Глава III. Работа при совершении ответных МФО (п.п. 449 - 464)

Глава III Работа при совершении ответных МФО

449. Поступившие от учреждений Госбанка СССР и отделений Внешторгбанка СССР авизо (первые экземпляры комплекта с приложениями, в том числе авизо, составленные на ЭВМ) направляются работникам, совершающим операции по МФО. Эти работники проверяют, относится ли поступившие авизо к данному филиалу, наличие на них подписей и оттиска печати, а также наличие шифра на тех почтовых авизо, которые должны быть им снабжены. Образцы авизо, составляемые на ЭВМ, приведены в приложении N 15.

Почтовые авизо, снабженные шифром, а также переводные телеграммы передаются работнику по шифру, который проверяет шифр, делает на авизо или телеграмме отметку о правильности проставленного шифра или обнаруженном дефекте и возвращает документы работникам группы МФО.

Работники группы МФО проверяют, кроме того, правильно ли проставлен в авизо присвоенный филиалу "Б" условный номер по МФО, соответствие указанных в авизо номеров счетов получателей или плательщиков и сумм с номерами этих счетов и суммами в приложении. Проверяется наличие штампа филиала "А" на документах, приложенных к кредитовым авизо и перечням к кредитовым сводным авизо, составленным без наименования получателя или плательщика (кроме копий платежных требований со штампом филиала, принявшего их на инкассо).

В подтверждение проверки правильности оформления авизо, сличения указанного в нем номера счета клиента с приложением к авизо, работник по МФО ставит свою подпись в отведенном для этого месте (в правой нижней части) авизо, а также на приложении.

450. Авизо, адресованные другим учреждениям Госбанка или отделениям Внешторгбанка СССР, должны быть немедленно пересланы по надлежащему адресу без какой-либо регистрации и проводки.

Если в относящихся к данному филиалу "Б" авизо будет обнаружена ошибка в его условном номере, об этом немедленно сообщается письмом на бланке 04018045 филиалу "А", контролирующей межфилиальные обороты данного филиала "А" конторе или Главному Вычислительному Центру Госбанка. Такие уведомления посылаются по телеграфу (кодовое слово "ТАЮЛЯ"), если по условиям почтового пробега телеграмма может предупредить ошибку.

451. После раскодировки переводных телеграмм и проверки правильности шифра на каждую телеграмму изготовляются полукомплект карточек 04018028 или 04018033 в двух экземплярах. В тех случаях, когда суммы дебетовых авизо не относятся к счетам клиентов и нет необходимости в приложении документа к выписке из лицевого счета, полукомплекты изготовляются на бланках 04018038 в одном экземпляре. В полукомплектах карточек повторяется текст телеграмм, за исключением адреса и шифра. Сумму и номер авизо допускается указывать один раз в отведенных для них местах бланков полукомплеков, не приводя их в тексте. По усмотрению главного бухгалтера в полукомплектах карточек может не указываться наименование получателя.

Копии переводных телеграмм для приложения к выпискам из лицевых счетов могут изготовляться с применением множительной техники.

Если в поступившей переводной телеграмме не указана подряковый (трехзначный) номер авизо, но по своему содержанию телеграмма является авизо по МФО, в изготовляемом в этом случае полукомплекте номер авизо не проставляется. Этот номер вписывается потом дополнительно в полукомплект по получении ответа филиала "А" на запрос о номере авизо, посылаемый в день принятия авизо к ответному проводу.

В целях ускорения поступлений средств по счетам клиентов, полукомплекты могут изготавливаться после отражения сумм переводных телеграмм операционными работниками по оперативному учету.

Первые экземпляры полукомплекта 04018028 или 0401833 и 04018038 (после проверки правильности его составления) подписываются работниками группы МФО.

В подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР на основании переводных телеграмм составляются мемориальные ордера в двух экземплярах вместо полукомплектов карточек, из которых первых экземпляр направляется на ЭВМ для отражения по балансу, а второй экземпляр - в качестве приложения к выпискам из лицевых счетов.

452. В отделениях Внешторгбанка СССР все поступившие почтовые и телеграфные авизо (кроме дефектных) подбираются по номерам балансовых и лицевых счетов и регистрируются в журналах-описях. Журналы-описи составляются на вычислительной машине по дебетовым и кредитовым авизо в трех экземплярах. В журнале-описи выводятся итоги по лицевым счетам получателей или плательщиков, если к одному лицевому счету относятся несколько авизо, и общий итог по журналу. В журнале-описи печатаются следующие реквизиты: дата поступления авизо, номер лицевого счета, сумма авизо. Дата поступления авизо и номер лицевого счета печатаются над суммой первого авизо, относящегося к данному лицевому счету.

После проверки правильности составления журнала-описи вторые его экземпляры разрезаются по балансовым счетам и вместе с приложенными к авизо и вторыми экземплярами полукомплектов карточек к телеграфным авизо (копиям телеграмм) передаются оперативным работникам. Первый экземпляр журнала-описи, подобранный работниками группы МФО, является мемориальным ордером. Второй экземпляр вместе с документами (приложениями к авизо) выдается клиентам при выписке из лицевого счета. Третий экземпляр журнала-описи, авизо, первые экземпляры полукомплектов карточек к телеграфным авизо и переводные телеграммы остаются на группе МФО.

Во всесоюзном объединении, которое осуществляет операции, связанные с межфилиальными оборотами, журналы-описи составляются в разрезе подразделений и всесоюзных объединений в двух экземплярах. На телеграфные авизо составляются отдельные журналы-описи. В журнале-описи указываются дата поступления, номер филиала "А", номер и сумма авизо.

Первые экземпляры журналов-описей вместе с приложенными почтовыми и телеграфными авизо направляются операционным подразделениям. Вторые экземпляры журналов-описей остаются на группе МФО и служат для контроля за полнотой возврата авизо. Почтовые авизо и оригиналы переводных телеграмм по исполнении возвращаются в группу МФО для сверки записей по балансовому счету 8400 и после сверки направляются на ВЦ для автоматизированной квитовки ответных оборотов.

453. На авизо проставляется дата ответного провода, если она не совпадает с датой поступления в банк авизо, обозначенном на календарном штемпеле экспедиции. На телеграммах делается отметка "Проведено" за подписью работника группы МФО, а во Внешторгбанке СССР - ответственным исполнителем и ставится календарный шемпель. Если дата ответного провода совпадает с датой получения телеграммы, проставленным календарным штемпелем экспедиции, то дата проводки на телеграмме не проставляется.

454. Поступающие сводные авизо с перечнями, а также авизо, включающие несколько платежей, расшифрованных на обороте авизо либо в приложенном сводном поручении, проверяются работниками по МФО путем сличения итога перечня (расшифровки, сводного поручения) с суммой авизо и пунктировки сумм приложений и указанных в них номеров лицевых счетов с данными перечня либо расшифровки, а на приложенных документах проверяется наличие подписи и в надлежащих случаях штампа филиала "А". После этого приложения подбираются по балансовым счетам и на каждом из них работник по МФО подчеркивает номер счета получателя (для облегчения работы оператора). В удостоверении указанной проверки работник по МФО подписывает сводное авизо, перечень к нему и каждое приложение.

На основании приложений к сводным авизо составляется в трех экземплярах (п. 452, 456) отдельный журнал-опись. В конце журнала после общего итога печатаются суммы сводных авизо, а также других авизо, включающих несколько платежей, и выводится их итог, который сверяется с общим итогом журнала. Один экземпляр этого журнала используется в качестве мемориального ордера. По усмотрению главного бухгалтера отделения Внешторгбанка СССР одиночные авизо и приложения к сводным авизо могут регистрироваться в одном журнале-описи.

Сводные авизо и перечни остаются в группе МФО, а приложения при отрезанных частях второго экземпляра журнала-описи, подписанных работником по МФО, передаются операционным работникам для отражения в учете.

455. Во всесоюзном объединении Внешторгбанка СССР, которое осуществляет операции, связанные с межфилиальными оборотами, сводные ответные авизо по МФО регистрируются в отдельных журналах-описях. Журналы-описи составляются по подразделениям, всесоюзным объединениям с указанием относящихся к ним приложений.

Сводные авизо и перечни остаются в указанном всесоюзном объединении, а приложения при вторых экземплярах журналов-описей передаются соответствующим подразделениям, всесоюзным объединениям для отражения в учете.

456. При всех условиях должна быть обеспечена предварительная - до передачи операционным работникам или группе инкассо - регистрация тех приложений к почтовым авизо и данных об оплаченных документах, содержащихся в телеграфных авизо по инкассовым операциям, на основании которых должно списываться со счета N 99260 обеспечение ссуд под расчетные документы в пути, в соответствии с указаниями инструкции о безналичных ведутся централизованно в группе инкассо, то приложения к кредитовым авизо на платежи по инкассо в пользу поставщиков, кредитующихся под расчетные документы в пути, и их описи направляются работникам группы инкассо, ведущим указанные картотеки (по телеграфным переводам - группе инкассо передаются вторые экземпляры полукомплектов либо переводные телеграммы, если полукомплекты составляются после отражения сумм переводных телеграмм по учету), эти приложения поступают к операционным работникам после изъятия оплаченных документов из обеспечения кредита.

Для отделения для регистрации приложений от авизо на платежи в пользу поставщиков, кредитующихся под расчетные документы в пути, работник по МФо сверяет указанные в авизо номера счетов поставщиков с номерами этих счетов в приложенных к авизо копиях платежных требований и мемориальных ордеров на частичную оплату требований, вместе с тем проверяет наличие на приложениях подписей и соответствующих штампов (на копиях платежных требований - штампа филиала банка, принявшего требование на инкассо, а на копиях ордеров - штампа филиала "А"). В удостоверение своей проверки работник по МФО ставит свою визу в правом нижнем углу авизо и на приложениях.

Опись платежных требований и копий ордеров на частичные платежи, приложенных к кредитовым авизо по МФО, может быть совмещена с журналомописью поступивших авизо. В этом случае журнал-опись составляется на бухгалтерском автомате в четырех экземплярах с дополнительной колонкой, в которой печатаются и подсчитываются суммы оплаченных платежных требований и частичных платежей по ним с итогами по лицевым счетам поставщиков и общим итогом.

Четвертый экземпляр составленного в таком порядке журнала передается работнику, ведущему картотеку к счету N 99260, для изъятия оплаченных документов из этой картотеки.

457. Операционный работник, получив соответствующие части журнала-описи, проверяет наличие на них подписи работника группы МФО, по данным документов, приложенных к ордеру либо к авизо, проверяет соответствие наименования и номера счета плательщика или получателя, содержание операции, правильно ли она относится к данному лицевому счету. В необходимых случаях исправляются номера счетов в ордерах, приложениях и авизо, если номер счета заменяется номером другого счета того же клиента (например, номер расчетного счета хозоргана номером его специального ссудного счета), исправление визируется ответственным исполнителем. Если же вместо номера счета одного клиента ошибочно указан номер счета другого клиента или номер несуществующего счета, то исправления дополнительно к визе ответственного исполнителя заверяются контрольной визой главного бухгалтера или его заместителя либо начальника отдела.

458. Записи в лицевых счетах получателей и плательщиков по кредитовым и дебетовым авизо при ведении учета с использованием клавишных вычислительных машин производятся общими суммами итогов журнала-описи на основании отрезанных частей второго экземпляра журнала-описи, подкладываемых к лицевым счетам.

Разрезанные части второго экземпляра журнала, оформленные подписью исполнителя и штампом отделения Внешторгбанка СССР, прилагаются затем к выпискам из лицевых счетов вместе со вторыми экземплярами полукомплектов по телеграфным авизо или их копиям и документам, поступившими при почтовых авизо.

В тех случаях, когда учет ведется на ЭВМ, записи в лицевые счета могут производится на основании авизо по ответным МФО, последние передаются ВЦ. Эти авизо возвращаются группе МФО одновременно с лицевыми счетами по балансовому счету МФО одновременно с лицевыми счетами по балансовому счету 8400. По сводным авизо в этом случае для записи в лицевые счета используются перечни к сводным авизо. На итог сводных авизо составляется сводный мемориальный ордер.

459. Переводные телеграммы, доставленные предприятием связи, при формировании документов за день подкладываются к соответствующим мемориальными ордерам или брошюруются отдельно.

По усмотрению главного бухгалтера учреждения Внешторгбанка СССР перечни к сводным авизо могут храниться в группе МФО при авизо или в мемориальных документах дня.

460. Авизо, оставшиеся на группе МФО, а также поступившие от операционных работников после отражения их сумм в учете, подбираются работником группы МФО в порядке, изложенном в п.464, подсчитываются на вычислительной машине с выведением итогов по дебету и кредиту для записи их в лицевом счете по балансовому счету N 8400.

Эти итого работник по МФО сверяет с итогами оставшихся у него экземпляров журнала-описи и с оборотами по счету N 8400 по бухгалтерскому журналу (сводке оборотов), с учетом оборотов по квитовке авизо табуляграммами - п.476.

461. Учреждения Внешторгбанка СССР обязаны давать ответные проводки полностью на всю сумму всех адресованных им авизо.

Если сумма оформленного авизо не может быть отнесена на соответствующий счет по принадлежности, ответный провод не должен быть задержан, и с разрешения главного бухгалтера или его заместителя либо начальника отдела авизо проводится по счету N 8400 в корреспонденции с активно-пассивным счетом 9020 "Суммы, перечисленные по межфилиальным оборотам, до выяснения".

В частности, на счет N 9020 зачисляются суммы полученных авизо в тех случаях, когда они отнесены к клиентам, не известным данному филиалу, а также при искажении или неправильном указании в авизо наименования клиента или номера его счета, если не представляется возможным уточнить эти данные по приложенным к авизо документам или другим способом.

Если в отдельных документах, полученных при сводном авизо, перечень к которому составлен без указания наименования получателя (плательщика) отсутствует оттиск штампа филиала "А" (кроме платежных требований, на которых имеются оттиски штампа филиалов, принявших их на инкассо), то при проводке сводного авизо сумма недооформленного документа зачисляется на счет 9020.

Задержанию на счет N 9020 подлежат также суммы авизо, не содержащих наименований клиентов филиала "Б", если эти наименования должны обязательно включаться в авизо (см. п.431).

Если в перечне к сводному авизо, составленному на переводы, подлежащие снабжению шифром, будет указан неправильный шифр по одной из сумм, то при проводке сводного авизо такая сумма относится на счет N 9020.

При зачислении сумм авизо на счет N 9020 филиалу "А" посылается запрос. В посылаемых запросах, кроме номера, даты и суммы авизо указывается номер счета плательщика, а по суммам, включенным в сводное авизо, вместо суммы авизо указывается сумма, отнесенная на счет N 9020. В зависимости от суммы и почтового пробега запрос посылается по усмотрению главного бухгалтера по почте или по телеграфу. Ответы на телеграфные запросы, а также повторные запросы о суммах, по которым первоначальные запросы были посланы по телеграфу, должны посылаться также по телеграфу.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац восьмой пункта 461 внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

По счету N 9020 ведутся журналы 0401840, отдельно по кредитовым и дебетовым авизо или отдельные лицевые счета по тому же признаку с проставлением в них даты урегулирования зачисленных на счет сумм.

За состоянием счета N 9020 должен постоянно наблюдать главный бухгалтер учреждения Внешторгбанка СССР.

Списание с этого счета отнесенных на него сумм производится на основании ответов филиалов "А", заверенных двумя подписями и оттиском печати. Телеграфные ответы снабжаются шифром. В подтверждениях неоформленных приложений к сводным авизо указываются основные реквизиты этих платежей (номер, дата, наименования и номера счетов плательщиков и получателей, содержание операции). Отдебетовывать или откредитовывать сумму со счета 9020 обратно можно только по требованию филиала "А" или на основании его сообщения, в котором повторяются прежние реквизиты получателя и указывается, что плательщик не располагает другими данными.

462. Адресованные данному филиалу не относящиеся к нему авизо, при наличии у получившего их учреждения Внешторгбанка СССР точных сведений о правильном адресате, принимаются к ответному проводу по счету N 8400 в корреспонденции со счетом N 9020 с отражением суммы авизо по журналу 04018040. Вслед за этим сумма списывается со счета N 9020 в корреспонденции со счетом 8300. Аналогичные проводки даются и при поступлении дебетовых авизо по неправильно принятым последующим отказам от акцепта платежных требований, лимитированных или нелимитированных чеков и др.

Совершение операций по переадресованию авизо в прямой корреспонденции счетов МФО (8300 и 8400) запрещается.

В тексте составляемого при этом авизо по начальным МФО в адрес учреждения Госбанка СССР или отделения Внешторгбанка СССР, к которому относится перечисляемая сумма, должны быть приведены все реквизиты и полное содержание переадресуемого авизо.

На полях журнала-описи поступивших авизо в этом случае против записи переадресованного авизо делается отметка: " переадресовано филиалу по МФО N...".

О переадресовке посылается сообщение учреждению банка, неправильно адресовавшему авизо. При этом если ошибка допущена по вине клиента, то филиал "А" передает извещение перевододателю.

463. Считаются дефектными и не подлежат проводке впредь до получения подтверждения от филиала "А" полученные авизо в следующих случаях: не имеющие шифра, если он требуется по характеру и сумме операции; с неправильным шифром; с неясным оттиском печати или без ее оттиска; не подписанные в установленном порядке; авизо с приложением документов, не заверенных подписями и штампом филиала "А", если таковая заверка требуется; авизо с исправлениями номеров счетов получателей.

Дефектными считаются также сводные авизо в тех случаях, когда: итог приложенного к авизо требования не соответствует сумме авизо или подсчет частных сумм в перечне расходится с его итогом, равным сумме авизо; записи в перечне имеют те или иные расхождения с приложенными к нему документами; в перечне отсутствует подпись или оттиск печати либо последний неясен.

Дефектные авизо регистрируются работником МФО в отдельной тетради с указанием реквизитов авизо и сущности дефекта. Записи в тетради визируются главным бухгалтером или его заместителем либо начальником отдела, который обязан рассмотреть вопрос о возможности принятия к проводке, в виде исключения, тех авизо, которые относятся к операциям и клиентам, не вызывающим сомнений. В частности, допускается принятие к проводке телеграфных авизо с искаженной суммой, если сумма по переводному ключу совпадает с суммой платежного требования или другого документа, имеющегося по данной операции в филиале "Б".

Должны приниматься к проводке сводные авизо с ошибками в перечне и авизо, включающие несколько платежей с ошибками в их расшифровке на обороте, если ошибки могут быть исправлены по данным приложенных документов, на основании которых составлялся перечень или расшифровка. Такие исправления заверяются подписью главного бухгалтера или его заместителя либо начальника отдела с посылкой уведомления филиалу "А" за той же подписью о внесенных исправлениях.

При наличии других дефектов в перечнях к сводным авизо, а равно в приложенных к авизо сводных поручениях, в частности, недооформления его подписью или оттиском печати, авизо могут приниматься к проводке, чтобы не задержать зачисление по назначению крупных платежей с последующим получением подтверждения от филиала "А".

О дате проводки и последующего дооформления дефектных авизо в тетради делается отметка.

Регистрация дефектных авизо не требуется в тех учреждениях Внешторгбанка СССР, где эти авизо хранятся у главного бухгалтера или его заместителя либо начальника отдела.

По поводу дефектов в кредитовых и дебетовых авизо, независимо от их проводки или задержки проводки, филиал "Б" обязан немедленно послать запрос филиалу "А". По усмотрению главного бухгалтера запрос посылается по почте или по телеграфу в зависимости от суммы и почтового пробега.

Ответные письма филиалов "А", подтверждающие правильность недостаточно оформленных авизо, должны быть заверены оттиском печати и в надлежащих случаях шифром, а телеграфные ответы - шифром.

Перечни к сводным авизо, не имеющие подписи и печати или с неясным оттиском печати, должны приниматься к проводу по счетам клиентов после получения от филиала "А" соответственно оформленных почтовых и телеграфных подтверждений, при обязательном условии приложения к перечню сводного авизо надлежащим образом оформленных документов и тождественности реквизитов этих документов данным перечня.

При нарушении этих условий дефектные перечни к сводным авизо, а также сводные поручения, не оформленные подписями и печатью банка или с неясным оттиском печати, должны заменяться филиалами "А" их копиями, заверенными подписью главного бухгалтера и оттиском печати. Последние помещаются в документы филиала "Б" при ранее полученном недооформленном перечне с надписью на нем о приложении копии.

464. Авизо, проведенные филиалом "Б" за данный день, подразделяются на дебетовые и кредитовые, рассортировываются по номерам филиалов "А". Подобранные авизо (здесь и в дальнейшем под авизо, проведенным филиалом "Б" и помещенными в картотеки ответных МФО, подразумеваются как подлинные почтовые авизо, так и карточки ответных проводов к телеграммам и сами телеграммы, за исключением подлинных авизо по МФО, упомянутых в п.430) помещаются в левые половины картотек ответных МФО, отдельно по дебетовым и кредитовым оборотам в ячейках по дням проводки.

Находящиеся в этих картотеках авизо служат аналитическим учетом по балансовому счету N 8400 и учитываются в лицевых счетах, указанных ниже.