Глава II. Документация по операциям Внешторгбанка СССР (п.п. 274 - 283)

Глава II
Документация по операциям Внешторгбанка СССР

274. Расчетные, кассовые, кредитные и другие денежные операции совершаются во Внешторгбанке СССР и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в установленном порядке. Такими документами являются подлинные поручения клиентов, учреждений Госбанка СССР, Внешторгбанка СССР и иностранных банков в том числе объявления о взносе наличных денег, чеки , платежные поручения, аккредитивные и инкассовые поручения, платежные требования, сводные требования, реестры, заявления о выдаче, ссуд, срочные обязательства по ссудам авизо по МФО и авизо иностранных банков, мемориальные ордера, кассовые приходные и расходные ордера и другие.

275. Документы должны составляться на изготовленных типографским способом стандартных бланках установленных форм.

При разработке новых форм бланков внутрибанковской документации должны соблюдаться утвержденные Госстандартом СССР основные положения и технические требования к содержанию, построению и оформлению расчетно-денежной документации (ГОСТ 6. 19. 1-75 и 6. 2-75).

Бланки по учетно-операционной работе рассматриваются и утверждаются главным бухгалтером Внешторгбанка СССР.

Бланки документов заполняются на машине (пишущей, фактурной, электронной), если согласно действующим правилам Госбанка СССР или Внешторгбанка СССР не требуется заполнять их от руки чернилами ил пастой шариковых ручек.

От заполнения бланков документов на машинах могут быть освобождены руководителем учреждения Внешторгбанка СССР те организации и учреждения, которые не имеют соответствующих машин.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац шестой пункта 275 настоящей Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Допускается составление расчетно-денежных документов на электронных вычислительных машинах без применения типографских бланков при условии указания в таких документах всех предусмотренных действующими формами банковых реквизитов и строгого соблюдения порядка их расположения, а также соответствия формата изготовленных на ЭВМ документов утвержденным формам бланков.

Все экземпляры комплекта документа, представляемого в нескольких экземплярах, должны быть заполнены на машинах в один прием под копирку, на самокопирующей бумаге или путем размножения подлинников, изготовленных на электронных вычислительных машинах, на множительно-копировальных аппаратах. В документе, заполняемом от руки, все его экземпляры также должны быть заполнены в один прием под копирку шариковой ручкой или химическим карандашом.

Денежные и расчетные чеки выписываются клиентами на бланках из чековых книжек, полученных в обслуживающем учреждении Внешторгбанка СССР с проставленным им на каждом бланке наименованием клиента-владельца счета и банка, выдавшего чековую книжку.

Объявления о взносе наличных денег в кассу банка и чеки как денежные, так и расчетные, должны быть обязательно заполнены от руки чернилами или шариковой ручкой. Наименование владельца счета, номер счета и наименование учреждения банка в чеках могут обозначаться штемпелями.

На всех документах, представляемых в банк для оформления операций, должна быть указана дата их составления с обозначением месяца прописью. В платежных требованиях, товарно-транспортных документах, заполненных на фактурных и счетных машинах, допускается обозначение месяца в дате цифрами.

Документы принимаются банком к исполнению в течение 10 дней со дня их выписки, не считая этого дня, без исправления даты, обозначенной на документе. На объявлениях о взносе наличных денег, платежных требованиях и реестрах платежных требований, а также на документах, представляемых в банк для совершения международных расчетов по коммерческим, неторговым и кредитных операциям, должна быть указана дата фактического представления их в банк. Если на перечисленных документах указана другая дата, она исправляется банком на всех экземплярах и исправление заверяется подписью работника, принявшего документы.

На документах указываются также их номера. Нумерация объявлений 0402001 0402002, а также квитанций к ним производится работниками банка в порядке, аналогичном существующему порядку нумерации мемориальных ордеров. В тех случаях, когда в приеме денег плательщику выписывается квитанция 0402004, в объявлении работником банка проставляются три последних знака номер выданной вносителю квитанции.

В выдаваемых банком квитанциях 0402001, 0402002, 0402004, 0402005, 04068002 сумма прописью начинается обязательно в самом начале строки, свободное место в реквизите "сумма цифрами" и после суммы прописью прочеркивается двумя линиями.

Квитанции в приеме наличных денег должны заполняться только от руки чернилами, за исключением квитанций, входящих в комплекты бланков 0402005. Допускается заполнение квитанций также шариковыми ручками. Документы должны содержать четкое изложение сущности операций.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 абзац 15 пункта 275 настоящей Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Каждый документ и каждый отдельный лист свободного документа, например свободного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати. Наименование должностей указывать не обязательно. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или пастой шариковых ручек. Объявления о взносе наличных денег подписываются вносителями. В сводном документе незаполненные отрезные части должны быть прочеркнуты.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 после пятнадцатого абзаца пункта 275 вводится следующий текст (четыре абзаца)

Учреждение банка отказывает в приеме чека или платежного поручения и не несет ответственности за этот отказ, если документ, подписи, оттиск печати или надписи на нем будут признаны учреждением банка сомнительными.

Банк не несет ответственности за выплату денег по утерянному или похищенному чеку, если эта выплата произведена до получения учреждением банка извещения владельца об утере или хищении чека.

Равным образом банк не несет ответственности за правильности содержащихся в расчетных документах сведений и арифметических расчетов.

Убыток, который произойдет вследствие оплаты чеков или платежного поручения с подложными подписями, подложной печатью или с подложным текстом, несет владелец счета, если не будет доказана вина учреждения банка.

Бланки, не относящиеся к учетно - операционной работе, изготовляемые типографским способом, рассматриваются руководителями соответствующих подразделений и учреждений Внешторгбанка СССР и утверждаются Председателем Правления Внешторгбанка СССР или его заместителем.

Заказы на изготовление новых форм бланков внутрибанковской документации принимаются Управлением капитального строительства и материально-технического снабжения только после утверждения их в установленном порядке и регистрации в Центральной бухгалтерии.

Бланки писем по отдельным операциям, изготавливаемые на множительных аппаратах, рассматриваются и утверждаются руководителями соответствующих подразделений и всесоюзных объединений Внешторгбанка СССР.

276. В тех случаях, когда при наличии первичного документа составляются и мемориальные ордера, в тексте последних дается краткое изложение содержания операций со ссылкой на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения записей по счетам. Кроме того, в левом нижнем углу мемориального ордера, проставляется номер (см. приложение N 11) и количество листов приложения. В отделениях Внешторгбанка СССР , имеющих небольшое количество операций, допускается указывать только количество приложенных листов. Если первичный документ к мемориальному ордеру не прилагается , то в тексте ордера указывается место его нахождения.

277. Операции и записи, совершаемые без поручений клиентов, учреждений Госбанка СССР, Внешторгбанка СССР и иностранных банков, оформляются документами, которые составляются работниками, которые составляются работниками подразделений и учреждений Внешторгбанка СССР согласно требованиям настоящей инструкции или инструкций по отдельным операциям на бланках установленных форм. Сюда относятся, в частности, мемориальные ордера кредитные распоряжения по результатам регулирования или проверки обеспечения задолженности по ссудным счетам, распоряжения о выдаче кредита на оплату расчетных документов и т.д.

Подписи работников банка на документах должны быть сделаны во всех случаях чернилами или пастой шариковых ручек.

278. По операциям, имеющим массовый характер, в целях сокращения количества записей составляются свободные ордера в соответствии с указаниями по отдельным операциям в настоящей и других инструкциях.

Если к свободному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых составлен этот ордер, в нем делается ссылка на количество приложенных документов.

279. В мемориальных ордерах на частичную оплату платежных требований и поручений, оплату пени, в кассовых и валютных ордерах, во внебалансовых ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.

В мемориальных и внебалансовых ордерах по остальным операциям, а также в платежных поручениях, исходящих за границу ( кроме именных чеков), сумма прописью не проставляется.

При печатании платежных поручений 04068550, 04068573 должен строго соблюдаться порядок разделения разрядов в суммах поручений, а в начале и в конце суммы должны проставляться ограничительные знаки, например, рублей =332.335 -83=, долларов США=13.674 -25=.

При оформлении расчетно-денежных документов, направляемых за границу, указывается буквенный код валют в соответствии с международным стандартом ИСО 4217.

280. Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен иметь контировку, т.е. обозначение балансовых, внебалансовых и лицевых счетов, по которым проводятся суммы, и затрагиваемой стороны каждого счета. В документах, составляемых на бланках, контировка помещается в отведенном для нее месте бланка, а в документах, изготовленных на счетной машине, вверху ленты подсчета или таблицы, либо против напечатанных в них сумм.

Не требуется контировки на оплачиваемых денежных чеках, поскольку номер счета указан в чековых бланках.

281. Расчетно-денежные документы по безналичным расчетам, как представляемые в банк клиентами и иностранными банками, так и составляемые банком, должны иметь такое количество экземпляров, которое необходимо для совершения записей во всех затрагиваемых данной операцией лицевых счетах клиентов и для приложения к выпискам из затронутых лицевых счетов, если приложение требуется для расшифровки произведенной в лицевом счете записи. В необходимых случаях изготавливаются фотокопии соответствующих документов.

Предусмотренные формы бланков сводных документов: сводные платежные поручения, сводные требования, сводные ордера и др., выписываются с копией на части по затронутым операциями счетам.

282. На именных чеках, расходных кассовых и внебалансовых ордерах на основании которых выдаются деньги и другие ценности, отбираются расписки получателей ( чернилами и шариковой ручкой).

Кроме того, на этих документах должны делаться отметки о предъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя. Допускается заполнение этих отметок самими получателями, при этом работник учреждения Внешторгбанка СССР, после проверки им предъявленного получателем паспорта или заменяющего его документа, должен проверить правильность заполнения реквизитов этого документа в отметке, сличить имеющийся образец подписи с распиской получателя на чеке и расходном обороте ордера.

Правильность отметки о паспорте или другом документе, удостоверяющем личность получателя, заверяется подписью учетно-операционного работника на чеке или ордере.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 в абзац четвертый пункта 282 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Не требуется предъявления паспорта или заменяющего его документа получателя при выплате денег вкладчикам, образцы подписей которых имеются в данном подразделении, учреждении Внешторгбанка СССР.

283. Исправления в суммах, наименованиях иностранных валют, клиентов и номерах их счетов в расчетно-денежных документах не допускаются. Документы с исправлениями указанных реквизитов, хотя бы и оговоренными, являются недействительными и не подлежат приему банком к исполнению.

Ошибки,допущенные клиентами при заполнении текста поручения (кроме приведенных выше реквизитов) и оборотной стороны чека, могут быть исправлены с соответствующей оговоркой за подписями лиц, подписавших документы.

В поручениях и платежных требованиях клиентов работники банка могут в необходимых случаях исправлять указанные клиентами номера счетов на номера других счетов тех же клиентов (например, номер расчетного счета на номер специального ссудного счета и наоборот) и сумму рублевого эквивалента. Исправления оговариваются соответствующим работником.

Документы клиентов, содержащие исправления при помощи корректирующей жидкости, приему к исполнению не подлежат, запрещается также вносить подобные исправления в расчетно-денежные документы, изготовляемые сотрудниками подразделений и учреждений Внешторгбанка СССР.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 2 июля 1987 г. N 1 в абзац пятый пункта 283 настоящей Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

В сводных платежных поручениях или требованиях, если отдельная частная сумма, включенная в документ, не может быть зачислена на счет получателя или списана со счета плательщика, соответствующая сумма по просьбе клиента может быть вычеркнута с исправлением общей суммы сводного документа. Каждое такое исправление оформляется подписью бухгалтерского работника и заверяется контрольной подписью главного бухгалтера учреждения Внешторгбанка СССР или его заместителя. Если возвращается частная сумма, включенная в сводное платежное поручение советской организации на зачисление средств на текущие счета советских граждан, работающих за границей, на списке делается отметка о возврате суммы, который оформляется бухгалтерскими проводками программным путем. При этом сводное платежное поручение проводится в полной сумме.