Глава III. Порядок проверки материалов аналитического и синтетического учета (п.п. 372 - 392)

Глава III
Порядок проверки материалов аналитического и синтетического учета

372. В условиях применения клавишных и вычислительных машин проверка материалов аналитического и синтетического учета осуществляется в следующем порядке:

показанный в лицевом счете входящий остаток сличается с исходящим остатком лицевого счета за предыдущий день (по счетам двойного исчисления сличаются остатки как в валюте, так и в рублях);

все реквизиты каждой записи в лицевом счете сличаются с реквизитами мемориального ордера и других документов, послуживших основанием для бухгалтерских записей.

При этом проверяется, все ли записи в лицевых счетах обоснованы соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций.

В удостоверение произведенной проверки ответственный исполнитель ставит свою подпись в лицевом счете после последней записи по счету.

В материалах аналитического учета, ведущихся в операционных журналах или сборных (групповых) счетах, работником, проверяющим правильность записей в них, при списании суммы делается отметка о ее списании путем проставления даты списания против записи о зачислении этой суммы на счет.

373. Проверка записей в лицевых счетах по операциям, подлежащим дополнительному контролю, производится теми работниками, на которых возложен контроль этих операций.

374. Проверка лицевых счетов производится в день совершения операций.

375. По мере сверки записей в лицевых счетах с документами ответственный исполнитель в необходимых случаях вносит исправления в лицевой счет, выписку из него, бухгалтерский журнал и сводную карточку.

376. Проверка бухгалтерских журналов, составленных одновременно с лицевыми счетами на бухгалтерских автоматах, осуществляется путем сопоставления общих итогов оборотов за день по дебетовой и кредитовой стороне. В случае отсутствия тождества этих итогов после проверки записей в лицевых счетах ответственными исполнителями дебетовые документы пересортировываются в разрезе кредитуемых счетов (при этом учитываются суммы кассовых оборотов, дебетовых авизо), подсчитываются их суммы по балансовым счетам и полученные итоги сверяются с соответствующими итогами, выведенными в бухгалтерском журнале по кредитовой стороне.

Работник, ответственный за сверку аналитического учета с синтетическим, подписывает проверенный бухгалтерский журнал либо сводку оборотов с выведенными в них общими итогами оборотов по всем балансовым счетам, равными по дебету и кредиту. В таком же порядке заверяются записи в сводных карточках по внебалансовым счетам, а также бухгалтерский журнал по этим счетам, сверенный с данными аналитического учета и сбалансированный, исходя из оборотов за день и предыдущего остатка.

Проверенные бухгалтерские журналы либо сводка оборотов по балансовым счетам, а также бухгалтерский журнал по внебалансовым счетам, подписанные работником, ответственным за сверку аналитического учета с синтетическим, передаются главному бухгалтеру в конце дня совершения операций или утром следующего дня. В бухгалтерских журналах по балансовым и внебалансовым счетам либо сводке оборотов по балансовым счетам за последний день месяца указываются итоги оборотов по счетам за месяц, подсчитанные по бухгалтерским журналам (сводкам оборотов) за все дни месяца.

377. Записанный в сводную карточку остаток заверяется подписью ответственного исполнителя в отведенной для этого колонке сводной карточки в удостоверение факта проверки им равенства остатка, указанного в сводной карточке, подсчитанному итогу остатков лицевых счетов, остаткам операционного журнала или сборного лицевого счета, кроме того, - итогу открытых сумм в операционном журнале, т.е. сумм, против которых нет отметок о списании.

Если сводная карточка заполнена на машине без вывода остатка и он внесен в нее отдельным процессом, то подпись ответственного исполнителя подтверждает также проверку им правильности вывода остатка в сводной карточке, исходя из записанных в ней сумм оборотов за день и предыдущего остатка.

378. В условиях ведения бухгалтерского учета на электронных вычислительных машинах проверка материалов аналитического и синтетического учета производится с учетом следующих особенностей:

378.1. Ответственные исполнители, ведущие аналитический учет по балансовым счетам, по получении изготовленных на ЭВМ лицевых счетов проверяют правильность отражения записей в них по мемориальным ордерам и другим документам, послужившим основанием для этих записей, по всем реквизитам. В подтверждение произведенной проверки ответственный исполнитель ставит свою подпись в лицевых счетах после последней записи по счету.

378.2. Поступившие от Вычислительного центра бухгалтерские выходные формы по внебалансовым счетам и документы, послужившие основанием для составления этих разработок, передаются в начале рабочего дня соответствующим операционным отделам для проверки.

Ответственные исполнители проверяют правильность перенесения в бухгалтерский журнал или лицевой счет соответствующих реквизитов с приходных и расходных внебалансовых ордеров или заменяющих их документов. Факт проверки журнала или лицевого счета подтверждается подписью исполнителя на этих документах.

Также при частичной оплате суммы документов, находящегося в картотеке по соответствующему внебалансовому счету, ответственный исполнитель сверяет сумму выведенного остатка в этом документе с суммой, указанной в позиции остатков. Факт проверки подтверждается подписью ответственного исполнителя в этой позиции.

По внебалансовому счету N 99400 ответственные исполнители сверяют обороты и исходящие остатки, а также итог ленты подсчета остатков действовавших за предыдущий день лицевых счетов (досье аккредитивов) с позиционной ведомостью оборотов и остатков и соответствующим итогом в этой ведомости. Факт проверки подтверждается подписью ответственного исполнителя в этой ведомости.

378.3. После произведенной проверки оприходованные документы по внебалансовым счетам N 99212-99215, 99360-99363, 99366, 99371-99373, 99375-99379, 99381-99384, 99391, 99393, 99395-99399, 99495-99498, 99605, 99620 помещаются в действующую картотеку по соответствующему счету. Списанные документы передаются в документы дня или хранятся в подразделении, учреждении банка, затем передаются в архив, а по счету N 99363 помещаются в дело (досье) аккредитива.

По другим внебалансовым счетам оприходованные и списанные документы передаются в документы дня.

378.4. Остатки лицевых счетов в иностранной валюте по балансовым счетам N 0780, 0782, 1782, 0783, 0784, 0785, 1785, 0786, 0787, 0788 и 0789 сверяются с остатками в валюте, выведенными на обложке дел (досье) аккредитивов.

378.5. Проверка записей в лицевых счетах бухгалтерских журналах по балансовым и внебалансовым счетам, произведенных на ЭВМ программным путем, работниками банка не осуществляется.

379. Проверка лицевых счетов и проверочных ведомостей, изготовляемых Вычислительным центром, производится операционными работниками утром следующего рабочего дня до начала операций с клиентами.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац первый пункта 380 настоящей Характеристики счетов внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

380. Ежемесячно на 1-е число месяца по всем балансовым и внебалансовым счетам составляются проверочные ведомости остатков аналитического учета с указанием номеров лицевых счетов и их остатков. По счетам, ведущимся в двойном исчислении, остатки в валюте не указываются. Проверочные ведомости составляются с итогами по счетам второго порядка. В проверочных ведомостях на 1 января остатки по счетам, ведущимся в двойном исчислении, указываются в валюте и рублях.

В условиях ведения учета на клавишных вычислительных машинах ответственный исполнитель сверяет сумму общего итога ведомости с суммой остатка, значащейся по сводной карточке соответствующего балансового или внебалансового счета.

381. В условиях ведения учета на ЭВМ, в случае если средством аналитического учета является документ, изготавливаемый на ЭВМ, сверка остатков лицевых счетов с остатками, значащимися в ведомости остатков лицевых счетов на 1-е число месяца, не производится. Суммы общего итога ведомостей по внебалансовым счетам на 1 января сверяются с суммой остатка в сводной ведомости оборотов и остатков. Факт сверки подтверждается подписью ответственного исполнителя в этой ведомости.

По тем балансовым и внебалансовым счетам, по которым ведутся операционные журналы или сборные лицевые счета, или вместо указанных документов хранятся копии расчетно-денежных документов, проверочные ведомости остатков на 1-е число составляются с указанием каждой частной открытой суммы и даты ее записи по счету.

По балансовым счетам N 0790, 0792, 0794, 0795 ежемесячно производится проверка наличия досье по каждой гарантии с данными ведомости остатков лицевых счетов на 1-е число месяца.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац четвертый пункта 381 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Проверочные ведомости могут не составляться по балансовым счетам, учитываемым в книгах, а также по счетам, по которым имеется один лицевой счет. На 1-е число каждого месяца главный бухгалтер отделения Внешторгбанка СССР или его заместитель производит сверку аналитического учета с синтетическим по этим счетам и удостоверяет факт сверки своей подписью в сводных карточках.

По счетам, учет ценностей и документов, по которым ведется в книгах кладовой, ежедневно производится сверка данных книги с данными сводной ведомости оборотов и остатков, изготовленной на ЭВМ, или сводной карточки. Факт сверки подтверждается подписью проверявшего работника в ведомости или сводной карточке.

Проверочные ведомости на 1-е число каждого месяца подписываются ответственными исполнителями и главным бухгалтером подразделения, учреждения Внешторгбанка СССР или его заместителем. Эти ведомости хранятся в порядке, установленном для материалов месячной бухгалтерской отчетности.

Если материалами аналитического учета являются документы, хранящиеся в картотеках (авизо по МФО, платежные требования, досье по аккредитивам,инкассовые поручения и др.), вместо составления проверочных ведомостей производится ежемесячная инвентаризация картотек этих документов.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 в пункт 382 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

382. По балансовому счету N 8400 , а также по внебалансовым счетам N 99211-99215 и 99290 составление проверочных ведомостей заменяется периодической (не реже одного раза в месяц) инвентаризацией документов, находящихся в картотеках к этим счетам. Инвентаризация картотеки по счету N 99270 производится раз в год по состоянию на 1 января.

383. По внебалансовым счетам N 9921-99215 не реже одного раза в месяц, а также по состоянию на 1 января производится подсчет обязательств или заменяющих их документов по клиентам, а затем общая сумма их сверяется с остатком по сводному лицевому счету, о чем делается отметка в сводном лицевом счете за подписью проверявшего работника.

Не реже одного раза в квартал, а также по состоянию на 1 января кредитными работниками должна производиться сверка фактического наличия обязательств с задолженностью по соответствующим лицевым ссудным счетам и счету N 6200 (с учетом отметок на обязательствах или на заменяющих их документах о частичных платежах). О произведенной сверке задолженности с обязательствами или заменяющими их документами в лицевом счете делается отметка за подписью кредитного работника.

384. По усмотрению главного бухгалтера учреждения банка инвентаризация картотеки по счету N 99260 может производиться периодически по отдельным клиентам, а не всей картотеки одновременно, при этом наличие документов по каждому клиенту должно сверяться с лицевым счетом, о чем делается отметка в лицевом счете за подписью проверявшего работника и проставляется дата сверки.

385. По внебалансовым счетам N 99270, 99290 периодическая инвентаризация производится по всей картотеке одновременно. Проверяется наличие документов с лицевыми счетами. О произведенной сверке в лицевом счете делается отметка за подписью проверившего работника.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 в пункт 386 настоящей Характеристики счетов внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

386. Один раз в месяц по состоянию на 1-е число или на другую дату, установленную главным бухгалтером подразделения, учреждения банка, ответственные исполнители производят инвентаризацию документов, числящихся на внебалансовых счетах N 99360-99363, 99366, 99400 и 99403. В условиях ведения учета на ЭВМ инвентаризация документов, числящихся на счете 99361, производится один раз в квартал на 1 января, 1 апреля, 1 июля и 1 октября.

Инвентаризация производится путем сличения аккредитивных и инкассовых документов, а также остатков, выведенных а досье аккредитивов, позиционной ведомостью, изготовленной Вычислительным центром, по номеру документа, аккредитива, дате, сумме, сроку платежа или действия аккредитива, коду страны, банка и коду валюты. О произведенной инвентаризации в позиционной ведомости делается отметка работником, производившим инвентаризацию.

387. Инвентаризация бланков строгой отчетности, числящихся на внебалансовых счетах N 99591, 99592, 99595, 99596 на 1-е число каждого месяца, производится путем сличения остатков бланков, выведенных в лицевых счетах, с остатком, значащимся в книге учета ценностей кладовой. Работники банка, производившие эту сверку, делают об этом отметку в упомянутой книге.

388. Инвентаризация бланков строгой отчетности, числящихся на внебалансовом счете N 99618, производится раз в месяц путем сличения остатков бланков, выведенных в лицевых счетах, с фактическим наличием неизрасходованных бланков. Работники банка, производившие проверку, делают об этом отметку в лицевых счетах. В условиях ведения учета на ЭВМ инвентаризация бланков строгой отчетности, числящихся на внебалансовом счете N 99618, производится путем сличения остатков и номеров бланков, показанных в контрольной ведомости по выверке неиспользованных бланков строгой отчетности, с фактическим наличием неизрасходованных бланков (при условии идентичности остатков по лицевым счетам, остаткам, указанным в ведомости); отметка о проверке делается в контрольной ведомости.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в пункт 389 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

389. По внебалансовым счетам N 99375, 99383, 99384, 99399, в связи со значительным объемом документов, находящихся в картотеках, инвентаризация производится раз в год по состоянию на 1 января.

Инвентаризация этих документов может производиться в соответствии с графиком, утвержденным начальником подразделения, всесоюзного объединения или их заместителями, и должна быть закончена до отсылки годового отчета. О произведенной инвентаризации в позиционной ведомости делается отметка работником, производившим инвентаризацию.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 пункты 390, 391 Характеристики счетов были исключены из текста инструкции

См. текст пунктов в предыдущей редакции

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 пункт 392 настоящей Характеристики счетов изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

392. Инвентаризация векселей и других платежных документов, числящихся на счете 99399, производится путем сличения всех реквизитов векселей и других платежных документов с позиционной ведомостью.