Внедрение на заводе аналитического бухгалтерского учета МПЗ ("БУХ.1С", N 7, июль 2005 г.)

Внедрение на заводе аналитического бухгалтерского учета МПЗ

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

На практике аналитический бухгалтерский учет МПЗ на производственных предприятиях применяется с использованием различных видов цен. Аналитический учет может вестись как по фактической себестоимости, так и по учетным ценам (договорным, планово-расчетным) в зависимости от особенностей предприятия и сложившейся практики. О том, каковы были причины перевода ОАО "Уфимский завод автомобильных моторов" на учет МПЗ по учетным ценам, и как была решена эта задача, рассказывают специалисты компании "Софт-портал".

Для оперативного и бухгалтерского учета на заводе используется уникальный программный комплекс, реализованный на платформе "1С:Предприятие 7.7" для SQL. Основой для создания комплекса послужила программа "ИТРП: Производственное предприятие стандарт", которая была существенно переработана в процессе внедрения.

Одной из важных учетных задач, решаемых программой, является учет материально-производственных запасов в процессе производства готовой продукции.

Основными нормативными документами, определяющими порядок учета МПЗ и затрат на производство готовой продукции промышленных предприятий, служат:

- ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н);

- "Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ", утвержденные приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания);

- "Основные положения по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на промышленных предприятиях" (утв. ЦСУ СССР, Госпланом СССР, Госкомцен СССР и Минфином СССР 20.07.1970 N АБ-21-Д).

Эти нормативные документы определяют принципы ведения синтетического, аналитического и оперативного учета МПЗ и оценки запасов, которые должны быть закреплены в учетной политике предприятия.

Методические указания предписывают вести бухгалтерский учет и материалов, и готовой продукции по фактической себестоимости (подп. 62 и 203). В то же время, в местах хранения и в аналитическом бухгалтерском учете разрешается применять учетные цены (подп. 80 и 204 Методических указаний).

В качестве учетных цен на материалы могут выступать договорные цены, фактическая себестоимость материалов по данным прошлых отчетных периодов, планово-расчетные цены и средние цены группы материалов. В качестве учетных цен на готовую продукцию могут применяться договорная цена, нормативная себестоимость и другие виды цен. Главное, что объединяет разные типы учетных цен - это их определенность на начало периода, в котором необходимо вести учет.

Это принципиально отличает учетные цены от фактической себестоимости, которая формируется только на конец учетного периода, поскольку многие затраты, включаемые в состав себестоимости, не могут быть рассчитаны оперативно. К таким затратам относится зарплата, количество потребленной энергии и другие.

Естественно, что применение учетных цен не должно нарушать требования ведения синтетического бухгалтерского учета МПЗ по фактической себестоимости. Поэтому при использовании учетных цен необходимо также вести учет отклонений от фактической себестоимости и формировать соответствующие проводки в бухгалтерском учете.

Учет отклонений - достаточно сложная задача. Тем не менее, в отраслях промышленности с массовым и серийным характером производства и с большой номенклатурой готовой продукции ведение аналитического учета МПЗ по учетным ценам и дополнительный учет отклонений оказываются более удобными, чем аналитический учет по фактической себестоимости. Подробнее различие в ведении аналитического учета рассмотрено в разделе "Методология учета".

Оперативный и аналитический бухгалтерский учет на заводе до конца 2004 года велись по фактической себестоимости МПЗ. Так как себестоимость запасов рассчитывалась в конце месяца, в течение месяца движение фиксировалось только в количественном выражении. В конце месяца рассчитывалась себестоимость всех материалов, полуфабрикатов и готовой продукции. После этого для формирования проводок в суммовом выражении все документы, отражающие движение за учетный период, еще раз перепроводились. При большом объеме движения ТМЦ за месяц на УЗАМе процедура расчета фактической себестоимости и перепроведения первичных документов длилась от 4 до 8 часов. В случае, если после закрытия месяца необходимо было внести изменения хотя бы в один из проведенных документов (удалить ошибочно введенный или внести дополнительный документ) всю длительную процедуру приходилось повторять. Кроме того, отсутствие учетных цен затрудняло оперативный контроль за себестоимостью в цехах, так как всю отчетность по себестоимости в суммовом выражении можно было получить только после закрытия месяца.*(1)

ОАО "Уфимский завод автомобильных моторов"

Справка

ОАО "Уфимский завод автомобильных моторов" (УЗАМ) производит двигатели и запасные части для автомобилей. В 2001 году предприятие выделилось из состава Уфимского моторостроительного производственного объединения (УМПО). В структуре завода несколько цехов основного и вспомогательного производства, экономические и финансовые службы, службы сбыта, снабжения, отдел кадров, бухгалтерия и другие. Численность работников завода составляет более 1 000 человек.

Летом 2004 года руководством завода было принято решение изменить учетную политику предприятия и перейти с 2005 года на оперативный и аналитический бухгалтерский учет МПЗ по учетным ценам. В качестве учетных было решено принять для материалов договорные цены, а для готовой продукции - нормативную себестоимость. Решение было поддержано работниками плановых и бухгалтерских служб завода, костяк которых составляют сотрудники, долгое время проработавшие на УМПО, где всегда применялись только учетные цены.

Методология учета

Изменения в методологии учета коснулись всех участков учета МПЗ. Рассмотрим изменения проводок по учету материалов и готовой продукции, которые были произведены на заводе в процессе внедрения учетных цен (см. табл.).

Учет материалов и готовой продукции на заводе

Раздел учета	По фактической себестоимости	ДТ	КТ	С использованием учетных цен	ДТ	КТ
Учет мате- риалов	Приходовались материалы по факти- ческой себестоимости	10	60	Отражается общая сумма затрат на закупку МПЗ	15	60
	В течение месяца материалы списы- вались на производство только в количественном выражении	20, 23	10	Приходуются материалы по учет- ной цене	10	15
				Приходуются отклонения от учет- ной цены	16	15
	В конце месяца производится расчет средней фак- тической себестоимости материалов с учетом ос- татков на начало месяца и всех приходов за ме- сяц			В течение месяца материалы спи- сываются на производство в ко- личественном и суммовом выраже- нии по учетным ценам	43	40
	После расчета материалы списыва- лись на производство в суммовом выражении	20, 23	10	В конце месяца производится расчет суммы списываемых на производство отклонений пропор- ционально сумме списываемых ма- териалов	20, 23	16
Учет гото- вой про- дукции	В течение месяца готовая продук- ция приходовалась на склад только в количественном выражении	43	20	В течение месяца готовая про- дукция приходуется на склад в количественном и суммовом выра- жении по учетным ценам	43	40
	В течение месяца готовая продук- ция реализовывалась со склада то- лько в количественном выражении	62 90.2	90.1 43
				В течение месяца готовая про- дукция реализовывается со скла- да в количественном и суммовом выражении по учетным ценам	62 90.2	90.1 43
	В конце месяца производился расчет фактической себестоимости продукции
	После расчета фактической себес- тоимости готовая продукция прихо- довалась на склад в суммовом вы- ражении по фактической себестои- мости	43	20	Фактическая себестоимость спи- сывается на счет учета готовой продукции в конце месяца	40	20
				Разница (превышение или эконо- мия между плановой себестоимос- тью (кредит 40 счета) и факти- ческой себестоимостью (дебет 40 счета) списывается в конце ме- сяца на счет реализации	90.2	40
	После расчета готовая продукция списывалась со склада в суммовом выражении	90.2	43

Анализ проводок по учету материалов показывает, что внедрение учетных цен несколько усложняет процедуру оприходования материалов. Теперь вместо одной необходимо делать сразу три проводки, при этом важно не ошибиться в выборе номенклатурной единицы с нужной ценой для каждого материала. Но это полностью оправдано, поскольку наличие учетной цены позволяет делать все проводки по списанию материалов оперативно и только один раз, сразу в количественном и суммовом выражении. Это избавляет от необходимости перепроводить все документы по списанию и перемещению материалов после расчета средней себестоимости. Кроме того, наличие учетных цен позволяет просто и оперативно контролировать цены в соответствии с условиями договора. Необходимость делать расчет и списание отклонений не представляет существенной сложности, поскольку выполняется в синтетическом учете и проводится одним документом.

Еще более упрощается аналитический учет при использовании учетных цен для готовой продукции. В этом случае одновременно используются счета 40 и 43. На счете 43 аналитический учет ведется по номенклатуре, а на счете 40 - укрупнено, по видам номенклатуры. При этом для аналитического учета цены номенклатуры определены. Во всех первичных приходных и расходных документах используется счет 43, что позволяет делать все проводки по нему сразу в количественном и суммовом выражении. А проводки по фактической себестоимости и отклонениям делаются укрупнено, что существенно упрощает учет. В случае, если аналитический учет ведется по фактической себестоимости, 40 счет не используется. В этом случае приходится перепроводить все документы по оприходованию и реализации продукции после расчета фактической себестоимости, так как в первичных документах необходимо сделать суммовые проводки по фактической себестоимости.

Кроме того, использование в качестве учетных цен нормативной себестоимости позволяет проводить детальный анализ себестоимости. Достигается это за счет того, что для расчета учетных цен разрабатываются нормативные калькуляции, учитывающие все затраты в разрезе цехов, участков, и статей затрат. Наличие таких калькуляций позволяет более тщательно анализировать затраты в разрезе подразделений и каждой статьи, что, в конечном счете, позволяет более взвешенно управлять себестоимостью.

Автоматизация

В целом изменения в программе коснулись всех подразделений. Всего с программой работают 80 пользователей:

- 18 рабочих мест в цехах;

- по одному рабочему месту в отделе главного технолога, в службе главного энергетика, в АХО и в отделе снабжения;

- 2 - в службе технического контроля;

- по 3 - в отделе главного механика, в планово-диспетчерском отделе, в отделе маркетинга и сбыта, в администрации и в АСУ;

- 4 - в отделе оборудования и инструмента;

- по 5 - в планово-производственном отделе и отделе труда и зарплаты;

- 6 мест - в финансовом отделе;

- 20 - в бухгалтерии.

Для размещения данных используется отдельный сервер базы данных и система управления базами данных MS SQL Server 2000.

Перевод, тестирование и внедрение программного обеспечения по переводу завода на оперативный и аналитический бухгалтерский учет по учетным ценам были выполнены в течение 6 месяцев. В результате были произведены, в частности, следующие изменения:

В плане счетов появились новые счета:

- 16 "Отклонение в стоимости материалов, товаров";

- 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)".

На счетах настроена соответствующая аналитика.

Существенно был доработан справочник "Номенклатура", в котором полностью изменился механизм формирования нормативных калькуляций. В справочник вводится технологическая информация о комплектующих, операциях, тарифах, нормах времени и расценках в соответствии с маршрутными картами, нормами расхода материалов на изготовление деталей, списком тарифных ставок по разрядам.

При расчете учетной цены на готовую продукцию и полуфабрикаты собственного изготовления формируется калькуляция, которая сохраняется в специальном документе "Нормативная калькуляция". При проведении документа нормативная цена записывается в справочник "Номенклатура", результат расчета можно посмотреть в отчете (рис. 1).

"Рис. 1"

В качестве учетной цены на покупные материалы, полуфабрикаты, товары используется договорная цена, которая согласуется с поставщиком в протоколе плановых цен. В справочник "Номенклатура" данная цена вводится специалистами планово-экономического отдела с помощью документа "Протокол плановых цен".

Оприходование материалов по учетной цене производится в документе "Приходная накладная". Шапка документа заполняется на основании документа "Счет-фактура поставщика". Для заполнения табличной части используется справочник "Номенклатура". Все проводки по оприходованию материалов по учетной цене и проводки по учету отклонений документ формирует автоматически.

Списание материалов в течение месяца по учетным ценам осуществляется в документе "Перемещение и списание ТМЦ".

Разница в стоимости покупных материалов по учетным и фактическим ценам рассчитывается и списывается автоматически в конце каждого месяца при формировании регламентного документа "Списание отклонения".

Для отражения изготовления готовой продукции и сдачи ее на склад оформляются два документа - "Передел" и "Перемещение ТМЦ". В документе "Передел" (рис. 2) отражается выпуск продукции, а также списание материалов и полуфабрикатов, использованных при изготовлении продукции.

"Рис. 2"

Оприходование готовой продукции по учетным ценам на счете 43 осуществляется в документе "Перемещение ТМЦ" при сдаче готовой продукции на склад сбыта.

Отгрузка готовой продукции в течение месяца оформляется в документе "Расходная накладная", при проведении также формируются проводки по списанию себестоимости готовой продукции по учетной цене.

При изменении учетных цен на готовую продукцию, например, в связи с увеличением тарифных ставок, производится расчет и переоценка суммы остатков продукции по новым ценам в документе "Переоценка" (рис. 3).

"Рис. 3"

Проводки по закрытию 40 счета формируются специальным документом "Закрытие месяца". После закрытия месяца можно просмотреть отчеты по анализу плановой и фактической себестоимости в целом по цехам завода (рис. 4) и по отдельным позициям номенклатуры (рис. 5).

"Рис. 4"

"Рис. 5"

Кроме основной цели - упростить и ускорить учет, в процессе автоматизации были достигнуты и другие важные результаты. Перевод оперативного и аналитического бухгалтерского учета МПЗ с фактической себестоимости на учет по учетным ценам позволил:

- Руководству завода - оперативно отслеживать отклонения в ценах поставщиков и проводить анализ расхождений фактической и плановой себестоимости готовой продукции;

- Экономистам цехов - оперативно контролировать себестоимость производимой продукции в разрезе цеха;

- Специалистам планового отдела и бухгалтерии - получить множество новых полезных отчетов, упростить учет брака и отходов производства.

Из отзыва и.о. главного бухгалтера ОАО "УЗАМ" Л.М. Решетниковой:

После доработки программа стала более понятной для бухгалтеров, в ней появились новые возможности. Основная проблема была в закрытии месяца, раньше оно длилось часами. Теперь закрытие стало проходить в течение нескольких минут. К тому же бухгалтер самостоятельно может сделать закрытие месяца, не нужно обращаться к программистам.

Также положительным моментом при внедрении доработанной программы стало проведение тестового расчета на данных предыдущего месяца. Это позволило заранее посмотреть, как будет работать программа, выявить недочеты, убедиться, правильно ли нас поняли программисты.

В целом, перевод программы на нормативный метод вернул нас к привычной системе учета. Работать с ООО "Софт-портал" было легко и приятно.

Работы выполнены компанией "Софт-портал"

г. Уфа, ул. К. Маркса, 83

тел. (3472)747-746, факс 51-07-93

www.soft-portal.ru

e-mail: soft_portal@ufanet.ru

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Об особенностях отражения выпуска готовой продукции в течение месяца, когда фактическая себестоимость еще не определена, в "1С:Бухгалтерии 7.7" читайте в номере 6 (июнь) "БУХ.1С" за 2005 год (стр. 12).