим операциям (п.406, 413).

Авизо по МФО, изготовленные подразделениями и всесоюзными объединениями, не имеющими своей печати, снабжаются оттиском печати другого подразделения или всесоюзного объединения по письменному указанию главного бухгалтера Внешторгбанка СССР или его заместителя.

431. Все экземпляры авизо должны быть заполнены на пишущей или вычислительной машине одним процессом под копирку. Никакие исправления в авизо не допускаются. Сумма авизо обозначается цифрами без повторения прописью. При составлении авизо на пишущей машинке в случае, если сумма выражена в рублях без копеек, после рублей ставиться тире или знак равенства. В тексте авизо, составленного по операции, затрагивающей счета одного плательщика и одного получателя, указываются номера счетов плательщика и получателя. При этом, если счет получателя открыт в Стройбанке, то в авизо указывается номер балансового счета, на котором учитывается корреспондентский счет Стройбанка СССР (номер 160).

Наименование получателя обязательно указывается в кредитовых авизо по переводам из-за границы, по переводам профсоюзным и общественным организациям ниже районного значения и отдельным гражданам. В этих авизо указывается также назначение перевода либо содержание операции независимо от наличия приложения.

В графе "за что" по наиболее распространенным операциям вместо текста приводится условное обозначение документа, послужившего основанием для выписки авизо и прилагаемого к этому авизо, а именно:

     при перечислении платежей по поручениям плательщиков - копия

       платежного поручения                                            -1

     то же платежей по инкассовым документам - копии платежного

       требования или инкассового поручения (распоряжения), сводного

       требования                                                      -2

     при составлении кредитовых авизо на перечисление выручки,

       дебетовых и  кредитовых авизо на недостачу (включая неплатеж-

       ные деньги) или излишек - копии ведомостей, накладные, акты     -3

     при отдебетовании сумм принятых к оплате акцептованных платеж-

       ных поручений и чеков и чеков из лимитрованных и нелимитиро-

       ванных книжек -  поручения или чека                             -4

     то же,  по выплатам с аккредитивов - реестра со счетами           -5

     то же  по  последующим отказам от акцепта - копии заявления

       об отказе                                                       -6

     при изготовлении сводных авизо - перечня к сводному авизо         -7

     при перечислении сальдо субсчетов - копии мемориального

       ордера                                                          -8

По остальным операциям в авизо указывается наименование документа, прилагаемого к авизо.

Во всех случаях указывается номер прилагаемого документа, причем условное обозначение содержания операций отделяется от него знаком тире, запятой или пробелом. В почтовых авизо на перечисление сумм по инкассовым документам и платежным поручениям проставляются лишь три последние цифры номера документа (например, 2-348, 2,348, 2 348).

В дебетовых и кредитовых авизо, относящихся к расчетам по иностранным операциям, по переоценке товарно-материальных ценностей и в других случаях, когда для характеристики операций недостаточно ссылки на приложение, в графе "за что" приводится содержание операции. В частности, делается ссылка на номер и дату письма, которым даны указания о переоценке.

При составлении кредитовых авизо без наименований получателей прилагаемые к авизо экземпляры документов, послужившие основанием для их составления, заверяются, кроме установленных подписей, оттиском штампа филиала "А", за исключением копий платежных требований, снабженных оттиском штампа филиала банка, принявшего требование на инкассо.

Наименование области (края, республики) филиала "Б" в почтовых авизо по внутриобластным (внутрикраевым, внутриреспубликанским) оборотам может не указываться.

432. В целях сокращения затрат труда на совершение и учет операций по взаимным расчетам между учреждениями банка должны применяться сводные авизо.

Сводное авизо заполняется без текста, со ссылкой на прилагаемый перечень, в котором приводятся реквизиты, предусмотренные формой авизо, по каждой отдельной операции, включенной в сводное авизо. Бланки перечней изготовляются учреждениями банка.

Перечень должен быть составлен с расположением реквизитов прилагаемых к нему документов строго в следующей последовательности: номер документа и условное обозначение (вид) операции; в кредитовом авизо - номер счета плательщика в филиале "А", затем номер счета получателя в филиале "Б" и сумма документа; в дебетовом авизо - номер счета получателя, затем номер счета плательщика и сумма.

Перечни должны составляться на клавишных вычислительных машинах.

Составление перечней на клавишных вычислительных машинах производится при настройке их на лицевой счет через два интервала.

Если в перечень, напечатанный на бестекстовой машине, включаются перечисления по таким операциям, для которых нужно обязательно указывать их содержание и наименование получателей (в перечне к сводном кредитовому авизо) или плательщиков (в перечне к сводному дебитовому авизо), то нужный текст дописывается в перечне на пишущей машине либо от руки. При этом содержание операции вписывается в виде примечания. В перечне вместо наименования прилагаемого документа указывается его условное обозначение согласно п.431.

Перечень к сводному авизо составляется в двух экземплярах. Каждый лист первого экземпляра заверяется теми же подписями, которыми снабжено сводное авизо, а также оттиском печати филиала "А" и отсылается филиалу "Б" вместе с указанными в перечне документами при первом экземпляре комплекта карточек по МФО. Второй экземпляр перечня остается в филиале "А" и хранится при копии авизо (третьем экземпляре комплекта карточек) или в документах дня. Каждый лист второго экземпляра оформляется теми же подписями, что и первый экземпляр перечня.

Исправления в перечне не допускаются, кроме исправлений номеров счетов клиентов в филиалах "А" и "Б", при этом в филиале "А" эти исправления оформляются подписями ответственного исполнителя и главного бухгалтера или его заместителя либо начальника отдела, и оттиском печати. В филиале"А" разрешается также исключение документа из перечня с оформлением исправлений в вышеизложенном порядке. В перечне к сводному авизо в филиале "А" может быть исправлен номер авизо, но такое исправление допускается только в том случае, когда имеет место изменение общей суммы перечня. Исправление в таком перечне как номера авизо, так и общей суммы перечня заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя, с проставлением оттисков печати филиала "А" на каждом исправлении.

По суммам, включенным в перечень к сводным кредитовым авизо без наименований клиентов филиала "Б", прилагаемые к перечню документы, кроме копий платежных требований, имеющих штамп филиалов, принявших их на инкассо, скрепляются штампом филиала "А".

Переводы, подлежащие снабжению шифром или требующие контрольной подписи, в сводное авизо включаться не должны. Последние могут включаться в отдельное сводное авизо. В таком случае шифр указывается в перечне по каждой отдельной сумме.

Не допускается включать в сводное авизо по операциям текущего года те суммы, которые подлежат зачислению в филиале "Б" заключительными оборотами истекшего года.

При составлении сводных дебетовых авизо суммы оплаченных чеков из лимитированных и нелимитированных книжек могут включаться в перечни к сводному авизо итогами по реестрам с указанием номеров прилагаемых реестров.

В перечень к сводном авизо могут включаться данные сводных поручений клиентов при условии обязательного указания в перечне реквизитов каждой частной суммы поручения. В этом случае копия сводного поручения, прилагаемого к перечню, заверяется штампом банка филиала "А".

В случае составления отдельного авизо на общую сумму сводного поручения к авизо прилагаются два экземпляра этого поручения, один из которых, предназначенный для хранения в документах банка филиала "Б", заверяется подписями, которыми подписано авизо и оттиском печати филиала "А".

В случае приложения к авизо двух экземпляров сводного требования расчетной конторы для списания сумм со счетов разных плательщиков экземпляр сводного требования, предназначенный для хранения в документах филиала "Б", заверяется подписью ответственного работника и оттиском печати филиала "А".

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 после пункта 432 вводится абзац следующего содержания

При расчетах с одногородними учреждениями банков в качестве приложения к авизо по МФО допускается использование описей, включающих суммы каждого документа и итог всех включенных в опись сумм.

433. Допускается включение в одно почтовое авизо двух или более операций, по которым в филиале "Б" кредитуется или дебетуется один лицевой счет, в частности, при перечислении платежей разных плательщиков по платежным требованиям одного поставщика.

Если авизо составлено на общую сумму платежей разных плательщиков по платежным требованиям одного поставщика, номер счета поставщика указывается на лицевой стороне авизо, а номер счетов плательщиков, номера документов и суммы платежей по каждому плательщику - на обороте авизо.

Данные, помещенные на обороте авизо, должны быть заверены на первом экземпляре комплекта теми же подписями, которыми оформлено авизо.

434. Выдача авизо на руки клиентам для передачи их филиалам "Б" запрещается.

435. После проверки возможности выполнения операции в корреспонденции со счетом начальных МФО ответственных исполнитель подписывает оба экземпляра документа, на основании которого совершаются операции, например, платежного поручения, платежного требования, реестра, мемориального ордера, и направляет второй экземпляр для изготовления по нему комплекта карточек 04018024 или 04018029.

По усмотрению главного бухгалтера при значительном объеме операций по МФО первые экземпляры документов могут предварительно подсчитываться на суммирующей машине для последующей проверки соответствия итога авизо по МФО с итогом документов, послуживших основанием для изготовления авизо.

Напечатанный комплект карточек МФО со вторым экземпляром документа передается ответственному исполнителю. Последний, убедившись в наличии своей подписи на документе, проверяет правильность изготовления комплекта карточек, подписывает авизо и его копию (первый и третий экземпляры комплекта), после чего скрепляет авизо со вторым экземпляром документа.

Если авизо не включает наименование клиента филиала "Б", то на приложениях к нему проставляется штамп учреждения банка (кроме копий платежных требований со штампом филиалов, принявших их на инкассо).

436. Если по характеру операции авизо должно быть проверено контролирующим работником (см. пп. 299-304), ответственный исполнитель подписывает авизо и передает его контролирующему работнику вместе с первым экземпляром документа. Проверив операцию, контролирующий работник подписывает документ, авизо и копию авизо, после чего первый экземпляр документа и авизо возвращается ответственному исполнителю, который направляет документ в установленном порядке на вычислительные машины для отражения по балансу.

Если операция подлежит проверке главным бухгалтером или его заместителем либо начальником отдела, контролирующее лицо или контролер бригады, не подписывая авизо, передает его вместе с первым экземпляром документа указанным должностным лицам для проверки и подписания.

437. После того, как авизо проверено и подписано, все три экземпляра комплекта карточек со вторым экземпляром документа передаются работнику по шифру. Последний проверяет наличие и подлинность подписи ответственного исполнителя на авизо, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю - также подписи полномочного контролирующего работника и скрепляет авизо оттиском печати. Если по характеру и сумме операции авизо подлежит снабжению шифром, этот шифр проставляется на первом и третьем экземплярах комплекта.

Оформленный первый экземпляр комплекта карточек с приложениями передается в экспедицию для отсылки филиалу "Б", а остальные два экземпляра - работнику по МФО.

438. В подразделениях и всесоюзных объединениях начальные авизо по МФО оформляются в указанном выше порядке и соответствующие экземпляры комплекта авизо передаются во всесоюзное объединение, которое осуществляет операции, связанные с межфилиальными оборотами.

Оформленный первый экземпляр комплекта карточек с приложениями (не требующий шифра) передается в экспедицию для отсылки филиалу "Б".

Если по характеру и сумме операции авизо подлежит снабжению шифром, первый экземпляр авизо по МФО, снабженный оттиском печати, передается работнику по шифру (по почтовым авизо вместе с приложениями, по телеграфным - с дополнительной копией авизо при описи); этот шифр проставляется на первом экземпляре авизо. Затем работник по шифру передает эти документы в экспедицию или на телеграф (по телеграфным авизо).

439. В учреждениях банка должен быть установлен строгий контроль за тем, чтобы ни в коем случае не допускалась отсылка кредитовых авизо с приложениями, не заверенными штампом банка, если авизо или перечни к сводным авизо составляются без указания наименования клиентов филиала "Б".

440. В целях ускорения документооборота по начальным МФО рекомендуется централизовать оформление авизо путем возложения этой работы на специально выделенных ответственных исполнителей по МФО.

При этом порядке оба экземпляра документа по начальным МФО направляются операционными работниками ответственному исполнителю по МФО. Последний проверяет наличие и подлинность подписи операционного работника на документе, убеждается в полном соответствии между собой первого и второго экземпляров документа, подписывает оба экземпляра и первый из них возвращает ответственному исполнителю для подкладки его к соответствующему лицевому счету или направляет на вычислительные машины. Второй экземпляр документа направляется для изготовления авизо. Первые экземпляры документов дополнительно подсчитываются для последующей сверки итога этих документов с итогом МФО за день.

Изготовленные комплекты карточек по МФО вместе с документами, на основании которых они составлены, поступают к ответственному исполнителю по МФО. Убедившись в наличии своей подписи на документе, исполнитель проставляет на нем штамп (если не имеется штампа филиала, принявшего документ на инкассо, и в авизо не включается наименование клиента филиала "Б"), проверяет и подписывает авизо и его копию, в необходимых случаях получает подпись контролирующего лица (п.436) и направляет авизо с приложениями работнику по шифру. Работник по шифру, после снабжения авизо оттиском печати и в необходимых случаях шифром, первый экземпляр комплекта карточек по МФО вместе с приложением передает в экспедицию для отсылки филиалу "Б", а остальные два экземпляра возвращает ответственному исполнителю по МФО.

441. Если применяются сводные авизо, ответственный исполнитель по МФО группирует вторые экземпляры документам по филиалам "Б". В конце дня по ним составляется на каждую группу документов перечень в двух экземплярах, а также сводное авизо на общий итог перечня.

Чтобы не откладывать эту работу до конца дня, рекомендуется составлять перечни в два приема: первый раз - примерно за час до окончания операционного дня с выведением частного итога по документам, накопившимся к этому времени, а второй раз - с выведением общего итога за день по данному филиалу "Б" и составлением сводного авизо, после окончания всех бухгалтерских проводок в корреспонденции со счетом N 8300.

Ответственный исполнитель по МФО сверяет все реквизиты перечней с данными документов, сличает суммы сводных авизо с итогами соответствующих перечней, подписывает авизо и оба экземпляра перечней, отделяет авизо и первые экземпляры перечней и направляет их для скрепления оттиском печати и последующей передачи вместе с приложениями в экспедицию для отсылки филиалам "Б".

442. При совершении телеграфного кредитного оборота заполняется комплект карточек 04018026, состоящий из трех экземпляров:

первый экземпляр - "телеграмма" - отсылается на телеграф;

второй экземпляр - "отчетная кредитовая карточка" - отсылается при отчетной ведомости по МФО Главному ВЦ Госбанка СССР;

третий экземпляр - "копия кредитового телеграфного авизо" - остается в филиале "А" и служит аналитическим учетом по счету начальных МФО.

При совершении телеграфного дебетового оборота в таком же порядке заполняется и используется комплект карточек 04018031.

В телеграфных авизо сумма обозначается только цифрами без применения телеграфного кода. Если сумма в целых рублях, то слова "рублей" в телеграмму не включается. После суммы в копейках указывается слово "копеек". При перечислении платежей по платежным требованиям в телеграфных авизо указываются полные номера оплаченных требований (с включением всех знаков номера). Из типографского номера авизо в телеграмме указываются три последних знака.

Включение в одно телеграфное авизо сумм, подлежащих на разные лицевые счета или списанию с разных лицевых счетов в филиале "Б" не допускаются.

Документооборот по телеграфным поручениям строится так же, как и по почтовым. Второй экземпляр платежного поручения или платежного требования после составления и проверки телеграфного авизо по МФО может быть использован для взыскания телеграфных расходов. В подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР, для взыскания с внешнеторговых организаций телеграфных расходов, используется дополнительный экземпляр телеграммы, получаемый при печатании комплекта карточек 04018026 и 04018031 путем подкладывания листа бумаги. Эти копии передаются по истечении месяца ответственным исполнителям по МФО в соответствующее подразделение для централизованного взыскания телеграфных расходов.

443. Учреждения банка в телеграфных авизо по МФО, а также в аккредитивных телеграммах в начале текста (после шифра) проставляют свой условный номер по МФО.

444. При необходимости изменения сумм или аннулировании уже отосланных авизо филиалу "Б" посылаются по телеграфу соответствующие дополнительные или исправленные авизо либо требования возвратить авизо без проводки (кодовое слово "ТАШЧО"), в последнем случае должен быть установлен контроль за возвратом авизо. При необходимости исключения или исправления отдельных сумм, включенных в перечень к сводному авизо, посылаются по телеграфу дополнительные дебетовые или кредитовые авизо.

В затруднительных случаях учреждения банка должны запрашивать указания о порядке исправления конкретных ошибок от Центральной бухгалтерии Внешторгбанка СССР.

445. Вторые и третьи экземпляры карточек по всем начальным оборотам за день рассортировываются в конце дня на дебетовые и кредитовые, а внутри тех и других - на почтовые и телеграфные.

Вторые и отдельно третьи экземпляры подсчитываются на суммирующей машине, и итоги сверяются с итогами оборотов по дебету и кредиту счета начальных МФО в бухгалтерском журнале (сводке оборотов) или лицевом счете, составленном на ЭВМ.

Затем вторые экземпляры карточек скрепляются (отдельно дебетовые и кредитовые) и вместе с контрольными лентами подсчета хранятся до их отсылки при отчетности в порядке, указанном ниже. Третьи экземпляры карточек служат аналитическим учетом по счету N 8300. Подобранные в указанном порядке, они вместе с контрольными лентами подсчета брошюруются в крупных учреждениях банка по дням проводок, а в не больших учреждениях - по месяцам и передаются в текущий архив.

446. Отчетность по начальным МФО представляется отделениями Внешторгбанка в зависимости от объема их операций ежедневно или по пятидневкам согласно указаниям Центральной бухгалтерии.

447. За каждый отчетный период, установленный для данного учреждения банка, им составляется отчетная ведомость по счету N 8300 на бланках 04018034 в других экземплярах.

Первый экземпляр этой ведомости вместе с отчетными карточками и контрольными лентами их подсчета отсылается Главному Вычислительному Центру Госбанка СССР, а второй экземпляр остается в филиале "А" и служит журналом к счету N 8300.

Данные отчетных ведомостей должны быть сверены с соответствующими данными синтетического учета за этот же период.

При наличии ошибочных и исправительных оборотов, по которым авизо не высылались, суммы этих оборотов в отчетную ведомость не включаются, а показываются на оборотной стороне отчетных ведомостей с соответствующими пояснениями за подписью главного бухгалтера.

Правильность составления отчетности и соответствие указанных в ней оборотов и остатков данным бухгалтерского журнала (сводки оборотов) или лицевого счета и баланса учреждения банка должны быть заверены подписью главного бухгалтера или его заместителя.

448. Отчетные ведомости нумеруются порядковыми номерами с начала года. Отчетные карточки прилагаются к ведомости сгруппированными по дням начального периода, а внутри каждого дня - телеграфные впереди почтовых.

Ведомость 04018034 с приложенными к ней отчетными карточками высылается Главному Вычислительному Центру Госбанка СССР в отдельном пакете не позднее дня, следующего за окончанием очередного отчетного периода.