Приложение 10. Перечень основных обязанностей учетно-операционных работников отделений Внешторгбанка СССР

Приложение 10
(к п. 273 инструкции)

Перечень
основных обязанностей учетно-операционных работников отделений Внешторгбанка СССР

Обязанности ответственного исполнителя

1. Соответствующая обработка расчетно-денежных документов, принятых от клиентов и сотрудников банка, а также документов, поступивших через специально выделенных работников банка или специальные ящики, по счетам, ведущимся ответственным исполнителем.

Проверка возможности перечисления или выдачи наличных денежных средств или других ценностей по предъявленному документу исходя из состояния счета, с которого должны быть списаны средства (имеется ли достаточный свободный остаток средств на расчетном, текущем или особом счете с учетом имеющихся к данному счету претензий и установленной очередности платежей).

2. Проверка всех поступающих расчетно-денежных документов с точки зрения законности операций и соответствия их правилам кредитования и расчетов, а также соответствия характеру деятельности данного клиента, предусмотренной его уставом (положением).

В частности, указано ли в тексте документа целевое назначение платежей (кроме допускаемых исключений), соответствует ли операция как по дебету, так и по кредиту счетов характеру деятельности клиента, по счету которого она проводится, и целевому назначению данного счета; имеются ли ссылки на номера и суммы товарно-транспортных или заменяющих их документов в платежных требованиях, платежных поручениях и расчетных чеках на оплату товаров и услуг; ссылки на дату соглашения о расчетах плановыми платежами в платежных поручениях.

Не содержится ли в данной операции запрещенное законом авансирование; не нарушены ли правила расчетов; соблюдены ли все условия, установленные правилами Госбанка СССР и Внешторгбанка СССР для выплаты средств по данному виду операции.

Имеются ли разрешительные надписи управляющего отделением или уполномоченного им лица на документах по выдаче ссуд и регулированию ссудных и специальных ссудных счетов (кроме тех расчетных документов, которые по установленным правилам могут оплачиваться со ссудных и специальных ссудных счетов ответственным исполнителем самостоятельно).

3. Проверка соответствия всех документов условиям аккредитивов по расчетам за экспортируемые советскими внешнеторговыми организациями товары и оказанные услуги и указаниям Внешторгбанка СССР. Проверка правильности оформления чеков, платежных и инкассовых поручений, платежных требований и приложенных к ним товарно-транспортных или заменяющих их документов. Составлены ли эти документы на бланках установленных форм с заполнением всех предусмотренных формой реквизитов; нет ли признаков исправлений или дописок в обозначении суммы цифрами и прописью, прочеркнуты ли свободные места в чеках во избежание дописок; соответствуют ли дополнительные экземпляры документа его первому экземпляру. Наличие на документе установленных подписей и оттиска печати и соответствие их заявленных образцам; соответствие номеров предъявленных к оплате чеков номерам, зарегистрированным в карточке с образцами подписей или регистрационной карточке выданных чековых книжек данному клиенту; правильность надписи на именном чеке или расходном ордере о предъявлении паспорта получателя, наличие и подлинность расписки в получении денег и ценностей на именных счетах и расходных кассовых ордерах и других документах.

4. Проверка правильности оформления представленных клиентами справок о начислении заработной плате. Контроль за выдачей средств в пределах установленного размера, ведение учета средств, выданных на заработную плату. Контроль при выдаче средств клиентам на заработную плату за соблюдением сроков выплаты заработной платы по графику, за перечислением сумм налогов, удержанных из заработной платы рабочих и служащих, а также платежей по государственному социальному страхованию.

5. Контроль за соблюдением клиентами установленных лимитов расходования денег на командировочные расходы, а также за выдачей денег на хозяйственно-операционные расходы в пределах установленных смет.

6. Проверка по образцам подписей других операционных работников, начавших операции, и в необходимых случаях подписей соответствующих контролирующих работников на поступающих от них документах, а также правомерность исправлений в них номеров лицевых счетов и правильность оформления таких исправлений. Проверка соответствия характеру операций форм документов, поступающих от других операционных работников, в частности, не дается ли для проводки по кредиту счета не предусмотренных правилами оформления данных операций справок вместо копий соответствующих документов (платежных требований, платежных поручений, мемориальных ордеров и т.д.).

Проверка по образцам подписей кассиров на поступивших из кассы приходных документах.

7. Регистрация в соответствующих карточках номеров денежных и расчетных чеков из книжек, выданных клиентам, а в карточках регистрации лимитированных, нелимитированных книжек и сводных требований также сроков их действия.

8. Ведение кассовых журналов по приходу кассы и ежедневная сверка с кассой итога кассового журнала по приходу (если эта работа не выполняется централизованно).

9. Подписание документов, принятых к исполнению и составленных самим исполнителем.

10. Проверка и подписание авизо по МФО. Контроль за телеграфным авизированием платежей в соответствии с указаниями инструкции Госбанка СССР "О безналичных расчетах в народном хозяйстве".

11. Ведение картотек расчетно-денежных документов, учитываемых на внебалансовых счетах.

12. Списание со счетов клиентов сумм в оплату имеющихся к ним претензий в установленные сроки с соблюдением действующей очередности платежей.

13. Ведение картотек инкассовых документов по обслуживаемым клиентам (при децентрализации этих картотек).

14. Установление сроков оплаты документов, оплачиваемых в порядке инкассо с предварительным акцептом, а также установление сроков валютирования в необходимых случаях на документах, используемых при международных расчетах.

15. Начисление комиссии за выполняемые Внешторгбанком СССР валютные операции по поручениям иностранных банков и клиентов, сумм возмещений во расходам за международные телеграфные и почтовые отправления, а также сумм пени и процентов по просроченным оплатой документам.

16. Своевременная подача бланков лицевых счетов вместе с документами по произведенным за день операциям для составления лицевых счетов на машинах операторами при ведении учета на клавишных вычислительных машинах. Контроль за возвращением составленных операторами лицевых счетов и за полнотой использования операторами бланков лицевых счетов. Проверка правильности записей, сделанных операторами в лицевых счетах.

17. Ежедневная сверка записанных оператором на машине в сводных карточках остатков на следующий день с итогом подсчета остатков лицевых счетов по балансовым счетам, ведущимся данным ответственным исполнителем. При заполнении сводных карточек на машине с количеством счетчиков не более трех, кроме того, производится сбалансирование остатков в сводной карточке с записанными в ней на машине оборотами.

Заполнение или проверка заполненных на машине сводных карточек по внебалансовым счетам.

При заключении операционного дня без пунктировки каждой записи в лицевых счетах проверка тождества итогов оборотов по балансовым счетам первого порядка в ленте подсчета, журнале и сводных карточках, правильности выведенных остатков в сводных карточках (по наличию знака "нулевого" контроля), полноты и принадлежности приложений к выпискам из лицевых счетов.

Заверка подписью записей, сделанных в сводных карточках.

18. В отделениях Внешторгбанка СССР с численностью учетно-операционного аппарата до 5 человек специального оператора для работы на клавишной вычислительной машине можно не выделять. Записи в лицевых счетах на машине в таком случае производятся ответственными исполнителями и подлежат проверке заместителем главного бухгалтера или главным бухгалтером.

19. При обработке документов на ЭВМ на отправляемые документы составляется опись. Правильность отражения записей в лицевых счетах производится по копиям соответствующих документов, послуживших основанием для этих записей, по всем реквизитам, после чего лицевые счета подписываются.

20. Оформление и подписание проверочных ведомостей на 1-е число месяца по балансовым и внебалансовым счетам.

21. Оформление и подписание выписок из лицевых счетов клиентов и иностранных корреспондентов, оформление приложений к выпискам, выдача выписок из лицевых счетов через абонентские ящики, непосредственно клиентам или передача их в экспедицию для отсылки клиентам.

22. Перечисление в установленные сроки остатков субсчетов.

23. При ведении бухгалтерского учета на клавишных вычислительных машинах составление ведомостей процентных чисел и начисление процентов 04098003 и 04098004.

24. Подбор и хранение лицевых счетов за текущий месяц. Обеспечение сохранности получаемых под отчет бланков лицевых счетов с типографской нумерацией и защитной сеткой на выписках при ведении учета на клавишных вычислительных машинах.

25. Проверка отчетов по операциям обменных пунктов.

26. Составление установленной отчетности по выполненным операциям.

27. Исполнение писем и рекламаций клиентов и учреждений банка по выполненным операциям.

28. Соблюдение графика документооборота и графика обслуживания клиентов.

Обязанности работника операционной бригады

Выполнение под наблюдением контролера перечисленных выше обязанностей ответственного исполнителя, за исключением проверки записей в лицевых счетах, ведения и сверки с кассой журнала по приходу кассы и исполнения писем и рекламаций. Записи, произведенные в сводных карточках по балансовым и внебалансовым счетам, подписью этого работника не заверяются.

Обязанности контролера операционной бригады

Контролер руководит работой бригады, осуществляет контроль всех выполняемых бригадой операций и совершаемых записей. Проверяет правильность надписи на именном чеке или расходном ордере о предъявлении паспорта получателя. Подписывает документы и выписки из лицевых счетов контрольной подписью. Ведет кассовые журналы по приходу и расходу. Сверяет с кассой итоги этих журналов. Проверяет правильность сверки данных аналитического и синтетического учета. Проверяет и подписывает сводные карточки, а на 1-е число месяца также проверочные ведомости по лицевым счетам. Исполняет письма и рекламации клиентов и других учреждений банка. Проверяет правильность составления отчетности по выполняемым бригадой операциям.

Обязанности работника по приему расчетно-денежных документов от представителей предприятий и организаций

1. Прием непосредственно от представителей клиентов и своевременная передача исполнителям расчетно-денежных документов по расчетным, текущим, ссудным и другим счетам обслуживаемых предприятий, учреждений, организаций.

2. Централизованное оформление приходных кассовых операций.

3. Прием денежных чеков, выдача клиенту контрольной марки принятого чека, проверка по именным чекам в установленном порядке личности и получателя денег, заверка чека своей подписью и передача чеков ответственным исполнителям.

4. Разъяснения представителям клиентов правил оформления расчетноденежных документов, предъявляемых в банк, а также других вопросов банковской работы.

5. Выдача под расписку представителям клиентов платежных поручений, акцептованных банком, документов по аккредитивам, а также выдача выписок из лицевых счетов, приложений к ним и других документов клиентам, для которых не установлены в банке абонентские ящики.

Обязанности оператора клавишных вычислительных машин

1. Печатание на клавишной вычислительной машине лицевых счетов и одновременно одним процессом с ними бухгалтерского журнала (под копирку или зеркальным способом) с автоматическим выведением на журнальном листе итогов оборотов и остатков по балансовым счетам, а также итогов оборотов по лицевым счетам, которые возможно получить автоматически на данной машине. Подсчет остатков по недействующим за день лицевым счетам и перенесение накопленных на счетчиках машины итогов в сводные карточки по балансовым счетам. При наличии достаточного количества счетчиков на машине перенесение накопленных итогов остатков по балансовым счетам также в баланс остатков, если он не составляется отдельным процессом.

При недостаточности числа счетчиков машины для выведения итогов оборотов и остатков, либо только остатков одним процессом с печатанием лицевых счетов, подсчет необходимых итогов на машине и занесение их в сводные карточки отдельным процессом.

При печатании лицевых счетов без копирования записей в бухгалтерском журнале, составление этого журнала.

2. Составление на основании сводных карточек по балансовым счетам ежедневного баланса остатков (если он не составляется одним процессом с ведением лицевых счетов).

3. Печатание на основании документов бухгалтерского журнала по внебалансовым счетам. Составление на основании сводных карточек продолжения баланса в части внебалансовых счетов.

4. Сверка номеров лицевых счетов, проставленных в документах, с номерами лицевых счетов при их печатании.

5. Печатание лицевых счетов по внебалансовым счетам.

6. Формирование и подсчет мемориальных документов.

7. Печатание проверочных ведомостей остатков лицевых счетов по состоянию на 1-е число месяца.

8. Подсчет процентных чисел по тем счетам, по которым начисляются проценты.

9. Составление сводных ордеров и описей.

10. Заполнение ведомостей бухгалтерской отчетности.

11. Заполнение бланков статистической отчетности по данным лицевых счетов, подобранных для этого в нужном порядке ответственными исполнителями.

12. Выполнение подсчетов по сводке бухгалтерской и статистической отчетности.

13. Выполнение на клавишных вычислительных машинах других счетных работ по поручению главного бухгалтера отделения банка или его заместителя.

14. Уход за машиной, устранение застопорки и других мелких дефектов, замена отдельных вышедших из строя деталей.

Оператор обязан знать порядок настройки клавишных вычислительных машин для выполнения различных видов работ, входящих в круг его обязанностей.