Глава VI. Формирование и хранение бухгалтерских документов дня (п.п. 406 - 423)

Глава VI
Формирование и хранение бухгалтерских документов дня

406. В подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР в условиях ведения бухгалтерского учета на ЭВМ бухгалтерские документы формируются и хранятся с соблюдением следующих правил:

а) мемориальные документы подбираются по пакетам в возрастающем порядке номеров пакетов;

б) к мемориальным документам должны быть подобраны приложения, после чего они брошюруются в папки;

в) приложения к мемориальным ордерам направляются в документы дня в соответствии с Перечнем документов-приложений к мемориальным ордерам, подлежащим формированию в документы дня по операциям Внешторгбанка СССР (приложение N 14);

г) мемориальные документы с приложениями по валютным операциям, кроме документов по внебалансовым счетам, брошюруется вместе с документами по рублевым операциям (при этом документы с различными сроками хранения брошюруются в отдельные папки). В эту же папку помещаются подлинные авизо по ответным МФО по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, по расчетам в иностранной валюте, по складам граждан (в картотеках по счету ответных МФО вместо этих авизо хранятся их копии, полученные от филиалов "А");

д) внебалансовые ордера подбираются в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов, сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров. Внебалансовые ордера брошюруются отдельно от мемориальных документов и помещаются в последний том документов за день. Бухгалтерский журнал, составляемый отдельно по приходу и расходу внебалансовых счетов, помещается в документы дня вместе с описью и в необходимых случаях с внебалансовыми ордерами.

407. Мемориальные документы, направляемые в течение дня в специально выделенных пакетах из подразделений и всесоюзных объединений на Вычислительный центр для отражения по балансу, возвращаются последним в соответствующее подразделение, всесоюзное объединение. В условиях децентрализованного ввода информации для формирования документов дня подразделений, всесоюзные объединения направляют соответствующие документы в отдельном пакете при описи, изготовленной на ЭВМ.

Работники, на которых возложено формирование, по получении упомянутых документов обязаны просчитать их полистно и полученное количество сверить с описью, составленной при отправке документов на ЭВМ либо изготовленной на ЭВМ. Разрешается осуществлять проверку полноты полученных документов путем пунктировки их с записями в описи. Сверка производится по каждому пакету отдельно.

408. Расчетно-денежные документы, подлежащие приложению к мемориальным ордерам, передаются исполнителями подразделений и всесоюзных объединений в соответствии с графиком документооборота.

В целях облегчения подборки приложений на мемориальных ордерах и приложениях к ним в левом нижнем углу исполнители проставляют номер, состоящий из условного цифрового обозначения, закрепленного за данным управлением, всесоюзным объединением, отделом (приложение N 11), и порядкового номера бухгалтерской проводки за данный день.

За каждым ответственным исполнителем, на которого возложено составление мемориальных ордеров, руководители подразделений и всесоюзных объединений закрепляют необходимое количество номеров. Например, условное цифровое обозначение отдела - 27, в отделе имеется 7 исполнителей, занимающихся бухгалтерским оформлением операций. За первым исполнителем закрепляются номера с 1-го по 29-й, за вторым - с 30-го по 39-й и т.д. Таким образом, первый исполнитель будет проставлять номера на мемориальных ордерах и приложениях к ним следующим образом: 27/1, 27/2, ..., 27/29, второй - 27/30, 27/31,..., 27/39 и т.д. Список сотрудников с указанием закрепленных за ними номеров представляется соответствующему подразделению, всесоюзному объединению, осуществляющему формирование бухгалтерских документов дня.

Подборка приложений к мемориальным документам и документам по внебалансовым счетам производится в подразделениях и всесоюзных объединениях в централизованном порядке специально выделенными работниками, которые проверяют полноту приложений, правильность их оформления и составляют описи приложений к документам дня. В описях указываются: фамилия, инициалы исполнителя, номера приложений и их количество. Приложения к бухгалтерским документам дня, подобранные в возрастающем порядке их номеров, направляются соответствующему подразделению, всесоюзному объединению в специальных папках. На верхних обложках этих папок должна содержаться надпись: "Приложения к документам дня" с указанием условного цифрового обозначения отдела.

409. В условиях осуществления пересчета иностранной валюты в рубли программным путем и отсутствия в этой связи в мемориальных и внебалансовых документах рублевого эквивалента иностранной валюты контроль за полнотой формирования документов по балансовым и внебалансовым счетам осуществляются по их количеству. При формировании папок составляется контрольная лента подсчета на общее количество документов в папке. Количество сброшюрованных документов в каждой папке сверяется с итогом контрольной ленты подсчета, составленной при формировании папок. Количество мемориальных документов должно соответствовать данным описей, а количество приложений - данным, указанным в мемориальных документах. Количество документов по внебалансовым счетам должно соответствовать данным описей.

Факт сверки данных удостоверяется на последней странице обложки папки сброшюрованных документов подписью сотрудника банка, формировавшего документы, а также главного бухгалтера подразделения, учреждения банка или его заместителя.

410. После сброшюрования и сверки мемориальных документов и приложений к ним на лицевой стороне обложки папки заполняется следующий текст:

-------------------------------------------------------------------------

     Внешторгбанк СССР                    Индекс ________________________

     Серия _______ Архив ________         Срок хранения _____________ лет

-------------------------------------------------------------------------

                         БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

                     за "___"__________ 19 ___ года

                         МЕМОРИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

             С ПРИЛОЖЕНИЯМИ ПО ВАЛЮТНЫМ И РУБЛЕВЫМ ОПЕРАЦИЯМ

Том N __________

Пакеты с N ____________ по N _____________

-------------------------------------------------------------------------

На последней странице обложки папки указывается:

     "Количество мемориальных документов соответствует данным  описей,  а

количество приложений - данным, указанным в мемориальных документах.

     Всего в томе ________ листов

     Формировал _______________ (подпись)

     Проверил _________________  (подпись  главного  бухгалтера  или  его

заместителя)".

После сброшюрования и сверки внебалансовых документов на лицевой стороне обложки заполняется следующий текст:

-------------------------------------------------------------------------

     Внешторгбанк СССР                    Индекс ________________________

     Серия _______ Архив ________         Срок хранения _____________ лет

-------------------------------------------------------------------------

                         БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

                     за "___"__________ 19 ___ года

                    ДОКУМЕНТЫ ПО ВНЕБАЛАНСОВЫМ СЧЕТАМ

Том N __________

Пакеты с N ____________ по N _____________

_________________________________________________________________________

     На последней   странице   обложки   папки  указывается:  "Количество

документов соответствует данным описей.

     Всего в томе _______ листов

     в том числе:

     по приходу ______ листов

     по расходу ______ листов

     Формировал _______________ (подпись)

     Проверил _________________  (подпись  главного  бухгалтера  или  его

заместителя)".

К первому тому сброшюрованных документов прилагаются:

ф.111 - Опись документов, принятых к обработке в ЭВМ;

ф.160 - Контрольная ведомость документов, принятых к обработке в ЭВМ, по пакетам;

информация об открытии и закрытии лицевых счетов.

411. Отдельно от общих мемориальных документов в подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР формируются первичные документы по внутрибанковым операциям (счета разделов I, ХIII, ХIV и ХVI баланса), подлинные кассовые документы, документы по операциям обменных пунктов, оплаченные дорожные чеки Внешторгбанка СССР с ограничительной надписью, полученные от учреждений Госбанка СССР и Внешторгбанка СССР и обменных пунктов Москвы, расчетно-денежные документы по иностранным государственным кредитам, а также по экспортным и импортным операциям.

Формирование кассовых документов производится кассовыми работниками Валютного хранилища и кладовых всесоюзных объединений Внешторгбанка СССР. Порядок формирования и хранения этих документов определен инструкцией Внешторгбанка СССР по кассовой работе.

Оплаченные дорожные чеки Внешторгбанка СССР с ограничительной надписью, полученные от учреждений Госбанка СССР и Внешторгбанка СССР, формируются соответствующим подразделением применительно к порядку, изложенному в настоящей главе.

Документы по аккредитиву и гарантии заводится отдельное дело. До закрытия аккредитивов и снятия гарантий с учета эти дела хранятся в подразделениях и всесоюзных объединениях, а после закрытия аккредитивов и снятия гарантий с учета сдаются на хранение в архив.

Документы по экспортным и импортным инкассовым операциям до их оплаты хранятся в картотеках. Оплаченные документы, сброшюрованные в отдельные папки, на протяжении текущего года хранятся в подразделениях и всесоюзных объединениях (в железных шкафах), а по окончании года сдаются в архив.

412. Формирование и брошюрование бухгалтерских и кассовых документов по отчетности инспекторов обменных пунктов за полученные авансы в рублях, иностранной валюте, дорожных чеках, а также за бланки строгой отчетности производятся отдельно по каждому инспектору обменных пунктов в следующем порядке:

все сводные расходные и приходные ордера с приложением сопроводительных писем на разменную монету инспекторов обменных пунктов, расходных ведомостей на выдачу под отчет инспекторам авансов и мемориальные документы с приложениями подбираются по пакетам;

чеки Внешторгбанка СССР в рублях с ограничительной надписью формируются отдельно в качестве приложений к их описям.

Тома с подобранными и сброшюрованными документами по отчетности инспекторов обменных пунктов сдаются в архив в установленные сроки.

Сроки хранения документов по отчетности инспекторов обменных пунктов устанавливаются и применяются по срокам хранения документов по валютным операциям.

Отправка документов на Вычислительный центр по операциям обменных пунктов производится в специально выделенных пакетах.

413. В отделениях Внешторгбанка СССР документы для формирования подбираются в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов ответственными исполнителями по время проверки отпечатанных лицевых счетов и передаются работнику, на которого возложено формирование документов. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются после вышеуказанных документов. Мемориальные документы с приложениями по валютным операциям брошюруются вместе с документами по рублевым операциям (при этом документы с различными сроками хранения брошюруются в отдельные папки). В эту же папку помещаются подлинные авизо по ответным МФО по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, по расчетам в иностранной валюте, по вкладам граждан (в картотеках по счету ответных МФО вместо этих авизо хранятся их копии, полученные от филиалов "А").

Сброшюрованные документы подсчитываются на клавишной вычислительной машине, и сумма их сверяется работником, на которого возложено формирование документов, с итогом оборотов в бухгалтерском журнале либо сводке оборотов, исключая обороты по приходу и расходу кассы.

Если общие итоги не совпадают, сверка производится по балансовым счетам.

Вместо подсчета документов может быть произведена их пунктировка с записями бухгалтерского журнала по дебету счета, с проверкой таким образом наличия документов по всем произведенным записям за день.

Внебалансовые ордера по счетам, не учитываемым в книг кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами. Эти ордера помещаются после мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров. Документы по внебалансовым счетам подсчитываются, и суммы их сверяются с итогами оборотов по этим счетам, выведенными в бухгалтерском журнале.

414. После сброшюрования и сверки документы нумеруются порядковыми номерами полистно, включая приложения к основным документам.

На лицевой стороне обложки папки заполняется следующий текст:

Срок хранения __________________________ Индекс _________________________

____________________________________________ отделение Внешторгбанка СССР

                         БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

                     за "___"__________ 19 ___ года

Мемориальных документов на сумму руб. ______________ коп. _______________

                                        (цифрами)

В отдельных папках находятся:

по разделам I, ХIII, XIV и XVI баланса руб. __________ коп. _____________

                                             (цифрами)

по операциям обменных пунктов руб._______________ коп. __________________

                                     (цифрами)

Документов по приходу

  внебалансовых счетов __________________________________________________

Документов по расходу

  внебалансовых счетов __________________________________________________

Подсчитал,

---------

спунктировал с журналом ___________________ (подпись)

С журналом сверено (подпись главного бухгалтера или его заместителя) ____

_________________________________________________________________________

     На последней странице обложки указывается:

     "В настоящей папке пронумерованных  _________________ листов.

                                             (прописью)

     Формировал _________________________ (подпись)".

При подсчете сброшюрованных документов на клавишной вычислительной машине к ним прилагается лента подсчета, подписанная сотрудником, производившим подсчет. В этом случае разрешается не нумеровать листы мемориальных документов и приложений к ним и не делать надпись о количестве листов на последней странице обложки.

Наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений должны тщательно проверяться работниками отделений, на которых возложено формирование документов.

415. Отделения Внешторгбанка СССР первичные документы по внутрибанковским операциям (счета разделов I, XIII, XIV и XVI баланса) и по операциям обменных пунктов формируют отдельно от общих мемориальных и кассовых документов. Причем документы по внутрибанковским операциям и по операциям обменных пунктов формируются в отдельные сшивы.

В папку с документами по счетам разделов I, XII, XIV и XVI баланса помещаются вместе с мемориальными документами подлинные документы, проведенные в корреспонденции со счетом кассы, послужившие основанием для составления кассовых ордеров (счета, ведомости на заработную плату, заявления и т. д.), а также вторые экземпляры кассовых документов.

В тех отделениях Внешторгбанка СССР, где списание с лицевых счетов работников обменных пунктов авансов в рублях в иностранной валюте производится в корреспонденции со счетами N 0300, 0600 и 0606, в документы по операциям обменных пунктов помещаются: копии кассовых приходных ордеров на зачисление указанных в них ценностей в оборотную кассу; накладные на сумки с ценностями; препроводительные ведомости к сумкам с ценностями, отосланным обменным пунктам; первые экземпляры актов на недостачи и излишки ценностей, составленные работниками бухгалтерии; копии мемориальных ордеров на выявленные при проверке отчетов и пересчете ценностей суммы недостач, а также копии кассовых приходных ордеров на зачисление выявленных при пересчете ценностей излишков в советской и иностранной валюте; все отчетные документы работников обменных пунктов.

Если списание с лицевых счетов работников обменных пунктов авансов в рублях, в иностранной валюте производится в корреспонденции со счетом N 1767, то в документы по операциям обменных пунктов помещаются: копии мемориальных ордеров на списание с лицевых счетов работников обменных пунктов, открытых по балансовым счетам N 0400, 0602 и 0607, израсходованных ими сумм; накладные на сумки с ценностями; препроводительные ведомости к сумкам с ценностями, отосланным обменным пунктам; первые экземпляры актов на недостачи и излишки ценностей, составленные работниками бухгалтерии; копии мемориальных ордеров на выявленные при проверке отчетов и пересчете ценностей суммы недостач, а также копии кассовых приходных ордеров на зачисление выявленных при пересчете ценностей излишков в советской и иностранной валюте; все отчетные документы работников обменных пунктов.

Документы по переоценке остатков иностранной валюты в связи с изменением курсов помещаются в сшивы кассовых документов к балансовым счетам N 0600, 0602, 0607.

В отделениях Внешторгбанка СССР, имеющих небольшое количество операций, по усмотрению главных бухгалтеров допускается формирование документов по внутрибанковским операциям и по операциям обменных пунктов раз в декаду или в месяц при условии, если до сброшюрования они будут помещаться в скоросшиватель и храниться в несгораемом шкафу под ответственностью главного бухгалтера.

При формировании документов с длительными сроками хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с бухгалтерским журналом за данный день, а на обложке папки указывается общая сумма документов по дебету и кредиту каждого балансового счета, сверенная с данными месячной или при формировании за год - годовой оборотной ведомости.

В общие папки мемориальных и кассовых документов помещаются справки за подписью главного бухгалтера или его заместителя о суммах документов по дебету каждого балансового счета, приходу и расходу каждого внебалансового счета, хранящихся в отдельных папках.

416. В подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР документы за истекший день должны быть оформлены в указанном выше порядке и сданы в текущий архив в течение трех рабочих дней после совершения бухгалтерских записей, в отделениях Внешторгбанка СССР - не позднее, чем на следующий день.

417. Сотрудники, на которых возложены подборка, подсчет и брошюровка документов, обязаны обеспечить их полную сохранность. Они не имеют права допускать кого-либо из других работников к просмотру документов без разрешения главного бухгалтера или его заместителя.

В подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР без такого разрешения может обращаться к документам работник, который осуществляет выверку сумм, отнесенных на счет N 9999, а в отделениях Внешторгбанка СССР - ответственный за сверку аналитического учета с синтетическим.

418. Для обеспечения сохранности документов, по которым в случае пожара или стихийного бедствия подразделения и учреждения Внешторгбанка СССР могли бы восстановить данные своего учета, обязательному хранению подлежат:

А. В кладовой или несгораемых шкафах:

а) оформленные надлежащими подписями годовой отчет за истекший год и месячная оборотная ведомость за истекший месяц со всеми к ним приложениями;

б) бухгалтерские журналы либо сводки оборотов и ежедневные балансы за текущий месяц;

в) проверочные ведомости на 1-е число текущего месяца;

г) кассовые документы по операциям в советской и иностранной валюте за последние 12 месяцев;

д) мемориальные документы за текущий месяц;

е) журналы 04098008 по балансовым счетам N 9200, 9210 и 9420.

Б. В железных шкафах в охраняемом помещении:

а) картотеки действующих лицевых счетов, досье по экспортным, импортным и денежным аккредитивам и гарантийным операциям, операционные журналы, книги, сводные карточки, карточки с образцами подписей, карточки учета средств, выданных на заработную плату, ведомости по начислению процентов;

б) действующие картотеки по ответным МФО и по отосланным и присланным на инкассо документам;

в) карточки срочных обязательств по ссудам.

419. Заявления клиентов об открытии расчетных и текущих счетов со всеми документами, требующимися для оформления открытия счетов, хранятся в отдельных делах, ведущихся по каждому клиенту. В эти же дела помещаются переписка об изменении права подписи и документы, определяющие полномочия на распоряжение счетом, заявления-обязательства об открытии специальных ссудных счетов, ссудных счетов под расчетные документы в пути и других ссудных счетов, а также копии распоряжений об открытии ссудных и расчетных субсчетов. Каждому делу присваивается тот же номер, который присвоен расчетному или текущему счету. Хранение документов по юридическому оформлению счетов возлагается на главного бухгалтера соответствующего подразделения, учреждения Внешторгбанка СССР или его заместителя. Дела эти должны храниться в запирающихся шкафах, а действующие образцы подписей - в запирающихся картотеках у учетно-операционных работников.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 второй, третий и четвертый абзацы пункта 419 заменяются следующим абзацем

См. текст абзацев в предыдущей редакции

Утратившие силу документы по оформлению счетов остаются в деле, но перечеркиваются крестообразно и на них делается отметка о замене новыми документами. При замене карточек с образцами подписей один из экземпляров таких карточек помещается в дело по оформлению счета, а остальные экземпляры уничтожаются.

Порядок оформления и хранения документов по открытию текущих органов типа "А", "Б", "В" и "Д" изложен в инструкции Внешторгбанка СССР "О счетах и вкладах в иностранной валюте и в рублях".

420. Ответственность за правильную организацию и точное соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров подразделений и учреждений Внешторгбанка СССР. Последние должны проинструктировать сотрудников, распределить и закрепить за ними определенные места в шкафах для хранения документов, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

421. Все остальные, кроме указанных в п.418, материалы бухгалтерского учета (мемориальные документы и лицевые счета за истекшие месяцы, документы по аккредитивным и инкассовым операциям и пр.) должны храниться в архиве, оборудованном стеллажами и железными шкафами, в ведении специально выделенных работников, ответственных за сохранность документов.

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац первый пункта 422 Характеристики счетов внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

422. Справки по документам, хранящимся в кладовой и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем.

Документы (папки), выдаваемые для наведения справок, регистрируются в специальной книге по следующей форме: дата выдачи, наименование документа (папки), подпись работника, которому выдаются документы, отметка о возврате документов.

Сотрудник Внешторгбанка СССР, получивший разрешение на наведение справки, должен работать в присутствии кассира или работника, ведающего текущим архивом. Лица, ответственные за документы, обязаны следить за тем, чтобы сотрудники, допущенные для наведения справок, не производили в документах никаких исправлений и надписей.

Выдача мемориальных документов из кладовой и текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера соответствующего подразделения, учреждения Внешторгбанка СССР. Работник, ответственный за выдачу документов, контролирует по книге выдачи своевременность возврата документов.

423. Изъятие мемориальных документов производится: по документам центрального аппарата - с разрешения главного бухгалтера Внешторгбанка СССР или его заместителя, по документам учреждений Внешторгбанка СССР - с разрешения руководителя учреждения банка или его заместителя по письменным требованиям судебных и следственных органов, органов народного контроля, арбитража или вышестоящего учреждения банка.

Изъятие документов по счетам и вкладам граждан допускается лишь по требованиям судебных и следственных органов.

При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт (или протокол выемки) за подписями руководителя подразделения, учреждения банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ. В акте должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой именно документ изымается. Второй экземпляр акта вручается указанному представителю.

На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта (второй экземпляр протокола выемки) и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами.

Если изъятый документ отсылается по почте, акт составляется без участия представителя учреждения, приславшего требование об изъятии, и к акту прилагается почтовая квитанция на отсылку документа ценным пакетом по соответствующему адресу.

В случае одновременного изъятия мемориальных документов за разные даты одного года составляется один акт на все изъятые документы с включением их перечня. На место одного из этих документов помещается его копия, требование на изъятие и первый экземпляр акта (второй экземпляр протокола выемки), а взамен остальных документов остаются их копии с отметкой о месте хранения требования на изъятие (в документах за такое-то число).

Информация об изменениях:

Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 после пункта 423 вводится абзац следующего содержания

Учреждение банка по письменной просьбе ревизующих органов обязано сообщить им перечень открытых расчетных, текущих обязано сообщить им перечень открытых расчетных, текущих, бюджетных и других счетов ревизуемой организации, а также в необходимых случаях предоставить ревизующим возможность сличать предъявленные им ревизуемой организацией выписки банка из расчетных, текущих, бюджетных и других счетов с записями по этим счетам. В случае расхождения записей в них с подлинными записями в учреждении банка, ревизующий составляет акт, который подписывается ревизующим, главным бухгалтером учреждения банка и главным бухгалтером ревизуемой организации.