Приложение 22. Обязанности и ответственность заведующего складом (кладовщика) учреждения Внешторгбанка СССР

Приложение 22
(к п. 594 инструкции)

Обязанности и ответственность
заведующего складом (кладовщика) учреждения Внешторгбанка СССР

1. В круг обязанностей заведующего складом (кладовщика) входит:

а) своевременный прием материальных ценностей;

б) хранение материалов, оборудования, инвентаря и прочих материальных ценностей;

в) отпуск материальных ценностей (по усмотрению руководителя учреждения на кладовщика могут быть возложены также получение, упаковка и отправка материальных ценностей);

г) наблюдение за запасами материалов;

д) количественный учет материалов на складе и своевременное представление в бухгалтерию учреждения установленных документов;

е) количественный учет находящихся на складе бланков;

ж) сверка фактических остатков материальных ценностей по их количеству с данными складского и бухгалтерского учета;

з) хранение учетных карточек и других документов в установленном порядке;

и) наблюдение за исправным состоянием помещений склада;

к) наблюдение за исправностью и за производством своевременного ремонта весов, рабочего инвентаря и инструментов;

л) поддержание в складе и кладовых надлежащей чистоты и порядка;

м) соблюдение правил противопожарной охраны и производственной санитарии на складах;

н) обеспечение исправности запоров и закрытие складов в нерабочее время.

2. Все поступающие на склад или в кладовую материальные ценности должны быть зав. складом (кладовщиком) немедленно осмотрены и оприходованы в тот же день согласно установленной документации.

3. Прием материальных ценностей должен производиться заведующим складом (кладовщиком) путем тщательной проверки количества и качества этих ценностей в полном соответствии с сопроводительными документами (счетами-фактурами, транспортными документами и др.) в присутствии лица, доставившего эти ценности на склад, и компетентного представителя общественности, назначенного руководителем учреждения Внешторгбанка из числа лиц, утвержденных решением профсоюзной организации.

4. Материалы должны храниться в закрытых помещениям. Громоздкие и навалочные материалы (лес, дрова, уголь и т.п.) могут храниться на открытых местах (огражденных забором) с соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

5. Хранение горючих, смазочных и москательных материалов должно производится в специально приспособленных помещениях, территориально обособленных от других складов.

6. Все материалы должны распределяться и укладываться в помещениях склада с таким расчетом, чтобы достигалась полная гарантия сохранности их количества и качества и чтобы в то же время не было затруднено производство складских операций по приему, хранению, отпуску и проверке наличия материальных ценностей.

В частности, завскладом (кладовщик) при размещении и хранении материальных ценностей должен руководствоваться следующим:

а) укладка однородных материалов должна производиться с таким расчетом, чтобы одноименные материалы не находились в разных помещениях склада;

б) все места хранения материалов в складе (отделения, ряды, стеллажи, полки, гнезда, ящики и пр.) должны быть занумерованы и к ним, а также к предметам оборудования, прикреплены номенклатурные ярлыки или таблички с указанием номенклатурного номера и наименования материала, его размера, сорта и единицы измерения;

в) принятые на склад материалы немедленно после их приема должны быть рассортированы по роду, сортам, размерам и другим признакам и уложены в постоянные, заранее установленные места их хранения;

г) одноименные материалы, поступившие на склад в разное время, должны быть размещены в такой последовательности, чтобы удобно и легко было отпускать материалы в порядке их поступления на склад;

д) наиболее ходовые, громоздки и тяжеловесные материалы должны храниться ближе к выходу, чтобы приемка, отпуск и транспортировка их производились без задержки и с наименьшей затратой времени и сил;

е) материалы, могущие оказать влияние на качество других материалов, должны храниться отдельно;

ж) материалы, подлежащие досмотру представителем общественности, а также материалы, подлежащие возврату поставщикам вследствие недоброкачественности, должны храниться отдельно от остальных материалов, и отпуск их воспрещается;

з) материальные ценности, бывшие в употреблении и подлежащие реализации, следует хранить обособленно от материалов, предназначенных для хозяйственных целей учреждений Внешторгбанка.

7. Отпуск материальных ценностей со склада должен производиться по документам, указанным в инструкции. До отпуска этих ценностей заведующий складом (кладовщик) обязан сверить подписи на требованиях с имеющимися у него образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать требования на отпуск материальных ценностей.

При отпуске материалов представителям отделений Внешторгбанка СССР следует обязательно отбирать от получателя доверенность на право получения материалов, оформленную подписями управляющего и главного бухгалтера и печатью отделения.

По документам на отпуск материалов, неправильно или неполно оформленным или подписанным лицами, не имеющими права подписи, и по неправильно оформленным доверенностям, а также без документов и по распискам отдельных лиц отпуск материалов воспрещается.

8. Завскладом (кладовщик) обязан систематически вести наблюдение за запасами материалов на складах и периодически докладывать руководителю учреждения Внешторгбанка СССР о всех длительно лежащих без движения материальных ценностях.

9. Завскладом (кладовщик) обязан все документы по операциям склада за каждый день оформлять и записывать в карточки складского учета (04098002) в день совершения операций. Записи в карточках должны производиться чернилами или шариковой ручкой по каждому отдельному приходному или расходному документу с обязательным выведением остатка на следующий день после записи всех операций за данный день.

10. Все документы по расходным операциям за день после записи в карточки складского учета завскладом (кладовщик) обязан сдавать в бухгалтерию учреждения Внешторгбанка СССР до 14 часов следующего дня под расписку, оставляя у себя вторые экземпляры этих документов.

11. Ежеквартально завскладом (кладовщик) обязан совместно с бухгалтерией учреждения Внешторгбанка СССР сверять остатки всех видов материалов по карточкам 04098002 с данными учета бухгалтерии по карточкам 04098010.

12. В тех случаях, когда при сверке остатков будут выявлены расхождения в записях карточек с данными бухгалтерского учета, все такие расхождения должны немедленно отрегулироваться. При этом все исправления следует производить в установленном порядке (неправильную запись зачеркнуть чернилами или шариковой ручкой таким образом, чтобы зачеркнутое можно было прочесть, а правильную запись сделать над зачеркнутым также чернилами или шариковой ручкой с учинением соответствующей оговорки и подписи лица, исправившего ошибку).

13. В вопросах учета и отчетности завскладом (кладовщик) подчиняется главному бухгалтеру соответствующего подразделения, учреждения Внешторгбанка СССР.

14. При инвентаризации материальных ценностей завскладом (кладовщик) обязан:

а) производить операции по приему и отпуску материалов в соответствии с распоряжениями инвентаризационной комиссии;

б) присутствовать (безотлучно) при производимых инвентаризационной комиссией осмотре и проверке материалов;

в) давать инвентаризационной комиссии все требуемые сведения и объяснения по вопросам хранения материалов, а также по расхождениям с данными бухгалтерского учета;

г) обязательно скреплять своей подписью все ведомости и акты инвентаризации.

15. По окончании инвентаризации склада завскладом (кладовщик) обязан произвести в карточках складского учета дополнительные записи на основании тех документов, которые будут ему переданы бухгалтерией.

16. Завскладом (кладовщик) несет полную ответственность, если по его вине Внешторгбанк СССР потерпит какие-либо убытки из-за несвоевременности приемки грузов или вследствие небрежной приемки и браковки материалов, а также за все недостачи, допущенные по его вине вследствие порчи, брака, провеса и просчета, в результате бесхозяйственного хранения, неправильной выдачи, а также нарушения правил охраны и противопожарных правил.

О материальной ответственности заведующего складом (кладовщика) с последним заключается договор по форме, приведенной в приложении 21.