Подходы к консолидации отчетной информации в компании с филиальной структурой (Я. Деревянкин, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 31, август 2005 г.)

Подходы к консолидации отчетной информации в компании
с филиальной структурой

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Одной из важных тенденций современной экономической ситуации является движение в сторону общей структурной интеграции и глобализации, выражающееся в процессах слияний и приобретений. Руководство многих компаний рассматривает данные преобразования в качестве основных направлений стратегического развития. На этом фоне значительно увеличилось число компаний, количество структурных единиц которых исчисляется десятками и даже сотнями подразделений.

Особенностями крупных компаний являются: сложность внутренней организации, территориальное рассредоточение и объединение многих направлений деятельности. Это порождает необходимость построения отлаженного механизма сбора и анализа финансовой информации. Результатом подобного процесса должна быть подготовка пакета консолидированной отчетности компании, что также часто является обязательным требованием, выдвигаемым не только кредиторами и инвесторами, но и партнерами по бизнесу.

Использование информационных технологий в крупных компаниях позволяет решать сложные вопросы построения консолидированной финансовой отчетности и ее последующего анализа.

Структуры, использующие системы консолидации отчетности

Компании, обладающие сложной организационной структурой, могут представлять собой объединения нескольких типов:

"классическая" группа, в состав которой входят материнская и дочерние компании. К данному виду можно отнести и государственные бюджетные учреждения с иерархической структурой;

группа предприятий, ведущих совместную деятельность;

ассоциированная компания.

Перечисленные организационные структуры предусматривают формирование консолидированной отчетности. Отдельно следует отметить необходимость построения сводной отчетности именно для бюджетных учреждений (управления, министерства, ведомства и пр.).

Согласно результатам исследования можно выделить три основные группы задач, соответствующие стадиям формирования и использования консолидированной отчетности:

сбор и структурирование исходной информации;

непосредственная консолидация;

использование консолидированной отчетности.

Программа для подготовки консолидированной отчетности бюджетных учреждений должна выполнять такие функции, как сбор, проверка, консолидация и анализ распорядителями (главными распорядителями) бухгалтерской отчетности подведомственных им бюджетных учреждений, а также подготовка месячной, квартальной, годовой отчетности учреждениями - получателями и распорядителями средств бюджета по своим сметам доходов и расходов.

При этом следует не только организовать сбор финансовой отчетности подразделений компании, но и выполнять корректирующие проводки, обеспечивать непосредственную консолидацию и формировать необходимые отчеты.

Необходимо также иметь возможность использовать программу в сети, чтобы организовать работу подразделений управления, министерства, ведомства в единой программно-информационной среде.

Применение электронных каналов связи для передачи бухгалтерских отчетов позволяет существенно сократить время подготовки консолидированного отчета.

Учреждение - получатель бюджетных средств должно иметь возможность с помощью программы подготовить бухгалтерскую отчетность для представления распорядителю как на бумажных, так и на электронных носителях информации.

Подходы к реализации консолидации отчетности.
Анализ существующих систем

Для решения вопросов консолидации отчетности можно использовать несколько различных подходов к получению сводной информации о деятельности подразделений компании. Системы, позволяющие выполнять консолидацию, условно можно подразделить на два класса: специализированные системы, подключаемые к существующим бухгалтерским программам, и системы объединения информации непосредственно в бухгалтерских программах.

Системы объединения информации предполагают изначальное объединение данных в общую информационную базу, которая позволяет вести их учет и групповой анализ по нескольким компаниям, филиалам или подразделениям.

Таким образом, в организациях, у которых имеются территориально удаленные офисы или отдельные сотрудники, работающие вне офиса, возникает необходимость в создании территориально удаленных рабочих мест (УРМ). До недавнего времени с такой проблемой приходилось сталкиваться довольно редко, но сейчас в связи с широким распространением Интернета возможность телекоммуникационного доступа стала вполне реальной. Соответственно стала актуальной и организация УРМ.

При использовании системы "1С:Предприятие" существует несколько способов решения данной задачи. Разумеется, каждый из них имеет свои преимущества и недостатки, и выбор конкретного должен осуществляться на основании анализа различных факторов.

Первый способ состоит в использовании механизма "Управление распределенными базами данных" (УРБД), разработанного специально для программ системы "1С:Предприятие".

Другим вариантом организации удаленной работы является применение web-расширения, также поставляемого для программ системы "1С:Предприятие". Здесь в качестве УРМ может использоваться любой компьютер, на котором установлен Интернет-браузер с "1С:Предприятием". Работа ведется в режиме on-line. Просмотр и запись информации выполняются непосредственно в единой информационной базе. Данные, введенные одним пользователем (независимо от его удаленности), сразу становятся доступны другим сотрудникам.

Рассмотрим сначала УРБД. В этом случае "1С:Предприятие" должно быть установлено на каждом удаленном рабочем месте. Действия пользователей в каждой информационной базе на местах производятся независимо (режим off-line), но периодически выполняются обмен данными и их синхронизация. Пересылаются при этом только измененные данные, поэтому объем передаваемой информации обычно невелик. Благодаря использованию этого механизма внедрение выполняется с небольшими затратами на доработку конфигурации. Причем конечный пользователь получает возможность выполнять обмен либо путем простой последовательности действий в "1С:Предприятии", либо нажатием одной кнопки, если настроен режим пакетного запуска обмена.

"1С:Предприятие" поддерживает два вида обмена: по электронной почте и на уровне файлов, которые можно доставлять любым способом. Следует отметить, что обмен выполняется без остановки работы пользователей.

Специальный встроенный механизм обеспечивает довольно высокую надежность работы. Система позволяет контролировать необходимость переноса измененных данных, отслеживать все факты переноса и гарантирует логическую целостность информации. Так, в случае прекращения сеанса обмена потери информации (или ее рассинхронизации) не произойдет: все необходимые сведения (оставшаяся их часть) будут доставлены при следующем сеансе.

Таким образом, данный вариант целесообразен, если можно установить "1С:Предприятие" во всех удаленных точках и не требуется работа в режиме on-line. Он также рекомендуется при наличии плохой или нерегулярной телекоммуникационной связи между удаленными точками.

Применение web-расширения позволяет организовать доступ через web-интерфейс к функциональности прикладных решений новых категорий пользователей, в том числе и тех, у которых на компьютерах не установлена платформа "1С:Предприятия". Это могут быть мобильные пользователи, сотрудники территориально удаленных подразделений, посетители Интернет-магазинов и web-порталов.

Web-расширение позволяет встраивать доступ к данным "1С:Предприятия" в существующие web-сайты и web-приложения и создавать готовые web-приложения, использующие информационную базу "1С:Предприятия".

Благодаря web-расширению разработчик может быстро построить пользовательский web-интерфейс, по стилю работы схожий с интерфейсом "1С:Предприятия", и легко адаптировать web-приложение к изменениям прикладного решения.

Разработчик может создавать формы web-приложения самостоятельно или использовать формы, автоматически генерируемые системой на основе структуры конфигурации "1С:Предприятия".

Фирмой "1С" поставляются также готовые web-приложения для конфигураций. Они могут использоваться как готовые решения либо как основа для создания других web-приложений.

Вариант использования web-расширения отличается довольно высокой надежностью с точки зрения логической целостности данных при условии корректно разработанных алгоритмов web-приложения.

Требования к быстродействию Интернет-подключения компьютеров удаленных пользователей в данном случае не очень высоки, однако для постоянной работы необходима устойчивая связь. Компьютер центрального офиса должен иметь надежное подключение к Интернету.

Системы, подключаемые к существующим бухгалтерским программам. В настоящее время широко применяется программа "1С:Свод отчетов", совместимая с "1С:Предприятием" и внедряемая специалистами компании ВДГБ. Она предназначена для подготовки консолидированной отчетности бюджетных учреждений - сбора, проверки, консолидации и анализа распорядителями (главными распорядителями) бухгалтерской отчетности подведомственных им бюджетных учреждений, а также для подготовки месячной, квартальной, годовой отчетности учреждениями - получателями и распорядителями средств бюджета по своим сметам доходов и расходов.

"1С:Свод отчетов" может использоваться в бюджетных учреждениях и организациях Российской Федерации, финансируемых из бюджета любого уровня, и имеет ряд возможностей:

сбор и консолидация. В программе можно составить консолидированный отчет распорядителя ассигнований из данных отчетов подведомственных ему получателей, а также подготовить отчеты получателем бюджетных средств на бумажных и электронных носителях информации. Для этих целей существуют средства для консолидации данных отчетов подведомственных учреждений и получения сводного отчета по распорядителю, а также средства для создания и тиражирования контрольных соотношений, сборки из них схем согласования показателей отчетов и тиражирования схем для передачи подведомственным учреждениям (как в электронном, так и в бумажном виде);

проверка и анализ. В программе содержатся средства проверки согласования показателей отчетных форм, которые позволяют провести внутриформенный и межформенный контроль показателей бухгалтерской отчетности как получателя, так и распорядителя, а также представлен широкий набор средств для получения статистических выборок из консолидированных данных;

соответствие форм отчетности нормативному регулированию. Для подготовки отчетности в "1С:Свод отчетов" используется такой же комплект регламентированных отчетов, как в программе "Бухгалтерия для бюджетных организаций" фирмы "1С", в которой бухгалтерская отчетность заполняется автоматически по данным бухгалтерского учета, содержащимся в информационной базе программы. Поэтому пользователь может использовать комплект регламентированных отчетов для подготовки не только бухгалтерской отчетности для представления распорядителю, но и налоговой и статистической отчетности для представления в налоговые и статистические органы.

Включенные в комплект регламентированных отчетов бланки форм бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности соответствуют оригиналам, разработанным Минфином России, МНС России, Госкомстатом России и другими ведомствами.

Программа разработана в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов и инструкций Министерства финансов Российской Федерации о годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений и иных организаций, получающих финансирование из бюджета;

поддержка и работа с программой. Комплект регламентированных отчетов ежеквартально обновляется фирмой "1С" и распространяется среди зарегистрированных пользователей программы. В программе дополнительно присутствует ряд специальных режимов, выполняющих сервисные функции:

контроль модификации и удаления документов, введенных ранее "даты запрета редактирования";

проверка при удалении данных;

обмен данными (загрузка, выгрузка справочников, загрузка, выгрузка данных);

Интернет-поддержка пользователей;

ведение персонального блокнота, позволяющего выводить сообщения в заданное время с заданной периодичностью;

совместимость с конфигурацией "Бухгалтерия для бюджетных организаций". "1С:Свод отчетов" совместим по данным с конфигурацией "Бухгалтерия для бюджетных организаций, редакция 4". Подготовленные в конфигурации отчеты (в электронном виде) могут быть переданы для загрузки в "1С:Свод отчетов".

Применение "1С:Свод отчетов" позволяет распорядителю бюджетных средств (управлению, министерству, ведомству и т.п.):

организовать на единых методологических принципах работу структурных подразделений и подведомственных учреждений по составлению, проверке, передаче и приемке бухгалтерских отчетов;

автоматизировать сбор, хранение, проверку, консолидацию бухгалтерских отчетов;

повысить достоверность предоставляемой информации;

оперативно обеспечивать должностных лиц статистической информацией об исполнении сметы доходов и расходов в разрезе подведомственных учреждений, территорий, структурных подразделений (департаментов, управлений и т.п.), кодов бюджетной классификации расходов Российской Федерации;

повысить оперативность предоставления информации главному распорядителю бюджетных средств;

организовать работу подразделений управления, министерства, ведомства и т.п. в единой программно-информационной среде;

при использовании электронных каналов связи для передачи бухгалтерских отчетов существенно сократить время подготовки консолидированного отчета.

Сложности при внедрении систем автоматизации для получения
консолидированной отчетности

Существующие проблемы можно условно подразделить на две группы: организационные и технические. В основном они являются следствием сложной структуры организации.

Организационные проблемы часто связаны с построением инфраструктуры компании, часто затрудняющей непосредственное общение и координацию сотрудников. К ним можно отнести: отсутствие в организации четкой вертикальной управляющей структуры; отсутствие единой методики ведения учета, разделяемой всеми филиалами; слабая методическая поддержка конечных пользователей.

Технические трудности, как правило, обусловлены недостаточной пропускной способностью каналов связи между центром и филиалами организации.

Я. Деревянкин,

компания ВДГБ

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 31, август 2005 г.