Собираем сотрудников на курсы (Н. Мужичкова, "Московский бухгалтер", N 8, август 2005 г.)

Собираем сотрудников на курсы

Фирма направила сотрудника на курсы повышения квалификации. В то время как он собирается на учебу, бухгалтеру необходимо оформить ряд документов и отразить в бухгалтерском учете новые затраты.

Повышение квалификации на курсах

В одной московской фирме - производителе компьютерных игр для детей открылся новый отдел по локализации зарубежной продукции. Брать нового менеджера в отдел руководство посчитало нецелесообразным. Выгоднее для фирмы было обучить уже работающего сотрудника. После просмотра объявлений были найдены подходящие курсы повышения квалификации.

"Мы выбирали именно лицензионный методический центр, - рассказывает бухгалтер московской компьютерной фирмы Ирина Ткаченко. - Заключили договор на обучение. В нем образовательное учреждение указывает, что посещение курсов повысит квалификацию работника в должности менеджера по локализации игр. Все это нужно, чтобы подтвердить производственную необходимость расходов на обучение в налоговом учете".

Бухгалтер оформляет сотруднику учебный отпуск с сохранением среднего заработка. Основанием для отпуска служит справка-вызов от образовательного учреждения. В ней секретариат учебного учреждения указывает, сколько дней продлится курс обучения (ст. 25 ТК). Зарплату учетный работник начисляет на все календарные дни отпуска. Праздники и выходные в отличие от обычного из учебного отпуска в бухгалтерии не вычитают.

Бухгалтер может сэкономить фирме расходы, связанные с обучением сотрудников. В Налоговом кодексе написано, что затраты на подготовку и переподготовку кадров учитываются для целей налогообложения прибыли (п. 3 ст. 264 НК). Правда, при определенных условиях. Курсы должны проходить на базе образовательного учреждения с государственной аккредитацией. Повышать квалификацию могут только штатные сотрудники компании.

Кроме договора с учебным центром столичные фирмы практикуют заключение специального соглашения об образовании и с самим работником. В документе стороны оговаривают определенный срок, который нужно отработать сотруднику после обучения. Это делается для того, чтобы он не уволился сразу после окончания курсов. В противном случае работник должен возместить организации затраты на дополнительное обучение (ст. 249 ТК).

Высшее образование

Сотрудник может проходить профессиональную подготовку не только на краткосрочных курсах. Бывает, что для работы ему необходимо получить высшее образование.

Тогда бухгалтер кроме традиционного оплачиваемого учебного отпуска оформляет несколько отпусков без сохранения заработной платы. Вначале до 15 дней - для вступительных экзаменов. В конце учебы четыре месяца - для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов.

При длительном обучении у сотрудника выходит как минимум три оплачиваемых отпуска в год (два учебных и один очередной). Для фирмы такой отдых может показаться расточительным. Сократить количество учебных отпусков можно, если совместить с одним из них очередной отпуск. Такую возможность допускает Трудовой кодекс с согласия сторон (ст. 177 ТК). Причем учебный отпуск не продлит очередной (ст. 124 ТК).

По Трудовому кодексу проезд сотрудника к месту обучения, если институт находится в другом городе, финансируется за счет работодателя (ст. 173 ТК). По возвращении с учебы работник представляет в бухгалтерию проездные документы. Оплата проезда в этом случае является компенсационным начислением (п. 1 ст. 217 НК). Это значит, что такие затраты бухгалтер учитывает как расходы на оплату труда (ст. 255 НК), но НДФЛ и ЕСН с них не удерживаются (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК), равно как и взносы в ПФР. В бухгалтерском учете оплата стоимости проезда к месту учебы отражается на счетах затрат (подп. 5, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Бухгалтер делает следующие проводки:

Дебет 20 (23, 25) Кредит 73

- начислена компенсация;

Дебет 73 Кредит 50

- выплачена компенсация.

Такой учет относится к обучению сотрудников в вузе, имеющем государственную аккредитацию. Если же организация решила оплатить проезд сотрудника, учащегося в институте без госаккредитации, то оплата не считается компенсацией и бухгалтеру следует с нее начислить НДФЛ. При этом ЕСН и взносами в ПФР данные расходы облагаться не будут, поскольку они не являются расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль.

Бухгалтеру стоит отметить, что оплата обучения в вузе не облагается ЕСН и взносами в ПФР, потому что эти расходы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль и относятся к доходам, полученным работником в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК).

А вот на суммы оплаченных учебных отпусков учетные работники начисляют единый социальный налог, взносы в Пенсионный фонд и налог на доходы физических лиц в общеустановленном порядке. НДФЛ бухгалтер удерживает за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику, но не более 50 процентов от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК).

Расходы на оплату труда во время учебных отпусков уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 13 ст. 255 НК).

Переподготовка кадров на семинарах

Семинары - один из наиболее экономных способов повышения квалификации. Обычно они длятся не дольше четырех дней, и участие в них стоит не слишком дорого. Поэтому многие московские фирмы предпочитают именно такую форму обучения сотрудников. Стоимость оплаты любых семинаров, необходимых для производства, не облагается НДФЛ, ЕСН и взносами в ПФР.

Во всех остальных случаях бухгалтеру при налоговом учете нужно различать виды семинаров (консультационные и учебные).

Первые - консультационные - вправе проводить любая организация, не обязательно лицензированная. Расходы на участие в консультационном семинаре в целях налогообложения прибыли относятся к прочим и учитываются как консультационные услуги (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК). Обоснованием производственной необходимости служат договор на оказание и акт приемки-передачи консультационных услуг, а также программа семинара.

Для проведения учебных семинаров у учреждения должна быть лицензия на право образовательной деятельности. Затраты на участие в этом семинаре в целях налогообложения прибыли учитываются как расходы на повышение квалификации работников (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК).

По итогам семинара слушателям выдается документ об образовании определенной формы (ст. 26, 27 закона от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании").

Вдали от дома

Большая часть учебных семинаров проходит в столице, но некоторые методические центры предпочитают организовывать встречи вдали от шумного мегаполиса. В таком случае бухгалтер учитывает не только расходы на обучение, но и командировочные траты.

Фирма оплачивает сотруднику проезд к месту проведения семинара, наем жилья и суточные за каждый день нахождения в другом городе (ст. 187 ТК). Окончательную сумму, которую получит сотрудник под отчет, бухгалтер выдает ему после оформления командировочного удостоверения. После возвращения с учебы работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет о своих расходах. Учетный работник проверяет, чтобы к отчету прилагались командировочное удостоверение, документы по проживанию и проезду. И на основании отчета бухгалтер отражает расходы на счете 71.

Справочно

Отправляя сотрудника фирмы на курсы повышения квалификации, бухгалтер делает следующие записи в учете:

Д 60 К 51 - отражается сумма оплаты стоимости обучения работника на курсах повышения квалификации;

Д 26 К 60 - затраты на обучение включены в состав общехозяйственных расходов после подписания акта приема-передачи образовательных услуг.

При досрочном увольнении работника после курсов:

Д 73 К 91 - отражена задолженность работника по выплате возмещения за оплаченное обучение;

Д 50 К 73 - работник возместил расходы на свое обучение.

Н. Мужичкова

"Московский бухгалтер", N 8, август 2005 г.