Глава IV. Организация рабочего дня, документооборот и контроль (п.п. 293 - 321)

Глава IV
Организация рабочего дня, документооборот и контроль

293. Организация учетно-операционной работы во Внешторгбанке СССР и его учреждениях должна отвечать требованиям правильного, своевременного совершения операций, отражения их в бухгалтерском учете, рационального построения документооборота, равномерного распределения нагрузки на аппарате банка и строгого соблюдения режима рабочего дня.

Основными требованиями, предъявляемыми к организации работы в части своевременного выполнения операций, являются:

а) проводка по балансу в тот же день всех документов, поступивших с почты, телеграфа и телекса, а также документов, принятых от внешнеторговых организаций по международным расчетам и расчетам внутри Советского Союза на протяжении всего операционного дня, т.е. в течение 3,5-4 часов, в зависимости от установленной во Внешторгбанка СССР или его учреждениях продолжительности операционного времени.

Перечень расчетно - денежных документов, которые могут быть исполнены в подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР в более поздние сроки, приведен в приложении N 12. Документы, перечисленные в указанном приложении, исполняются не позднее 12 часов соответствующего дня.

В отделениях Внешторгбанка СССР в дни повышенной нагрузки исполнение части расчетно - денежных документов с разрешения управляющего отделением может быть перенесено на более поздние сроки, но не превышающие приведенных в перечне (приложение N 12).

Прием от поставщиков иногородних платежных требований на инкассо оканчивается не ранее чем за два часа до конца рабочего дня, при условии отсылки их в банки плательщиков в тот же день.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац седьмой пункта 293 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Обязательной отсылке в банк плательщика в тот же день подлежат платежные требования, сданные в банк не позднее чем за 2 часа до окончания рабочего дня банка. Платежные требования, принятые на инкассо в последние 2 часа рабочего дня, могут отсылается в банк плательщика на следующий день. При этом дата платежных требований не исправляется.

В необходимых и целесообразных случаях может быть организован прием на инкассо иногородних платежных требований в нерабочие ни, если они могут быть отправлены через органы связи в тот же день. В этих случаях платежные требования, принимаемые в обеспечение кредита под расчетные документы в пути, поставщиков, кредитуемых по данным учета учреждения Внешторгбанка СССР, приходуются по счету N 99260 в первый рабочий день.

В необходимых и целесообразных случаях может быть организован прием на инкассо иногородних платежных требований в нерабочие дни, если они могут быть отправлены через органы связи в тот же день. В этих случаях платежные требования, принимаемые в обеспечение кредита под расчетные документы в пути, поставщиков, кредитуемых по данным учета учреждения Внешторгбанка СССР, приходуются по счету N 99260 в первый рабочий день.

В крупных отделениях Внешторгбанка СССР подлежат проводке по счетам клиентов в тот же день авизо по МФО, поступившие в течение первых трех часов рабочего дня. По усмотрению руководителей таких отделений Внешторгбанка СССР срок проводки документов может быть продлен в пределах до одного часа;

б) выдача денежных авансов инспекторам обменных пунктов для обслуживания иностранных граждан в субботу и воскресенье в установленном порядке кассовыми работниками согласно графику;

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 первый абзац подпункта "в" пункта 293 изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

в) списание средств с расчетных, текущих и других счетов, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производится за счет остатков на этих счетов на этих с соблюдением календарной очередности поступления расчетных документов (наступления сроков платежей);

Если в результате оплаты инкассовых документов на счетах поставщиков образуются остатки средств по документам6 поступившим к ведущим эти счета учетно - операционным работникам позднее, чем за 30 минут после окончания операционного дня, такие остатки могут быть оставлены на этих счетах до утра следующего дня. Во всесоюзных объединениях, в которых ведутся расчетные счета клиентов, разрешается оставлять остатки на этих счетах до утра следующего дня по суммам, зачисленным на основании документов, поступивших от других подразделений и всесоюзных объединений;

г) сдача предприятию связи в день совершения операций всех расчетно - денежных документов, адресованных иностранным банкам ( инкассовых, аккредитивных, переводных и других поручений и писем,, учреждениям Госбанка СССР и отделениям Внешторгбанка СССР ( авизо по МФО, платежных требований и других документов).

В подразделениях и учреждениях Внешторгбанка СССР устанавливаются предельные сроки прохождения документов на протяжении рабочего дня путем составления графика документооборота, который утверждается для подразделений и всесоюзных объединений Внешторгбанка СССР Председателем правления, а в отделении - управляющим отделением Внешторгбанка СССР.Графиком предусматривается движение по времени отдельных видов документов. К этим видам могут относиться документы по кассовым операциям, документы по иногородним расчетам( отдельно по начальным и ответным МФО), документы по кассовым операциям, документы по расчетам с иногородними учреждениями Госбанка СССР, поручения иностранных банков и др., т.е. виды документов определяются единством направления их движения от одного структурного подразделения к другому. Принимаются также другие меры, обеспечивающие соблюдение режима рабочего дня. В частности , расчетно - денежные документы, поступившие с почты, телеграфа, телекса в конце предыдущего дня и утром текущего дня, оплата документов из инкассовых картотек должна оформляться, по возможности, накануне дня срока оплаты.

В крупных учреждениях Внешторгбанка СССР или необходимости организуется обработка поступающей корреспонденции в субботние и воскресные дни таким образом, чтобы она была подготовлена к отражению по счетам с утра в понедельник.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац семнадцатый пункта 293 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Для регулирования операционной нагрузки а учреждения Внешэкономбанка СССР может устанавливаться график приема документов от основных клиентов, ежедневно посещающих банк и представляющих значительное количество платежных документов.

294. Основным требованием, предъявляемым к организации внутрибанковского контроля, является обеспечение законности выполняемых операций и сохранности государственных средств и ценностей.

Ответственный исполнитель либо бухгалтер или контролер до совершения операций обязаны проверить не имеется ли нарушения режима соответствующего счета установленных правил расчетов и правильно ли в соответствии с ними оформлен документ; соответствует ли данная операция характеру деятельности организации, учреждения, по счету которого эта операция отражается; не производится ли не предусмотренных законом авансовых платежей* не производятся ли непредусмотренных законом авансовых платежей; не производятся ли капитальные вложения с того счета, с которого они не могут быть произведены.

Платежные требования и платежные поручения по капитальным вложениям, предъявленные к оплате с расчетных, текущих и бюджетных счетов, принимаются учетно - операционными работниками для оформления оплаты лишь после предварительной проверки кредитным работником допустимости совершения таких платежей со счетов по основной деятельности. Исключения из этого порядка допускаются в отношении счетов определенных предприятий, организаций и учреждений по указанию руководителя соответствующего подразделения, учреждения Внешторгбанка СССР.

Необходимо особенно строго контролировать операции, связанные с перечислением средств со счетов в подразделениях и учреждениях Внешторгбанка СССР на счета в сберегательных кассах, не допуская не разрешенных для данной операции перечислений во вклады или на текущие счета граждан в сберегательных кассах.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 в абзац пятый пункта 294 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Во всех случаях выполнения операций по кредиту счетов ответственные исполнители должны принимать в качестве основания для зачисления средств, после тщательной проверки соответствия операций режиму счета, только копии документов на бланках установленных форм: платежных требований, платежных поручений, мемориальных ордеров, распоряжений по результатам регулирования задолженности по ссудам и пр. Копии указанных документов должны быть подписаны ответственным исполнителем, начавшим операцию. В соответствующих случаях документы должны быть подписаны контролирующим работником. При обнаружении операции, не соответствующей по своему характеру режиму счета, зачисленная сумма сторнируется работником, ведущим кредитуемый счет. Аналогичная проверка осуществляется ответственным исполнителем в тех случаях, если операции по дебету счетов выполнялись работником, не ведущим эти счета.

По всем счетам, выдачи и перечисления с которых производятся в пределах имеющегося остатка средств либо в пределах лимитов и поступивших средств, ответственный исполнитель до оформления операций по выдаче или перечислению средств обязан проверить наличие на данном счете свободного остатка средств либо неиспользованных лимитов и поступивших средств с учетом имеющихся претензий к счету и их очередности. Подразделения и всесоюзные объединения Внешторгбанка СССР при совершении платежей за границу с корреспондентских счетов руководствуются отдельными указаниями.

Для этого ответственный исполнитель, ведущий лицевые счета, в течение операционного времени ведет оперативный учет изменений остатка средств, лимитов, поступлений. Указанный учет ведется путем регистрации остатков после каждой операции или группы одновременно совершаемых операций в нижней части лицевых счетов, по которым выданы выписки за предыдущий день, либо в изготавливаемых на вычислительном центре ведомостях остатков по этим счетам.

Кроме того, в этих целях возможно использование бланков оперативной позиции 04068033. Если записи по счетам производятся в момент совершения операций, оперативный учет не ведется.

В условиях размещения Внешторгбанка СССР в нескольких зданиях списание средств с текущих, расчетных счетов или расчетных субсчетов клиентов по их поручениям, а при погашении ссуд и в других установленных случаях по мемориальным ордерам, составленным работниками банка, не ведущими дебетуемые счета, разрешается производить после установления по телефону остатка средств на дебетуемом счете. Работник Внешторгбанка СССР, оформивший указанный расчетно - денежный документ, проставляет на первом экземпляре этого документа фамилию сотрудника банка, сообщившего о наличии средств на счете клиента.

Списание средств со счетов внешнеторговых организаций, которым предоставляется расчетный кредит, производится без бронирования средств на этих счетах.

Поручения внешнеторговых организаций на зачисление средств на текущие счета иностранных организаций и граждан выполняются всесоюзным объединением "Союзрасчетимпорт" при наличии на таких поручениях визы должностного лица всесоюзного объединения, в котором ведутся эти счета. Выполнение поручений иностранных организаций и граждан на перечисление средств со счетов этих лиц в пользу внешнеторговых организаций возлагается на всесоюзное объединение, ведущее эти счета.

Поручения внешнеторговых организаций на зачисление средств на текущие счета советских организаций выполняются без предварительного визирования поручений. Ответственность за правильность и законность совершения операций по дебету счета возлагается на работника, выполняющего операцию по дебетуемому счету. Проверка кредитовой стороны операции осуществляется на следующий день работником, ведущим кредитуемый счет, по копиям поручений клиентов. При обнаружении операции, несоответствующей по своему характеру режиму счета сторнируется работником, ведущим кредитуемый счет. Копия исправительного ордера направляется работнику, выполнявшему операцию.

295. Все производимые записи в аналитическом учете подвергаются контрольной проверке. Записи, производимые на машинах операторами, проверяются, как правило, ответственными исполнителями.

В отделениях Внешторгбанка СССР с небольшим объемом операций, аналитический учет в которых ведется ответственным исполнителем, произведенные им записи на машине должны быть проверены контролирующим работником по документам, на основании которых произведены записи.

296. Проверка правомерности внесения исправлений в номера счетов клиентов и других исправлений на расчетно- денежных документах возлагается на работников по подготовке документов для отправки Вычислительному центру или в группу централизованной отправки документов. В отделениях, учет операций в которых осуществляется на клавишных вычислительных машинах, этот контроль возлагается на старшего по должности работника приказом по отделению. Для осуществления контроля составляются перечни возможных исправлений номеров счетов клиентов, которые могут вноситься в платежные документы работниками банка. Перечни передаются работникам, осуществляющим указанный контроль.

297.Руководители, главные бухгалтеры и начальники отделов всесоюзных объединений и их заместители подписывают контрольной подписью расчетно-денежные документы по оформлению операций, выполняемых Внешторгбанком СССР, без ограничения сумм, за следующим исключением:

                                                          ( в тыс. руб. )

_________________________________________________________________________

                                               |Начальники  |

                                               |и  главные  | Начальники

                                               |бухгалтеры  | отделов

                                               |объединений | и их замес-

                                               |и их замес- | тители

                                               |  тители    |

-------------------------------------------------------------------------

1. Расходные кассовые и внебалансовые ордера

   в иностранной валюте:

   а) на выдачу наличной иностранной валюты за

      счет средств, учитываемых на балансовом

      счете N 1400                                   500           100

   б) на выдачу наличной иностранной валюты и

      чеков советским организациям, иностран-

      ным представительствам, советским и ино-

      странным гражданам, гражданам, а также     без ограниче-     100

      под отчет инспекторам обменных пунктов     ния суммы

   в) на отсылку наличной иностранной валюты и

      чеков, других ценностей и ценных бумаг

      учреждениям Госбанка СССР и Внешторг-      без ограниче-

      банка СССР и иностранным банкам.           ния суммы         100

2. Расходные кассовые ордера в рублях :

   а)на выдачу советской валюты под отчет инс-

   пекторам обменных пунктов                     без ограниче-

                                                 ния               100

  б) на отсылку советской валюты банкам соци-

      алистических стран                         без ограниче-  не предо-

                                                 чения           ставлено

298. Нижеперечисленные расчетно - денежные документы в отделении Внешторгбанка СССР подписываются управляющим и главным бухгалтером или их заместителями.

298.1. Расходные кассовые и внебалансовые ордера:

а) на выдачу наличной советской и иностранной валюты и чеков под отчет инспекторам обменных пунктов;

б) на отсылку наличной советской и иностранной валюты, чеков и других ценностей и ценных бумаг учреждениям Госбанка СССР, Внешторгбанка СССР и иностранным банкам.

298.2. Приходные кассовые и внебалансовые ордера на оприходование наличной иностранной валюты и чеков, полученных от учреждений Госбанка СССР и от иностранных банков.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в пункт 299 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

299. Контрольную (первую) подпись главного бухгалтера Внешторгбанка СССР или его заместителя должны иметь расчетно - денежные документы по следующим счетам: N 0100, 0110, 0605, 9000, 9001.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 настоящая Характеристика счетов дополнена пунктом 299а

299а. Контрольную подпись начальника и визу главного бухгалтера подразделения, всесоюзного объединения должны иметь внебалансовые расходные ордера на сумму до 100 рублей в эквиваленте иностранной валюты по счетам 99363, 99366 при списании комиссии, почтово-телеграфных расходов, процентов за задержку платежа, неоплаченных иностранными банками. При снятии с учета указанных сумм свыше 100 рублей в эквиваленте иностранной валюты ходатайство подразделений, всесоюзного объединения должно иметь подпись начальника и главного бухгалтера этих учреждений и разрешение заместителя Председателя Правления Внешторгбанка СССР. Внебалансовые расходные ордера или ходатайство подразделения, всесоюзного объединения на списание с учета сумм процентов за задержку платежа должны иметь визу начальника Валютного управления или его заместителя независимо от суммы.

300. Контрольную подпись главного бухгалтера подразделения, всесоюзного объединения или его заместителя должны иметь мемориальные ордера и заменяющие их документы;

а) по балансовым счетам N 0120, 0500-0503, 9410, 9710, 9800, по внебалансовому счету N 99710;

б) по всем балансовым и внебалансовым счетам, учет операций по которым ведется в Управлении капитального строительства и материально-технического снабжения;

в) по операциям, проводимым без поручений клиентов и иностранных корреспондентов, за исключением ордеров по частичной оплате платежных требований и исполнительных документов по частичному погашению выданных ссуд, по взысканию платы в возмещение телеграфных расходов;

г) по исправлению ошибок, допущенных в проводках;

д) на закрытие расчетных счетов клиентов.

301. Расчетно-денежные документы по перечисленным ниже операциям и счетам должны иметь контрольную подпись начальника соответствующего отдела подразделения, всесоюзного объединения или его заместителя:

301.1. Мемориальные ордена и заменяющие их документы:

а) по счетам N 9600-9603 (по ст. 70), 9700-9703 (по дебету счета);

б) на взыскание с клиентов штрафов за нарушение правил совершения расчетных операций.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в пункт 301.2 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

301.2. Мемориальные ордена, платежные поручения или авизо по МФО по переадресовке и возврату сумм, авизованных по МФО.

301.3. Дубликаты авизо по МФО.

301.4. Расчетно-денежные документы, на основании которых производится расходование средств Министерства финансов СССР на предоставление государственных кредитов оказание безвозмездной помощи.

301.5. Мемориальные ордера по возмещению стоимости утраченных дорожных чеков Внешторгбанка СССР.

302. Каждый документ по указанным ниже счетам и операциям должен иметь контрольную подпись старшего по должности контролирующего работника:

302.1. Мемориальные ордера и заменяющие их документы:

а) по счетам N 1768, 1769, 1770, 9020, 9042, 9044 и 9045;

б) на закрытие текущих счетов клиентов, корреспондентских и клиринговых счетов, счетов срочных вкладов.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в пункт 302.2 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

302.2. Кассовые и мемориальные ордера по зачислению на текущие счета и во вклады граждан и организаций, на выплаты и перечисления с этих счетов за исключением операций по переводу средств с текущих счетов советских организаций за границу и зачислению поступающих из-за границы средств на указанные счета, а также по списанию средств с текущих счетов советских организаций на текущие счета иностранных организаций и граждан, ведущиеся в том же банковском учреждении.

302.3. Кассовые и мемориальные ордера на оприходование наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте для перевода за границу, мемориальные ордера по перечислению инкассированных сумм по МФО в пользу граждан; по расчетам с иностранными банками за аннулированные ими дорожные чеки Внешторгбанка СССР и аннулированные Внешторгбанком СССР дорожные чеки иностранных банков, оплаченные в предварительном порядке.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 пункт 302.4 исключен

302.4. Мемориальные ордера и другие документы по зачислению на счет В/О "Внешпосылторг" сумм в пользу граждан за счет средств, поступивших из-за границы по переводам, средств с текущих счетов советских организаций, а также за счет принятых Внешторгбанком СССР наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте.

302.5. Мемориальные ордера, платежные поручения или авизо по МФО по перечислению сумм на счета граждан и организаций в сберегательных кассах, в том числе и по перечислению средств со счетов "Ностро" и "Лоро" на счет N 0710, а также по вкладам и конверсионным операциям.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 пункт 302.6 настоящей Характеристики счетов изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

302.6. Внебалансовые расходные ордера по счетам 99382, 99570, 99595, 99596, 99601-99609, 99621-99626.

302.7. Ведомости начисленных процентов и мемориальные ордера по оформлению сумм начисленных процентов по текущим, ссудным счетам советских организаций и других клиентов, клиринговым, корреспондентским и кредитным счетам иностранных банков, а также по счетам срочных вкладов.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в пункт 302.8 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

302.8 Мемориальные и внебалансовые ордера по использованию и погашению предоставленных и полученных Советским Союзом иностранных кредитов, а также записи по этим операциям в аналитическом учете, и меморальные ордера по использованию и погашению предоставленных и полученных Внешэкономбанком СССР иностранных кредитов.

302.9. Мемориальные и внебалансовые ордера по оформлению открытия аккредитивов по неторговым операциям и увеличению сумм по ним.

303. Контрольную (первую) подпись главного бухгалтера отделения Внешторгбанка СССР или его заместителя должны иметь следующие расчетно-денежные документы:

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 пункты 303.1-303.5 заменяются пунктами 303.1, 303.2

См. текст пунктов в предыдущей редакции

303.1. Мемориальные ордера и заменяющие их документы по балансовым счетам 0120, 0130, 0140, 0150, 0501-0503, 9200, 9210, 9300, 9310, 9320, 9400, 9410, 9420, 9710, 9800 и по внебалансовому счету 99710.

303.2. Мемориальные и кассовые ордера по операциям, указанным в п.300 (в,г,д).

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 настоящая Характеристика счетов дополнена пунктом 303а

303а. Расчетно-денежные документы по перечисленным ниже операциям и счетам должны иметь контрольную подпись главного бухгалтера отделения Внешторгбанка или его заместителя либо начальника отдела:

- мемориальные ордера и заменяющие их документы по балансовым счетам 1768, 1769, 9042, 9044, 9600-9602 (по ст.70), 9700-9702 (по дебету счетов) и по внебалансовым счетам 99570, 99595, 99596, 9960199609, 99621-99626;

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в третий абзац пункта 303а внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

- мемориальные и кассовые ордера по операциям, указанным в п.301.1 (б), 301.2, 301.3, 302.1(б), 302.5, 302.7, 302.9;

- кассовые и мемориальные ордера на оприходование наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте для зачисления на текущие счета и вклады советских и иностранных организаций и граждан, для перевода за границу, а также на выплаты и перечисления с этих счетов;

- мемориальные ордера по зачислению инкассированных по чекам сумм на текущие счета и во вклады граждан и организаций, по перечислению инкассированных сумм по МФО в пользу граждан.

304. Кассовые расходные операции, выполняемые исполнителями, контролируются работником, на которого возложены контрольные функции.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 после первого абзаца пункта 304 вводится абзац следующего содержания

Этот контролер ведет кассовый журнал по расходу. По усмотрению главного бухгалтера учреждения Внешэкономбанка СССР регистрация кассовых операций в кассовом журнале может вестись ответственным исполнителем. При этом правильность записи в кассовом журнале проверяется контролирующим работником. В тех случаях, когда продажа иностранной валюты и платежных документов осуществляется на основании расходных кассовых орденов, вмонтированных в поручения-заявления клиентов, регистрация таких операций в кассовый журналах не производится. Контроль за совершаемыми операциями должен быть организован так, чтобы была исключена возможность.

Все кассовые операции подлежат регистрации в кассовом журнале, который ведется централизованно контролером. По усмотрению главного бухгалтера учреждения Внешторгбанка СССР регистрация кассовых операций в кассовом журнале может вестись ответственным исполнителем. При этом правильность записи в кассовом журнале проверяется контролирующим работником. Контроль за совершаемыми операциями должен быть организован так, чтобы была исключена возможность:

а) оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттисками печатей, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту;

б) поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих учетно-операционных работников банка;

в) внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые журналы.

305. Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям осуществляется в следующем порядке:

а) ответственный исполнитель, принявший денежный чек или другой расходный денежный документ, убедившись в законности операции и возможности ее совершения по состоянию счета, проверяет оформление документа в соответствии с правилами совершения данной операции, сличает подписи и оттиск печати клиента на документе, а также номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей и печати по счету клиента, подписывает документ, в необходимых случаях регистрирует его в кассовом журнале, отражает суммы выдачи в оперативном учете и направляет этот документ работнику, на которого возложен контроль кассовых расходных операций.

Если деньги выдаются на заработную плату и банком осуществляется контроль за расходованием фонда заработной платы данным клиентом, то ответственный исполнитель до передачи чека работнику, на которого возложен контроль кассовых расходных операций, записывает сумму чека в соответствующую карточку учета средств, выданных на заработную плату, согласно инструкции о порядке контроля за расходованием фондов заработной платы;

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 в подпункта "б" пункта 305 настоящей Характеристики счетов внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

б) контролирующий работник проверяет правильность оформления документа, в частности наличие отметки о предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя, а также его расписки в получении денег на именных чеках и расходных кассовых ордерах; сличает подписи лиц, правомочных подписывать документы, и оттиск печати на документах, а также номер предъявленного чека с карточкой образцов подписей и печати по счету, с которого производится выплата средств, и подпись ответственного исполнителя - с ее образцом; подписывает документ, записывает его в кассовый журнал по расходу, если он ведется централизованно, и передает в кассу под расписку.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац пятый пункта 305 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Кассовый журнал по расходу ведется на бланках 04068114, 04068112 в двух экземплярах. Первый экземпляр этого журнала используется для отражения произведенных записей по лицевым счетам клиентов и кассы ( направляется на Вычислительный Центр). Второй экземпляр журнала передается ответственным исполнителем, ведущим соответствующие лицевые счета, для проверки записей в них. При ведении учета на клавишных вычислительных машинах расходные кассовые журналы ведутся в двух экземплярах. При этом вторые экземпляры, разрезанные на ленты, подписываются контролером и используются для записи в лицевые счета.

306. Порядок направления контролером кассовых расходных документов в кассу для оплаты- под расписку кассира в разносной книге или кассовом журнале-устанавливается главным бухгалтером учреждения Внешторгбанка СССР.

Разносная книга ведется по форме:

-------------------------------------------------------------------------

                 |            |                |

    Номер чека   |   Сумма    |    Подпись     |    Расписка кассира

    или ордера   |            |   контролера   |    в приеме чека или

                 |            |                |         ордера

-----------------+------------+----------------+-------------------------

                 |            |                |

                 |            |                |

                 |            |                |

Дата указывается в начале записей за день.

В крупных учреждениях Внешторгбанка СССР для ускорения передачи чеков в кассу контролеры могут иметь по две разносные книги.

Если кассовый журнал по расходу ведется в двух экземплярах под копирку, то расходные документы можно передавать в кассу через курьера под расписку кассира на первом экземпляре журнала. При таком порядке передачи расходных документов через кассу второй экземпляр кассового журнала остается у контролирующего работника до возвращения первого экземпляра этого журнала из кассы. Контролирующий работник, пользуясь вторым экземпляром кассового журнала по расходу, проверяет, не внесено ли каких- либо исправлений и дописок в первый экземпляр.

Если рабочее место лица, контролирующего кассовые расходные операции, находится рядом с кассой либо соединено с кассой предохраненным от доступа извне транспортным устройством, то по усмотрению руководства учреждения банка может быть установлен порядок передачи кассовых расходных документов контролером кассиру без его расписки.

307. Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление на их счета производилась только после фактического поступления средств в кассу.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац первый пункта 308 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

308. Приходный кассовый документ, принятый или составленный ответственным исполнителем, подписывается им, заносится в кассовый журнал 04068113, 04068112 и передается в кассу вместе с выписанной квитанцией за подписью ответственного исполнителя. В тех случаях, когда прием иностранной валюты и платежных документов осуществляется на основании приходных кассовых ордеров, вмонтированных в поручения, заявления клиентов, регистрация таких операций в кассовых журналах не приводится.

При приеме денег от работника банка для зачисления на внутрибанковские счета приходный ордер выписывается в двух экземплярах, из которых один заменяет квитанцию.

Получив обратно из кассы ордер из комплекта приходного кассового ордера с подписью кассира, свидетельствующий о приеме им денег, ответственный исполнитель проверяет подлинность подписи кассира на ордере по ее образцу и делает в кассовом журнале отметку о возврате этого документа, после чего подкладывает его соответствующему лицевому счету.

Кассовый журнал по приходу кассы может вестись централизованно. В этом случае приходные документы принимаются работником, ведущим журнал. Этот работник подписывает документы, записывает операцию в журнал, а в случае необходимости выписывает квитанцию 0402004, затем кассовый документ вместе с квитанцией передает кассиру. Ордера к объявлениям на принятые деньги с подписью кассира возвращаются работнику, ведущему кассовый журнал, а этим работником после отметки в журнале направляются ответственным исполнителям.

309. После сверки кассовых оборотов по расходу и приходу за день и подписания кассиром сводки кассовых оборотов кассовые журналы используются для отражения произведенных записей по лицевым счетам.

В условиях ведения бухгалтерского учета на ЭВМ кассовые журналы по операциям неторгового характера направляются на Вычислительный центр по мере их заполнения в соответствии с графиком подачи документов на Вычислительный центр (сверка кассовых оборотов за день осуществляется по вторым экземплярам кассовых журналов).

310. Порядок оформления операций покупки и продажи наличной валюте, оплаты переводов из-за границы, приема и выдачи наличной иностранной и советской валюты со счетов в иностранной валюте производится в соответствии с указаниями, изложенными в инструкции Внешторгбанка СССР "О порядке совершения банковских операций по международным неторговым расчетам".

311. Для проверки подлинности подписей должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетно-денежных документах соответствующие работники должны иметь образцы их подписей.

Контролеры должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников учреждений Внешторгбанка СССР, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой. Контролерам запрещается пользоваться тем же экземпляром образцов подписей и оттисков печати клиентов и образцов подписей работников учреждений Внешторгбанка СССР, которым пользуются исполнители.

В карточках образцов подписей и печатей клиентов у исполнителей и контролеров должны быть зарегистрированы номера выданных банком клиентам денежных чеков для проверки номеров чеков, предъявляемых к оплате.

312. Для оформления открытия расчетного счета документы поступают к главному бухгалтеру учреждения Внешторгбанка СССР или его заместителю, который проверяет соответствие каждого документа установленным правилам, подписывает эти их руководителю, который дает разрешительную подпись на заявлении об открытии счета. Во всесоюзных объединениях, в исключение из общего правила, указанные документы до передачи их руководителю визируются Договорно-правовым управлением.

При замене документов по действующим расчетным счетам документы принимаются с письменного разрешения главного бухгалтера учреждения или его заместителя.

Оформление открытия текущих счетов и вкладов на имя советских и иностранных организаций осуществляется в соответствии с инструкцией Внешторгбанка СССР "О счетах и вкладах в иностранной валюте и в рублях". Открытые счета регистрируются в специальной книге в отделе, в котором ведутся текущие счета (п. 337).

313. Неиспользованные чеки по закрываемым счетам, а также по счетам, передаваемым в другое учреждение банка, имеет право принимать от клиентов главный бухгалтер учреждения Внешторгбанка СССР или его заместитель, которые должны немедленно погасить каждый сданный чек путем вырезывания части чека , предназначенный для подписи. Лишь после этого чеки передаются соответствующему учетно-операционному работнику, который обязан подготовить ордер на закрытие счета. Затем ордер проверяется и подписывается указанными в настоящем пункте должностными лицами.

В исключение из этого порядка, неиспользованные чеки из лимитированных книжек при наличии остатка лимита принимаются от клиентов и погашаются в таком же порядке ответственным исполнителем или контролером операционной бригады, который проверяет и подписывает платежное поручение на закрытие лицевого счета по счета по лимитированной чековой книжке.

При закрытии расчетного или текущего счета по распоряжению банка и зачислении остатков средств на счет N 1768 или на счет N 9042, главный бухгалтер учреждения Внешторгбанка СССР или его заместитель обязаны тщательно проверить по документам все записи в закрываемом счете со дня вручения клиенту последней выписки из счета, убедиться в правильности выведенного окончательного остатка и сделать об этом соответствующую отметку в закрываемом лицевом счете за своей подписью. Выдача остатка закрытых счетов со счетов N 1768 и N 9042 может быть произведена в течение срока исковой давности, причем должны быть истребованы книжки с неиспользованными корешками и чеками.

314. Подразделения и учреждения Внешторгбанка СССР обязаны обеспечить своевременную оплату претензий, имеющихся к расчетным и другим счетам клиентов. Указания об очередности платежей приведены в инструкции Госбанка СССР "О безналичных расчетах в народном хозяйстве".

315. Для предупреждения задержек в перечислении остатков с расчетных субсчетов и других счетов в учреждениях Внешторгбанка СССР составляется табель сроков перечисления остатков указанных счетов. Главный бухгалтер должен установить строгий контроль за его соблюдением.

316. Руководители подразделений и учреждений Внешторгбанка СССР обязаны обеспечить надлежащее хранение печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность утери и злоупотреблений при использовании их. Альбомы оттисков имеющихся печатей и штампов с указанием фамилии должностных лиц, у которых они находятся, должны храниться в железном или несгораемом шкафу у руководителя подразделения и учреждения или по его усмотрению у главного бухгалтера подразделения и учреждения.

Печати и штампы, в тексте которых не содержится наименование подразделения и учреждения Внешторгбанка СССР, в этот альбом не включаются.

Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам банка.

317. Рекламации и другие письма принимает от клиентов экспедиция банка, в небольших учреждениях Внешторгбанка СССР - лично главный бухгалтер. Об этом порядке в учреждении вывешивается объявление для клиентов. Операционным работникам принимать такую корреспонденцию запрещается.

318. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы, в соответствии с изложенными выше общими правилами и инструкциями по отдельным операциям, возлагаются на руководителей и главных бухгалтеров подразделений, учреждений Внешторгбанка СССР.

Руководители и главные бухгалтеры подразделений, учреждений Внешторгбанка СССР наряду с общим наблюдением за состоянием учетно-операционной работы обязаны обеспечить своевременное исполнение авизо иностранных и международных банков, учреждений Госбанка СССР и отделений Внешторгбанка СССР, зачисление на счета инкассированной выручки, передача в экспедицию исходящей почты, подлежащей отправке за границу и адресатам в СССР, передачу Вычислительному центру или другим структурным подразделениям соответствующих экземпляров мемориальных ордеров и других заменяющих их документов, своевременность составления баланса и отсылки отчетности, а также своевременность окончания рабочего дня.

319. Главные бухгалтеры подразделений, учреждений Внешторгбанка СССР, начальники отделов, их заместители и специально выделенные работники обязаны систематически производить последующие проверки отдельных участков учетно-операционной работы. К проверкам могут привлекаться и другие специалисты по усмотрению руководителей, главных бухгалтеров подразделений и учреждений банка.

Проверки осуществляются в соответствии с квартальными планами, в которых предусматриваются участки, подлежащие последующей проверке, их объем и время проведения. Планы утверждаются руководителем подразделения, учреждения Внешторгбанка СССР. При составлении планов учитывается, какие участки были обревизованы или обследованы за последнее время, а также на какие участках ревизиями, обследованиями или проверками были выявлены серьезные недостатки и необходима повторная проверка.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац третий пункта 319 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Проверки работы отдельных ответственных исполнителей или отделов производятся со всесторонним охватом всех их функций и обязанностей не реже одного раза в год. Проверка правильности оформления всех без исключения исправлений в лицевых счетах должна производиться ежемесячно по подлинникам лицевых счетов за истекший месяц, а также по не выданным клиентам выпискам из лицевых счетов. Наряду с этим рекомендуется проводить тематические проверки выполнения определенных однородных обязанностей учетно-операционных работников подразделений, учреждений Внешторгбанка СССР, а также проверки выполнения отдельных указаний Правления Внешторгбанка СССР, в особенности вновь поступающих. Примерная тематика и методы последующих проверок приведены в приложении N 13.

При проверке устанавливаются законность совершаемых операций, правильность их учета и оформления. Проверяющий должен тщательно разобраться в характере отмеченных нарушений действующих правил совершения операций и установить при чины нарушений, в частности слабое знание работником правил совершения данных операций, невнимательное отношение к проверке документов и записей, неправильная организация труда и рабочего места, недостаточное применение вычислительной техники и т.п.

Участки, на которых выявлены серьезные недостатки, проверяются повторно в сроки, устанавливаемые по усмотрению руководителя подразделения, учреждения Внешторгбанка СССР с тем, чтобы проконтролировать выполнение предложений по предыдущим проверкам и установить, не повторяются ли те же ошибки и нарушения.

Проверки могут не производиться на тех участках, которые подвергались ревизии, в течение трех месяцев после окончания ревизии. Однако в течение этого срока должны быть произведена проверка устранения недостатков, выявленных ревизией.

Последующим проверкам не подвергаются операции, контролируемые лично руководителем или главным бухгалтером подразделения и учреждения. В том случае, если операции совершены или проконтролированы заместителем главного бухгалтера, эти операции подлежат последующему контролю непосредственно главным бухгалтером.

320. Все произведенные проверки регистрируются в специально открываемой для этого книге, в которой указывается: а) фамилия и должность проверявшего и фамилии исполнителей на этом участке; б) проверенный участок; в) время проведения проверки; г) объем проверки; д) результаты проверки (указывается номер справки или пишется, что замечаний нет); е) подпись проверявшего; ж) подпись главного бухгалтера об ознакомлении с результатами проверки.

В случае обнаружения операций, выполненных с нарушением действующих правил, недостатков в документообороте, ведении учета и прочих упущений в работе проверяющим составляется отдельная справка с указанием в ней наименования проверенного участка, фамилии исполнителя, объема проверки, времени ее проведения и подробным освещением результатов проверки. В справке приводятся конкретные факты неправильных операций и других нарушений в работе с указанием причин недостатков.

Справка подписывается проверяющим работником. Со справкой знакомятся начальник отдела или его заместитель и работник проверенного участка, что подтверждается их визами и отметкой на справке работника, проводившего проверку. На справке делается отметка о ее рассмотрении руководителем и главным бухгалтером подразделения, учреждения банка и принятых мерах по устранению выявленных нарушений.

321. Руководителями подразделений и учреждений Внешторгбанка СССР в десятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных при последующей проверке, должны лично рассмотреть ее результаты в присутствии сотрудников, в работе которых выявлены недостатки, и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки, и в отношении их виновников.

Главных бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.