Приложение 13. Примерный тематический перечень последующих проверок учетно-операционной работы в подразделениях и учреждениях Внешторгбанка СССР

Приложение 13
(к п. 319 инструкции)

Примерный тематический перечень
последующих проверок учетно-операционной работы в подразделениях и учреждениях Внешторгбанка СССР

1. Проверке подвергаются, как правило, действующие лицевые счета, аккредитивные и инкассовые документы, долговые обязательства по иностранным кредитам (тратты, векселя, гарантии, расписания платежей и др.), карточка учета средств, выданных на зарплату, авизо по МФО и другие документы, а также расчетно-денежные документы по операциям последних перед проверкой дней. К документам за более ранние периоды проверяющий обращается в тех случаях, когда на данному участке работы выявляются недостатки, по которым требуется выяснить, в течение какого периода они допускались, к каким последствиям привели и какие меры надо принять для ликвидации этих последствий.

Проверка работы ответственных исполнителей, операционных групп или отделов

2. В ходе проведения проверок проверяющие обращают особое внимание на следующие вопросы:

2.1. Своевременность получения, отражения в бухгалтерском учете и отсылки расчетно-денежных документов: не датируются ли экспедицией поступившие расчетно-денежные документы следующим днем; правильность применения экспедицией штемпеля "Вечерняя почта"; своевременно ли передаются операционным работникам расчетно-денежные документы по мере их поступления; своевременно ли проводятся по соответствующим счетам поступившие расчетно-денежные документы; не допускаются ли операционными работниками задержки в передаче расчетно-денежных документов в экспедицию для их отсылки, своевременно ли отсылаются расчетно-денежные документы. Проверка производится по корреспонденции, находящейся в экспедиции, в течение нескольких дней.

2.2. Правильность юридического оформления действующих расчетных документов, текущих, ссудных и корреспондентских счетов. Все ли необходимые документы имеются в делах по юридическому оформлению счетов и правильно ли они оформлены. Проверяющий должен убедиться, что лицевые счета по кредитам в иностранной валюте, предоставленные по межбанковским соглашениям, ведутся в соответствии с этими соглашениями, что корреспондентские счета "Ностро" и "Лоро" и клиринговые счета открыты на основании соответствующих распоряжений по банку, а также проверить, имеются ли по всем счетам, с которых могут оплачиваться платежные поручения и денежные чеки, надлежаще оформленные образцы подписей, зарегистрированы ли в них номера выданных чеков.

2.3. Правильность приема к исполнению расчетно-денежных документов. Проверка производится как путем наблюдения за работой исполнителей, так и по лицевым счетам, мемориальным ордерам и кассовым документам (документы берутся за 3-4 дня). Первоначально проверяется законность операций, оформленных просмотренными расчетно-денежными документами. Соответствуют ли операции характеру деятельности клиента и целевому назначению тех счетов, по которым они отражены.

Затем проверяется правильность оформления и подписания документов клиентами, корреспондентами и работниками банка; все ли документы выписаны на утвержденных бланках в соответствии с установленными правилами Госбанка СССР и Внешторгбанка СССР по данной операции; соблюдается ли целевое назначение счетов и соответствуют ли операции по ним роду деятельности владельца счета; нет ли признаков исправлений или дописок в обозначении сумм и соответствуют ли суммы цифрами суммам, повторенным прописью, если такое повторение требуется; прочеркнуты ли свободные места в чеках во избежание дописок; имеются ли на документе установленные подписи и оттиск печати, разрешительные визы валютных органов и соответствуют ли они заявленным образцам; соответствуют ли номера оплаченных дорожных чеков номерам, зарегистрированным в карточке с образцами подписей; правильно ли сделаны отметки о предъявлении паспорта получателя на именных чеках, расходных ордерах и других кассовых документах; имеются ли на них расписки в получении денег и ценностей.

Правильность оформления представляемых контролируемыми предприятиями и организациями справок о начисленной заработной плате, а также осуществления контроля за выдачей средств в пределах утвержденного на квартал фонда заработной платы, состояние учета средств, выданных на заработную плату. Указанные справки берутся за период не менее двух кварталов по 3-5 клиентам. Проверяющий должен также сверить данные в справках о суммах, выданных авансом, и произведенных удержаний из заработной платы с записями в карточках учета средств, выданных на заработную плату. Кроме того, проверяется соблюдение сроков выплаты заработной платы по графику и своевременность перечисления взносов по социальному страхованию и удержанных из заработной платы рабочих и служащих сумм налогов и платежей за товары, проданные в кредит. Проверяется также осуществление контроля за соблюдением клиентами установленных лимитов расходования денег на командировочные расходы, а также за выдачей денег на хозяйственные операции в пределах, установленных сметой. Такая проверка производится по нескольким счетам клиентов за период по усмотрению проверяющего.

При проверке документов одновременно проверяется правильность установления сроков валютирования, сроков оплаты, правильность начисления и взыскания комиссии, пени по несвоевременно оплаченным документам, телеграфных расходов и других сумм по операциям банка, а также правильность и своевременность зачисления этих сумм на соответствующий счет баланса; осуществление старшим по должности работником банка дополнительного контроля по тем операциям, по которым такой контроль установлен, а также контроля руководителем, главным бухгалтером подразделения, учреждения или их заместителями операций, подлежащих проверке ими.

При проверке правильность оформления операций по мемориальным документам проверяется правильность оформления, хранения и наличие в сшиве всех отраженных в бухгалтерском учете за день расчетно-денежных документов, в том числе полнота приложений к сводным документам. Особое внимание уделяется правильности оформления и правомерности подписания документов работниками банка, законности совершения операций, правомерности внесения и правильности оформления исправлений в номерах счетов клиентов на расчетно-денежных документах.

2.4. Соответствие аналитического учета синтетическому по счетам, ведущимся данным исполнителем, на день проверки или на другую дату по усмотрению проверяющего.

По счетам, учет по которым не ведется на ЭВМ, сверка производится путем подсчета остатков лицевых счетов на счетной машине и сличения итогов с данными сводных карточек и ежедневного баланса. Предварительно проверяющий должен убедиться, что все подсчитываемые лицевые счета, подлежащие регистрации, записаны в книге, что по расчетным и текущим счетам имеются дела юридического оформления. По внебалансовым счетам подсчитываются лицевые счета или документы, находящиеся в картотеках к этим счетам.

Вместе с тем следует проверить, правильно ли производится ежедневная сверка аналитического учета с синтетическим в соответствии с установленным порядком этой сверки и правильно ли ведутся сводные карточки по балансовым и внебалансовым счетам, а также качество ведения лицевых счетов, операционных журналов и других материалов аналитического учета.

В условиях ведения учета на ЭВМ сверка производится только по счетам, по которым ведется картотека с документами, путем сличения этих документов с позицией остатков.

2.5. Правильность оформления и подписания выписок из лицевых счетов и приложений к ним, своевременность выдачи или высылки выписок клиентов и иностранным корреспондентам. Проверка производится по всем невыданным выпискам и на выборку по записям в карточках выдачи за истекшее время. Одновременно проверяется наличие доверенностей на получение выписок по тем счетам, по которым выписки получают лица, не имеющие права подписывать поручения и чеки по счету и наличие распоряжения руководителя учреждения Внешторгбанка СССР о выдаче выписок без расписок получателей, если не имеется их расписок. В подразделениях и учреждениях банка, пользующихся для выдачи выписок абонентскими ящиками, проверяется наличие заявлений с расписками о выдаче ключей от абонентских ящиков.

2.6. Правильность подсчета процентных чисел, начисления процентов, своевременность и правильность отражения в установленные сроки этих сумм по бухгалтерскому учету. Проверка производится за квартал по всем тем счетам, по которым установлено начисление процентов. При проверке используются лицевые счета либо карточки для подсчета процентных чисел и соответствующие ведомости. При осуществлении контроля за полнотой списания и зачисления по назначению сумм начисленных процентов проверяется правильность отражения сумм процентов по дебету и кредиту счетов доходов и расходов банка и соответствующих счетов клиентов. Кроме того, проверяется правильность подсчета итогов сумм начисленных процентов, выведенных в процентных ведомостях. Предварительно проверяется, оформлены ли ведомости подписями главного бухгалтера или его заместителя либо тем работником, которому поручена проверка начисления процентов. Правильность начисления процентов проверяется выборочно по отдельным лицевым счетам, чтобы убедиться в правильности применения процентных ставок.

Правильность записи сумм процентов по дебету и кредиту соответствующих лицевых счетов проверяется по всем счетам за проверяемый квартал.

При начислении процентов на ЭВМ проверяется правильность ввода процентных ставок, полнота включения счетов в ведомости начисленных процентов, своевременность отражения операций в учете, а также полнота списания и зачисления сумм начисленных процентов по назначению.

2.7. Соблюдение графика документооборота, подачи документов на ВЦ и графика обслуживания клиентов. Проверяющий должен в течение нескольких дней убедиться в соблюдении графика документооборота, выяснить причины задержек прохождения документов и информировать руководство для принятия мер по устранению установленных задержек. Одновременно проверяется своевременность изъятия и передачи ответственным исполнителям расчетноденежных документов, поступивших от клиентов через специальные ящики и лиц, выделенных для приема документов в тех учреждениях банка, где выдача документов производится через абонементные ящики, а также проверяется своевременность возврата клиентам не принятых к исполнению документов с указанием причин возврата. Выясняется, не имеют ли место очереди клиентов в банке; устанавливается, чем это вызвано и как возможно улучшить обслуживание клиентов. Проверяется, не устарели ли графики, вносятся ли в них необходимые изменения.

2.8. Соблюдение установленного порядка исправления неправильных записей и учета ошибаемости.

2.9. Состояние контроля и учета использования бланков, справок, выдаваемых иностранным гражданам при обмене иностранной валюты на рубли; лицевых счетов с типографской нумерацией и защитной сеткой на выписках и других бланков строгой отчетности по операциям банка; соблюдение установленного порядка учета, их выдачи, хранения, а также уничтожения испорченных бланков. Осуществляя проверку постановки учета и контроля за использованием бланков лицевых счетов с типографской нумерацией и защитной сеткой на выписках, проверяющий должен убедиться в наличии и правильном использовании всех бланков лицевых счетов, выданных ответственному исполнителю в проверяемом периоде. Такая проверка производится по данным книги учета использования бланков лицевых счетов, наличия лицевых счетов в сшивах и картотеках, а также неиспользованных бланков у ответственных исполнителей.

2.10. Соблюдение порядка использования в работе печатей и штампов. Устанавливается наличие у ответственных исполнителей и других работников закрепленных за ними по книге учета печатей и штампов, порядок использования их в работе; обеспечение сохранности, хранение в местах, недоступных для клиентов и других посторонних лиц с тем, чтобы исключить возможность их утери и использования в незаконных целях. Проверяется также, обеспечено ли надежное хранение печатей и штампов в нерабочее время.

2.11. Соблюдение установленного порядка формирования бухгалтерских документов, подбора и хранения лицевых счетов за текущий месяц путем полистного просмотра лицевых счетов.

2.12. Соблюдение установленного порядка передачи бухгалтерских документов в архив и их хранение; своевременно ли передаются документы в архив; правильно ли оформлены архивные описи; не нарушается ли установленный порядок хранения документов в архиве и выдача их для наведения по ним справок.

2.13. Состояние списков иностранных корреспондентов и учреждений Госбанка СССР; вносятся ли в эти списки дополнения и изменения.

2.14. Своевременность и правильность ответов на заявления, запросы и рекламации клиентов и иностранных корреспондентов.

2.15. Правильность применения телеграфного кода при авизовании сумм.

3. Кроме приведенных выше вопросов, имеющих общий характер, последующему контролю подвергаются также следующие основные виды операций и участки работ:

3.1. По инкассовым операциям:

а) соблюдение установленного порядка приема инкассовых документов (платежных требований, инкассовых поручений, реестров, чеков);

б) своевременность и правильность регистрации инкассовых документов, ведения журналов регистрации;

в) правильность оформления инкассовых документов; г) обоснованность возвратов инкассовых документов (по экспортным и внутрисоюзным расчетам); д) правильность исчисления сроков платежа; е)

правильность приема документов в обеспечение кредита под расчетные документы в пути; своевременность списания платежных требований и реестров под обеспечения кредита; своевременность посылки запросов по длительно неоплачиваемым требованиям (по внутрисоюзным расчетам);

ж) своевременность и правильность приема и оформления отказов от акцепта; правильность указания причин отказов (кроме неторговых расчетов);

з) своевременность посылки извещений об отсутствии средств у плательщика (по внутрисоюзным расчетам);

и) правильность начисления и взыскания пени по не оплаченным в срок счетам-платежным требованиям (по внутрисоюзным расчетам);

к) правильность начисления и взыскания с клиентов и иностранных банков сумм комиссии (кроме внутрисоюзных расчетов); телеграфных расходов (по импортным расчетам);

л) своевременность и правильность отражения в бухгалтерском учете операций по:

оприходованию инкассовых документов;

отказам от акцепта;

оплате инкассовых документов;

м) правильность хранения документов в картотеках к внебалансовым счетам и ведения лицевых счетов по ним. Соответствие наличия документов в инкассовых картотеках данным лицевых счетов и остаткам соответствующих внебалансовых счетов;

н) своевременность посылки запросов иностранным банкам, банкам-поставщикам и внешнеторговым организациям и направления ответов на их запросы; своевременность и правильность ведения переписки по инкассовым операциям.

3.2. По аккредитивным операциям:

а) соблюдение правил открытия и оформления аккредитивов и изменений условий по ним;

б) своевременность и правильность регистрации открываемых аккредитивов, ведения журналов регистрации;

в) своевременность передачи экспортных аккредитивов и изменений условий по ним на исполнение учреждениям Госбанка и отделениям Внешторгбанка СССР (по экспортным расчетам);

г) соблюдение иностранными банками и Внешторгбанком СССР правил оформления писем, при которых отсылаются (поступают) товарносопроводительные документы;

д) правильность исчисления сроков платежа;

е) правильность начисления и взыскания комиссии, почтово-телеграфных расходов;

ж) своевременность и правильность закрытия аккредитивов;

з) своевременность и правильность отражения в бухгалтерском учете операций по:

открытию аккредитивов;

оплате расчетно-денежных документов, полученных от клиентов и иностранных банков;

закрытию аккредитивов и возврату неиспользованных остатков на счета клиентов и иностранных банков;

и) правильность ведения досье по аккредитивам;

к) своевременность и правильность ведения переписки по аккредитивным операциям.

3.3. По переводным операциям:

а) своевременность и правильность оформления документов по переводным операциям (заявление на перевод, поручение) (кроме экспортных расчетов);

б) своевременность и правильность отражения в бухгалтерском учете операций по:

зачислению средств на счета переводополучателей;

осуществлению безналичных перечислений за счет переведенных средств (по внутрисоюзным расчетам);

по счету "Невыплаченные переводы из-за границы" (по неторговым расчетам);

в) своевременность и правильность ведения переписки по банковским переводам.

3.4. По кредитным операциям:

а) правильность совершения операций по использованию кредитов:

соблюдение правил открытия, оформления и ведения лицевых счетов, позиций (субпозиций) и карточек основных условий кредита;

правильность ведения журналов и книг регистрации;

правильность оформления внешнеторговыми организациями товарных и расчетно-денежных документов на отгруженные товары и оказанные услуги в счет кредита; законность проводимых операций. Проверка производится по документам, представляемым внешнеторговыми организациями, и досье;

правильность исчисления сроков инкассовых поручений иностранных банков;

своевременность и правильность отражения в бухгалтерском учете операций по использованию кредитов. Правильность оплаты счетов в пределах остатков бюджетных средств (операции государственных кредитов). Проверка производится на основании сообщений об открытых кредитах по бюджетным счетам в Управлении по кассовому исполнению Государственного бюджета СССР Правления Госбанка СССР;

своевременность получения подтверждений остатков по кредитным счетам; правильность составления и своевременность отсылки сообщений о суммах остатков, выполнения графика запросов; ведение книг регистрации подтверждений остатков;

б) правильность оформления задолженности по кредитам:

правильность оформления и своевременность направления иностранным банкам векселей и других обязательств по задолженности;

своевременность и правильность составления и согласования с иностранными банками расписаний платежей. Проверка производится по данным лицевых счетов, письмам и протоколам о завершении поставок, соглашениям и контрактам;

в) правильность совершения операций по погашению кредитов:

правильность определения сроков валютирования, указания котировок счетов, расчета валюты платежа; своевременность отсылки иностранным банкам сообщений об осуществлении платежей;

правильность составления справок просроченных платежей; своевременность и правильность ведения переписки по урегулированию просроченной задолженности;

своевременность и правильность отражения в бухгалтерском учете операций по погашению кредитов;

своевременность и правильность оплаты процентов, взыскания комиссии и других расходов, предусмотренных соглашениями.

3.5. По межфилиальным оборотам:

а) правильность оформления полученных и отсылаемых авизо по МФО; применение сводных авизо; внесение своевременных дополнений и изменений в список учреждений банка;

б) своевременность квитовки авизо по табуляграммам;

в) соответствие наличия несквитованных авизо данным лицевых счетов по счету N 8400 и остатку по балансу;

г) своевременность посылки запросов и рекламаций по МФО и ответов на запросы и рекламации;

д) своевременность отражения по балансу ответных авизо по МФО, в том числе дубликатов;

е) соблюдение установленного порядка контроля за использованием бланков авизо по МФО.

3.6. Правильность оформления выдаваемых лимитированных и нелимитированных чековых книжек, лимитированных справок и операций по оплате чеков из этих книжек.

3.7. Правильность применения и оформления акцепта платежных поручений.

3.8. Правильность ведения картотеки срочных обязательств, срочных карточек по выданным ссудам.

3.9. Соблюдение очередности оплаты претензий, полнота использования средств на погашение претензий с расчетных, текущих и других счетов, а также полнота зачисления по назначению сумм начисленной пени по просроченным оплатой документам. Проверка производится по нескольким клиентам, к счетам которых часто имеются претензии, за период, устанавливаемый по усмотрению главного бухгалтера. Для проверки используются лицевые счета по просроченным ссудам; лицевые счета к картотеке 2 и ведомость платежных требований по претензиям к расчетным счетам; заявки на бронирование средств для выплаты заработной платы; разрешения на выдачу средств на неотложные нужды в данном квартале; документы, находящиеся в картотеке 2 на день проверки; лицевые счета, с которых оплачиваются претензии.

Проверяющий должен убедиться, правильно ли по группам очередности хранятся документы в картотеке 2, не имеется ли в ней необоснованно задержанных оплатой документов, подлежащих оплате за счет платежного кредита, предоставляемого при временных затруднениях плательщиков, и установить по записям в лицевом счете, не оплачивались ли после поступления в картотеку 2 находящихся в ней документов претензии более поздней против них очередности, а также обращены ли в погашение имеющихся претензий свободные остатки средств на оплату претензий за истекшее время путем сличения данных об остатках по лицевому счету к картотеке 2 с остатком средств на расчетном счете с учетом наличия заявок на бронирование заработной платы и размеров выдачи средств на неотложные нужды.

При проверке правильности начисления и взыскания пени производится (выборочно) проверка полноты перечисления сумм начисленной пени на соответствующие счета получателей, при этом проверяется по иногородним расчетам правильность включения сумм пени в авизо по начальным МФО, при местных расчетах - зачисление сумм по лицевым счетам получателей.

3.10. Своевременность регистрации и учета поступлений от иностранных банков:

а) соблюдение порядка принятия на позицию телеграфных и почтовых авизо иностранных банков-корреспондентов;

б) правильность ведения позиционных карточек и контрольных листов;

в) правильность и своевременность отсылки по назначению документов, учитываемых по валютной позиции;

г) своевременность и правильность составления раккордов;

д) своевременность и правильность ведения переписки.

3.11. Своевременность и правильность отражения в бухгалтерском учете конверсионных, депозитных операций, а также операций по начислению брокерской комиссии (по экспортным операциям).

3.12. Своевременность получения подтверждений остатков по счетам в банке; своевременность и правильность ведения переписки по подтверждению остатков.

Тематические проверки

4. Рекомендуются следующие темы проверок состояния отдельных участков учетно-операционной работы в подразделениях, учреждениях Внешторгбанка в целом:

а) соответствие аналитического учета синтетическому;

б) правильность юридического оформления открытых счетов;

в) законность и правильность оформления операций, соблюдение режима счетов (по мемориальным и кассовым документам);

г) соблюдение очередности и своевременности оплаты претензий;

д) организация обслуживания клиентов;

е) постановка учета бланков лицевых счетов с типографской нумерацией и защитной сеткой на выписках и бланков строгой отчетности и контроля за их использованием;

ж) своевременность получения, изъятия из специальных ящиков, отражения в бухгалтерском учете и отсылки расчетно-денежных документов;

з) своевременность рассмотрения и правильность исполнения жалоб, писем и заявлений;

и) соблюдение установленного порядка передачи документов в архив и их хранение;

к) правильность исправления ошибок;

л) наличие, правильность использования в работе и соблюдение порядка учета и хранения печатей и штампов;

м) правильность начисления и взыскания пени;

н) состояние учета средств, выданных на заработную плату клиентам;

о) правильность оформления мемориальных, кассовых и внебалансовых ордеров.

По усмотрению руководителей и главных бухгалтеров подразделений, учреждений банков объекты последующих проверок могут быть расширены, а охват углублен в отношении отдельных работников или участков работы, требующих особого внимания в связи с наличием серьезных недостатков.