Комментарий к письму ФНС России от 20.05.2005 N 03-1-03/838/8 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 14, июль 2005 г.)

Комментарий к письму ФНС России
от 20.05.2005 N 03-1-03/838/8

Самостоятельно изготовленный бланк счета-фактуры с внесенными должностями и фамилиями конкретных лиц, отвечающих за составление этого документа, не лишает фирму права на вычет НДС. Главное, чтобы поставщик был готов подтвердить полномочия подписавшихся.

Счет-фактура является основным документом, с помощью которого плательщики НДС могут подтвердить свое право на налоговый вычет. При этом каждый бухгалтер знает, что "возможности" счета-фактуры во многом зависят от того, правильно ли он составлен и все ли обязательные реквизиты в нем заполнены. Очень часто ошибка, допущенная поставщиком в какой-нибудь строке, оборачивается для покупателя серьезными финансовыми потерями.

"Цена" счетов-фактур велика не только для предприятий, но и для бюджета. Именно поэтому налоговые инспекторы тщательно ищут в этих документах любые зацепки, позволяющие если не отказать в возмещении, то хотя бы отложить его на максимально возможный срок. И именно поэтому у налогоплательщиков постоянно возникают вопросы о том, какие огрехи в счете-фактуре являются допустимыми, а какие потребуют его переоформления.

Официальных ответов на такие вопросы очень много. Опубликованное письмо ФНС России - из их числа. Оно посвящено реквизитам "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер", которые присутствуют в каждом счете-фактуре.

С проблемой, рассмотренной в письме, могут столкнуться организации, которые используют в работе не типографские, а "фирменные" бланки счетов-фактур, изготовленные на ксероксах или ризографах. Часто вместо подписи "абстрактного" руководителя или главбуха в таких формах указывают должности и фамилии конкретных должностных лиц, отвечающих за составление этих документов.

Допустим, вместо реквизитов "Руководитель организации (подпись) (Ф.И.О.)" и "Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)" на бланке указано:

     "Коммерческий директор                    В.С. Кольцов"

     "Заместитель главного бухгалтера          А.И. Чернышева".

Может ли покупатель принять к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному таким образом? Сомнения возникают из-за того, что поставщик несколько отступил от образца счета-фактуры, утвержденного постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 941. И если придать этому особое значение, то по формальным признакам подобную "самодеятельность" можно квалифицировать как нарушение требований, установленных пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса.

ФНС развеяла такие сомнения. Последняя фраза опубликованного письма позволяет (но не обязывает) указывать в бланках должности лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры. Конечно, поставщику нужно быть готовым к тому, чтобы по требованию покупателя подтвердить полномочия подписавшихся. Для этого в бухгалтерии должны быть копии приказов (распоряжений) или доверенностей, из которых было бы понятно, что в том или ином периоде на определенных работников возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя и за главного бухгалтера организации.

Приказ о предоставлении полномочий может выглядеть следующим образом (см. образец).

Предоставить полномочия можно, оформив доверенность. Ее составляют в произвольной форме. В доверенности надо указать дату выдачи, срок действия (по умолчанию - три года), фамилию, имя, отчество сотрудника и его паспортные данные. Самое главное - четко указать действия, которые уполномочен совершать человек: подписывать выставленные счета-фактуры от имени руководителя организации или от имени главного бухгалтера.

Если же организация применяет обычные типографские бланки, то в них ничего переделывать или исправлять не надо. Даже если первую и вторую подписи ставят не те, чьи должности указаны в форме, счет-фактура признается действительным. Разумеется, и в этом случае полномочия сотрудников, подписавших счет, должны быть подтверждены документально.

Примерно так же рассматривают ситуацию и в финансовом ведомстве. Причем Минфин распространил этот порядок не только на организации, но и на структурные подразделения, которые самостоятельно отгружают продукцию от имени юридического лица. В письме от 09.08.2004 N 03-04-11/127 департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России разрешил не указывать в документах должности лиц, которые фактически их подписывают. В то же время, чтобы можно было установить, имели ли они право подписи, Минфин порекомендовал вписывать в счет-фактуру их реальные фамилии и инициалы.

                                            Закрытое акционерное общество

                                                                  "Парус"

Приказ N 12

 г. Ставрополь                                          17 января 2005 г.

В соответствии с пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса приказываю:

Предоставить право подписи счетов-фактур, выставленных покупателям, следующим сотрудникам:

- за генерального директора ЗАО "Парус":

- заместителю генерального директора - Владимирову К.Н.;

- руководителю отдела продаж - Бойцовой М.Н.

- за главного бухгалтера ЗАО "Парус":

- заместителю главного бухгалтера - Корнеевой О.С.

Образцы подписей приведены в приложении 1 к настоящему приказу.

     Генеральный директор ЗАО "Парус"   Кочетов  (Кочетов А.П.)

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 14, июль 2005 г.