Оформление и учет расчетов с поставщиками и подрядчиками (К.В. Сергеева, "БУХ.1С", N 8, август 2005 г.)

Оформление и учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных учреждений" (ред. 5) для "1С:Предприятия 7.7" реализован в соответствии с указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ (утв. приказом Минфина России от 10.12.2004 N 114н). Об оформлении этих расчетов с помощью специальных документов программы рассказывает К.В. Сергеева, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы "1С".

В программе "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" (ред. 5) учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на балансовых счетах-группах 206 "Расчеты по выданным авансам" и 302 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в разрезе субсчетов по экономическим статьям. При отражении операций по аналитическим счетам счетов 206 и 302 следует руководствоваться Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ (утв. приказом Минфина России от 10.12.2004 N 114н). В таблице приведено соответствие аналитических счетов статьям ЭКР, приведенным в Приложении 5 к названному приказу.

Таблица.

Субсчет счета 206	Субсчет счета 302	ЭКР	Назначение статьи расходов
206.01	302.02	221	Услуги связи
206.02	302.03	222	Транспортные услуги, в т.ч. оплата проезда по служеб- ным командировкам
206.03	302.04	223	Коммунальные услуги
206.04	302.05	224	Арендная плата за пользование имуществом
206.05	302.06	225	Услуги по содержанию имущества
206.06	302.07	226	Прочие услуги
206.07	302.16	290	Прочие расходы
206.08	302.17	310	Увеличение стоимости основных средств
206.09	302.18	320	Увеличение стоимости нематериальных активов
206.10	302.19	330	Увеличение стоимости непроизведенных активов
206.11	302.20	340	Увеличение стоимости материальных запасов
206.12	302.21	620	Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале
206.13	302.22	630	Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капи- тале
---	302.23	---	Приобретение денежных документов

К аналитическим счетам (субсчетам первого порядка) открыты субсчета по источникам финансирования (субсчета второго порядка). К последним, в свою очередь, могут быть открыты субсчета следующего порядка для аналитических нужд учреждения. Например, при расчетах с контрагентами в валюте следует открыть субсчет следующего порядка для расчетов в валюте и установить для него ведение валютного учета (признак "+" в графе "Вал.").

Рекомендуем, для более быстрого запоминания назначения и правильного использования аналитических счетов указать код ЭКР в начале наименования конечного субсчета счета 206 (302).

Учет по кодам бюджетной классификации ведется с помощью субконто "КБК" тип справочника "Коды бюджетной классификации". Для счетов 208, 302 в справочнике "Настройка плана счетов" установлен тип классификации - "Классификация расходов".

Учет в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления ведется с помощью субконто "КОСГУ", имеющего значения по дебету счета 208-560 "Увеличение дебиторской задолженности", по кредиту счета 208-660 "Уменьшение дебиторской задолженности"; по дебету счета 302-830 "Уменьшение кредиторской задолженности", по кредиту счета 302-730 "Увеличение кредиторской задолженности" (подставляется автоматически в проводках счетов).

По счетам 208, 302 ведется аналитический учет по каждому поставщику, подрядчику (по субконто "Контрагенты") и основанию расчетов (по субконто "Договоры").

Список поставщиков и подрядчиков ведется в справочнике "Контрагенты".

В процессе финансово-хозяйственной деятельности бюджетное учреждение имеет отношения с различными контрагентами - организациями, предприятиями, учреждениями, предпринимателями без образования юридического лица, физическими лицами, не являющимися сотрудниками учреждения. Для хранения информации о них предназначен справочник "Контрагенты".

Справочник используется при ведении аналитического учета по счетам, для которых в плане счетов предусмотрен аналитический учет по субконто вида "Контрагенты", а также для выписки первичных документов (платежных поручений, накладных, счетов, счетов-фактур, и т.д.).

Справочник реализован пятиуровневым. Это позволяет группировать контрагентов по определенным категориям и осуществлять их быстрый поиск. Например, всех поставщиков и подрядчиков удобно объединить в группу "Поставщики". В отдельную группу с наименованием "Налоги" удобно включить особую категорию контрагентов - бюджеты различных уровней по налогам и сборам, внебюджетные социальные фонды. Отдельную группу целесообразно создать для предпринимателей без образования юридического лица и физических лиц, не являющихся сотрудниками учреждения.

Список оснований расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется в справочнике "Договоры" (подчинен справочнику "Контрагенты"). Каждое значение этого справочника относится к конкретному элементу справочника "Контрагенты" и конкретному элементу справочника "Учреждения".

Порядок ведения справочников изложен в документации к программе "Бухгалтерия для бюджетных учреждений" (ред. 5).

В типовой конфигурации расчеты с поставщиками и подрядчиками регистрируются с помощью следующих документов:

- Списание с лицевого счета - регистрация безналичной оплаты за товары, работы, услуги, в том числе авансовых платежей;

- Поступление на лицевой счет - регистрация восстановления кассовых расходов - возврата авансов по неотоваренным счетам поставщиков (подрядчиков);

- Поступление материальных запасов - регистрация поставки материальных запасов - материалов, продуктов питания, тары, оборудования, требующего монтажа, запасных частей к машинам и оборудованию, молодняка и животных для откорма. Документ "Поступление материальных запасов" является универсальным - позволяет оформить поступление материальных запасов по всем основаниям. Для регистрации поступления от поставщика следует выбрать хозяйственную операцию "Приобретение у поставщика (302.20)";

- Поступление товаров - регистрация поставки товаров, предназначенных для дальнейшей реализации. Документ является универсальным - позволяет оформить поступление товаров по всем основаниям. Для регистрации поступления от поставщика следует выбрать хозяйственную операцию "Приобретение у поставщика (302.20)";

- Принятие к учету материальных запасов в пути - принятие к учету материальных запасов, отгруженных поставщиком, но не поступивших в учреждение. Документ применяется также при централизованном снабжении. Для регистрации поступления от поставщика следует выбрать хозяйственную операцию "Приобретение у поставщика (302.20)";

- Поступление ОС, НМА, НПА - регистрация поставки внеоборотных активов - основных средств, нематериальных и непроизведенных активов. Документ является универсальным - позволяет оформить поступление ОС, НМА, НПА по всем основаниям. Для регистрации поступления от поставщика следует выбрать хозяйственную операцию: "Приобретение ОС у поставщика (302.17)", "Приобретение НМА у поставщика (302.18)", "Приобретение НПА у поставщика (302.19)";

- Принятие к учету ОС в пути - принятие к учету основных средств и нематериальных активов, отгруженных поставщиком, но не поступивших в учреждение. Документ применяется также при централизованном снабжении и при приобретении по аккредитиву. Для регистрации поступления от поставщика следует выбрать хозяйственные операции "Приобретение у поставщика (302.ХХ)";

- Зачет аванса выданного - формирование проводок по зачету аванса, выданного поставщику, в момент получения товаров, работ, услуг;

- Услуги сторонних организаций - регистрация получения услуг, принятия выполненных работ;

- Операция, введенная вручную - ввод остатков на дату начала ведения учета в программе;

- Доверенность - выписка доверенности на получение товарно-материальных ценностей по унифицированной форме N М-2;

- Счет-фактура полученный - регистрация счетов-фактур, получаемых от поставщиков.

Обращение к документам производится из соответствующих журналов "Материальные запасы", "Основные средства и НМА", "Зачет аванса", "Услуги", "Доверенности", "Счета-фактуры".

Регистры учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками - журнал операций N 4, карточка учета счетов и расчетов - формируются как выходные формы с помощью одноименных отчетов из группы "Регламентированные регистры бюджетного учета".

После отражения в информационной базе всех операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками за месяц следует сформировать и распечатать отчет "Журнал операций N 4". Журнал операций N 4 подписывается исполнителем и главным бухгалтером, при этом указываются должности, подписи, расшифровка подписей и дата. Первичные учетные документы, относящиеся к Журналу операций N 4, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы.

В главной книге (ф. 0511811) из журнала операций N 4 регистрируются обороты по кредиту счетов 206 и 302 и обороты с корреспондирующими счетами.

Для формирования Реестра закупок в соответствии со статьей 73 Бюджетного кодекса РФ от 31.07.1998 (ред. от 19.12.2004) следует использовать отчет "Реестр закупок".

Помимо регламентированных регистров состояние взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками удобно отслеживать в отчете "Журнал операций по расчетам с дебиторами и кредиторами" ("Дополнительные регистры бюджетного учета"), в котором следует выбрать вариант формирования "Журнал операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками N 4", а также в отчете "Расчеты с контрагентами", предназначенном для получения информации об общих взаиморасчетах с контрагентами ("Дополнительные регистры бюджетного учета").

Для проверки правильности и печати реквизитов поставщиков и подрядчиков, указанных в справочниках "Контрагенты" и "Договоры", следует использовать отчет "Список контрагентов".

Для получения актов сверки расчетов с конкретным контрагентом за определенный период предназначен отчет "Акт сверки расчетов".

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками следует формировать отчет "Инвентаризация расчетов с контрагентами" (меню "Отчеты - Инвентаризация").

Порядок заполнения реквизитов документов и настройка параметров формирования отчетов изложен в их электронном описании и документации к программе.

К.В. Сергеева,

руководитель отдела разработки программ

бюджетного учета фирмы "1С"

"БУХ.1С", N 8, август 2005 г.