"1С:Предприятие 8.0": автоматизация дистрибьютора химической продукции (М. Кратенко, В. Заскалько, "Финансовая газета", N 32, август 2005 г.)

"1С:Предприятие 8.0": автоматизация дистрибьютора химической
продукции

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Компания ЗАО "Химлайн" (г. Нижний Новгород), основанная в 1995 г., выполняет поставки химического сырья для строительной, химической, текстильной, лакокрасочной, пищевой промышленностей, металлургии и др. Предприятие является дистрибьютором Гомельского химического завода (Белоруссия) и завода "Алаш" (Казахстан). Компания выполняет поставки химической продукции порядка 1000 предприятий.

Устойчивый рост и развитие бизнеса привели к тому, что в компании обострилась проблема, связанная с эффективным обеспечением поставок, и в результате возникла потребность использования новых подходов к управлению.

Для доставки товаров потребителям в компании применяются несколько схем. На склад покупателя товар может быть доставлен напрямую со склада производителя, со складов компании "Химлайн" в Нижнем Новгороде или Дзержинске с возможной переадресацией иному грузополучателю или непосредственно от производителя, но через промежуточные перевалочные склады (транзитная поставка).

В процессе доставки товара выполняются такие операции, как консолидация, страхование, оформление сертификатов на химическую продукцию и других документов, погрузка и разгрузка, собственно доставка на склад грузополучателя и ряд других операций.

Предположим, компании нужно доставить две одинаковые партии химической продукции с одного завода по двум адресам. К первому адресату товар доставляется одним видом транспорта - автомобильным. Доставка второму адресату значительно сложнее и включает транспортировку грузовым автотранспортом до перевалочного склада, транспортировку по железной дороге до следующего перевалочного склада, с которого продукция доставляется конечному потребителю грузовым автотранспортом. В результате различных условий доставки себестоимость второй партии продукции больше себестоимости первой партии, следовательно, отпускная цена второй партии должна быть больше, чем цена первой партии.

Применявшаяся в компании "Химлайн" система документооборота и учета не всегда позволяла менеджерам контролировать стоимостную структуру каждой поставленной партии и планировать издержки. В связи с этим в некоторых случаях размер скидки покупателю устанавливался неадекватно реальным затратам компании по данной сделке. Наличие значительных транспортных расходов на доставку товара покупателям (доставку от производителей) и отсутствие возможности оценить данные расходы не позволяли адекватно рассчитать прибыль по сделке. Из-за отсутствия необходимой информации по причине несвоевременно предоставленных сертификатов на химическую продукцию также достаточно часто случались простои груза, налагались штрафы за несвоевременную оплату и возникали другие внереализационные издержки.

В результате в компании возникла насущная необходимость в учете и оперативном планировании издержек, связанных с доставкой товара, в разрезе номенклатуры, в последующем формировании адекватной себестоимости груза и формировании цены для покупателей. Учет всех параметров доставки является сложной задачей, справиться с которой можно только при наличии специальных инструментов, предусматривающих автоматическую или хотя бы полуавтоматическую обработку всех элементов процесса поставки.

Создание автоматизированной системы руководство компании "Химлайн" поручило фирме "Апрель Софт" (1С:Франчайзи, Центр компетенции по производству и логистике, г. Нижний Новгород). Автоматизированная система была разработана на основе программного продукта "1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей".

В соответствии с требованиями заказчика в первую очередь в системе следовало организовать учет издержек при транспортировке каждой партии товара.

Для решения данной задачи в автоматизированной системе применяются подсистемы отслеживания доставки груза, а также учета и планирования издержек по доставке. Маршрут следования груза и планируемые издержки вводятся в систему с помощью документа "Следование груза". Для ввода информации о реальных издержках, полученной после доставки груза, используется документ "Дополнительные расходы/Прочие затраты". Разработанный механизм отнесения затрат по доставке товара покупателю на конкретный документ отгрузки позволил более точно определять прибыль по сделке и конкретизировать транспортные расходы.

Проанализировать деятельность компании можно с помощью отчетов. В отчете "Ведомость затрат" представлена информация обо всех издержках, связанных с процессом доставки товара. Данные о совокупных затратах на приобретение товара и доставку заказчику можно получить с помощью отчета "Себестоимость товара". Отчет "Следование груза" содержит информацию о товарах в пути и включает данные о станции отправления/назначения, отправителе/получателе, номерах сопроводительных документов и транспорта доставки. Планируемые и фактические издержки отражаются в отчете "Анализ затрат".

Реализованная методология учета позволила более точно определять стоимость товара для конкретного покупателя и возможную прибыль. При появлении отклонений теперь их можно проанализировать и принять меры для их исключения в дальнейшем.

В автоматизированной системе предусмотрен обмен данными с программой для ведения бухгалтерского учета "1С:Бухгалтерия 7.7".

Создание и внедрение автоматизированной системы в компании "Химлайн" выполнялись в соответствии с требованиями стандартов ISO 9001:2000, и это обеспечило минимизацию затрат на автоматизацию и сроков реализации проекта. Ввод системы в эксплуатацию состоялся через два месяца после принятия решения о начале работ.

В результате внедрения автоматизированной системы руководству и менеджерам компании предоставилась возможность оперативно получать информацию, необходимую для анализа деятельности и принятия управленческих решений. Так, менеджеры теперь могут в реальном времени получать сведения по реализации товаров и на их основе уточнять прогнозы потребностей и планы поставок химической продукции. В компании уменьшились транспортные издержки, оптимизировано ценообразование. Действия работников стали более согласованными, что позволило избавиться от простоев и сбоев в бизнес-процессах, приводящих ранее к существенному снижению рентабельности за счет больших накладных расходов и штрафных санкций, а также к ухудшению взаимоотношений с клиентами и партнерами. Облегчился контроль индивидуальных условий договоров с клиентами и поставщиками. В результате организации документооборота компания избавилась от случаев "утери" и "зависания" документов, от вызванных этим задержек и ошибок в обработке заказов. Регистрация операций по перевозке укомплектованного груза определенным транспортом из пункта отправления в пункт доставки или на промежуточный склад с отметкой прибытия груза в конечный адрес обеспечила повышение оперативности сбора и консолидации информации от территориально удаленных пунктов по пути движения груза. Уменьшились издержки, связанные с простоем транспорта и задержками в доставке груза. Появилась возможность планировать и контролировать затраты на логистику.

Кроме того, внедрение автоматизированной системы позволило руководству компании более четко структурировать бизнес-процессы предприятия и разделить ответственность между работниками. Теперь руководство может оценить эффективность деятельности каждого работника и учесть данную оценку при начислении заработной платы.

Использование подсистемы "Управление взаимоотношениями с клиентами" способствовало уменьшению текучки среди покупателей, увеличению количества постоянных покупателей, устранению зависимости клиентской базы от менеджеров.

В течение девяти месяцев после автоматизации оборот денежных средств компании увеличился на 50%, выросла прибыль.

Сотрудничество компаний "Химлайн" и "Апрель Софт" продолжается. В настоящее время автоматизированная система развивается в соответствии с организационными изменениями заказчика.

М. Кратенко,

В. Заскалько,

1С:Франчайзи "Апрель Софт", г. Нижний Новгород

Контактный телефон (8312) 78-30-40

"Финансовая газета", N 32, август 2005 г.